《信用帐务管理》PPT课件.ppt

方便群营业本部,信用、帐务管理,2,课程目的,于课程结束时,你能 正确操作结帐流程，达成帐款安全回收 掌握逾期帐款解决方式 掌握信用额度的设定方式,3,课程全貌,信用帐务管理,1 意义,2 帐务管理 流程,3 帐务管理的相关事项说明,4 案例介绍,5 总结,4,课程大纲,一、意义二、帐务管理帐款特性资料的建立出货流程发票领用及修改对帐冲帐预提汇票审核及退票的处理缴款清帐对帐单返回收款作业注意事项,三、帐务管理重点事项说明 逾期帐款 呆帐 客户倒闭 清户作业 信用额度的设定四、案例五、总结,5,信用、帐务管理课程进行规划表,6,一、意 义,收款是销售的最后一个也是最重要的销售步骤.信用评估对客户经营风险起到风向标的作用,7,简单化标准化资讯化即时性循环性,二.1 帐务管理-帐款特性,8,二.2 帐务管理-客戶资料档的建立,客戶资料卡的填写客戶执照的取得及检视客戶帐期的设定客戶信用额度的设定依层级审批,9,二.3 客户开户之基础资料建立,业代应于客户基本资料调查表注明客户之各种基本资料-参考附件。营管应留存客户以下资料之影印本：营业执照、税务登记证明、银行开户证明。对直营客户或有放帐之客户，应再留存经营者个人身份证影印件。营业提供资料及营管单位负责建档。营管如发现资料不全应不予开户。,10,二.4开户格式,11,新客户第一次出货时，业代应落实下列确认作业：与客户确认出货单的签收方式（专人签字或加盖公章），避免客户不承认引起纠纷或对直营客户收款时，客户不承认已收货；确实告知客户（特别是直营客户）本公司收款时间及收款要求等事项；与客户共同确认收款时的必要凭证。对一些老客户，应补充或重新确认以上事项。,二.5 客戶资料档的建立-与客户确认收货及付款,12,业代要在拜访时及时了解客户相关人员异动信息。客户经营人员异动时，应注意相关客户基本资料是否须重新取得。客户经营人员或收货人员异动时，出货单的签收方式（签字或加盖公章），须客户以书面形式再行向营管确认。,二.6 客戶资料档的建立-人员异动,13,通常状况下直营通路会涉及帐期，帐期在年度合约中订定，帐期分类：,到货*天,月结*天,非整月月结*天,非整月月结*天延期*天,目前直营帐期签定月结30天的客户比较普遍,注意：部分客户帐期的定义与我公司帐期定义不同，签 定合约时要清楚地举例说明，避免合约无法兑现,二.7客戶资料档的建立-客户帐期的设定,14,定单名称/规格/入数/条码 SKU数量的确认(含搭赠)价格的确认(议入价/调价/促销档期变价)送货日期(促销档期)指定仓别/效期,帐款的回收从上定单开始就种下了一个又一个的因，果会因“因”而走向两个方向！,三.1 帐务管理-定单内容的检视,15,2.1 经销商出货：,营管严格执行款到发货。动用权限或保证金要严格按公司规定的权责范围执行，且在上笔传真汇票未入帐前，暂缓下次发货。业代应主动协调客户订货数量，使之配合车辆装载量。如为配合车辆装载量而有超送情况时，业代应先行知会客户并于事先确认货款补交事宜，以避免发生欠款发货或超送拒缴等情况。,三.2 帐务管理-出货,16,2.2 直营出货：,按信用额度及帐龄时间审款。当客户发生逾期帐款-对一些特供客户或只交易一次之户，应坚持开户资料中帐款回收的原则，若有个案应先呈权责主管核准。,17,经销商出货单回执联，由车队交回营管部，作为运费结算之凭证，并由营管存档。送货单位应于当日或次日早晨将直营客户出货单回执联交回营管保存，避免遗失。直营出货单回执联及发票在结款前由营管存档保管。客户签回之对帐单或者验收单，营管应妥善保存，尤其针对未结回款之客户签回对帐单更应注意保存。