《医药工作应》PPT课件.ppt

医药工作应用文,阮田保 主编,教材内容安排,第一章 医药工作应用文概述第二章 医药工作应用文的文章构成第三章 医药工作通用公文第四章 医药工作公关文书第五章 医药工作事务文书第六章 医药工作经济文书 第七章 医药工作科技文书第八章 医药工作法律文书,教材说明 本教材结合医药生产实际和岗位需要，既具有一般应用文的通用性，又具有行业、专业和岗位特点，获得教育部“十一五”国家级规划教材的殊荣。教材每章以“学习目标正文例文例文提示知识链接目标检测”编排，使之目标明确，知识面宽，学练结合，满足学生实际需要。教材既可作为医药院校教材，也可供医药高职和中专使用。,第一章 医药工作应用文概述,第一节 应用文的性质和历史沿革第二节 应用文的特点、作用和种类第三节 医药工作应用文写作的基本要求,第一节 应用文的性质 和历史沿革,一、应用文的性质二、应用文的历史沿革,一、应用文的性质,应用文属于文章的一大类别，它是指人们在日常学习、工作和生活中，处理公事和私事时经常使用的文字表达形式，也是党政机关、社会团体、企事业单位和人民群众在处理日常事务、沟通关系、解决问题时，经常使用的、具有规范格式的一类文体的总称。,二、应用文的历史沿革,刻在甲骨上的“卜辞”是最早的应用文。西周有了诰、誓、命等样式的应用文。春秋的军事“檄文”、外交“移书”、管理国事“玺书”、国家友好“盟书”等应用文格式逐渐规范。秦汉明确了上下行文，强化应用文格式。三国之后提出了文体问题，应用文达35种之多。明清时期，形成比较完备的应用文体系。,第二节 应用文的特点、作用和种类,一、应用文特点二、应用文的作用三、医药工作应用文的种类,一、应用文的特点,（一）讲究实效的实用性（二）应用的广泛性（三）格式的规范性（四）较强的时效性（五）作者、读者的特定性（六）语言的高效性,二、应用文的作用,（一）制定政策、宣传政策的作用（二）交流信息、密切联系、加强协作、推动工作的作用（三）规范人们行为的作用（四）凭据和参考作用,三、医药工作应用文的种类,就医药工作而言，应用文可以分为：（一）医药工作通用公文（二）医药工作公关文书（三）医药工作事务文书（四）医药工作经济文书（五）医药工作科技文书（六）医药工作法律文书,第三节 医药工作应用文 写作的基本要求,一、思想重视，态度端正二、加强思想理论修养，提高政策 水平 三、熟悉专业，提高业务水平 四、掌握应用文的特点，提高应用文 写作水平五、提高调查研究的能力,第二章 医药工作应用文的 文章构成,第一节 医药工作应用文的主题第二节 医药工作应用文的材料第三节 医药工作应用文的结构第四节 医药工作应用文的语言第五节 医药工作应用文的表达方式,第一节 医药工作 应用文的主题,一、医药工作应用文主题的概念和作用二、医药工作应用文主题的形成三、医药工作应用文主题的基本要求,一、医药工作应用文 主题的概念和作用,医药工作应用文的主题其实就是通过文章的全部材料和表现形式所表现出来的基本观点或者主要内容。医药工作应用文的主题是医药工作应用文的中心，它在全文中起着主导和决定作用。,二、医药工作应用文 主题的形成,（一）在医药工作的实践中逐步形成主题（二）在调查研究中逐步形成主题（三）从上级的指示精神中形成主题,三、医药工作应用文 主题的基本要求,正确 鲜明 集中,第二节 医药工作 应用文的材料,一、医药工作应用文材料的概念和作用二、医药工作应用文材料的积累三、医药工作应用文材料的选择四、医药工作应用文材料的使用,一、医药工作应用文 材料的概念和作用,医药工作应用文的材料是指写入医药工作应用文的、用来表现某一医药工作主题或阐明某一医药工作事理的一系列事实和道理的材料。材料是医药工作应用文的构成要素之一。材料是形成主题的基础，是表现主题的支柱。,二、医药工作应用文 材料的积累,医药工作应用文材料的收集途径医药工作应用文材料的积累方法,三、医药工作应用文 材料的选择,选择最能表现主题的材料选择真实的材料选择典型的材料 选择新颖的材料,四、医药工作应用文 材料的使用,合理安排叙述的顺序合理安排叙述的详略疏密合理组合材料,第三节 医药工作 应用文的结构,一、医药工作应用文结构的概念和作用二、医药工作应用文结构的特点三、医药工作应用文结构的内容四、医药工作应用文结构的要求,一、医药工作应用文 结构的概念和作用,医药工作应用文的结构是指具体应用文内容的组织和排列形式，就是作者在确定了主题和选好材料之后，根据写作目的对材料进行合理、有序的组织和安排，使之构成一个合理而统一的整体。