《会计凭证与账簿》PPT课件.ppt

第三章 会计凭证与账簿,账户与复式记账的相互结合，代表复式簿记系统的本质或内容，而复式簿记系统的运行，则需要借助于一定的形式或载体。从目前来看，主要的形式有两种：手写簿记形式和电子数据形式。对于手写簿记形式，主要的载体为会计凭证（会计分录的载体，当然，会计凭证还可证明经济业务已经发生）和账簿（账户的载体）；对于电子数据形式，主要的载体为电子计算机。本章主要讨论手写簿记形式。,第一节 会计凭证,一、会计凭证的意义在会计这个信息系统里，任何时候对经济业务记账，都要求有所依据，从理论上来说，没有任何依据，会计人员是不能记账的（如向财务部门报销需要发票）。那么，依据什么来记账呢？实际上，在经济业务发生时或发生后，都会产生一些书面性的证明文件，这些书面证明文件一方面能够证明经济业务已经发生，另一方面，它也包含一些财务性质的数据。会计人员在记账时，实际上依据的就是这些书面证明文件，这些书面证明文件被称为“会计凭证”。,1、会计凭证的含义：用来接受、记录经济业务发生的全部数据，以便明确经济责任，并作为登记账簿依据的书面证明文件。2、填制和审核会计凭证的意义。,会计凭证的意义,会计凭证的意义1：会计凭证是会计记录的依据，也是会计检查的依据，具有法律效力。,会计凭证的意义,会计凭证的意义2：通过对会计凭证的审核，可以监督和检查各项经济业务的合理性和合规性，从而有效地发挥会计的监督职能。,会计凭证的意义,会计凭证意义3：通过会计凭证的填制和审核，可以明确经济责任，有利于单位内部经营管理。,二、会计凭证的种类,（一）原始凭证原始凭证是在经济业务发生或完成时取得或填制，用来证明经济业务的发生，明确经济责任，并作为记账依据的书面证明文件。注意，原始凭证是证明经济业务发生的初始证明文件。,原始凭证的基本内容,原始凭证的种类,按来源可分为自制凭证和外来凭证。自制凭证：是由本企业经办人员所填制的原始凭证，如收料单、盘存表、领料单、销货发票。外来凭证：从本企业以外的其他单位或个人取得的原始凭证，如机票、车票、购货发票。注意，材料请购单、车间派工单、购货合同不是原始凭证。,原始凭证的种类,按填制次数可分为：一次凭证、累计凭证和原始凭证汇总表。一次凭证：一次填制就完成的原始凭证。一般的原始凭证都是一次凭证，如前面所说的各种原始凭证。累计凭证：经多次填制才能完成的原始凭证。如限额领料单。原始凭证汇总表：根据许多同类经济业务的一次凭证或累计凭证定期编制的原始凭证，如工资汇总表、发料汇总表。,（二）记帐凭证,记账凭证是由会计部门根据已审核原始凭证编制、载有会计分录、直接据以登记账簿的书面文件。注意（1）记账凭证实质上是会计分录的载体；（2）登记账簿的“直接依据”。会计工作的前三步：记账（对经济业务做出会计分录，实际上就是编制记帐凭证）、过账（把会计分录过入账户）、试算平衡。为什么不能直接根据原始凭证过账，而要先根据原始凭证编制记帐凭证，然后才依据记账凭证过账呢？,凭证名称,凭证编号,填制日期,经济业务摘要,会计分录,所附原始凭证张数,有关人员签章,确认与会计凭证的关系,确认分为第一次确认和第二次确认，后者我们暂时不管，我们以前对确认下的定义实际上是指第一次确认，即，确定经济业务的原始数据是否进入会计系统，何时进入会计系统，以何要素和账户进入会计系统。原始凭证的审核，解决了“是否”的问题；记帐凭证的编制基本解决了“何时”、“以何要素和账户”的问题；过账（即过入账户或登记账簿）对“以何要素和账户”问题进行了深化。因此，第一次确认是从原始凭证的审核开始，到编制记帐凭证、登记账簿结束。,确认、计量、记录和报告；记账、过账、试算平衡等等，哪个正确？抽象把握和具体环节的关系。确认是会计理论研究人员对会计工作中关键环节的一种抽象把握，而会计实务人员可能只能意识到其做的工作是审核原始凭证、编制记帐凭证、登记账簿，并不一定能意识到这些工作实质上是一个确认过程。,记帐凭证的种类,记账凭证可分为专用记帐凭证和通用记帐凭证。专用记账凭证：专门用于某一类经济业务的记帐凭证。又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，也可更详细地分为现金收款凭证、现金付款凭证、银行存款收款凭证、银行存款付款凭证和转账凭证。当发生从银行提取现金或将现金存入银行的经济业务时，一律填制付款凭证。有时，一笔经济业务可能需要填制两张凭证。通用记账凭证：适用于所有经济业务的记帐凭证（适用于规模不大、经济业务不多的企业）。,付款凭证记载与现金或银行存款支出有关的经济业务。,付款凭证记载与现金或银行存款收付无关的经济业务。