,三.3 帐务管理-单据保存,18,当日的出货发票，营会会于次日开列并装入业代的发票袋中营会打印出发票核对表，业代在领票时在发票核对表上签收后营会将发票核对表存档保存营会跟催业代交回客户之发票签收证明，以避免发票丢失后给公司带来损失（公司规定业代领出发票应于3日内将发票签收证明交于营会处，如发票未送出应将发票退回）请业代按规定时间领票,三.4 帐务管理-发票领用,19,增值税发票、普票的改票-凡退票在2个月以内-2个月以上退票-3个月以上退票-请业代多与客户沟通，劲早知道客户基本资料变更以减少改票数量,部分城市发票时间超过90天即会作废,三.5 帐务管理-修改发票,20,直营客户开发票的形式包括:随车附发票依客戶签收开立发票月末汇总开发票确认客户的结帐日确认客户收发票的時间,三.6 帐务管理-请款寄单作业,21,帐扣明细帐扣款 专卖费/端架费/陈列费/节庆费/赞助费/劳务费/退佣费/奖励金/退货单/年度合约之相关费用/缺货罚款等.3.冲帐凭证(发票明细表)4.缴款单填写(帐扣请款单),三.7 帐务管理-对帐冲销作业,22,1.预提內容 年度合约费用 租架费用 活动促销费用2.确实显示当月营运状况3.清楚客戶的活动及利润状况,三.8 帐务管理-费用预提,23,注：对帐程序因客户而异，造成结帐结果不同，营业单位要 关注长期逾期客户，细致分析，作出正确的判断,对帐环节出现的问题会直接影响帐款的回收,24,业代或财务在收到汇票后，要对票面进行检核，避免因一些书写错误而导致退票发生。若货已发出，又发生退票，此时营管帐务作等额负值缴款，并将票据退还业代，并跟催业代要求客户将新票寄回公司，待收到新票后再重新作缴款。业代在收到新票后再将原票退还客户。,三.9 帐务管理-汇票审核及退票处理,25,业代收回支票需填好缴款单交至出纳处 签收并索取回执联备查.（缴款单上所列项目均应填写）缴款单上需注明每张发票的号码及金额便于营会清帐（如为全月货款或业代协同清帐均需注明）支票入帐后方能在系统中输入缴款并清帐后.逾期客户才能出货（只有工行带密码的支票可当时到帐，二次交换的支票为次日下午4：30分到帐，一次交换客户需延长一日方可到帐）请业代自行计算好到帐时间再上订单,三.10 帐务管理-缴款清帐,26,直营客户对帐单以加盖客户公章或财务章为宜，若实际操作确实困难，可提供客户对帐人员的签字版以核对对方签字字体.对确实对方不予合作之客户，可请对方提供对帐资料由我方业代核对确认.总公司要求在部主管行销月报中增加“客户对帐单”的返回状况表,三.11 帐务管理-客户对帐单的返回,27,业代收款以收票据为原则，不得收现金。客户若用支票缴款，则支票须填有公司抬头。缴款的执行及复核分别由业代及营管负责。业代如有延迟缴款情况，营管应反馈其权责主管。,三.12 帐务管理-收款作业注意事项,28,四、帐务管理-逾期帐款的消失,29,月末最后一日出货漏结原因为有退货需改票，改后发票的日期已为次月日期，业代应以出货单日期为准。公司帐款与客户帐款有差异客户拒付货款要求业代及时核对出货单、验收单等原始单据，如发现问题及时找物流人员解决。客户资金紧张拒付此时业代应提高警惕，加紧催讨以避免公司利益受损,四.1 帐务管理-逾期帐款的原因,30,营管每月5日提供帐龄分析表给营业，业代及时追讨。业代应与客户签定还款协议，确认债权。出现逾期帐款后，营管应及时查核出货单、发票、对帐单等债权凭证，如有欠缺时，应先行呈报营业主管，并协商补全办法。对一些商场扣点等凭证要及时取得，及时冲帐。,四.2 帐务管理-营会提供逾期帐款资讯,31,四.3 逾期帐款追踪,查明原因责任归属重新补件追踪进度善用稽核,32,电脑内容的修正找对原因后的补救再次投单送件 他错-要求当月付款 我错-拜托当月付款,四.4 帐务管理-逾期帐款查明后补救,33,对可能发生呆帐之案件，营业单位应确实掌握相关法规之诉讼时效。发生欠款后，以最后一次向客户催款之次日起2年内提出诉讼有效。催款时间应在客户签认收货后2年内。