考生Excel2003的操作与应用.ppt

Excel 2003的操作与应用,Excel 2003简介数据输入单元格编辑格式设置数据管理工作表的保护与打印,Excel 2003简介,Excel 2003是Office 2003系列办公软件中的一个组件，确切地讲，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表功能。用户可以用它完成一系列商业、科学和工程任务，财务部门可以利用它来分析形形色色的数据，获得各种形式的图形报表，管理部门可以利用它处理繁重的数据，并完成各种项目的投资决策。,Excel 2003简介,启动与退出 Excel 2003的界面 Excel 2003的工作界面包括程序栏、主菜单栏、工具栏、名称框和编辑栏、工作表区域、状态栏等。新建、打开与保存 1.新建工作簿 启动Excel 2003以后，系统将打开一个新的工作簿，名为【Book1】。除了Excel提供的工作簿外，用户还可以在任何时候新建自己的工作簿，新建的工作簿暂命名为【Book2】。,新建、打开与保存,用户要建立新的空白工作簿时，有两种方法：（1）单击常用工具栏中的【新建】按钮，系统会自动的建立一个基于Normal模板的空白工作簿；Excel 2003在建立第一个文档标题栏中显示【Book1】，以后建立的其它文档的序号名称依次递增，如【Book2】、【Book3】等。（2）执行【文件】|【新建】命令，打开窗口右侧的【新建文档】任务窗格，在【新建】选项组中选择【空白工作簿】选项即可。,新建、打开与保存,2.打开工作簿如果用户要打开已经存在的工作簿，可以使用菜单命令或Excel的工具按钮：（1）单击【文件】菜单，再选择【打开】命令选项。（2）单击快捷工具按钮。使用上述任何一种方法都将弹出【打开】对话框。在此对话框中，用户可以从文件列表中选择需要的文件，或者在【文件名】对话框中键入所需文件名，然后单击【打开】按钮打开文件。,新建、打开与保存,3.保存工作簿 当完成对一个工作簿文件的建立和编辑，或者由于数据量较大需要以后再继续处理，这时用户需要将文件保存起来，方法有如下两种：（1）在工作时可以随时按下常用工具栏中的【保存】快捷工具图标。（2）通过执行【文件】|【保存】命令。如果要保存的工作簿是新建的，Excel会弹出【另存为】对话框。在此对话框中，用户可以为该文件命名，并选择要存入的文件夹。如果要保存的工作簿已经在磁盘上，则Excel不会给出任何对话框，此工作簿将直接保存到原来的工作簿所在的文件夹，并覆盖掉原来的工作簿。,数据输入,文本型数据的输入 数字、日期和时间输入 公式输入 数据填充 数据有效性,文本型数据的输入,绝大部分工作表都包含文本内容，它们通常用于命名行或列。文本包含汉字、英文字母、数字、空格以及其他合法的键盘能键入的符号，文本通常不参与计算。Excel每个单元格最多可容纳的字符数是32000个。缺省情况下，在单元格中按左边对齐。文本型数据是指字符或者是任何数字与字符的组合。输入文本型数据时，用户应先选中活动单元格，接着可选定输入法输入文本即可。,数字、日期和时间输入,1.数值型数据的输入 Excel在遇到范围于09中的数字以及含有正号、负号、货币符号、百分号、小数点、指数符号以及小括号等数据时，就将其看成是数字类型。输入数字时，Excel自动将它沿单元格右边对齐。2.日期和时间输入 在Excel中，日期和时间均按数字处理，还可以在计算中当作值来使用。Excel内置了一些日期时间的格式，其常见的格式为：mm/dd/yy、dd-mm-yy、hh:mm（AM/PM），其中表示时间是在AM/PM与分钟之间应有空格，例如8：30 AM，缺少空格将被当作字符数据处理。,公式输入,在单元格中输入公式后，单元格将把公式计算后的结果显示出来。输入公式时一定要先在单元格中输入一个等号“=”，然后再输入公式内容。使用公式时需要引用其它单元格，关于引用其它单元格的方法，将在公式与函数一节中详细介绍。公式中的加、减、乘、除对应于键盘上的+、-、*、/。,数据填充,当输入的数据具有一定规律时。可以使用自动填充的方式。