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第二章 公文管理,第一节 公文的概念与分类,一、公文的概念 公文即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。它是依法行政和进行公务活动的重要工具。,二、公文的分类（一）在一个机关内，从公文的来源和去向上划分，公文可分为发文、收文和内部公文三种（二）从公文的行文关系和运行方向上划分，公文可分为上行文、平行文、下行文三种（三）从公文的机密程度和阅读范围上划分，公文可分为公布公文、内部公文、机密公文三大类,三、常用公文文种（一）国家行政机关公文文种1、命令（令）；2、决定；3、公告；4、通告；5、通知；6、通报；7、议案；8、报告；9、请示；10、批复；11、意见；12、函；13、会议纪要（二）机关其它常用文书1、规章制度类文书；2、计划类文书；3、总结类文书；4、简报类文书；5、合同类文书；6、记录类文书；7、讲话类文书,第二节 公文的格式与稿本,一、公文的格式（一）公文的结构公文眉首、公文主体和公文版记（二）公文的排列型式（三）公文的印装要求 二、公文的稿本（一）草稿（二）定稿（三）正本,第三节 公文处理,一、公文处理工作内容（一）发文的办理（二）收文的办理（三）公文材料的日常收集管理与提供利用服务（四）公文材料的立卷归档、销毁及机要文件的定期清退（五）其他各种有关公文处理的事务 二、公文处理工作的基本原则与基本要求,三、公文办理工作程序（一）发文办理程序 1、草拟；2、审核；3、签发；4、复核；5、缮印；6、校对；7、用印；8、登记；9、分发（二）收文办理程序 1、签收；2、登记；3、审核；4、拟办；5、批办；6、承办；7、催办；8、注办 四、公文日常管理的有关规定,第四节 公文整理,一、公文整理的含义及整理原则（一）公文整理的含义公文整理，是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。（二）公文整理遵循的原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。,二、公文整理工作的组织实施（一）确定归档范围和保管期限（二）确立整理地点和人员（文书部门公文整理制度）（三）公文整理需要注意的问题1、本单位形成的公文材料是公文整理工作中的重点2、要保证归档公文材料的齐全完整3、加强登记，熟悉家底4、国家有关公文整理的一些规定联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，应由兼职单位整理、归档。,三、公文整理方法（一）案卷级公文整理方法1、公文立卷方法运用公文主要特征立卷按照问题特征按照时间特征按照责任者特征按照公文名称特征,2、公文立卷操作程序 运用公文立卷方法，将归档公文组合成案卷后，就要对卷内公文进行系统整理，从而进入具体的公文立卷操作程序。（1）检查、调整卷内文件 检查卷内公文是否符合归档范围要求；检查卷内公文是否齐全完整；检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系；检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一。凡不符合立卷要求的，要予以调整。,（2）排列卷内文件 排列的原则是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发文在前，被转发文在后；方针政策性文件在前，业务性文件在后；上级机关文件在前，本机关和下级机关文件在后；案件的结论及判决性文件在前，依据性材料在后；会议文件按照文件形成顺序或重要程度排列；其他公文材料可按重要程度或时间顺序排列。,（3）卷内文件编号 有字迹、图表等内容的页面，需编页号。空白页不编号。页号位置：正面在公文右上角，反面在公文左上角。用铅笔使用阿拉伯数字顺序流水号，不要有空号或漏号。（4）填写卷内文件目录（5）填写卷内备考表（6）拟写案卷题名（7）填写案卷封面（8）装订（三孔一线）,卷内文件目录,卷内备考表,（6）拟写案卷题名,责任者内容公文名称（文种）北京市档案局、市财政局关于增加市档案局2004年行政经费的函等,（7）填写案卷封面,（二）文件级公文整理方法,1、适应范围:只针对文书档案2、“件”的界定“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件，发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单；报表、名册、图册等，一册（本）为一件。,3、归档文件的整理,（1）装订 装订时应使用符合档案保护要求的装订材料（2）分类 推荐使用保管期限年度机构（问题）或年度机构（问题）保管期限的分类方法,（3）排列,文件按事由相对集中,同一事由的文件按时间顺序排列,同一部门（问题）内的不同事由按时间顺序排列（4）编号 室编件号的编制：以机构（问题）为单位，按文件排列顺序从“1”开始标注。