《会议管理培训》PPT课件.ppt

1,职业化训练教程会议管理培训,杭州信华精机有限公司,2,杭州信华精机有限公司,欢迎参加会议管理培训,3,会议的概念,会议是集思广益的重要场合和机会，面对面的交流，能在人们心中产生影响，能在共同目标、行动指南等多方面加深了解、明确方向。各种不同类型的会议是大多数公司决策的中心环节。,4,正确认识会议,会议指3个或3个以上的人为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。会议是一种管理工具，是人类社会特有的一种聚众议事过程。,5,对待会议的两种极端态度,1）热衷会议，强调会议的重要性，认为会议必不可少，并会举出很多冠冕堂皇的理由来维护自己的观点；2）厌恶会议，把会议当着浪费时间和精力的活动，并能举出很多理由来支持自己的见解。,6,会议的五项功能,*提供信息；*汇集信息；*解决问题；*宣传政策；*培育训练；,7,什么样的会议富于成效,*目标能被实现开会前审视会议所设目标有无实现价值；*目标能在最短时间内实现越能在短时间内实现目标越好；*与会者对会议感到满意提供机会让他们吐露心声并参与讨论；,8,不正当的会议理由,*为满足无聊的愿望而开会；*为符合惯例或传统习惯而开会；*为攀比而开会；*为表功而开会；*为推却责任而开会；*为逃避可别接触可能导致难堪局面而开会；,9,导致会议失效的因素会议前,*欠缺目标或目标不明确；*欠缺合适的议程；*与会者不当（参会者太多或太少）*开会通知时间不当，开会时间不当；*与会者无准备而来；*与会者迟到，不能即使开始；*会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦；,10,导致会议失效的因素会议中,*与会者发言离题；*让没有必要参加的人员呆在会场；*犹豫不绝，少数人垄断会议；*资料不充足，却贸然决策；*与会者交头接耳，不表明真正感受或意见；*与会者之间争论；*会议超出预定时间；*会议组织者未能总结会议成果；,11,导致会议失效的因素会议后,*欠缺会议记录；*不能对决议事项进行跟踪；*不能对会议成败得失进行检讨；*不能及时解散已实现任务的临时性工作小组；*与会者对会议感到不满；,12,会议的重要性,没有会议，任何企业都难以运作，而无效率的会议，往往大量浪费企业的成本，无法得到开会所预期的结果。会议会议，会而不议，议而不决，决而不行，行而无效；,13,会议目标的设定,*会议目标必须书面列明；*会议目标必须切合实际；*会议目标必须具体可以衡量；*会议目标所表明的必须是“应实现什么”，而非“应做什么”；,14,会议人员的选择,*对实现会议目标有潜在贡献的人；*能够因参与会议而得到好处的人；*与会者人数不宜太多，最佳为57人；,15,会议议程的拟定,*按照议案的轻重缓急编排处理的先后顺序；*每个议案应预估所需的时间并明白的标示出来；,16,会议主持者应注意的事项,*注意会议议题的先后顺序；*避免琐事占据会议的时间，必须抓住全局性和影响长远的议题；*会议必须准时开始，对迟到者进行考勤、处理；*对会议实施有力的引导；*处理好议题，应付好与会者；,17,会议的八戒,*每会必须有一个明确的目标，不开无目标的会议；*每会只应解决一个中心议题，不开有许多议题的会议；*会前必须做充分准备，不开无准备的会议；*只召开非开不可的会，不开可开可不开的会；*会议参加者必须与会直接有关，不要无关的人参加会议；*必须围绕会议议题中心发言，不要做离题的讨论；*表明观点应简洁明了，不允许重复别人已讲过的论点；*会而有议，议而有决，不开议而不决的会议；,18,会议主持的技巧,*反向讨论法发扬与会人员逆向思维对特定对象近一步完善讨论；*自由交流法各抒己见，自由发言，适合学术性会议；*头脑风暴法不受任何条框的限制，自由奔放的思考问题；*典型引路法抛砖引玉；*无主持人开会法按自愿原则对实际性问题发表或交换意见；,19,会议发言的要点,会议主持人发言的要点：*唤起听众注意，并为听众创造听取信息的欲望；*使听众确切了解所传达的信息；*说服听众，并促使听众立即采取某些行动；会议开始的引言：开始时，会议主持人要把会议的目标，进行的方式，以及他对与会者的期望简明厄要的作说明；,20,会议陈述的技巧,*要与听众保持视线接触；*灵活运用停顿技巧让听众得以深思和判断；*尽量使用听众有切身体验、易于体会的实例和轶事；*适当的改变音量、音调或语气；*要克制让听众分心的各种举动；*注意措辞，述说符合听众程度和要求的语言；*切忌一边陈述，一边翻阅讲稿，最好有投影或幻灯片；*设法发问让听众参与，避免从头到尾都唱独角戏；,21,会议倾听的要点,1.