有规律的数据是指等差、等比、系统预定义序列以及用户自定义的序列。自动填充是根据初始值决定以后的填充项。在所选中的单元格或区域的右下角有一个黑点，此黑点称为填充柄。数据填充有以下几种：（1）选取单元格区域，在所选区域的任意一个单元格中输入数据，然后按Ctrl+Enter组合键，所选单元格均被填充为此输入的数据。此区域可以是非连续区域。（2）当初始值为纯字符或纯数字时，选中一个单元格，直接拖曳填充柄覆盖所要填充的区域，即完成了填充相同的数据。（3）当初始值为字符与数字混合串时，填充时按字符不变、数字递增方式进行。（4）当初始值为Excel已设置的序列时，按序列顺序进行填充。首先在一个单元格中输入初始值，再拖曳填充柄选取填充区域，然后执行【编辑】|【填充】|【序列】命令，弹出【序列】对话框，按需要进行选择，单击【确定】按钮完成填充。,数据有效性,Excel提供了有效数据的功能，它允许用户对单元格输入数据的类型、范围加以限制，并可以设置提示信息和错误信息。设置有效数据的操作步骤如下：（1）选取要设置的单元格区域。（2）执行【数据】|【有效性】命令，弹出如图4-6所示的【数据有效性】对话框，单击【设置】选项卡。（3）在【允许】下拉框中选择一项，本例选择“整数”；在【数据】下拉框中选择一种关系，本例选择“介于”；在【最小值】框中输入数据的下界值，本例输入“0”；在【最大值】框中输入数据的上界值，本例输入“300”；若单元格中不允许有空项，单击【忽略空值】的“”。（4）单击【确定】按钮完成设置。,单元格编辑,选定单元格 插入和删除单元格 移动和复制单元格数据 选择性粘贴 清除单元格的内容 行、列编辑 单元格区域命名,选定单元格,1.单个单元格的选取 选取单个单元格可以用以下几种方式：（1）单击要选中的单元格。（2）使用小键盘上的方向键来选取单元格。（3）执行【编辑】|【定位】命令，将弹出的【定位】对话框，在【引用位置】栏中输入要选取的单元格位置名（如F18），然后单击【确定】按钮即可。2.连续单元格的选取 选取连续单元格可以用以下几种方式：（1）单击某个单元格，然后拖曳鼠标，将选取所扫描过的区域。在选择区域中第一个选中的单元格是活动单元格，如图所示，图中黑色区域是选择区，选择区内的白色单元格为活动单元格。,选定单元格,（2）先单击一个单元格，然后按下Shift键。再单击另外一个单元格。（3）用鼠标单击工作表的行号可选取整行。（4）用鼠标单击工作表的列号可选取整列。（5）用鼠标单击工作表的行号与列号相交叉的左上角位置可选取整个工作表。3.非连续单元格的选取 非连续单元格可以用以下方式选取。（1）先选择一个区域，按住Ctrl键不放。（2）再选择其它区域，这样被选中的区域均为黑色，活动单元格为最后所选区域内的第一个所选单元格。选取了单元格区域后，若在工作表中单击所选区域外的任意一个单元格，选择将被撤销。,插入和删除单元格,1.插入单元格 用户在编辑过程中可以进行插入单元格的操作，选定需要插入单元格的区域。执行【插入】|【单元格】命令，弹出的【插入】对话框。在对话框中选择想要的单元格插入方式，单击【确定】按钮即可。2.删除单元格 选定要删除的单元格，执行【编辑】|【删除】命令，弹出【删除】对话框，在对话框中选择想要的单元格删除方式，单击【确定】按钮即可。,移动和复制单元格数据,1.移动单元格数据 选择要移动数据的单元格，执行【编辑】|【剪切】命令，然后单击目标位置的首单元格，执行【编辑】|【粘贴】即可。2.复制单元格数据 选择要复制数据的单元格，执行【编辑】|【复制】命令，然后单击目标位置的首单元格，执行【编辑】|【粘贴】即可。,单元格编辑,选定单元格 插入和删除单元格 移动和复制单元格数据 选择性粘贴 清除单元格的内容 行、列编辑 单元格区域命名,选择性粘贴,首先复制选定区域，然后指定粘贴区域，执行【编辑】|【选择性粘贴】命令，弹出的【选择性粘贴】对话框。单元格有许多特性，如内容、格式、批注、边框等，有时复制数据只需要复制其部分特性，【选择性粘贴】就是为了满足这些需要而设置的。在【选择性粘贴】对话框中，“加、减、乘、除”是将源单元格区域的数据分别与目标单元格区域的数据进行加、减、乘、除运算后填入目标单元格区域中，【无】是指不进行单元格之间的运算。