《公文写作培训》PPT课件.ppt

1,公文写作基本知识培训,2010年7月19日,2,公文写作培训内容,一、培训的目的 二、公文含义、基本要求和形式 三、常用公文写作基本要求 四、公文写作常见问题解析 五、日常工作过程中公文规范要求（案例）,3,1、了解公文的基本知识；2、掌握工作中常用公文的规范写作基本技巧；3、公司目前公文写作中不规范案例解析；4、公文写作常见问题解析；5、公文规范格式要求；,培训目的,4,一、公文的涵义,公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料，是传达和贯彻方针和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。,5,1法定性；2政策性；3实用性；4时效性；5规范性；,二、公文的主要特点,6,1决策作用 2强制执行和处理的作用 3依据和凭证作用 4工作联系与沟通作用 5宣传与教育作用,三、公文的作用（功能）,7,四、企业常用公文文种,决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位 及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机 关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或 者执行的事项，任免人员。报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的 询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。,8,文学作品创作可以说是千人千面。从文章的立意、结构的构思，语言的运用您可以无拘无束因为这类文字是您自己想搞的，无需向任何一个人负责。它的第一读者是自己，所以首先自己满意，至于别人是否赏识，则是仁智各见，勿去强求。公文的写作是为别人写的，同时又是强制性地让别人看别人听的，无论是内容、观点、格式乃至文字风格，只能以他人需要为标准，所以这种文字更多的体现的是共性，很多个性化的东西很难得以充分发挥。,六、文学作品与公文的区别,9,公文的表达方式,叙述：以顺叙为主、讲究概述。多用于通知、通报、请示、报告和 会议纪要；说明：应用于各种公文。具体形式为定义说明、分类说明、举例说 明、比较说明、引用说明、数字说明和图表说明；议论：从属性、局限性。公文中很少采用。,10,七、公文写作的基本要求,1、公文的观点必须正确（合法、合理、全面）；2、公文的内容必须务实（真实、可行）；3、公文的语言必须得体（准确、鲜明、生动、通顺、简练、严谨）；4、领导（上级）意图理解领会必须到位；,11,领导意图：领导在布置工作、下达任务、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。怎样搞清领导意图：从主动询问中获得；从领导批示中领会；从平时言谈中捕捉；从讲话材料中把握；从积零为整中综合。,七、公文写作的基本要求,12,公文的结构主要包括：开头与结尾、层次与段落、过渡与照应三个方面。开头与结尾：1、开头要新颖、简洁“开门见山”、引出问题、吸引读者（概述式、结论式、引叙式、说明式、目的式、提问式）。2、结尾要干净利索、自然实在（总结式、强调式、祈使式.)。言止意尽、不强求一律。,七、公文写作的基本要求,13,层次与段落：1、层次是指包括公文的几个部分符合思维逻辑（递进式、总分式和并列式）；2、段落是公文的基本构成单位（自然段）一段只能表达一个意思，一个意思尽量在一段中完成（段旨式、条款式、阶段式）。过渡与照应：1、过渡是指公文的上下衔接和转换（词、句、段）；2、照应是指公文内容的前后关照和呼应（文题、首尾、前后）。,七、公文写作的基本要求,14,语言要求：规范、准确、科学、简练、得体1、要使用书面语言，不用或少用口语、俗语。2、要使用现代汉语的标准语，不使用大多数人无法弄懂的方言土语及含 义模糊不清的社会流行语。3、避“虚”就“实”，切忌滥用文学语言。4、庄重与平实，不过分使用修饰的词语。5、使用国家规范的标点符号和计量单位。,七、公文写作的基本要求,15,语言的简练（1）简短：在准确表达思想内容的前提下，用最短的篇幅和最少的文字表达文件内容；在删改方面下功夫；在遣词造句方面下功夫；清除空话套话；适当使用简略语言。,七、公文写作的基本要求,16,（2）简明：要把思想内容表达得简要明白。必须重视开头：开门见山，起笔入题。必须重视结尾：明确提出行文要求。必须层次分明。恰当运用分条列项的表达方法。,七、公文写作的基本要求,17,3、得体 符合公文体裁的总体要求。适应不同文种表达形式的要求。使用含义确切、限定的书面语言。恰当使用公文术语。,七、公文写作的基本要求,18,五、常见公文写作特点和方法,（一）、请示1、请示的概念 请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。