一篇应用文的结构就是文章的“骨架”。它会直接影响到表达效果。,二、医药工作应用文 结构的特点,程式化条理化多样化,三、医药工作应用文 结构的内容,（一）开头 医药工作应用文与其他行业的应用文一样，其开头常用“开门见山”的写法，“开宗明义”，直奔主题。归纳起来，主要有以下几种写法：1概述式：它是在文首用简练的语言概括地叙述基本情况或基本过程，给读者一个总的概念或印象的写法。这种写法多用于报告、总结、决定、决议等。,2结论式：它是先将相关事情的结论放在文首，为全文写下一个基调的写法。即先对情况和工作进行总结，作出评价，提出看法，然后再分别加以论述。3引用式：它是在文首直接引用上级的指示精神，下级的来文，或者有关批文或批示，有关医药管理的法规，有关医药文献，来作为行文的依据的写法。4根据式：它是在文首直接写明根据上级的某项批示精神，单位或个人准备配合并开展某项工作的写法。文中常用“根据”、“依据”、“按照”等词语。,5目的式：它是在文首以简明的语言说明目的，说明某项事情的基本背景，阐明做好某项事情的意义，或者先概述情况后再引出主旨的写法。这种写法多用于通知、通告、决定、条例、规则等。6原因式：它是在文首直接写明行文的原因，做到有理有据，加重文章的分量，以引起读者重视和相信的写法。这种写法常常以上级文件、领导指示或有关法规作为行文的依据和出发点，从开始就加重文章的份量，以引起读者的重视。,（二）主体 主体结构主要有以下几种方式：1总分式：它是将总体概括与具体介绍相结合来安排主体结构的方式。开头作总的概述，然后分别进行叙述。运用概述作总体概括，运用细叙作具体介绍。分别叙述的层次之间又具有一定的并列关系。总分式，要么先总述后再分述，要么先分述后再总述，总要达到总体与具体的统一。通知、通报、计划、调查报告等，经常采用这种结构方式。,2纵贯式：它是按照时间或空间或事物发展的前后顺序来安排主体结构的方式。这种方式有利于读者循序渐进地了解信息，掌握要点。3并列式：它是从多个层次展示同一事物性质，构建主体结构的方式。这种方式，由于各层次之间是并列关系，所以，它有利于读者了解同类事物或事情在不同层面的具体反映。报告、讲话、会议纪要、通知等常采用这种结构方式。,4、递进式：它是按照表述内容，一层进一层，步步深入的，或者按照事理之间的逻辑联系的顺序，或者按照前后因果关系的顺序，构建主体结构的方式。这种方式，往往能使意思的表达由浅入深，由表及里，由现象到本质，由提出问题，到分析问题，再到解决问题，环环相扣，步步深入，符合人对事物的认识规律。会议决议、调查报告、通报等，多采用这种方式。5综合式：它是把几种安排结构的方式综合起来交叉运用的方式。这种方式，一般用于内容广泛、材料很多、信息量大的应用文写作。,（三）结尾结尾是全篇内容发展的自然结束，是全文总的收束。好的收尾能够使文章“意尽而言止”，强化主题，发人深思，产生效果。医药工作应用文的结尾通常有以下几种形式：1总结式：它是在文尾总结全文，强调主题，并且与开头相呼就，给予读者完整而深刻印象的收笔方式。例如，总结、会议报告、市场调查等文的结尾，多用这样的结尾。,2祈请式：它是针对某个问题，在文尾以祈请的口气请求上级和有关部门给予指示、答复或帮助解决问题的收笔方式。它主要运用于上行文和平行文。3指示式：它是在文尾部分，明确地向下级有关单位或部门发出指示、传达精神、布置工作、提出要求的收笔方式。它主要用于下行文。4号召式：它是在文尾部分，对今后工作指出方向、提出希望、发出行动号召的收笔方式，它主要运用于工作总结、会议报告、各种演讲词等应用文。,5祝愿式：它是在文尾部分，表示某种良好祝愿的收笔方式。它主要运用于祝词、贺词（信、电）、欢迎（送）词、开（闭）幕词、答谢信与慰问信。6说明式：它是在文尾部分，交代不容忽视事项的收笔方式。例如，说明药政法规的生效时间、解释与修改的权属；合同、协议的份数、签订合同的双方单位或者个人等。7自然式：它是在文尾部分，意尽而言止的收笔方式。它主要运用于计划、规章制度、药品说明书等。,四、医药工作应用文 结构的要求,（一）要服从主题表达的需要（二）要符合人们的思维规律（三）要适应不同文种的体式特点（四）要使结构完整严谨统一,第四节 医药工作应用文的语言,一、语言是应用文的第一要素二、医药工作应用文的语言特点三、医药工作应用文的语言要求,一、语言是应用文的第一要素,语言是撰写文章的工具，也是一切文章的第一要素。作为医药工作应用文，必须借助于语言来反映医药工作的现实，传递信息，表达一定的思想观点。