新五级秘书三章文书拟写与处理.ppt

第三章文书拟写与处理,2007新五级秘书课件,第一节 文书拟写一、事项性通知二、商洽函（以上为公务文书）三、传真（以下为事务文书）四、备忘录五、请柬六、邀请信七、贺信（贺电）八、感谢信九、启事,一、事项性通知,（一）相关知识 定义：传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。特点：传达性、告晓性 类型：事务通知、会议通知,（二）通知例文分析：（三）拟写要点 结构：标题主送机关正文（附件）落款成文日期 正文：发文缘由通知事项执行要求 发文缘由说明下发通知的意义、依据等。通知事项正文的主体。执行要求具体阐述执行事项的要求或希望；采用特定尾语结尾；秃尾。回执：与会人员填写并返回会议主办方的表格。内容包括姓名、年龄、性别、职称、民族、能否赴会等。,金石公司关于编制2005年度财务决算报表的通知 各核算单位：根据精神，公司要求各核算单位认真编制2005年度决算报表，现将有关事项通知如下：一、各核算单位编制报表时间：二、各核算单位上报本部门决算报表时间：三、各核算单位上报部门：四、编制办法及报表格式：见附件。希望认真做好工作。附件：1、2005年度决算报表编制办法 2、2005年度决算报表格式 金石公司 二OO五年十二月二十七日,（四）注意事项 下行文属性。出版社与高等学校行文用函。（五）相关链接 关于公文标题的写法 公文标题应准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一本应当标明发文机关。一般不用标点符号。回行时，做到词义完整、排列对称、间距恰当。,二、商洽函,（一）相关知识 定义：不相隶属机关之间商洽、沟通、协调某一问题的函。（商洽函定义）属性：平行文 类型：公函、便函。商洽函、询问函、答复函、请批函、批答函。,（二）商洽函例文分析：130页131页（三）拟写要点 结构：标题主送机关正文落款成文日期 标题：正文：发文缘由函事项尾语 商洽函例文,函的特殊格式 武文线 文武线,中华人民共和国外交部,特 急 20034号机 密 标 题主送机关：正 文 成文日期（公章）,（四）商洽函拟写注意事项 1、用语平和，措词得体 2、直陈事项，言简意赅（五）相关链接 关于行文规则的要求：政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。,广东省商业储运公司关于日野FCS16SA大卡车 存在严重质量问题要求赔偿损失的函 广东省汽车贸易中心：我公司于本年6月6日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日野FCS16SA大卡车15辆，发票两张，号码为0671012，0671022。于本年6月23日交货，9月中旬投入营运使用。该批车使用后，陆续发现前、后轮内侧轮胎不规则锯齿形磨损，以内侧边缘为甚。经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验，认定此批车存在着严重质量问题，与原供货资料标准不符。我公司已于11月初暂停止使用。为此，特与贵单位协商：,一、于本月30日前，派员前来检验质量鉴定等问题；二、重新按质论价，赔偿经济损失，或退货。希望贵公司讲求信用，按照国家有关法律、规定，与我公司共同协商解决上述商品的质量问题。附件：1.购车发票两张（复印件）2.广州市公安局检测站检验书 广东省商业储运局 年十一月十二日,三、传 真,三、传真（一）相关知识 定义：机关单位通过有线电、无线电或国际互联网络传送的一种文书。特点：真实、便捷、可靠。（三）拟写要点 首页写明收件人姓名、单位、抄送人姓名、传真号及发件人的姓名、发件日期、总页数、传真号、电话、主题及回复要求等选项。（四）注意事项 操作程序规范，内容书写简洁清晰。,收件人：钟宜 单 位：环宇运输公司 传真号（010）85596998 发件人：初萌 日 期：2008年5月1日 传真号（0451）86608643 电 话（0451）86608643 页 数：1 主 题：联系仓储运输 紧急 请审阅 请批注 请答复 请传阅 环宇运输公司：我公司现有100吨硝酸铵化肥急需运往宁夏灾区，请贵公司速与我们联系有关仓储运输事宜。