,19,3、请示的写作格式（1）标题的要求准确概括事由，避免歧义，正确使用文种。（2）主送机关顶格标写一个直接上级机关，不能多头主送；除领导者要求外，一般不能送领导者个人。（3）正文一般分为三个层次开头：明确交代请示事项的背景或理由，或只说明请示的 根据、目的。,五、常见公文写作特点和方法,20,主体：提出请求上级机关给予指示、批准或批转的有关事项；针对上述事项提出本单位具体意见、建议或方案；如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策。不能简单地上交矛盾。结尾：恰当使用结语。以上请示妥否，请指示。以上请示如无不当，请批准。,五、常见公文写作特点和方法,21,请示的结构：关于XX XX XX的请示XXX：XXX（请示问题的缘由及请示的问题）。XXXXX（提出意见供上级判断、决策）。妥否，请批复。X年X月X日（联系人：电话：）,4、请示写作中应注意事项要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示；一般不得越级请示；不要把请示写成报告或请示报告；,五、常见公文写作特点和方法,22,（二）、报告1、报告的概念 报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。,五、常见公文写作特点和方法,23,2、报告的分类（1）按照内容划分：综合报告；专题报告；例行报告。（2）按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；会议报告；建议性报告；检讨性报告。,五、常见公文写作特点和方法,24,3、工作报告的写作要领（1）标题：必须由“三要素”构成：发文机关+事由+文种（2）主送机关：顶格标写一个直接上级机关，不能多头主送；除领导者要求外，一般不能送领导者个人（3）正文写法：开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果 评价等。,五、常见公文写作特点和方法,25,主体内容重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取得的经验和体会；找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；对今后工作提出安排意见或表述进一步做好工作的愿望。结尾：使用下列公文术语 特此报告，请审阅。以上报告，请审阅。以上报告如有不当，请指正。,五、常见公文写作特点和方法,26,报告写作注意要点,1、采用记叙为主的表达方式。按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。2、重点突出，点面结合。突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。3、实事求是，如实报告成绩和不足。4、节俭篇幅。5、报告中可以写设想或建议，不能写请示事项。,五、常见公文写作特点和方法,27,综合报告的结构：关于XXX XXX的报告 XXX：XXX（情况或依据）。XXXXXXXX（说明）。XXXXX（结论或设想）。X年X月X日,专题报告的结构：关于XX事故的报告 XXX：XXX（事故经过）。XXXXX（事故后采取的措施）。XXXXX（调查及事故原因）。XXXX（经验教训和措施）XXXX（请求处分）X年X月X日,五、常见公文写作特点和方法,28,（三）、请示与报告的联系和区别 联系：两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时；报告写的情况是已做过的，属于过去时；内容的侧重点有别。请示着重于请示批准；报告着重于汇报工作；要求有别，请示要求上级必须回复；报告则不必，只供上级参考。,五、常见公文写作特点和方法,29,1、概念：通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。2、种类：印发、批转、转发性通知；指示性通知；知照性通知；事务性通知；任免、聘用通知；,（四）、通知,五、常见公文写作特点和方法,30,会议通知的结构：关于召开XX会议的通知 XXX：为XXX（目的），定于2003年6月 2日上午9时在X会议室召开XX会议，研究落实XXX等问题，请XX准时参加（出席）。X年X月X日,任免通知的结构（2）：关于XXX等同志职务任免的通知 XXX：经研究，决定：XXX同志任XX部部长（任期X年）。免去XXX同志XX部部长职务。X年X月X日,31,（五）、会议纪要1、概念和特点 概念：会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。