《会议交际礼仪》PPT课件.ppt

交际礼仪之,会议接待礼仪,目录,第一部分 会议前,第二部分 会议中,第三部分 会议后,第一部分 会议前,会议前,(三)会议前的接待工作,(一)会议前的筹备工作,(二)会议的座次安排,1、确定会议主题与议题,a、要有切实的依据；b、必须要结合本单位的实际；c、要有明确的目的。,2、确定会议名称,会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。,会议前的筹备工作,3、确定会议规模与接待规格,接待规格由会议的规模，会议的种类、主题以及参加会议的主要来宾的身份等内容来确定。,会议前的筹备工作,本着精简效能的原则会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。,4、拟定详细的接待方案,会议接待方案主要包括：接待对象和目的，接待方针，接待规格，接待内容，接待日程，接待地点，接待任务的具体分工情况，接待经费等。,会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。,5、确定会议时间、会期,会议前的筹备工作,（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。,6、确定会议所需用品和设备,（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。,会议前的筹备工作,会议前的筹备工作,7、确定邀请对象，及时准确地发放会议通知,根据会议的内容和要求来确定邀请对象。会议通知必须写明开会时间、会议主题及会议参加者 等内容。会议通知要提前发出，以便会议参加者有所准备。根据会议的内容和参加者范围，会议通知可采用张贴、邮寄和电话通知的方式。对会议参加者应清楚告知到达的路线。会议召开前一天，对重要的顾客通过电话联系，落实 是否能出席会议。,会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。,8、建立会议组织机构,会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。,9、安排会议议程与日程,会议前的筹备工作,10、制作会议证件,会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。,会议前的筹备工作,会议前的筹备工作,11、会议会场的选择,1)会场大小适中2)会场地点合理3)会场设施设备齐全选择会场时，首先要考虑与会者的人数。安排适当宽敞的地方为好。也应考虑地点对与会者是否方便；会场的设备条件是 否好；会场是否有噪音；会场的照明、空调设备是否完好等。,会议前的筹备工作,12、会场布置,可在门前插彩旗、挂彩花、彩灯，空中可悬挂写有祝贺 标语的大条幅或充气气球，会场旁边摆放花篮。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝的标语。可在会场摆放适当的盆花。桌面上摆放的茶杯、饮料，应搽洗干净，摆放美观、统 一。坐席的配置要适合会议的风格和气氛，讲究礼宾次 序。,会议前的筹备工作,准备齐全 印制足量 装订整齐 配上笔和笔记本 有关会议议题的必要资料应由会务组准备。资料应装订整齐。如果资料比较多，应用资料袋装好。,13、会议资料的准备,主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。,会议前的筹备工作,14、制定会议经费预算方案,2ABT+实际开支,15、提前进入接待岗位,会议接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。,会议的座次安排,1、大型会议 1）国际惯例，要遵循“以右为尊的原则”。2）政务礼仪，主席台座次则讲究前排高 于后排，中央高于两侧，左座高于右座。2、小型会议 1）汇报会 2）座谈、交流会,会议前的接待工作,1、会前检查,会议正式开始前一两个小时，应准备一次全面、细致的检查。,2、签到服务,设置签到台设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。备好签到簿、签字笔签字台备有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双 手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。礼貌服务,签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。,会议前的接待工作,3.引导服务(1)使用正确的规范手势(2)保持良好的身体姿态(3)配合恰当的面部表情,4.接待服务 引导入座 及时奉茶,签到后，会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。,与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。,第二部分 会议中,会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。,会议中,1、茶水服务要及时倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为其添茶水。倒水时动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能放在杯口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖，右手持水壶，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。,会议中,2、相关工作人员要随时“严阵以待”其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。做好各项准备工作。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练，避免会场上出现混乱。3、使用礼貌的方式通知他人如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。,4、做好统计工作5、遇事要镇静，及时补救6、安排布置好会后事宜做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。,会议中,第三部分 会议后,会议后,1、做好善后服务工作2、礼貌送别 3、及时清理会议文件和编发简报及新闻,