天地公司（公章）二八年五月一日,天地公司传真,（三）拟写要点 首页重要：收件人姓名、单位、抄送人姓名、传真号及发件人的姓名、发件日期、总页数、传真号、电话、主题及回复要求的等选项。（四）注意事项 操作程序规范，内容书写简洁清晰。,四、备 忘 录,备忘录 发给：初萌行政秘书 发自：石林行政部经理 日期：2008年4月10日 内容：总经理来京行程安排 总经理将于2008年5月6日到达北京，并将于5月9日下午离京返回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程，并经我确认后发到香港办公室。,（一）相关知识 通信的简化书面形式，一种录以备忘的公文。作用：提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的看法。特点：1、形式灵活多样，可以装订成册，可用卡片形式；2、或放置案头，或随身携带；3、写法不拘一格，只要能写清楚，起到提醒、备忘作用即可。,（二）备忘录例文分析：134页 备忘录（三）拟写要点 前一部分为内容概述；后一部分是具体事项。（四）注意事项 1、开头一定要写清是谁写给谁来备忘的；2、备忘录的结尾不需要签名或表示敬意的结束语。,五、请 柬,（一）相关知识 概念：“柬”即信件、名片、帖子之意。请柬是机关单位或个人为邀请有关人员参加某项活动而专门制发的礼仪文书。特点：1、使用范围广泛；2、语言庄重雅致；3、有时用作入场和报到的凭证。,（二）请柬例文分析：136页 请柬（三）拟写要点 结构：标题称谓正文落款成文日期,（四）注意事项 1、用红色或较为鲜艳的彩色纸张；2、封面可用花边、图案装饰；3、表意周全；4、措词简洁、文雅、庄重。,六、邀请信,（一）相关知识 概念：机关单位举办重要活动，召开重要大会，邀请上级领导、协作单位和有关人士参加的专用信函。邀请信与请柬的区别：1、活动性质不同 邀请信是邀请对方前来参加某项实质性的活动有具体内容、事项。如学术讨论、成果鉴定、展销订货等；请柬是纯粹礼仪性质的、例行的活动。2、内容不同 邀请信往往对活动本身的作用、意义进行介绍。请柬只用一句话点明会议的内容或名称。,（二）邀请信例文分析：138页 邀请信（三）拟写要点 结构：标题称谓正文落款成文日期 标题：事由文种，会议名称文种 称谓：被邀请者姓名或单位名称。个人姓名后应加职务、职称或“同志”、“先生”、“女士”等。,正文（重点）：说明邀请的原因和活动内容；介绍活动安排细节；提出邀请。（四）注意事项 1、语气诚恳、热情；2、文字简洁明了。,七、贺信（贺电）,（一）相关知识 概念：用于领导机关、企事业单位或个人对取得巨大成绩、做出杰出贡献的集体或个人表示祝贺，或对国际国内发生的重大喜事，对一些重要会议、节日、婚礼、寿辰表示祝贺。篇幅简短、感情充沛、文字明快。特点：1、祝贺性 目的“贺”2、信电性 语言既热烈真挚又篇幅短小。,（二）贺信（贺电）例文分析：141页 贺信例文（三）拟写要点 结构：标题称谓正文落款成文日期 标题：1、贺信 贺电 2、写谁发出的贺电“公司贺信（电）”3、写给谁的贺信（电）“给公司的贺信”4、写明谁给谁的贺信“协会给公司的贺信”,正文：开头主体结尾 开头，用简练语言写出祝贺理由：“值此之际，谨代表向表示热烈祝贺”结尾：写祝愿、鼓励和希望（四）注意事项 1、强烈的感情色彩 2、实事求是 3、语言简练,八、感谢信,（一）相关知识 概念：写信目的：1、表示不忘对方关爱和帮助；2、肯定对方的事迹和风格；3、表达自己的感激和谢意。特点:1、真实性 对象真实，感情真实。2、感召性 感谢信中要有感动激发性和号召力,（二）感谢信例文分析：143页 感谢信例文（三）拟写要点 结构:标题称谓正文落款成文日期 1、标题（1）文种（2）发文机关+事由+文种（3）双标 正题 生动形象概括感谢内容 副题“给的感谢信”,2、正文 1、简要回顾对方事迹 2、说明对方帮助的意义和作用 3、向对方表示赞美和学习 4、表达自己的感激之情,（四）注意事项 1、叙述事情要真实 2、叙述事实要简练 3、情真意切,九、启事,（一）相关知识 概念：机关单位或个人因事须向公众说明或请求公众帮助与参与的实用性文书。