【跳过空单元】的作用是源单元格中的空白单元格不被粘贴，以避免目标区域中相应的单元格数据被替换。【转置】是将源单元格中的行、列互换后粘贴到目标区域。,清除单元格的内容,删除和清除是两个容易混淆的概念，删除单元格是从工作表中移去这些单元格，清除单元格是指清除单元格中的具体内容（公式和数据）、格式或批注，而单元格本身依然存在。清除单元格的内容具体有以下几种方法：（1）先选取单元格区域，执行【编辑】|【清除】|【内容】命令。（2）先选取单元格区域，按Del键。（3）右击选取单元格区域，在弹出的菜单中执行【清除内容】命令。,行、列编辑,1.插入行或列 选定单元格区域。插入单元格的行数应与选定单元格区域的行数相等。执行【插入】菜单中的【行】命令，则会在选定区域的上方插入与选定单元格区域行数相等的空行。在工作表中插入列的操作同在工作表中插入行的操作相似，只需要将针对行的操作改为针对列的操作即可。2.删除行或列 删除行和列的操作很简单，只要选定要删除的【行】或【列】编号，然后执行【编辑】菜单中的【删除】命令，就可以删除选定的【行】或【列】。,单元格区域命名,在公式和函数在默认情况下，单元格的地址就是它的名字。如D4，F7等。每个单元格都有一个唯一的地址，用该单元格在工作表中所在位置的行号和列号表示，即单元格的地址是由列号加行号组成。在公式和函数的使用中，数据区域是固定的。当引用一个数据区域时，一般用该区域的起始地址来表示，如B2：E2，这很不直观。给单元格区域命名有以下两种方法：（1）选取单元格区域，如B2：E2，单击编辑栏左端的名称框，输入新名称，如“张三工资”，按Enter键结束。此时B2：E2区域名称显示为“张三工资”了。（2）选取单元格区域，执行【插入】|【名称】|【定义】命令，弹出【定义名称】对话框，在对话框中输入新名称，单击【确定】按钮完成命名操作。单击【添加】按钮将名字添加到名称列表中；单击【删除】按钮可从名称列表中删除所选中的名字。单元格区域命名后，可以从编辑栏的名称框中单击名称，来快速选取单元格区域。,格式设置,自动套用格式 设置单元格格式 边框和底纹 单元格的合并与居中 条件格式,自动套用格式,为了使用户能快速地对单元格格式化，Excel提供了17种格式。自动套用格式操作步骤如下：（1）选取要自动套用格式的单元格区域。（2）执行【格式】|【自动套用格式】命令，将弹出的对话框。（3）选择合适的一种格式，单击【确定】按钮即可。,设置单元格格式,Excel中的单元格可以设置各种格式，包括设置单元格中数字的类型、文本的对齐方式、字体、单元格的边框以及单元格保护等等。不仅单个单元格和单元格区域可以设置格式，一个或多个工作表也可以同时设置格式。设置单元格格式的方法如下：（1）选定要进行格式设置的单元格或者单元格区域；（2）单击【格式】菜单，在弹出菜单中选择【单元格】选项，将弹出【单元格格式】对话框。（3）在【单元格格式】对话框中设置单元格格式后，按【确定】按钮。,边框和底纹,添加边框线不但可以使工作表更加美观，还可以区分工作表的范围，使工作表更加清晰明了。选择要添加边框的单元格区域，执行【格式】|【单元格】命令，在弹出的【单元格格式】对话框中选择【边框】选项卡。在此对话框中用户可以根据需要设置边框选项卡中的各个选项。默认情况下，单元格既无颜色也无底纹图案。给单元格添加底纹图案可以增强单元格的视觉效果，还可以突出需要强调的数据。在对话框中选择【图案】选项卡，在此用户可以设置单元格的底纹颜色和图案。还可以在示例框中预览设置的效果。,单元格的合并与居中,在制作表格时，经常需要用一个表头来描述表格的内容，但表头的文字一般较多，可以使用单元格的合并及居中来完成表头的制作。选择要合并及居中的单元格区域，执行【格式】|【单元格】命令，在弹出的【单元格格式】对话框中选择【对齐】选项卡，单击【合并及居中】选项，单击【确定】按钮即可。,条件格式,为了突出表示某些数据内容，在工作表中把这些满足一定条件的数据明显地标记出来，这就是条件格式化。,公式与函数,单元格引用 常用函数,单元格引用,1.