当一篇医药工作应用文确立了主题，选择了材料，并且有了完美的构思以后，就必须通过恰当的语言来表现。,二、医药工作应用文的语言特点,意义直接词语规范句型单一 语气恰切,三、医药工作应用文的语言要求,准确 简洁 质朴 得体,第五节 医药工作应用文的表达方式,一、叙述二、议论三、说明,一、叙述,（一）叙述的性质 叙述是把人物的经历或把事物、事件的发展变化过程表述出来的一种语言表达方式。它在应用文的写作中具有很重要的作用。医药工作应用文中的叙述与记叙文中的叙述一样，都是最基本、最常用的一种语言表达方式。它所表述的是“怎么样”，常常会直接介绍时间、地点、人物、事件、起因、结果这六个要素。,（二）叙述的人称应用文叙述的人称，实际上就是叙述的立足点，即作者站在什么位置，从哪个角度去叙述人物、事件，用什么身份、什么口气叙述问题。医药工作应用文的叙述，主要采用第一人称和第三人称的方式来叙述。,（三）叙述的方式 医药工作应用文的叙述方式，主要有顺叙、倒叙、插叙。1顺叙：它是按照人物的经历、事件发生、发展的时间先后顺序来表达意思的方式。这种叙述方式是最基本、最常用的叙述方法。它能把事情叙述得有头有尾，脉络清楚，井然有序，能够形成一个独立而完整事实，也符合人们认识事物的规律和阅读习惯。医药工作应用文中大多采用这种叙述方式。,2倒叙：它是把事件的结局或事件中最突出的部分提到开头来写，然后再按事件的发展过程来叙述的方式。在医药工作应用文中，倒叙能够给人一种强烈的印象，突出重点，构成悬念，使用文章富有吸引力，引人入胜。倒叙一般用在新闻通讯、调查报告这类应用文体中。,3插叙：它是在按时间顺序记叙事物的发展过程中，暂时中断叙述线索，插入一段有关的说明材料的叙述方式。插叙的内容与中心事件的关系一般是补充、注释、对比、说明的关系。恰当地运用插叙，可以丰富文章的内容，深化主题，使文章的结构紧奏，曲折有致，富于变化。,（四）医药工作应用文中运用叙述的基本要求1.抓住事实，清楚叙述2.详略得当，重点突出,二、议论,（一）议论的性质议论是作者针对某一问题，通过各种材料及逻辑推理，表明自己的见解、主张，以使读者信服的语言表达形式。议论是医药工作应用文普遍使用的一种语言表达方式，它所要表述的是“为什么”；论点、论据、论证是议论所不可缺少的三个要素。,（二）议论的方法在医药工作应用文中，议论的主要方式有：例证法、归纳法、演绎法、比较法、引证法、反证法、因果法。1例证法：它是以事实为论据，用典型的事例证明观点的一种论证方法。2归纳法：它是综合许多具有内在联系的个别事物的共同特点，归纳出一般性结论和原理的一种论证方法。,3演绎法：它是从一个普遍原理出发，引申出一些事实的分析解释，并且从中推出对个别事物结论的一种论证方法。4比较法：它是把正反两方面的论点或论据加以对比，从而树立正确的论点，否定错误的论点，得出正确结论的一种论证方法。,5引证法：它是引用理论论据，或者引用他人的言论作论据，对自己的观点加以证明的一种论证方法。6反证法：它是通过对反面论点的否定来证明自己论点正确的一种论证方法。7因果法：它是以公认的道理或基本原则为论据，通过分析问题、剖析事理来揭示论点和论据间的因果关系，从而证明论点的一种论证方法。,（三）医药工作应用文运用议论的基本要求1论点正确，论据可靠，论证严密。2议论结合叙述、说明，简要分析，就事论事。,三、说明,（一）说明的性质 说明是一种对客观事物进行解说的表达方式。其作用就在于把某种具体的事物或抽象的事理解释清楚，有的是阐释概念，有的是解说名词，有的是对事物的某一方面情况或原理进行解说等，以便作者了解、认识事物或事理，消除疑问。说明是应用文的基本表达方式。,（二）说明的方式说明的方式就是说明的方法，医药工作应用文常用的说明方式主要有：1定义说明：它通过下定义，用简练概括的语言提示事物本质特征的一种说明方法。运用定义说明，能够使读者对事物有一个比较明确的概念。,2解释说明：它是对所要说明事物的性质、特征、功用等做出解释，用来说明事物的一般特点和属性的一种说明方法。运用解释说明，能够使读者对事物有一个大致的了解。3举例说明：它是通过列举事例来说明事物或事理，使读者得到具体明晰印象的一种说明方法。运用举例说明，能够把比较抽象复杂的事物说得具体而清楚。,4分类说明：它是把事物按照一定的标准分成若干类，然后再一类一类地加以说明的一种说明方法。运用分类说明，容易使文章的脉络清晰，介绍事物会更加清楚。