《会议管理技能》PPT课件.ppt
会议管理技能培训,上海涛志企业管理咨询有限公司,课程目标,了解会议的目的、种类和体系了解会议效率不高的原因及对策掌握有效为会议做准备的要领掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧,一、会议的意义二、会议的目的和种类三、会议的效率与规范四、成功会议的决策,大 纲,（一）集思广益,一、会议的意义,集思广益图,一、会议的意义,（二）增强组织性,一、会议的意义,一、会议的意义,一、会议的意义,（三）帮助群体沟通,开会绝大多数情况下都是一种群体沟通，会议这种方式是任何方式都无法代替的。这种方式最直接、直观、最符合人类原本的沟通习惯。,一、会议的意义,沟通 传达资讯 协调矛盾或监督员工 达成协议于解决问题 资源共享 头脑风暴，开发创意 激励士气,二、会议的目的和种类,（一）会议的目的,二、会议的目的和种类,二、会议的目的和种类,（二）会议的种类,二、会议的目的和种类,（二）会议的种类,二、会议的目的和种类,会议的三种致命伤主持人的技能会议的地点会议的准备工作,三、会议的效率和规范,三、会议的效率和规范,（一）效率不高的原因,三、会议的效率和规范,三、会议的效率和规范,三、会议的效率和规范,（一）效率不高的原因,（二）高效会议的八大特征：,只在必要时才召开事先已经好好筹划过拟订和分发好议程表遵守时间,三、会议的效率和规范,一切按计划执行请最有经验和有才能的人出席做出评论和归纳记录所有决定、建议和负责人,三、会议的效率和规范,（二）高效会议的八大特征：,三、会议的效率和规范,会议规范包含三个部分：1.时间安排的规范2.会议规范3.固定的会议流程规范,（三）会议的规范,三、会议的效率和规范,1.会议的时间安排规范,8：009：00发言欲望没有被唤醒，不宜让与会者对提议有太多回应或进行业务分析9：0010：00 是和一对一的会谈，也是进行业务会谈的最佳时机10：0012：00或13：0015：00适合集思广益。大家利用头脑风暴法，不断向出新点子，新方法。15：0017：00最好不安排会议,（三）会议的规范,三、会议的效率和规范,2.会议规范：指大家达成共识的会议守责,会议安排人负责协调大家的时间，已找出最适宜所有与会人参加的开会时间会议应有书面通知、议程表及相关资料准时开始和结束的前提。根据可以接受的方式制定对迟到者的惩罚措施，如唱歌、捐钱等鼓励发表不同意见会议结束当天或第二天，与会者应拿到会议记录在刚刚结束完培训的一至三个月内，开会时请第三方监控，以保证质量，第三方可以由培训师或人力资源部担任,（三）会议的规范,三、会议的效率和规范,3.固定会议流程规范,一个中心：指整个会议的议程两个基本点：会议的一头一尾,（三）会议的规范,三、会议的效率和规范,如何作开场白合理分配发言时间如何掌握议事进度达成决议圆满结束会议,四、成功的会议策略,如何作开场白,简洁、系统，有明确宗旨的谈话。内容包括开会的目的、时间安排、议事方式、纪律规则等,四、成功的会议策略,四、成功的会议策略,合理分配发言时间,主持人发言时间应掌握20/80尽量保持每个人发言机会均等尽量形成一种互动的会议气氛,四、成功的会议策略,如何掌握议事进度,语言方式：例：面对滔滔不绝的发言者非语言方式：眼神、手势达成决议：,四、成功的会议策略,（1）彼得.德鲁克决议法,用“足够多”的时间检视困难所在，并使与会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论之客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益率 聘雇有无采集更多参考资料的需要征求反对意见寻求个与会者对各提案的认同对提案作适当的修正妥协确认仪式结果组成或指定议案执行的监督单位,如何掌握议事进度,四、成功的会议策略,（2）四种群体决策,如何掌握议事进度,四、成功的会议策略,（3）四种团队决策法,团队决策之一：头脑风暴,无拘无束地提意见，追求数量将点子记在大家看得见的地方 供大家参考/启发鼓励结合他人的想法提出新构思与会者不分职位高低，平等议事不允许在点子汇集阶段批评或反驳别人,如何掌握议事进度,四、成功的会议策略,团队决策之二：德尔非法专家群体决策法,特点：让专家以匿名群众的身份参与问题地解决，靠专门的工作小组协调，通过信函交流，避免面对面讨论带来的消极影响 具体步骤：由工作小组明确具体问题的内容，并涉及一系列问题解决的调查表将调查表寄给事先选定的专家，请他们提供解决问题的意见和思路，专家之间不沟通，相互保密处理这一轮征询意见，找出共同点和各种意见的统计分析情况,（3）四种团队决策法,如何掌握议事进度,四、成功的会议策略,团队决策之三：思想转化法,就是有意识的变换常规的思维方法，从不同的角度、观点甚至完全相反的方向来探索新的方案。通常人们总是觉得例行做法是唯一合理的方式，一旦换一个新的角度进行审视，就会有意向不到的发明或发现。这是突破思维模式进行决策方式,（3）四种团队决策法,如何掌握议事进度,四、成功的会议策略,团队决策之四：异地思想法,特点：让团队离开原来的工作环境，摆脱日常事务的干扰，到另外一个地方去专门研究一些问题参与决策的人离开办公室，到一个新的环境中去讨论，容易摆脱工作环境中的上下级界线及各类琐事的干扰，利于畅所欲言，作出高水平的决策,（3）四种团队决策法,如何掌握议事进度,四、成功的会议策略,要想圆满结束会议，需要做到以下三点：预留5-7钟作总结确定工作分配妥当准时结束会议,圆满结束会议,四、成功的会议策略,小结,会议的成功需要高明的策略，从会议的开始直至会议的结束，每一步都需掌握得恰到好处，只有这样才能让会议的高效变得万无一失!希望你每一次会议都硕果累累！,