键盘引用单元格 例1：在F3单元格中求B3、C3、D3、E3单元格数值之和。操作步骤如下：（1）单击要输入求和公式的单元格F3。（2）从键盘输入公式：=B3+C3+D3+E3，该公式同时显示在公式编辑行中。（3）按Enter键确认输入完成，F3单元格内显示计算结果。2.鼠标引用单元格例2：在E3单元格中求A1、C2、D3单元格数值之和。操作步骤如下：（1）单击要输入求和公式的单元格E3。（2）输入公式的起始符号=。（3）单击要引用的单元格A1，A1单元格被一个虚线框套住，同时A1单元格的地址显示在E3单元格中。,单元格引用,（4）在E3单元格中输入一个加号。（5）单击要引用的单元格C2，C2单元格被一个虚线框套住，同时C2单元格的地址显示在E3单元格中。（6）在E3单元格中输入一个加号。（7）单击要引用的单元格D3，D3单元格被一个虚线框套住，同时D3单元格的地址显示在E3单元格中。（8）按Enter键确认输入完成，E3单元格内显示计算结果。,单元格引用,单元格地址有3种表现形式：相对引用地址、绝对引用地址和混合引用地址。3.相对引用地址 Excel中默认的单元格引用为相对地址引用，当复制相对引用的单元格时，公式中的相对引用的单元格地址发生变化。相对引用地址用单元格地址表示，如A3。4.绝对引用地址 绝对引用是指引用单元格和被引用单元格的位置关系是固定的，公式中的绝对引用不会随单元格地址的变化而变化。绝对引用地址在单元格地址的行号和列号前加“$”符号，如$B$6。,单元格引用,5.混合引用地址 混合引用是指在公式中引用单元格地址时，单元格地址的行号和列号一个用相对引用而另一个用绝对引用的方式。例如，B$6和$B6就是混合引用方式。在混合引用方式中，相对引用部分随地址的变化而变化，绝对地址部分不随地址的变化而变化。,常用函数,1.SUM函数功能：计算多个参数和值。语法：SUM（a1,a2,）a1,a2,为1到30个求和参数。2.AVERAGE函数功能：对所有参数求算平均值。语法：AVERAGE（a1，a2，）a1,a2,为1到30个求平均值的参数3.MAX函数和MIN函数功能：MAX函数求指定区域的最大值。MIN函数求指定区域的最小值。语法：MAX（a1,a2,）MIN（a1,a2,）a1,a2,为1到30个求最大值或最小值的参数,常用函数,4.COUNT函数 功能：计算指定区域中的数字参数和包含数字类型数据的单元格的个数。语法：COUNT（a1，a2，）a1,a2,为1到30个包含各种类型的参数，但只有数值类型数据的单元格才被计数，包括数字、时间和日期。文本型数字、逻辑值和空参数作为直接参数时也被统计。5.TODAY函数和NOW函数功能：TODAY函数返回计算机内部时钟当前日期的序列数。NOW函数返回计算机内部时钟当前日期和时间的序列数。语法：TODAY（）NOW（）TODAY函数和NOW函数没有参数,图表,创建图表 编辑图表,创建图表,1使用图表向导创建图表 使用图表向导可以帮助用户更加方便、快捷、准确地进行图表的创建工作，而且能创建出非常丰富的图表。2.使用图表工具栏创建图表 如果用户所需创建的图表很简单，则使用【图表工具栏】是一个很好的选择。执行【视图】|【工具栏】|【图表】命令。使用【图表】工具栏创建图表，步骤如下：（1）数据的选定。选择图表中要包含的数据单元格，选择数据区域A2：E6。（2）单击【图表类型】按钮右边的下拉箭头，在弹出的图表类型列表。（3）在图表类型列表中单击【折线图】按钮。,编辑图表,当选中图表或图表对象时，该图表或图表对象就会被框起来，在边框线上出现八个小黑方块，是大小控制点。拖动图表即可移动；Ctrl+拖动图表则可以进行复制图表；拖曳大小控制点可以进行缩小与放大图表；按Delete键可以删除图表。当然，同其它图形操作一样，也可以使用【剪切】、【复制】和【粘贴】命令进行操作。,数据管理,数据排序 数据筛选 分类汇总 数据透视表,数据排序,所谓排序就是指按照指定的顺序重新排列工作表的行，但是排序并不改变行的内容。以前面使用的学生成绩表为例进行说明。（1）先选中数据表中的一个单元格。（2）执行【数据】|【排序】命令，弹出【排序】对话框。