5比较说明：它是将两样事物或两种以上的事物放在一起比较，以具体说明某事物在某方面所具有的特征的一种说明方法。运用比较说明，可以具体突出地说明某事物在某方面的特点。,6引用说明：它是引用一些有关的文献资料，来说明事物的形状、特点、本质和规律的一种说明方法。运用引用说明，可以丰富说明的内容，也可以作为说明的依据。7数字说明：它是运用数字从数量上说明事物或道理的一种说明方法。运用数字说明，可以量化说明对象，能够将事物的大小、快慢、轻重、高低、长短等方面的特点介绍得很具体很确切，但数字运用要准确，不得有误。,8比喻说明：它是找出与被说明对象具有相同点或相似点的事物、事理，运用比喻的方式来说明对象的一种说明方法。运用比喻说明，可以使抽象的道理变得形象，使深奥的道理变得浅显，也会使说明更为生动活泼。9图表说明：它是运用绘制好的图画或表格来说明事物的一种说明方法。通用图表说明，可以节约文字，便于比较，使读者一目了然。,（三）医药工作应用文运用说明的基本要求1说明事物的本质特征。2科学地说明客观事物。3说明要有条理性。,第三章 医药工作通用公文,第一节 公文概述第二节 通知第三节 通报第四节 报告第五节 请示第六节 批复第七节 函第八节 会议纪要,第一节 公文概述,一、公文的概念二、公文的特点三、公文的种类四、公文的结构五、公文的行文规则六、公文的拟办七、公文的写作要求,一、公文的性质,公文是国家机关、社会团体、企事业单位在社会管理和公共事务活动中经常使用的具有法定效力和规范体式的公务文书。,二、公文的特点,（一）具有较强的政治性和政策性（二）具有法定的权威性和行政的压束力（三）具有法定的作者（四）具有规范的体式,三、公文的种类,（一）命令（令）（二）决定（三）公告（四）通告（五）通知（六）通报（七）议案（八）报告（九）请示（十）批复（十一）意见（十二）函（十三）会议纪要,四、公文的结构,（一）发文机关（二）秘密等级（三）警急程度（四）发文字号（五）签发人（六）标题（七）主送机关（八）正文（九）附件（十）印章（十一）成文时间（十二）附注（十三）主题词（十四）抄送机关,五、公文的行文规则,1.行文必须，注重效用。2.行文一般不得越级请示和报告。3.政府部门一般不得向下级政府行文。4.同级可以联合行文。5.联合行文应当明确主办部门。6.属于部门职权，应当直接报送主管部门处理。,7.部门之间未经协商一致，不得各自向下行文。8.向下级或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关9.“请示”一事一请，报告不得夹带请示内容。10.一般不得向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。11.受双重领导的机关向上行文，应当写明主送机关和抄送机关。,六、公文的拟办,1.拟稿2.核稿3.会签4.签发5.缮较封对,市药业有限公司公文稿纸 字（）号 签发：核稿：会签 拟办单位及拟稿人：标题：附件：主办单位：抄报：抄送：打字 校对：份数：.,七、公文的写作要求,1.保证公文的政治质量2.弄清公文的行文目的3.确保公文切合实际4.注意公文的连续性和一致性5.讲求简朴晓畅的文风6.要用规范的体式7.要正确使用公文的专用语言,专用语言主要有：1.称谓用语：本（局），我（部），你（公司），你（处）。2.经办用语：经，业经，兹经。3.引叙用语：前接，近接，悉。4.期请用语：请，希，拟请，希即遵照。5.表态用语：同意，不同意，可行，不可，照办。6.征询用语：当否，可否，是否可行，是否同意。7.请复用语：请指示，请批示，请核批，请回复。8.目的原因用语：为，为了，由于。9.对象范围用语：对，对于，关于，将，除了。10.根据方式用语：根据，依据，按照，遵照，通过，在，随着。11.综述过渡用语：为此，对此。12.结尾用语：为要，为荷，为盼，特此通知（通告、函达、函复）,第二节 通知,一、通知的性质二、通知的特点三、通知的种类四、通知的格式和写法五、通知的写作要求,一、通知的性质,通知是国家机关、社会团体、企事业单位向下级机关或有关单位和人员传达需要周知并且执行和办理事项的一种公文。,二、通知的特点,1.使用的广泛性2.传递的方向性3.内容的严肃性4.写作的灵活性,三、通知的种类,1.发布性通知2.批示性通知3.指示性通知4.告知性通知5.会议通知,四、通知的格式和写法,（一）标题只有文种，如通知。2.事由加文种，如关于建立违法药品广告公告制度的通知。3.