,有时一笔业务会同时涉及两种不同类型的凭证。如：业主投资，一半现金，一半存货。,三、会计凭证的填制和审核（略）,第二节 会计账簿,一、账簿的意义账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿记。账簿是账户的载体，即账簿是形式，账户是内容。账簿的作用：序时记录；会计监督；为编制报表提供依据。,二、账簿的种类,（一）按用途分为序时账簿、分类账簿与备查账簿。序时账簿，也称日记账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。在我国，日记账一般只包括两种：现金日记账和银行存款日记账（P92）。,分类账簿，是按照分类账户开设，并对各项经济业务进行分类登记的账簿。分类账簿又分为总分类账簿和明细分类账簿（分别对应总分类账户和明细分类账户），见表311、12、13。,总分类账簿的格式,分类账簿与序时账簿的区别：序时账簿侧重于“序时、逐笔”，即按时间先后顺序逐笔登记经济业务，而分类账簿侧重于“分类”。分类账簿当然也是“序时”登记，但分类账簿大多数情况下不是“逐笔”登记，银行存款除了有日记账外，还有总分类账簿和明细分类账簿，而后两种账簿并非“逐笔”登记。备查账簿，也称辅助账簿，对序时账簿和分类账簿不能记载或记载不全的事项进行补充登记的账簿。特点：记载那些不对六要素产生影响的经济事项，如租入固定资产、债务担保等。,（二）按外表形式可分为订本账、活页账和卡片账,订本账的优点是可以防止账页的散失，缺点是不灵活，不便于根据需要增减账页；活页账和卡片账的优点是比较灵活，可以根据需要增减账页，缺点是账页容易散失。因此，比较重要的账簿一般采用订本账，如日记账和一些重要的总分类账，不太重要的账簿可以采用活页账或卡片账，如各种明细账簿。,（三）按账页格式可分为三栏式、数量金额式和多栏式,三栏式：表311、12数量金额式：表313多栏式：表314、15,三、账簿的设置和登记,（一）日记账的设置和登记设置：现金日记账和银行存款日记账登记：登账依据逐日逐笔日清月结（含义）账页格式：三栏式（表39）或多栏式（表310）,（二）总分类账簿的设置和登记,设置：根据总分类账户设置。登账依据：记帐凭证、科目汇总表和汇总记账凭证。账页格式：三栏式（为什么不采用数量金额式？）,（三）明细分类账簿的设置与登记,设置：根据明细分类账户设置。登账依据：原始凭证、记账凭证。账页格式：三栏式、数量金额式、多栏式,四、账簿的使用和登记规则,（一）账簿启用规则（略）（二）账簿的登记规则重点掌握账簿的更正，账簿的更正方法包括三种：画线更正法、红字更正法和补充登记法。注意，账簿的更正方法本身并不难，关键是掌握每种更正方法的适用条件，而关于适用条件书上并没有讲清。,画线更正法,适用条件：记帐凭证完全正确，过账时所过账户正确，但金额发生错误，且没有结账。所谓结账，是指在会计期末，结计出某一账户本期发生额和余额的过程。,红字更正法,适用条件：（1）过账以后发现记帐凭证中的账户用错，或账户和金额同时发生错误，不论是否结账，都用四步红字更正法；（2）记帐凭证完全正确，过账时过错了账户，或账户与金额都发生错误，不论是否结账，都用四步红字更正法；（3）过账以后，发现记账凭证中账户正确，但金额发生错误，错误金额大于正确金额，不论是否结账都用两步红字更正法；（4）记帐凭证完全正确，过账时所过账户正确，但金额发生错误，错误金额大于正确金额，且已经结账，用两步红字更正法。比较：（1）和（3）、（2）和（4）、（4）与画线更正法的适用条件。,红字更正法：适用条件（1）,例如：企业于1月10日以现金支票偿还应付勤业公司购货款80 000元，原记账凭证的会计分录如下：其他应付款勤业公司 80 000 银行存款 80 000 该记帐凭证已经过账，1月20日发现记帐凭证有错误，并予以更正。解题：首先说明本题应使用红字更正法，具体步骤如下：（1）填制一张金额为红字的记帐凭证：其他应付款勤业公司 80 000 银行存款 80 000注意：仅仅金额是红字；红字的含义；,红字更正法：适用条件（1）,红字凭证的会计分录与以下会计分录不能等同：银行存款 80 000 其他应付款 80 000（2）根据红字凭证过账，冲销原有错误分录：其他应付款勤业 银行存款 80 000 80 000 80 000 80 000,红字更正法：适用条件（1）,（3）编制正确的蓝字凭证：应付账款勤业公司 80 000 银行存款 80 000（4）蓝字凭证过账：应付账款勤业公司 银行存款 80 000 80 000 80 000 80 000,红字更正法：适用条件（1）,以上红字更正法分为四个步骤，所以可以称为“四步红字更正法”。