（3）在【主关键字】的下拉列表中选取“英语”；在【次要关键字】的下拉列表中选取“化学”；在【第三关键字】的下拉列表中选取“体育”。（4）单击【确定】按钮，完成排序任务。排列结果如下：先把学生的数据按英语分数从低到高排序；若英语分数相等，则按化学分数排序；若化学分数也相等则按体育成绩的分数排序。若使分数从高到低排列，则应将每个关键字的右侧的【升序】换为【降序】。如果自定义排序次序，则单击【选项】按钮，弹出如图4-28所示的对话框。在【自定义排序次序】下拉列表中可选择自定义排序的次序。若想区分大、小写，则选中【区分大小写】复选框。,数据筛选,1.自动筛选 可以实现较简单的筛选功能。自动筛选操作简单，用户可以很方便地筛选掉那些不满足条件的数据。2.高级筛选 高级筛选允许设定更为复杂的条件去筛选记录。使用高级筛选时，必须先建立一个条件区域。在条件区域中指定筛选的数据要满足的条件，条件区域的首行中包含的字段必须与数据库中的字段保持一致。在条件区域中不一定要包含数据库中的所有字段，但条件区域中的字段必须是数据库中的字段。在条件区域的字段名下面必须有两行空行，一行用来输入筛选条件，另一行用于与数据区分隔。,分类汇总,对数据进行分汇总也是分析数据时的一种常用方法。例如在如图4-14的成绩表中加入年龄这一列，利用分类汇总进行数据的分析。1.创建一级的分类汇总 下面以如图4-34所示的工作表为例，说明如何创建一级的分类汇总。使用户可以清楚地看到不同年龄学生的各科平均成绩。操作步骤如下：（1）使用在前面所讲的排序方法对年龄进行升序排列。（2）执行【数据】|【分类汇总】命令，弹出如图4-35所示的【分类汇总】对话框。（3）设置【分类汇总】对话框。在分类字段中选择【年龄】，汇总方式为【求和】，汇总项为【英语】，如图4-35所示。（4）单击【确定】按钮，分类汇总后的结果如图4-36所示。,分类汇总,2.创建多级的分类汇总 多级汇总是指在原有普通的分类汇总的基础上再对其他的字段进行分类汇总。例如要在原来汇总的基础上再对性别进行汇总，操作步骤如下：（1）执行【数据】|【分类汇总】命令。（2）设置【分类汇总】对话框。将分类字段设置为【性别】，汇总方式为【求和】，汇总项为【英语】，如图4-37所示。取消【替换当前分类汇总】复选项。（3）单击【确定】按钮，汇总结果如图4-38所示。如果要清除分类汇总，则操作步骤如下：（1）单击分类汇总数据清单中任意单元格。（2）执行【数据】|【分类汇总】命令。在【分类汇总】对话框中选择【全部删除】即可从现有的分类清单上删除所有的分类汇总信息。,数据透视表,数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。阅读一个有很多数据的工作表是很不方便的，可以根据需要，将这个工作表生成能够显示分类概要信息的数据透视表。小小的数据透视表就能够迅速方便地从数据源中提取并计算需要的信息。,工作表的保护与打印,保护工作表与共享工作簿 页面设置 打印,保护工作表与共享工作簿,1.保护工作表保护工作表功能可以防止修改工作表中的单元格、Excel宏表、图表项、对话框编辑表项、图形对象等等。保护工作表的具体步骤如下：（1）激活需要保护的工作表，执行【工具】|【保护】命令，在弹出子菜单中选择【保护工作表】选项，将弹出【保护工作表】对话框；如图4-45所示；（2）在【保护工作表】中选择保护的选项、输入密码后，单击【确定】按钮。输入密码（可选）可以防止未授权用户取消对工作表的保护。密码可以为字母、数字、符号，并且区分大小写。密码的长度不超过255个字符。,保护工作表与共享工作簿,2.创建共享工作簿共享工作簿是多个用户都可以使用的数据清单。它必须存放在网络上的共享文件夹中才能够被多个用户使用。创建共享工作簿的步骤是：（1）打开要共享的工作簿，执行【工具】【共享工作簿】命令，将弹出【共享工作簿】对话框；（2）在【共享工作簿】对话框中，选择【编辑】选项卡，选中【允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并】复选框，如图4-46所示；（3）在【共享工作簿】对话框中单击【确定】按钮，将出现如图4-47的提示，单击【确定】保存工作簿；（4）执行【文件】|【另存为】命令，将弹出【另存为】对话框，将共享工作簿保存在其他用户可以访问到的一个网络资源上。