《总账操作步骤》PPT课件.ppt

用友U8总账系统的操作步骤,武汉大学经济与管理学院欧阳电平教授,2011年,操作步骤：一、建立账套，设置操作员及其权限二、系统初始化（设置）三、日常账务处理四、期末处理五、修改凭证（入账前和入账后）,一、建立账套，设置操作员及其权限,建帐及设置人员权限说明,用友企业级财务软件所含的各个产品是为同一个主体的不同方面服务的，并且产品与产品之间相互联系、数据共享，完整实现财务、业务一体化的管理。因此，就要求这些产品具备如下特点：具备公用的基础信息 拥有相同的账套和年度账 操作员和操作权限集中管理 业务数据共用一个数据库,系统管理模块操作流程,流程：注册系统管理员增加操作员建帐权限设置,（一）注册系统管理员,系统服务系统管理在系统菜单中单击注册(admin)。在“系统管理员登录”对话框中，输入正确的密码(admin无密码)确定。,(二)设置操作员,系统管理员在权限菜单中单击操作员。单击增加输入编号输入姓名可输入口令及所属部门 增加表示确认。重复操作可以增加下一个人员。,（三）建立新帐套,软件中的“账套”相当于手工的一套帐，第一次使用软件必须将本单位的一些基本信息输入电脑。,第一步：输入账套信息,1、在账套菜单中单击建立，则进入建立新单位账套的功能。第一步：输入账套信息。用于记录新建账套的基本信息，包括已存账套、账套号、账套名称、账套路径、启用会计期和会计日历。界面中的各栏目说明如下：A.已存账套：用户只能参照，而不能输入或修改。B.账套号：用来输入新建账套的编号（为三位数），用户必须输入且必须唯一。C.账套名称：可以输入单位名称，用户必须输入。D.账套路径：指新建账套所要被放置的路径，默认为C:WINDOWSSYSTEMUFSYSTEM，用户可以进行修改。E.启用会计期：指用软件做帐的开始时间，启用后不能修改。F.输入完成后，点击下一步按钮，进行第二步设置。,第二步：输入单位信息,2、第二步：输入单位信息。用于记录本单位的基本信息，包括单位名称、单位简称、单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件、税号、备注。A.单位名称：用户单位的全称，必须输入。企业全称只在发票打印时使用，其余情况下，全部使用企业的简称。单位名称与简称必须输入。B.输入完成后，点击下一步按钮，进行第三步设置。,第三步设置,第三步：包括本位币代码、本位币名称、企业类型、行业性质、账套主管、是否按行业预置科目等。各栏目说明如下：A.本位币代码与名称：用来输入新建账套所用的本位币的代码，如“人民币”的代码为RMB，用户必须输入，启用后不能修改。B.企业类型与行业性质：用户必须从下拉框中选择输入，启用后不能修改。C.账套主管：用户必须从下拉框中选择新建账套账套主管的姓名。D.是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则在该选项前打勾；否则会计科目为空。E.输入完成后，点击下一步按钮，进行第四步设置。,第四步：输入基础信息选项,第四步：输入基础信息选项。各栏目说明如下：存货是否分类、客户是否分类、供应商是否分类：如果单位的存货、客户、供应商相对较多且类别繁多，可对它们进行分类管理；如果单位的存货、客户、供应商相对较少且类别单一，也可以不进行分类。如果希望进行分类管理，可以在是否分类选项前打勾，表明要进行分类管理；否则为不分类。注意：若选择了要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置分类，然后才能设置各档案；若选择了不分类，那么在进行基础信息设置时，可以直接设置各档案。输入完成后，点击完成按钮，完成此次操作。,第五步：设置编码方案与数据精度,第五步：编码方案 为了便于用户进行分级核算、统计和管理，本系统可以对基础数据的编码进行分级设置，编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。第五步：数据精度 可以随时修改。,（四）权限设置,由系统管理员和帐套主管赋权给操作员，即手工中的工作分配。在权限菜单中单击权限在右上角帐套框中选择本单位的帐套。再选择操作员的姓名增加在左边授权框处双击要赋权的系统名称，使之变蓝色，表示该系统所有权限都赋予给此操作员；如果只赋该系统一部分权限，则在右边授权框处双击，使之变蓝色。单击确定，表示该操作员赋权完毕,二、系统初始化（设置）操作,系统初始设置说明,初始设置是正式在计算机上做帐之前，先将这套账的基本规则（参数）设置好，完成将手工账转入计算机的过程，其中有多个项目的设置直接关系到软件功能运用的正确性，因此是一项非常重要的工作。【操作步骤】系统控制台输入帐套信息后击确定财务系统 总账,初始设置流程,1、总账的业务控制规则（凭证、账簿等）2、设置会计科目3、外币设置 4、分类定义（辅助科目）5、编码档案（辅助科目）6、凭证类别 7、结算方式 8、期初余额9、常用摘要,三、日常账务处理,选择要操作的总账进行注册,操作方式1：系统控制台注册（服务器、账套、会计年度、会计日前、用户名、密码）确定点击“总账”操作方式2：U8管理软件财务系统总账注册（服务器、账套、会计年度、会计日前、用户名、密码）确定,日常业务流程：,填制凭证,出纳签字,审核,记账,查账,填制凭证,增加凭证修改凭证红字冲销凭证删除凭证 作废凭证 整理凭证,出纳签字,指定科目系统初始化会计科目 编辑指定科目出纳签字审核凭证出纳签字,凭证审核,更换操作员文件重新注册审核凭证审核凭证审核凭证,凭证正确：审核,凭证错误：标错,注意：错误凭证要由原制单人修改或删除；若已签字，则先取消签字再修改或删除。,记账,自动登记总账、明细账和所有辅助核算账 不能记账原因：1）如为第一次执行记账，则一般原因为期初余额试算不平；2）上月末结账。3）未审核、未经出纳签字的凭证不能记账；,四、月末处理,月末处理流程：,1）自动转账 2）对账与试算平衡 3）结帐 上月要结帐本月所有凭证要审核记帐其他系统必须结帐,五、修改凭证（入账前和入账后）,入账前处理流程：,1）没审核由制单人自己修改 2）已审核由审核人取消，制单人再修改3）作废凭证没审核由制单人做上“作废”标志（也可以恢复）操作：【填制凭证】找到作废凭证【制单】置上标志,入账后或结账后逆向处理流程,1）取消结帐 2）取消记帐3）取消审核4）取消出纳签字5）修改凭证,取消结帐,只能取消最后一个结帐月份；以下步骤只能由账套主管执行；操作过程：1）期末-结帐 2）选择最后一个结帐月份；3）CTRL+SHIFT+F6。,取消记帐,操作过程：1）期末记账CTRL+H 2）凭证恢复记账前状态（必须账套主管）3）选择恢复方式,取消审核、取消出纳签字,取消审核必须由原审核人操作取消出纳签字必须由原签字人操作,红字冲账（留有痕迹的修改）,由制单人操作 1）冲销错误凭证：【填制凭证】【制单】【冲销凭证】选择凭证号【确定】2）输入正确凭证3）对“红字凭证”和正确凭证审核、记账,