,按保管期限年度机构分类永久 2003年 2004年办公室 业务处 法规处 办公室 1、250 1、220 1、220 1、25030年2003年 2004年办公室 业务处 法规处 办公室1、250 1、220 1、220 1、25010年2003年 2004年办公室 业务处 法规处 办公室1、250 1、220 1、220 1、250,按年度机构保管期限分类2003年办公室 永久 30年 10年1、250 51、52120 121、122150业务处 永久 30年 10年1、220 21、2260 61、62902004年办公室 永久 30年 10年1、250 51、52120 121、122150业务处 永久 30年 10年1、220 21、2260 61、6290,归档章,归档文件目录,（5）编制归档文件目录,（6）装盒,盒脊,备考表,第五节 公文归档,归档范围（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,注意：,1、本单位形成的文件是归档的重点 2、加强对帐外文件的收集 3、保证文件材料的齐全完整 不归档范围：无查考价值的文件；重份文件,机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。,二、归档时间办理完毕的公文一般应在第二年6月底之前向本单位档案部门移交。三、归档要求（一）归档文件齐全完整（二）案卷或档案盒符合要求（三）公文整理使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合国家标准，达到档案保护的要求。,第三章 文书档案管理,文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。,第一节 文书档案的收集工作,一、文书档案收集工作的内容和重要性（一）文书档案收集工作的内容1、各单位按照归档制度的要求，接收本单位需要归档的文件；2、各档案馆接收有关现行单位和撤销单位具有长久保存价值的档案；3、各档案馆接收和征集历史档案。（二）文书档案收集工作的重要性,二、文书档案收集工作的要求 文书档案收集工作的基本要求是：依据文件的形成规律和特点，建立健全各项管理制度，科学合理地组织库藏，加强入藏档案质量的规范化控制，维护各立档单位“集体记忆”的相对完整性。,三、文书档案收集工作的方法立档单位的文书档案收集工作方法1、严格按照本单位归档制度的有关规定进行接收2、建立相关制度，加强对零散文件的收集3、明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整,第二节 文书档案的整理工作,一、文书档案整理工作的内容和原则（一）档案整理工作的内容 文书档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位、案卷的排列和案卷目录的编制。,（二）档案整理工作的原则 充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。,二、全宗、立档单位及相关概念（一）全宗的概念 全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。（二）全宗构成的条件和立档单位立档单位的条件：1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。2、设有会计的单位或经济核算的单位，自己可以编造预算或财务计划。3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。,（三）立档单位的变化和全宗的划分1、凡是新成立的并具有一定独立性的机关，就是新的立档单位；2、非机关根本职能的变化，不单立全宗3、临时性机构4、两个机关合署办公，而文件是分别处理的，其档案应分别构成全宗。（四）人物全宗人物全宗是社会知名人士在其一生活动中形成的档案整体。,（五）全宗的补充形式联合全宗：联合全宗就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。全宗汇集：全宗汇集是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。它也是全宗的一种特殊形式。档案汇集：档案汇集是由不同的立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案的混合体。（六）判定档案所属全宗（七）全宗群全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。,三、文书档案整理工作的方法和步骤（一）全宗内档案的分类1、分类的概念和要求 分类就是把立档单位所形成的档案，按照一定的分类标准，采用符合档案特点的分类方法，分成若干层次和类别，使全宗内档案构成一个有机的文件体系的活动。,全宗内档案分类的要求：客观性要求、逻辑性要求、适用性要求、思想性要求。首先，文书档案的分类应遵循必要的逻辑规则，即正确设置类目，做到类目之间界限清楚、不交叉重叠。其次，文书档案的分类应体现原则性与灵活性的统一。最后，文书档案分类方法和分类标准的选择运用应具有连续性。