发文机关加文种，如国家食品药品监督管理局紧急通知。4.发文机关加事由加文种，如国家药品监督管理局关于全面加快监督实施药品GMP工作进程的通知。,（二）主送机关发文机关的下级机关就是主送机关。如果主送机关较多，可依惯用次序排列。告知性通知可不写主送机关。,（三）正文通知的正文部分，通常由通知的缘由和目的、一致的内容和具体事项、通知的要求和希望三部分组成。,（四）落款落款写明通知的制发机关和发文时间。,五、通知的写作要求,（一）内容具体明确（二）行文关系清楚（三）语言简明朴实,例文提示,例文一是发布性质通知，发布国家行政机关公文处理办法，简洁明了，既宣布了新办法的实施时间，又宣布了老办法废止时间。例文二既有发布性，又有指示性的通知，用条文式将违法药品广告的对象范围、上报时间、怎样检查并上报等作了具体要求，体现了很强的政策性。,第三节 通报,一、通报的性质二、通报的特点三、通报的种类四、通报的格式和写法五、通报的写作要求,一、通报的性质,通报是一种告知性公文，是上级机关把工作情况、经验教训、正反典型，通报给下级机关时使用的一种公文。,二、通报的特点,（一）真实性（二）典型性（三）时效性,三、通报的种类,（一）表扬性通报（二）批评性通报（三）情况通报,四、通报的格式和写法,（一）标题1.发文机关、事由和文种组成，如市食品药品监督管理局关于药业有限公司药品生产存在严重质量问题的通报。2.由事由和文种组成关于药品生产质量检查情况的通报。3.由发文机关和文种组成，如市食品药品监督管理局通报。,（二）主送机关也就是发文机关,（三）正文 先写明通报的基本情况或事实，然后进行分析和评论，最后提出要求。表扬性通报要把时间、地点、人物、事件背景交代清楚；批评性通报要分析事件或问题发生的原因、性质，然后提出处理意见和要求。,（四）落款 写明发文单位和发文日期。如果在标题中已经出现发文单位名称，落款可以省略。,五、通报的写作要求,1.要注重调查研究，强调实事求是2.要注意政策界限，表明态度要求3.语言要简明准确,例文提示,例文一是批评性通报，先进写明出现的基本问题，分析原因，后提出处理意见和告诫性要求。例文二是表扬性通报，表扬谁、为何表扬、怎样表扬、清楚明了。,第四节 报告,一、报告的性质二、报告的特点三、报告的种类四、报告的格式和写法五、报告的写作要求,一、报告的性质,报告是向上级机关或业务主管单位汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关或业务主管单位询问的公文。,二、报告的特点,（一）呈报性（二）陈述性,三、报告的种类,（一）汇报性报告（二）反映性报告（三）答复性报告（四）例行性报告,四、报告的格式和写法,（一）标题1.由事由和发文机关和文种组成，食品药品监督管理局关于药业有限公司药品质量问题的报告。2.由事由和文种组成，如关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告。,（二）主送机关报告的主送机关一般是上级机关或业务主管单位。,（三）正文 一般情况下，先说明报告的目的，后过渡到内容。报告的内容包括主要情况、存在问题、经验教训、今后打算等等。报告结束语通常用“特此报告”、“以上报告否”、“以上报告如无不妥，请批转有关部门执行”之类的惯用语结束。（四）落款 与一般公文相同。,五、报告的写作要求,（一）实事求是（二）突出重点（三）语言平实,例文提示,例文一是反映工作中某一具体问题的处理，检讨工作错误的汇报性报告。陈述工作情况，做了哪些工作，采取了哪些措施，取得了哪些成效。例文二是反映性报告，先说明情况（脊髓灰质炎这种病的特点、我国政府和国际社会对该病的重视），以次说明当前开展强化免疫活动的必要性和紧迫性；然后提出了各级政府要高度重视强化免疫工作的三条意见，最后用惯用语结束。,第五节 请示,一、请示的性质二、请示的特点三、请示的分类四、请示的格式和写法五、请示的写作要求,一、请示的性质,请示是下级机关向上级机关就某个问题请求批示、批准和答复时使用的一种公文。,二、请示的特点,（一）陈请性（二）凭据性（三）单一性,三、请示的分类,（一）求示性请示（二）求助性请示（三）求准性请示,四、请示的格式和写法,（一）标题1.由发文机关、事由和文种组成，食品药品监督管理局关于药品检验受费标准的请示。2.由事由和文种组成，如关于对企业进行GMP 改造的请示。,（二）主送机关请示的主送机关只能是一个上级机关，若要报送其他上级机关，可用“抄送”的形式在文后注明。