特点：综合性；指导性；备考性；,五、常见公文写作特点和方法,32,会议纪要写作注意事项1、写作之前做好必要的准备工作；2、忠实于会议内容；3、抓住要点，体现“要”字；4、重点突出，写清一致意见和重要的不同意见；5、注意逻辑性和条理性,五、常见公文写作特点和方法,办公会议纪要的结构：办公会议纪要 时间：地点：主持人：出席：列席：记录：（会议决定事项）,33,六、公文写作常见问题解析,1、对内容把握不准，不能准确领会领导意图。2、不能正确使用文种、称谓，对文种的使用区分不清晰。3、内容不简练，冗长，不能直接点题。4、请示、报告不分。5、内容不完整，有头无尾，不能按照规定要求书写。6、对数字的使用把握不准确。,34,（一）、文种使用不当1、请示、报告不分：有的正文是报告，标题却是请示；有的正文是请示，标题却是报告，如关于呈请审批 的报告；请示报告并用，如关于 的请示报告或关于 的申请报告,六、公文写作常见问题解析,35,（二）、格式不规范1、公文标题不规范 a.成分多余：如关于做好工作（问题）的通知，关于（申请）的请示；b.句式杂糅：如关于召开会议（有关事宜）的通知；c.成分残缺：如关于同志出国考察（事宜）的请示；,六、公文写作常见问题解析,36,d.无事由：如“办公室通知”，“紧急通知”；e.无文种：如关于的规划，关于的总结，关于的方案，关于的安排，关于的要求，关于的建议等；f.标题使用标点符号：如关于税、费问题的请示；（2001年1月1日施行的国家行政机关公文处理办法第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。）,六、公文写作常见问题解析,37,2、结构层次序数混乱 经常直接用“1.”、“2.”.；正确的结构层次应为“一”、“（一）”、“1.”、“（1）.”等；3、生造文种 如把“批复”改成“批示”，把“请示”改成“申请”，如同志在员工大会上的讲话，关于加强思想政治工作的措施等；,六、公文写作常见问题解析,38,（三）、数字使用不当1、该用汉字表示的错用阿拉伯数字：成文日期：2004年7月5日（二四年七月五日）；定型的词组：如第3（三）季度，星期5（五）；近数字并列表示概要：如4、5（四五）点钟，今年7、8（七八）月份；,六、公文写作常见问题解析,39,2、该用阿拉伯数字的错用汉字 世纪、年代、年、月、日等：二十世纪九十年代（20世纪90年代），二四年七月五日（2004年7月5日），2003年五月（2003年5月），下午三时三十分（下午3时30分）；正负整数、分数、小数、百分比、比例等：如十八个月（18个月）、二十四小时（24小时）、三分之一（1/3）、一千二百元（1200元）、四比一（4：1）、2万3千（2.3万）；,六、公文写作常见问题解析,40,（四）、语法毛病1、搭配不当：如上述问题，今后准备进一步加强和改进（解决和纠正），加强（快）内部管理制度改革和建设的步伐，进行（召开）了研讨会；2、语序不当：如这个问题应当高度地引起关注，往往有些员工不严格遵守纪律；3、修辞不当：如反应（映）的情况，反映（应）强烈，违返（反）纪律；,六、公文写作常见问题解析,41,六、公文写作常见问题解析,（四）、内容不简练1、长篇大论，篇幅长，空话套话多，未能按照公文就事论事、简练简短的要求来写；2、标题与正文内容不配称，未能按照开门见山、直接入题的要求来写；,42,起草文件原文,标题不符合公文写作要求,正文内容不能紧扣主题,简称不准确,43,修订后文件,44,起草文件原文,标题不符合公文写作要求,正文内容不能紧扣主题,45,修订后文件,46,起草文件原文,47,修订后文件,48,企业基本概况介绍,49,七、公文字体字号标准,1、密级用三号黑体字2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字3、文号用四号仿宋体字加黑4、签发人用三号楷体字5、标题用二号宋体字加黑6、大小标题号“一、二、三”用三号黑体；“（一）（二）（三）”用三号仿宋体字7、正文用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字）8、批转（转发、印发）通知，通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字10、印发传达范围用三号仿宋体字11、“主题词”三个字用三号黑体字；词组用三号宋体字12、抄送机关名称用四号仿宋体字13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字；印发份数用五号仿宋体字,50,1、强化责任心，严格审核把关，确保准确；2、严格按照公文的格式要求书写，事实清楚，语言简练简洁；3、从日常工作做起，细节处见行动，特别是日常工作中各类材料数据的提报，一定要有简要的说明，体现管理者的职业要求；4、相互监督，相互提醒，相互提高；5、加强日常工作中的写作训练，提升写作水平和技巧；,今后公文写作及工作中相关要求与建议,51,培训到此结束,谢谢大家！如有疑问，欢迎随时交流和沟通！,