,2、分类的一般要素 年度 组织机构 问题 保管期限 3、一般采用的分类方法 a 年度机构保管期限分类法 b 保管期限年度机构分类法,（二）类内案卷排列和案卷目录的编制1、案卷排列,按保管期限年度机构分类永久 2003年 2004年办公室 业务处 办公室 业务处 1、250 5170 71、7290 91 15030年 2003年 2004年办公室 业务处 办公室 业务处 1、280 81120 121160 161 21010年2003年 2004年办公室 业务处 办公室 业务处 1、250 5170 7190 91150,按年度机构保管期限分类2003年（全年档案共500卷）办公室 永久 30年 10年 1、220 21、2260 61、6290 业务处 永久 30年 10年 91、92120 121、122150 151、1521805002004年（全年档案共800卷）办公室 永久 30年 10年1、250 51、52120 121、122150业务处 永久 30年 10年151190 191260 261290800,2、案卷目录的编制,文书档案案卷目录,（三）积存档案和零散文件的整理方法1、编制整理工作方案2、编写立档单位和全宗历史考证3、零散文件的整理程序 区分全宗。全宗内档案的分类。初步立卷，拟写标题草稿。类内案卷的初步排列。调整案卷，修改标题，系统排列案卷内的文件，确定案卷的起止日期。案卷的加工整理：案卷内文件编号，填写卷内文件目录和卷末备考表，卷内文件技术修整，填写案卷封面，案卷装封等。确定各类内案卷的排列顺序和案卷编号。编制案卷目录。,（四）档号的编制 档号是用来反映和固定全宗内案卷以及案卷内文件的排列顺序的一组符号。文书档案的档号是文书档案实体管理编号的总称，包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号和页（张）号。1、档号编制的原则 唯一性原则；合理性原则；稳定性原则；简明性原则。2、档号的结构和编制方法 全宗号案卷目录号案卷号件号或页(张)号,第三节 文书档案的鉴定工作,一、文书档案鉴定工作的任务、内容和意义（一）鉴定工作的内容 档案的鉴定工作，就是鉴别和判定档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，剔除无须保存的档案予以处理。（二）鉴定工作的任务（三）档案的宏观鉴定与微观鉴定（四）鉴定的意义,二、鉴定档案的原则和标准（一）鉴定原则 用全面的，历史的，发展的效益的观点，判定档案的保存价值。（二）鉴定档案价值的标准 来源标准，内容标准，文件形成时间，形式特征标准（三）鉴定档案价值的方法论,三、档案保管期限表的编制和使用（一）档案保管期限表的结构（二）不同保管期限的档案构成编制和使用（三）档案保管期限表的编制方法,永久保管的文书档案主要包括：（1）本机关制定的法规政策性文件材料；（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,定期保管的文书档案主要包括：（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结等；（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,四、文书档案鉴定工作的制度和组织（一）档案鉴定工作的制度（二）档案鉴定工作的组织方法直接鉴定法鉴定工作的步骤：第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围。第二步，对归档文件确定其保管期限。第三步，到一定年限后对档案的价值进行复审（三）档案销毁方法,电子档案的管理,一、电子文件的概念 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。（北京市电子文件归档与管理暂行规定）电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。,二、电子文件的特性,1、电子文件是数字化的信息形态2、电子文件对设备的依赖性3、电子文件载体的非直读性4、电子文件的信息与载体相分离性5、电子文件物理结构与逻辑结构关系的复杂性6、电子文件对元数据的依赖性7、电子文件信息的共享性及不安全性8、电子文件的高保真性9、电子文件的易修改性,这些特性在电子文件的管理中节省了储存空间，易于信息的共享，但是却对传统的管理方式带来了挑战。如应该采用什么方法对电子文件进行收集、整理采纳保证电子文件的真实与完整，采用怎样的保管方法才能保证电子文件的安全和可读等。这是一个世界性的课题。,三、电子文件管理的原则,电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。,四、电子文件管理职责的划分,为了达到电子文件管理原则提出的要求，就要对电子文件实施全过程的管理，即从系统设计时就考虑电子文件归档、管理的要求，在电子文件形成、运转的过程中实施有效的管理。所以各单位要明确电子文件归档工作的管理职责，制定电子文件归档制度，做好电子文件归档工作。,（一）档案部门的职责,档案部门要会同信息化工作部门和电子文件形成部门制定本单位电子文件的归档制度，确定本单位电子文件的归档范围、保管期限、归档要求、归档时间及方式等内容；要加强与信息化工作部门的沟通协调，使办公系统和业务系统具备符合档案管理要求的功能。这是对档案部门提出的2点要求：一是制定电子文件的归档制度，二是加强与本单位信息化工作部门的沟通协调。,（二）信息化部门的职责 信息化工作部门要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。