,（三）正文 请示的正文一般由请示的缘由、请示的具体事项和请示的结语组成。请示的缘由要写明请示什么，为什么要请示。请示事项要重点提出具体事项，还要提出自己的意见和态度。请示的结语一般是常用的规范用语，如“以上意见当否，请求批示”，“特此请示，请批复”，“以上意见当否，请指示”。,（四）落款 写上发文单位和日期。,五、请示的写作要求,1.必须一文一事，不可一文多事。2.意见和建议要符合实际，切实可行。3.语言要朴实，语气要谦恭。,例文提示,例文一就“开办执业药师培训班”提出的请示，先进说明办班的目的，后提出办班的具体事项。例文二是就企业进行GMP改造提出的请示，有目的，有具体事项，并提出了资金要求。,第六节 批复,一、批复的性质二、批复的特点三、批复的种类四、批复的格式和写法五、批复的写作要求,一、批复的性质,批复是上级机关或上级业务主管单位对下级机关单位请示事项所作的批示和答复。,二、批复的特点,（一）针对性（二）权威性（三）及时性,三、批复的种类,（一）指示性批复（二）审批性批复（三）表态性批复,四、批复的格式和写法,（一）标题1.由事由和文种组成，如关于同意进行GMP改造的批复。2.由发文机关、事由和文种组成，如医药集团总公司关于扩建药品仓库问题的批复。,（二）主送机关也就是请求批示或批准的机关。,（三）正文1.引语，也就是说明批复的依据，通常引用两个方面的内容：一是引用文号，如“你局字2009”号文悉；二是引用来文所请事项，如“你局关于的请示收悉”。2.主文，是批复的主体，应针对请示的事项，作出明确具体的答复，有时还要阐明理由，甚至提出一些要求。3.结尾，批复的结尾常用“特此批复”、“此复”等惯用语。,（四）落款写法与其他公文相同。,五、批复的写作要求,1.引语要准确2.语言要规范3.语气要肯定,例文提示,两则例文都是审批性批复，在表明态度的同时，提出了具体要求。,第七节 函,一、函的性质二、函的特点三、函的种类四、函的格式和写法五、函的写作要求,一、函的性质,函是不相隶属小机关、单位相互商洽工作、询问和答复问题时使用的一种公文。函既可以作为上行文、可以作为平行文和下行文，也可以作为不相隶属的机关单位之间使用。,二、函的特点,（一）使用广泛（二）使用方便（三）内容单一,三、函的种类,（一）问答性函（二）商洽性函（三）求审性函（四）告知性函,四、函的格式和写法,（一）标题函的标题由发文机关、事由和文种组成，也可以由事由和文种组成。（二）主送机关也就是受函机关。复函的主送机关与来函的机关是一致的。,（三）正文函的正文部分一般分为开头、主体、结尾三部分。开头部分说明函的原因，如问答性函或商洽性函，则概括提出要询问或商洽的事项；复函则以对方来函作为引据。主体部分具体陈述函的事项结尾部分，如果要求对方答复的，可用“即请函复”、“请予研究函复”；如果不需要对方答复的，可用“特此函达”；如果是复函，可以用“此复”、“特此复函”。,（四）落款落款写上发函单位名称和发函日期。,五、函的写作要求,1.一事一函2.开门见山3.语言得体,例文提示,例文一是商洽性函，商洽的具体事项是学生进药企GMP车间参观，需要得到对方的同意和答复；例文二是告知性函，告知的具体事项是对于“十全大补酒”的勘误，不需要复函。,第八节 会议纪要,一、会议纪要的性质二、会议纪要的特点三、会议纪要的种类四、会议纪要的格式和写法五、会议纪要的写作要求,一、会议纪要的性质,会议纪要是记载和传达会议基本情况、主要精神和议定事项的一种公文。会议纪要是在会议记录的基础上，对会议内容加以整理和概括，使与会者了解和掌握会议的主要精神，会后传达和执行，也便于上下级之间了解情况，统一认识，指导工作。,二、会议纪要的特点,（一）纪实性（二）概括性（三）指导性,三、会议纪要的种类,（一）办公会议纪要（二）专门会议纪要（三）座谈会纪要,四、会议纪要的格式和写法,（一）标题1.由单位名称、会议名称和文种组成，如食品药品监督管理局药品质量监管会议纪要。2.由会议名称和文种组成，如办公会议纪要。3.由正副标题组成，如以人为本，切实加强食品药品质量监督管理省食品药品监督管理工作会议纪要。,（二）正文会议纪要的正文部分主要由会议概况和会议精神两部分组成。会议概况是会议纪要的开头部分，主要介绍会议召开的目的、指导思想、会议的时间、地点、会议名称、主持单位、与会代表、主要议程、讨论的主要问题、会议效果和意义。会议精神是会议机要的主体部分，要写会议研究的问题、讨论的意见、作出的决定、提出的任务、确定的措施等。