文书档案管理、会计档案管理.ppt

文书档案管理,一.什么是文书档案,文书档案是指各单位在其工作活动中形成的，已经处理完毕，具有一定保存价值或领导批存的文件材料。,二.文书档案的保管期限及归档范围,（一）文书档案保管期限,文书档案的保管期限通常分为永久、长期（1650年左右）、短期（15年以下，含15年）三种。文书档案少的单位，可只分长期和短期两种。,1.凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家建设和历史及科学研究等工作具有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。2.凡是反映本单位一般活动，在相当长时间内对本单位工作有查考价值的文件材料，应列为长期保管。,保管期限划定原则：,3.凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料，应列为短期保管。4.凡是集团普发性的文件，下属各级公司、办事处应列为短期保管。,参照文书档案保管期限表.doc,（二）文书档案归档范围：,参照国有企业文件材料归档范围.doc（见教课书第276页）,三、文书档案材料的整理,（一）以“件”为单位进行整理,1.整理原则 遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.质量要求（1）归档文件应齐全完整。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。如：热敏传真件；（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。,3.整理方法 归档文件的整理，以件为单位，按分类、装订、排列、加盖档号章、装盒、编目等步骤进行。（1）分类 A.区分机构：将文件按其形成或承办机构分开。（此项只适用于按文书整理部门整理归档文件的单位）B.区分年度：将文件按其形成年度分开。,C.区分进馆与不进馆：将文件按进馆与不进馆分开。将属于招商局档案馆进馆范围的文件，分为永久和长期保管两大类，送交招商局档案馆。（2）装订 归档文件材料按件装订，使用的装订材料应有利于档案的保护。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。,（3）文件编号 文书材料排列完毕后应逐件编号，在每件文书材料首页右上端的空白位置加盖档号章，并填写相关内容 档号章式样：,填写方法：全宗号：档案馆给立档单位全宗编制的代码。年 度：文件材料的形成年度，以四位阿拉伯数字 标注公元纪年。保管期限：整理时确定的文书材料保管期限，即”永久”、“长期”或“短期”。机 构：本单位各个部门的代码。（为了编号的统一，机构 代码可以用大写的英文字母标注；集中统一整理归档文件的单位，机构代码统一用“X”标注）。,件号：文件的排列顺序号。从“001”开始标注。*注意事项：编制件号时，同一年度、同一保管期 限、同一 机构的档案，只编一个流水号，件号不得重复（4）编目 归档文件目录:由件号、文件字号、文件形成日期、责任者、文件题名、文件页数、备注等项组成。,归档文件目录样式：归档文件目录,填写方法文号：文件的发文字号。如：招行政字（2006）126号日期：文件的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2006-06-06责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或 署名者。文件题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自 拟标题，外加“”号。页数：每一件归档文书材料的页数。文件中有图文的页面 为一页。,备注：注释文书材料需说明的情况。归档文件目录应装订成册并编制封面，便于档案移交进馆，并以备手工检索。归档文件目录封面式样：如右图:,装盒、填写档案盒封面与背脊 a.装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒，其厚度不超过档案盒厚度。b.档案盒封面：填写立档单位全称或规范化简称。如：招商局国际有限公司或招商局国际 c.档案盒背脊：包括全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号。,填写备考表：备考表项目包括盒内档案情说明、整理者、检查人、日期 备考表式样如右图：整理者：填写负责整理的人 员姓名。检查人：负责检查归档文件 整理质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。,关于“件”的含义：a.一般以一份文件为一件；b.各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件；C.文件正本与定稿为一件；d.正文与附件为一件；e.原件与复制件为一件；f.转发文与被转发文为一件；g.来文与复文为一件。,会计档案管理,一、会计档案概述,概念：会计档案是国家机构、社会组织在经 济管理和会计核算等一系列活动中产生的会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。内容和成分：是指会计凭证、会计账簿和财务报告,会计凭证：是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据。会计账簿：是以会计凭证为依据，全面、连续、科学地记录和反映各项经济业务的账簿。会计账簿设有总账、日记账、和各种明细账,财务报告：包括会计报表和文字分析。财务报告分日报、旬报、月报、季报和年报。会计档案的特点：(1)产生与使用的普遍性；(2)内容与程序的连续性；(3)所含成分的稳定性。,二、会计档案的收集,明确归档范围：即哪些单位或部门的哪些会计材料应该送到档案室归档。明确归档时间：由会计部门在会计年度终了后，再保管一年；期满之后，应当有会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。建立归档制度。集团采取实体档案分级管理的制度,会计材料归档时应填写“会计档案移交清册”，交接双方各存一份。式样如图：会计档案移交清册 单位名称：XXXX 档案年度：2005,移交单位：经手人：接收单位：经手人：,三、会计档案的整理,分类、排列：（1）会计凭证类；（2）会计账簿类：（3）财务报告类：（4）其它类填写封皮与盖档号章,封皮样式：,档号章样式：,目录号的组成：CW02.1,目录册数,二级分类号,一级分类号,填写会计档案盒和备考表，封面式样如右图：,盒脊式样如右图:,备考表式样如图：,备考表,编制目录 会计档案目录式样如图：,会计档案目录,谢谢大家！联系电话：0755-26887007 E-mail:,