（三）电子文件形成部门的职责 电子文件形成部门要按照本单位档案部门的要求，做好本部门电子文件的形成、积累、鉴定及归档等工作。,五、电子文件的收集、积累和归档,参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定，将反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。,1、电子文件的归档范围参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定制定。机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号）北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则（以下简称实施细则）。（京档发200711号）,2、电子文件的内容涵盖了本单位工作的各个领域。凡是反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的电子文件均属归档范围。,3、电子文件的形式是多种多样的。电子文件的归档范围不等同于文书档案的归档范围。各种门类和载体的档案都可能会产生对应的电子文件。电子文件包含了文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型。,（1）文本文件指用文字处理技术形成的文件，例如用word、wps等软件形成的各种公文都是文本文件。（2）图像文件既包括纸质文件在数字化处理后得到的扫描图像文件，也包括数码照片采集来的图像文件。（3）图形文件指用计算机辅助设计或绘图等设备获得的电子文件，如使用CAD制图软件形成的CAD图纸。,（4）影像文件指用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件。例如数码摄像机拍摄的图像等。（5）声音文件指用音频设备获得的声音文件。例如数字录音设备录制的声音，如录音笔录制的声音。（6）数据库文件。这里的数据库指的不是对办公系统或业务系统进行数据备份，为了电子数据的恢复的数据库，而是指对业务系统中生成的数据进行采集和保存的数据库。,在确定电子文件归档范围时，特别应注意以下类型电子文件的归档工作：（一）记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质文件扫描获得的图像文件；（二）本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的数据库文件；（三）本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；（四）本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件；（五）与电子文件相对应的元数据和背景信息。,上述五点是需要特别注意归档的五种类型的电子文件,1、数码照片、影像文件和纸质文件扫描的图像文件。2、数据库文件。3、电子邮件。4、软件。5、元数据和背景信息。,（二）电子文件的保管期限,依据国家档案局有关文件保管期限的规定，按照电子文件的保存和利用价值划分电子文件的保管期限。文书档案的保管期限为：永久、定期 定期分为30年和10年 各区县、市级单位可根据实际情况，调整或细化定期30年以下的保管期限,（三）电子文件归档的质量要求,采取有效措施，保证电子文件的真实性、完整性和有效性。真实性是指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。,（一）真实性要求1可靠地保证电子文件自最终形成时起，其内容、结构、元数据和背景信息保持完整，未被更改；2当电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同或不相同时，保证能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；3保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；4对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；5能够识别电子文件的发送、接收的人员和时间。,（二）完整性要求1确保应归档的电子文件全部归档；2电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。,（三）有效性要求1有效地表现电子文件所载内容，并保证其可供随时调取查用；2保证存储归档电子文件的载体长期有效，随着软硬件升级换代，及时对电子文件进行迁移作业。,（四）电子文件归档的技术要求,1、格式要求 文本文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式；依现阶段实际情况，Microsoft Office Word、WPS文字以及北京市政府推荐的其他文字处理软件所产生的文件在记录版本信息情况下也可以直接归档。图像文件以JPEG、TIFF为通用格式。影像文件以MPEG、AVI为通用格式。声音文件以WAV、MP3为通用格式。