开幕式工作指引.docx

开幕式工作指引1 目的为确保开幕式活动正常、有序进行，特制定本指引。2 适用范围本指引适用于展会期间举办的开幕式活动。3 职责3.1 会议接待员根据展务经理的工作安排，负责按照展会通报或开幕式方案要求承担开幕式布置、开幕式服务和开幕式收尾工作。3.2 展务经理负责按展会通报或开幕式方案要求对开幕式前摆台、开幕式中服务和开幕式收尾进行人员安排、现场检查和问题处理，保证各项工作达到客人要求及会展中心的标准。4 工作程序4.1 开幕式对接工作4.1.1 展务经理根据XX国际会议展览中心场馆租赁合同书要求，与主办方沟通开幕式方案相关工作。4.1.2 开幕式方案的主要内容包括：开幕式的时间、地点、规模、出席人员及数量（如主席台嘉宾、台下贵宾区、参展团长、国家及省市相关部领导、其他国内外重要客人、观众区等）、进场安排（如贵宾、参展单位人员、来宾、代表、记者及其他相关人员进场安排及分工责任人）、证件要求、主持人、议程（如司仪会展简介、引导领导及贵宾就位、介绍主席台贵宾、开幕辞、欢迎辞、开幕式剪彩、宣布开幕式结束等）、任务分工（如总指挥、现场协调、组织工作）、各部门工作等；准备工作流程（如各种致辞的准备、主礼台名单位置确定、贵宾区名单确定、主席台的设计、制作以及台下贵宾区的布置；现场布置与气氛安排；贵宾室的布置与服务的落实；司仪的联系及工作衔接；礼仪公司的联系及工作衔接；乐曲准备、音响准备及调控；确定领导和贵宾的参观路线；开幕式准备工作检查内容、日期等）；安检门设置、舞台尺寸、开幕式摆台图等；以上内容均应得到主办单位的书面确认。4.2 根据开幕式方案要求安排相关部门做好准备工作。4.2.1 通知场管部做好开幕场地及贵宾室的卫生工作，确保干净、整洁。4.2.2 通知工程部按照开幕式方案要求安装、调试音响、话筒及LED大屏，接驳网络及电源。4.2.3 通知保卫部按照开幕式方案要求和组委会安保做好对接，提前做好现场的安全保卫工作方案，按时开启出入口，疏导车辆。4.2.4 安排会议接待员根据开幕式摆台图纸，摆放桌椅、铺台布或台呢、围台裙、摆纸笔、桌卡、矿泉水等物品，要求干净、整洁、无污渍，横看、竖看、斜看均成一条直线。4.2.5 安排会议接待员布置贵宾室，摆放矿泉水、烟灰缸，准备茶杯、茶叶及保温壶。4.3 3检查开幕式所有准备工作情况，若有遗漏或不足的情况立即弥补，直至达到开幕式方案及主办方要求。4.4 开幕式期间的工作4.4.1开幕式开始前两小时;展务经理按照开幕式方案要求再次检查各项准备工作，确保无误。4.4.2开幕式开始前一小时，通知工程部打开开幕式场地所有照明灯。1.1.1 4.3开幕式开始前一小时，会议接待员打开贵宾室，开门通风，打开空调及换气扇，准备开水，在门口迎候客人。1.1.2 4.4通知工程部按照主办方要求的时间播放LED大屏及音响。4.4.5 开幕式开始时，协助主办方引领贵宾室领导前往主席台。4.4.6 保卫部按照开幕式方案，做好现场的安全保卫工作。4.4.7 领导巡馆时，保卫部提前打开相应通道门，工程部提前打开相应区域的照明，场管部提前做好相应区域的卫生。4.4.8领导巡馆完毕后，欢送领导离开会展中心。4.5开幕式结束后的工作4.5.1开幕式结束，仔细检查会场及贵宾室，做好现场设备的管理，是否损坏均应认真记录。4.5.2各部门组织人员做好租赁物品的回收。4.5.3通知场管部打扫会场及贵宾室的卫生，锁好贵宾室的门。4.5.4 根据开幕式使用情况，由客服开具现场服务单，请主办方负责人签字确认，交由会展部与主办方结算费用。4.5.5 在展会总结会上总结开幕式活动存在的问题及不足，提出整改意见，并做好记录。6记录表单6.1 展会通报6.2 现场服务单6.3 现场二次收费结算表