,页面设置,首先在【文件】|【页面设置】命令，然后在【页面设置】对话框中单击【页面】选项卡来配置所要打印页面的显示方式，如图4-48所示。方向设置是用来设置打印纸的方向。【纵向】选项是指打印纸垂直放置，即纸张高度大于宽度。【横向】选项是指打印纸水平放置，即纸张宽度大于高度。一般来说当需要打印的工作薄有多列时，使用横向打印是很好的。缩放是用来对工作薄进行放大或缩小的一种方法，这样能够使工作薄更好的适应纸张。用户可以根据实际需要按正常尺寸的百分数进行设置，或者告诉Excel自动缩放输出内容以便容纳在指定数目的纸张中。可以在【纸张大小】列表框中选择用户所需使用纸张大小。纸张大小的选择取决于实际工作和所用打印机的打印能力。可以在【打印质量】列表框中选择所需的打印质量，这实际上是改变了打印机的打印分辨率。打印的分辨率越高，打印出来的效果越好，打印的时间越长。打印的分辨率是与打印机的性能有关，当用户所配置的打印机不同时打印质量的列表框内容是不同的。在一般情况下，【起始页码】的设置使用默认状态。当工作薄中设置了包含页码的页眉或页脚时，可以使用这个选项。,页面设置,2 页边距设置 选择【页边距】选项卡可以对整个纸张的上、下、左、右边距进行设定，如图4-49所示。可以使用【页边距】选项卡进行整个纸张的边距的调整。在实际工作中当遇到最后一页只包含少数数据时，可以通过调整上、下边距使其最后一页的数据包含在前面的页中，以节省纸张。还可以通过居中方式的选择对数据进行居中，所使用的居中方式有两种：（1）水平居中，可以使数据打印在纸张的左、右边缘之间的中间位置。（2）垂直居中，可以使数据打印在纸张顶部和底部之间的中间位置。,页面设置,3 工作表设置【工作表】选项卡是控制与工作薄相关选项的地方，如图4-50所示：在一般情况下打印区域默认为打印整个工作表，此时【打印区域】框内为空。可以通过引用单元格来设置打印作业所要打印的范围。另外，可以在【文件】|【打印区域】中的【设置打印区域】选项来预选打印区域。如果要清除打印区域，在【文件】|【打印区域】中的【清除打印区域】即可完成。当打印一个较长的工作表时，常常需要在每一页上都打印行或列标题，这样可以使打印后每一页都行或列标题，以便查看。Excel允许用户指定行标题、列标题或二者兼有。具体操作步骤如下：选择【工作表】选项。指定打印在每页上的标题行，选择【标题行】，然后在工作表中进行单元格引用，以确定所需指定的标题行。指定打印在每页上的标题列，选择【标题列】，然后在工作表中进行单元格引用，以确定所需指定的标题列。单击【确定】按钮。,打印,1.打印预览在一个文档打印输出之前，需要通过多次的调整才能达到满意的打印效果，这时用户可以通过打印预览在屏幕观察打印效果，而不必打印输出后再去修改，如图4-51所示。可以通过多种方式进入打印预览窗口：（1）从【文件】菜单中选择【打印预览】项。（2）单击常用工具栏中的打印预览快捷按钮。（3）单击【页面设置】对话框中任意一页上的【打印预览】按钮。（4）单击【打印】对话框中的【打印预览】按钮。在【打印预览】窗口中可以有多种方法检验工作表打印输出的效果。,打印,2设置打印选项 当设置好页面后，就可以开始准备进行打印。在打印之前用户还必须进行打印选项设置。在【文件】|【打印】选项，进入【打印】对话框，如图4-52所示。【打印机】：在【打印机】框中显示出当前打印机的信息。可以从列表框中选择自己配置的打印机型号。单击【属性】按钮，可以在打印机属性对话框中改变打印机的属性。【打印到文件】：选中此复选框，按【确定】按钮后，将当前文档打印到文件而不是打印机。【范围】：可以指定打印页。这样在不需要对全部内容进行打印时，就可以通过此项来选择所需打印的页。【打印】：用于确定打印区域，共有3个选项，分别为选定区域、选定工作表和整个工作簿。,打印,【份数】：确定所需打印内容的打印份数。【预览】：单击该按钮表示进入打印预览窗口。当设置完打印选项后，就可以单击【确定】按钮开始打印了。,