,对以上通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。,2、电子文件的登记,电子文件在归档时，均应在电子文件登记表和电子文件目录中登记。,电子文件登记表每种格式的电子文件均应由信息部门在系统运行中软硬件环境发生变化时即对原系统中生成的电子文件标注其存在的软硬件环境，并在电子文件登记表中登记后向档案部门移交。,电子文件目录每份电子文件均应由文件形成部门在电子文件目录中登记，并与电子文件一并向档案部门移交。,（五）电子文件归档的流程,电子文件归档的一般程序是：鉴定填写归档处理单给予归档标识预归档调整归档电子文件检测归档电子文件归档。,第一步 鉴定,电子文件形成或办理部门对本部门形成的电子文件进行鉴定，鉴定的内容包括：审核电子文件的真实性、完整性、有效性、操作日志等，核对其内容和签章，保证与其相应的纸质文件一致；鉴别电子文件的价值，确定其存舍；根据电子文件的价值划分其保管期限；确定限制利用的电子文件。,第二步 填写归档处理单,经鉴定应当归档的电子文件由文件形成或办理部门负责填写归档处理单中的文件标题、发文字号、责任者、主题词、形成时间、承办部门、密级、归档责任人、保管期限、是否限制利用等10项。,归档处理单,第三步 给予归档标识,赋予电子文件归档号，并填写在归档处理单中。归档号由系统自动排序，部门兼职档案员可自主修改和重排序。,第四步 预归档,文件形成或办理部门对电子文件进行预归档，预归档后的电子文件从各部门办结库进入到预归档库，其管理权限同时向档案部门移交。系统能够自动记录归档处理单中的归档时间项。,第五步 调整归档的电子文件,档案部门对归档电子文件进行调整，包括是否属于归档范围，保管期限是否划分准确，归档号是否正确等内容。档案部门如对某部门归档文件有修改意见，可以自行修改，或将文件退回，由该部门兼职档案人员进行修改后再重新预归档。,第六步 检测归档的电子文件,档案部门负责对电子文件的元数据和背景信息进行检测。第七步 归档 档案部门将符合归档要求的电子文件存入档案数据库。,电子文件归档流程图,（六）电子文件的归档时间,电子文件形成部门一般于次年6月底之前，将上年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档。有条件的单位，电子文件形成部门于电子文件形成后3个月内将其向本单位档案部门进行在线归档。,六、电子档案的管理,（一）电子档案脱机保存的要求 1、档案部门应将具有永久和长期保存价值的电子档案进行脱机保存，脱机保存的载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子档案长期保存的载体。,2、对于采取技术手段对内容进行加密的电子档案，应在解密后进行脱机保存。3、存储电子档案的载体或装具上应注明反映其内容的检索标识。检索标识一般包括载体序号、全宗号、类别号、保管期限、存入日期等项目。4、存储涉及国家秘密的电子档案的载体或装具上还应注明相应的密级和保密期限，并按照国家保密法律法规的有关规定进行管理。,（二）电子档案的保管条件,归档电子文件载体应专库或专柜集中保存。1、归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。2、单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。3、归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离。4、保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫要求。5、保管环境温度选定范围：1720；相对湿度选定范围：35%45%。电子文件载体要避免阳光直接照射。,（三）电子档案的检测,1、档案部门每年均应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应及时进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于4年。保留期满后，按保密要求进行处置。2、对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次随机抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。,（四）电子档案的迁移,系统设备更新或系统扩充时，应及时对归档电子文件进行迁移操作。,七、电子档案的利用,电子档案的利用指在系统中对电子档案的信息数据提供多途径检索查询、全文浏览及下载的工作。,各类档案目录可以向全部用户开放，但全文查询时需分为限制利用和非限制利用。对于非限制利用的电子档案，可以直接由系统用户提供查阅、浏览。对限制利用的电子档案，系统应设置利用权限，实现不同职责、需求、级别的利用者对特定范围和内容电子档案的在线利用。查阅全文时要设置电子档案借阅期限，到期时可以自动将借出档案收回。系统应具有对利用者以及利用目的、时间、内容等信息进行记录、分析、统计等方面的功能。,查询借阅一般程序是：借阅者查看档案目录提出借阅申请系统审核借阅权限调阅档案原文。系统审查未通过的，则需向档案部门提出借阅申请。,限制利用电子档案借阅流程图,借阅申请单(表中标有“”的为必填项),谢 谢,