特点：公开性、内容单一性、不具备约束性（二）启事例文分析：145页 启事例文,（三）拟写要点 结构：标题正文附启署名成文日期 标题：事由文种 名称事由文种（杂志征稿启事）只标文种 正文：启事的缘由、启事的事项 附启：正文之下，写明单位地址、联系人、联系电话、有效时间等。,（四）注意事项 1、标题醒目 2、内容交代清楚、明了。,第二节 收发文处理,一、文书的签收 二、文书的拆封 三、文书登记 四、文书的分办 五、文书的封发,一、文书的签收（一）相关知识 1、收文的处理程序：签收、拆封、登记、分办、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办 2、发文处理程序 草拟、审核、签发、（复核）缮印、校对、用印、登记、封发。,（二）事例分析（148页）（三）工作程序 1、清点 2、检查 3、签字（四）注意事项 1、签收态度认真 2、签收操作耐心,二、文书的拆封（一）相关知识 1、文书拆封的含义:将收到的封闭的文件、信函拆开，并将封内的材料取出。2、文书拆封的要求 拆封前核对来件的接受者；不该自己拆的文书不拆；拆封要避免损坏封内的文书；取干净封内的文书；发现信封内没有文书，要及时与来件单位联系；重要信件的拆封应有两人在场。,（二）事例分析（150页）（三）工作程序 1、确定拆封范围 2、启封 3、检查核对 逐件核对；有附件的按照附件序号逐一清点；用曲别针将正、附件别在一起；纸型不一者，小的附件放在前面。,（四）注意事项 1、拆封文书按照重要程度自上而下叠放整齐；2、拆封文书要分门别类；3、拆封文书可用文件夹存放；4、可以通过文件夹的颜色、数字或顺序等识别标志来区分收件的类别。,三、文书登记（一）相关知识 1、文书登记的含义 2、文书登记的形式：簿式登记、卡片式登记、联单式登记 3、文书登记的要求 按照登记簿所列内容逐项登记；不漏登、错登；字迹清楚、工整、规范；不可随意涂抹。（二）示例分析（151）,（三）工作程序 1、确定登记范围 2、选择登记方法 3、填写登记表（四）注意事项 1、联单的保存；2、密件、急件的登记。,四、文书的分办（一）相关知识 1、分办文书的含义 将收到的文书按照一定范围和运行办法送给有关人员或承办部门的过程。2、分办的要求：准确及时 按分办范围发送 主次分明、手续齐全（二）事例分析（154页）,（三）工作程序 1、文书分类 2、明确分办对象 3、递送文书 4、履行手续（四）注意事项 1、分送领导披阅的文书，连同“文书处理单”一并送上；2、便函、请柬、介绍信、广告、启事登，不作登记，直接交有关人员。,五、文书的封发（一）相关知识 1、文书封发的含义 2、文书封发的要求 封发的文书要折叠整齐；文件袋封口要贴实；文书封装后要及时发送；文书的封发要准确周密，避免差错；文书封发要安全可靠，确保机密。（二）事例分析（155页）,（三）工作程序 1、检查（5条）2、登记 3、书写封面 4、装封 5、封口 6、发出（四）注意事项 1、利用计算机或传真机传输秘密文书须采用加密装置；2、绝密文书不得利用计算机或传真机发送；3、密件应该有专用密封章或者贴上密封条。,第三节 文档管理,一、归档范围的确定 二、文书的立卷归档 三、装订档案,一、归档范围的确定（一）相关知识 1、档案的概念与特点 2、档案的种类 3、归档、档案收集的含义 4、归档制度的内容,（二）示例分析（158页）（三）工作程序 1、熟悉归档范围 2、分析文件内容 3、确定是否归档,（四）注意事项 1、2、3、4、5、6、7、8、,9、10、11、12、13、14、15、16、,二、文书的立卷归档（一）相关知识 1、立卷的含义 立卷是将文件组合成案卷的工作。2、文书归档的要求 归档份数的确定、履行归档手续。（二）事例分析（161页）（三）工作程序 1、收集文件 2、鉴别文件 3、归卷 4、调整 5、文件的排列、编号与编目,三、装订档案（一）相关知识 1、装订档案的方法 2、档案装订的要求（1）去掉每份文件原有的订书钉（2）检查是否有漏页（3）对残破的文件进行修补（4）装订不能覆盖任何文字（5）装订一定牢固结实（二）事例分析（162页）,（三）工作程序 1、整理归档的文件 2、修整归档的文件 3、选择装订方法 4、装订归档文件（四）注意事项 1、穿孔式和铆接式方法对档案破坏较大，不宜用于归档文件的装订。2、任何人都不得随便拆除装订，从中抽取文件。,