,五、会议纪要的写作要求,1.坚持实事求是2.综合概括会议3.突出会议重点,例文提示,例文一是办公会议纪要，办公会议纪要综合反映了办公会议决议的多方面情况，因为文件是单位内部使用，所以没有写办公会议的概况。例文二是专门会议纪要，首先概述会议的间况，然后分析药品市场存在的问题，提出药品监管的措施。,第四章 医药公关文书,第一节 启事 声明第二节 感谢信 贺信（贺电）第三节 欢迎词 欢送词第四节 主持词 讲话稿第五节 求职书信,第一节 启事 声明一、启事,（一）启事的性质启事就是公开地陈述事情。（二）启事的特点公开性 单一性 期望性,（三）启事的种类1.找寻启事；2.招领启事；3.征集启事；4.招聘启事；5.开业、庆典启事；6.迁址启事；7.庆典启事；8.遗失、作废启事；9.征婚启事；10.征订启事；11.致歉启事；12.更正启事。,（四）启事的格式和写法标题 通常在标题中写出事由。如“招聘启事”。有的“启事”前冠单位名称，如“公司招聘技术员启事”。若事项重要或紧急，可加“重要”或“紧急”字样。正文 写作启事的目的、原因、具体事项、要求、联系方式和联系人等。内容较多时，可分条列项。落款 署名及日期。以单位名义张贴的启事，一般应盖公章。根据需要可写明联系人、联系方式、电子邮箱等。,（五）启事写作的基本要求标题揭示事由 在标题中显示事由，便于公众一目了然。内容要真实 以免造成信任危机，扭曲在公众中的形象。文字应简明 便于公众迅速理解和记忆。措辞有礼貌 适当运用一些表示欢迎、希翼、感谢之类的措辞。,例文提示,例文一，标题揭示了事由即招聘，能引起人们的注意。正文简介招聘方的基本情况，写明了招聘的对象、条件、待遇等。落款注明了联系方式，由于标题已有招聘单位，故落款省略。例文格式规范，条理清楚。例文二，写清楚启事的具体事项：1.开业的企业名称、开业时间。2.企业主要经营商品介绍。3.开业期间提供哪些优惠让利服务。4.优惠活动起止时间。5.企业的联系信息。事项陈述清楚。篇幅短小精悍，一文一事。,二、声明,（一）声明的性质 声明是机关、企事业单位、团体及个人就某些 重大紧要的事件，郑重告知公众或有关人员的文书。,（二）声明的特点明确性 制约性 公开性,（三）声明的种类政务类声明 主要包括表明政治立场、观点、维护政治权益或伸张正义的声明，政府、党派、外交声明、以及政治实体联合发表的声明一般属于此类。事务类声明 主要是企事业单位或个人为维护经济利益或更正有关事项的声明。,四）声明的格式和写法标题 一般由单位名称、事由、文种组成。文种前有时加“严正”，简单的标题，就写“声明”即可。正文 陈述声明的缘由及有关事项。常用“特此声明”“特此严正声明”为结束语。署名、日期 声明者名称、发布日期。,（五）声明写作的基本要求事实要清 准确的事实才是声明有力的依据。措辞得当 严正的指出侵权者的违法事实、造成的后果；严正的要求侵权者停止侵权、严正的阐述当事人的态度。如果是澄清事实的声明应诚恳、友善。,例文提示,例文一郑重告知公众两层意思：第一层对个别代理商代理销售的产品有违背厂长年感方规定，做虚假宣传，向消费者至歉；第二层追究有关人员的相关责任。同时附有合法的广告批文，有利于澄清事实，追究责任。例文二旨在声明导致“可疑不良事件”的诸多原因，包括生产企业、流通环节、医院，正在进行调查，追究相应责任。；同时告知公众该企业的生产经营活动一切正常。,第二节 感谢信 贺信（贺电）一、感谢信,（一）感谢信的性质 感谢信是对某个单位或个人的关怀、支援、帮助表示感谢的信。感谢信有感谢之意表扬之情。（二）感谢信的特点确指性 被感谢者是特定的单位或个人。事实性 写感谢信原由为已成事实，时间、地点和事像真实。感激性 包蕴对对方的感激之情。,（三）感谢信的种类普发性感谢信 对众多的单位或大众表示感谢。专指性感谢信 被感谢者为特定的单位或个人,（四）感谢信的格式和写法标题 只写文种“感谢信”；受文单位+文种；发文机关+受文单位+文种。称谓 感谢对象的单位名称或个人的姓名。正文 陈述事实；评价事实；最后表示谢意和向对方学习的态度、决心。结尾 可以写表示敬意、感激的话。落款 单位名称或个人姓名；时间。,（五）感谢信写作的基本要求写清感谢的事由，叙述准确、明白。语言要简洁，叙事应概括，议论要缘事而发。感情要真挚热烈，表达真诚得体。,例文提示,这是一封单位对单位的感谢信。正文的第一段简要说明被救助的原因；第二段概述被救助的情况；三、四段表达真诚的谢意与敬意，并表达致谢单位战胜特大灾害的决心。