最后一次催款时间以客户签认或邮局回执联为凭证。若无凭证证明最后一次催款时间，则以客户签认收货后2年内提出诉讼有效。,四.5 帐务管理-呆帐诉讼时效之掌握,34,四.6 报呆签呈及呆帐报告,35,客户破产倒闭后，业代应及时了解客户是否到工商局登记，是否登报公告、是否登记债权、是否有上下级公司可供追讨等情况，以便对追讨或诉讼作准备。客户破产倒闭后，如业代拉回客户货品充抵货款，在拉回货品后，应专案及时处理，所得款项及时冲销该笔帐款，差额部分再另行提报。,四.7 帐务管理-客户倒闭,36,四.8 客户清户-原因,长期不与公司发生交易，逾一年以上.客户不遵守公司规定，公司决定与其终止业务往来关系.,37,四.9 提报清户签呈,客户与公司若有债务问题，则暂不清户,通知营业解决后再重新申请。2.业代负责提报客户的清户签呈。3.签呈中应注明的基本事项：A：客户名称代码及所属所别 B：清户的具体原因 C：到最后一次交易为止之客户余额 D：到最后一次交易为止之客户返利余额,38,四.10 签呈之附件,与客户最后一次交易之月份的有客户确认的对帐单.到当前为止客户促销案TP1余额.,39,四.11清户签呈的审批,营业所长签核营业部主管签核会签财会部总经理核准,40,五.帐务管理-信用额度的设定,41,五,1 直营客户信用额度及帐龄管理,业代应依客户营业状况，呈报客户信用额度建议，经呈各级主管核准后，确定该客户之信用额度(建议以淡旺季调整客户信用额度)。客户帐龄依公司一般规定订定，如有个案拟延长或缩短，应签呈报权责主管核准后实施。营管根据客户实际销售及回款情况，定期与营业单位重新讨论额度及帐龄之设定。营管如发现出货超出额度或收款超过帐龄而未经权责主管核准时，应及时反馈权责主管。,42,五.2 信用额度的设定,三个月平均销售金额合约的帐款日期加分因素 减分因素 全球性客户+50%逾期款超半个月营业额-50%政府关联客户+30%生意衰退-20%三天内准时付款+20%有坏帐记录-50%无坏帐记录+30%无理由拖欠帐款 停貨 生意成长+10%逾期款超二个月营业额 停貨确定客户信限系数及信限金额每月进行检视及维护,信用额度计算方式：=3个月的平均销售额*（结帐时间/30）*1.3（系数）,43,R3信用额度评估的路径（营业专员有权限查核）：报表-营销管理-营管其他报表-信用额度查询评估表,五.3 路径,44,五.4 相关核决权限：,45,家乐福对帐流程,业代1日送票：一般等候60分钟时间,家乐福财会对票：7-15日,如有错票财会7-15日通知我方业代取票（错票2%）,等待结款：应结帐款-帐扣款（结款过程中直接将当月及前期发生的帐扣款一并扣除）,问题1：帐扣款客户无法及时提供发票，造成营业无法冲帐，产生逾期帐款,一般状况下每2-3天送一次票：减少差异，尽快结款,家乐福提供帐扣款发票：60天欧尚提供帐扣款发票：30-45 天沃尔玛提供帐扣款发票：45天 家乐提供帐扣款发票：30-60天,易初莲花对帐流程,业代随时送票,五.5 案例介绍,客户财会直接现场对票（60分钟）,无问题的税票于下月的当日后的固定10、25日的周二、周四结帐,问题2：年度协议中签定的客户帐期与公司的帐期理论值不同，各地执行过程中变数较大 如欧尚客户：签定的帐期为30天，实际操作需要30-45天不等问题3、因需要随时递票，会突显业代结帐功能，客户拜访时间会以送票时间为准,46,总结,学做生意前先学收款例行的/即时的/重要的跟催(Follow),47,行动计划及解决时限：学员填写 逾期帐款比例控制在：%区域内客户信用额度重新订定：区域内问题客户的帐款解决：姓名：通路：,48,课堂作业：1、信用额度的计算方式？2、客户档案的填写？3、人员异动时客户档案如何修改？4、总经理的相关核决权限？,49,课程的结束是行动的开始,敬请指正！,