要随时掌握问题的焦点，切忌偏离主题。2.要抗拒邻座者的私下交谈。3.不要中途离席，中途离席是一种很坏的习惯，不仅有失礼仪，而且易错失良机；,22,会议倾听的常见弊病,1.做白日梦，听而不闻，视而不见，神不守舍；2.只听取话语中所传达的事实，真正重要的是话语中蕴涵的观念或用意；3.萎靡不振，振作精神是倾听的第一步；4.拒绝听取某人或某种主题话语，不能因为难以理解或不感兴趣就不听取别人的意见；5.情绪激动，必须先冷静下来再听；6.心不在焉，却摆出凝神聆听的姿态；7.笔录所听到的任何信息，无足够时间思考；,23,会议倾听的常见弊病,8.未能善用“听话别讲话快的优势”，将多余的时间用于对听到话语的总结，思考讲话者的真正用意；9.含糊不清；10.开口不能自休，不把说话机会留给听话者，致使听话者越听越不耐烦；11.说话慢慢吞吞，人们多半不愿意听此类人说话；12.神秘兮兮的说话方式；13.说话时两眼斜视；14.说话时犹豫不绝，欠缺自信；,24,会议结束要点,*会议主持人应在会议结束前几分钟对会议进行总结，在任何一场会议里面，与会者映象最深刻的就是结束前几分钟听到的话语。*最忌玮采取的会议结束方式：时间差不多了，如果各位再没有其他问题，我们就此打住，好，散会！,25,会议总结的四项要求,复述此次会议的目标；总结此次会议所取得的决议及成果；多谢与会者的参与；必要时，宣布下一次会议的目标、时间地点；,26,会议争论时的解决办法,倘若争论是离题的，应立即制止，并复述会议的目标及讨论的主题；强调“什么是对的”远比“谁是对的更重要；然后将注意力集中在论点本身，对事不对人；征求沉默的与会者的意见；会议主持者显示自己的观点或立场；,27,会议的时间性策略,*合理的安排会议时间；*颠倒会议的召开和准备时间，适当延长会议的准备时间；*把计划的会议时间减掉一半；*明确会议的开始与结束时间；*准时开会，设迟到席；*限时发言，避免“开会马拉松，发言长而空”；,28,日本人开会成功的妙诀,事前对会议的目的及开会的方式要心中有数；不可随意无目的的开会；控制参加会议的人数，无关者不可参加；严格遵守会议时间，一次会议以不超过2小时为宜；主持人有维持会议秩序和做出明确决定的责任；要避免插入与会议无关的议题；,29,日本人开会成功的妙诀,7.把会议开的生动活波；8.主持人每隔35次发言作一次小结；9.发言要简明扼要，每次不超过1分钟；10.一次只谈一件事；11.会议结束时，主持人要与全体与会者确认会议的结论；12.必要时，应在会后写出会议记录，发给每一位与会者；,30,使会议开的卓有成效,1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。3.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。4.会议要尽可能小，以免分散注意力。5.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。6.开会前必须确信一定能达到会议目的。7.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。,31,使会议开的卓有成效,8.议程要尽可能短小简单。9.尽量将议程限制于一页纸上。10.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。11.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。12.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。13.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。14.要制止支流辩论和私下交谈。15.必须尽量以积极的调子结束会议。,32,THE END,会议会议，会而有议，议而有决，决而有行，行而有效！谢谢大家！,