例文条理明晰，语言热情洋溢，文中对给予救助的各单位予以极大的赞誉和充分的肯定，起到了鼓舞士气、共度难关的作用。,（一）贺信（贺电）的性质 贺信（电）是机关、团体、企事业单位或个人向取得重大成绩、做出卓越贡献的有关单位或人员表示祝贺或庆贺的礼仪专用书信。表达祝贺的信函通过无线电传输就称贺电。,二、贺信（贺电）,（二）贺信（贺电）的特点喜庆性 表达庆贺、赞扬或祝祷的感情。鼓舞性 对受众体具有鼓舞和教育性。多样性 可以根据祝贺对象的具体情况使用贴切的文章体裁。应用文的规范式；或诗歌、随笔。,（三）贺信（贺电）种类按作者类型分，贺信（电）可分为两类：单位贺信（电）个人贺信（电）,（四）贺信（贺电）的格式和写法标题 只写文种；发出贺信(电)方+文种，如“公司贺信(电)”；发出贺信(电)方+接受贺信(电)方+文种，如“协会给公司的贺信(电)”。称谓 受文单位名称或个人姓名，祝贺会议则写会议名称。正文 根据受文对象的不同，正文的内容与措词有所区别。结尾 可再次写祝愿、鼓励和希望方面的话，也可不另写结尾。落款 祝贺者的单位名称或个人姓名；日期。,（五）贺信（贺电）写作的基本要求写明祝贺事由 向谁祝贺、祝贺什么、为什么祝贺等。有的需向被祝贺者提出新的要求、希望。颂扬恰如其分 评价成绩、颂扬意义要恰如其分；提出希望要求应切实可行；表达敬意、学习之心，要由衷恳切。用语富有感情 有鲜明的感情色彩，使人感到温暖和愉快，受到鼓舞和教育。,例文提示,例文一首先说明贺电的缘由，并向参加本神六任务的单位、个人祝贺和慰问；然后对神六的效果、意义、影响给予肯定，并表示感谢；最后对参加神六任务的人员给予鼓励，并提出希望。例文二是一篇写得较好的贺信。其正文包含三层意思，一是致贺的事由和致贺；二是热情赞扬对方在多方面取得的成就；三是给予对方以真诚的祝福；最后表达祝贺者的希望，以此增进双方的友谊。,第三节 欢迎词 欢送词一、欢迎词,（一）欢迎词的性质 欢迎词是在迎接宾客的仪式、集会、宴会上主人对宾客的光临表示热烈欢迎的致词。（二）欢迎词的特点愉悦性 言词用语一定要真诚而富有激情，营造友好愉悦的气氛。口语性 遣词用语上要运用生活化的语言，即简洁又富有生活的情趣。,（三）欢迎词的种类欢迎词从表达方式上划分 现场讲演欢迎词 报刊发表欢迎词 欢迎词从社交的公关性质上划分 私人交往欢迎词 公事往来欢迎词,（四）欢迎词的格式和写法标题 以文种命名；活动内容+文种,如在会上的欢迎词；以致词者、致词场合（或被欢迎的宾客）+文种，如在上的欢迎词。称谓 对来宾的称呼要用敬辞并写全称，以示尊重。正文 表示欢迎、感谢、问候；写出宾客来访的目的、意义、作用等。结尾用简短的语句再一次表示感谢或良好祝愿。落款处有时也会写上致词者的职务、姓名和日期。,（五）欢迎词的写作要求1.称呼要用尊称，感情要真挚。2.措词要慎重，勿信口开河。3.语言要准确、热情、友好礼貌。4.篇幅要短小，言简意赅，不必长篇大论。,例文提示,例文一是一篇著名的祝酒词，称谓之后，内容分为三部分，第一部分写对客人的来访表示欢迎以及对美国人民致以问候，其后写对客人来访意义的评价；第二部分写对两国人民的评价、两国人民的交往情况以及两国人民争取改善关系的愿望，同时，客观地点出两国政府之间存在着分歧，但希望分歧不应当妨碍开拓两国关系的新局面等；第三部分为祝酒辞令。全文既有针对性，又合乎历史、现实以及欢迎场景，感情真挚诚恳，不卑不亢，表现了大国总理的风度。例文二是一篇欢迎词。内容分三个部分。其一写了欢迎的原因以及对客人表示热烈欢迎；其二写了良好的愿望；其三写祝颂语和表示感谢。言辞情真意切，友善礼貌，营造出一种友好的气氛。,二、欢送词,（一）欢送词的性质 欢送词是指在送别宾客的仪式上或会议结束时，主人对宾客的离去表示欢送的致词。（二）欢送词的特点惜别性 依依惜别之情要溢于言表。口语性 遣词造句注意使用生活化的语言，使送别既富有情趣又自然得体。,（三）欢送词的种类 欢送词依据使用的场合不同，可分为：欢送仪式的欢送词；在集会中的欢送词；宴会上的欢送词。,（四）欢送词的格式和写法标题 文种命名；活动内容+文种；致词者、致词场合（或被欢送的宾客）+文种名共同构成，如在上的欢送词。称谓 写出宾客的姓名称呼，要有敬辞。正文 说明此时在举行何种欢送仪式，发言人是以什么身份代表向宾客表示欢送的；然后是有关欢送的具体内容，叙述访问的行程及收获，对来宾的希望及祝愿；结尾对来宾的即将离去表示热烈的欢送，发出再次来访的邀请。落款处有时写上致词的