红字凭证与原错误凭证虽然账户相同，但具有以下区别：日期、编号、摘要、金额是否为红字、附件。以上的例题中为记帐凭证中账户用错，若账户与金额同时发生错误，则更正方法与以上例题一样；若记帐凭证完全正确，只是过账时过错账户（适用条件（2），更正方法也一样。,红字更正法：适用条件（3）,设上例中，错误凭证会计分录如下：应付账款勤业公司 800 000 银行存款 800 000其他条件不变，将如何进行更正？（1）填制红字凭证：应付账款勤业公司 720 000 银行存款 720 000（2）过账：应付账款勤业 银行存款 800 000 800 000 720 000 720 000以上更正法包括两步，因此可称为“两步红字更正法”。,红字更正法：适用条件（4）,更正方法与适用条件（3）相同。比较红字更正法适用条件（4）与画线更正法的适用条件，为什么结账前用画线更正法，而结账后只能用红字更正法？因为结账以后，记账错误不仅是其本身的错误，还会导致期末发生额和余额的错误，甚至导致报表发生错误，因此无法再用画线更正法更正。,补充登记法,适用条件：（1）过账以后发现，记帐凭证中账户正确，但金额发生错误，错误金额小于正确金额，不论是否结账，都用补充登记法；（2）记帐凭证完全正确，过账时所过账户正确，但金额发生错误，错误金额小于正确金额，且已经结账。比较：补充登记法的适用条件（1）与红字更正法的适用条件（3）、补充登记法的适用条件（2）与红字更正法的适用条件（4）、补充登记法的适用条件（2）与画线更正法的适用条件。,补充登记法,设上例中，错误凭证会计分录如下：应付账款勤业公司 8 000 银行存款 8 000其他条件不变，将如何进行更正？采用补充登记法：（1）编制蓝字凭证：应付账款勤业公司 72 000 银行存款 72 000（2）过账。适用条件（2）更正方法与适用条件（1）更正方法相同。,记帐凭证是否错,所过账户是否错,四步红字,过账金额错误,是否结账,画线更正,错误正确？,两步红字,补充登记,账户是否错,四步红字,凭证中金额错,错误正确？,补充登记,两步红字,是,是,否,是,是,否,否,是,否,是,否,否,五、结账和对账,结账：在会计期末，结计出账户本期发生额和余额的过程。对账：通过各种平衡机制保证记账的正确性。具体包括：账证核对：账簿与凭证的核对。账账核对：总账借方余额与贷方余额的核对；总账与明细账的核对；会计账与统计账、保管账、业务账的核对；会计账的债权、债务与债务人、债权人的核对。账实核对：帐面金额与实存金额核对。账表核对：账簿与报表核对。,第三节 会计记账程序,前面说过，账簿是依据凭证进行登记的，但不同企业依据凭证登记账簿的方法可能并不相同，各种不同的登记方法会计上称之为“记账程序”。记账程序主要包括三种：记账凭证记账程序、科目汇总表记账程序和汇总记帐凭证程序。,一、记账凭证记账程序,程序要点：图表316。特点：直接根据记帐凭证逐笔登记总账。优点：记账程序简单明了，便于会计人员理解和操作；总账反映详细。缺点：登记总账的工作量太大，不符合总账总括反映的特点。适用性：适用于规模不大、业务不多的企业。,二、科目汇总表记账程序,为了克服记账凭证记账程序总账登记工作量太大的缺点，实践中产生了科目汇总表记账程序，其特点是：不是直接以记帐凭证登记总账，而是先对记帐凭证进行汇总，编制科目汇总表，再根据科目汇总表登记总账。科目汇总表的编制。科目汇总表记账程序的要点：图表321。,二、科目汇总表记账程序,优点：大大简化了登记总账的工作量（比较图表319与320）。缺点：不能反映账户对应关系，不便于核对账目（比较图表319与320）。因此，为了搞清账户对应关系，需要保留科目汇总表工作底稿，把工作底稿作为科目汇总表的附件装订成册。适用性：适用于业务多、规模大的企业。,三、汇总记账凭证记账程序,为了克服科目汇总表不能反映账户对应关系的缺点，实践中又产生了汇总记账凭证记账程序，这种记账程序既能减少登记总账的工作量，又能反映账户的对应关系，其主要特点为：（1）先根据记帐凭证编制汇总记账凭证，再根据汇总记账凭证登记总账；（2）汇总记帐凭证记账程序下，记帐凭证必须分为五种格式。,三、汇总记账凭证记账程序,汇总记账凭证的编制。记账程序要点。优点：既能减少登记总账的工作量，又能反映账户的对应关系。缺点：编制汇总记帐凭证的工作量较大；汇总过程中容易出错，有可能重复或遗漏汇总某些记帐凭证。适用性：适用于业务多、规模大的企业。比较三种记账程序：（1）各种记账程序的主要区别在于登记总账的依据不同；（2）三种记账程序完善性呈递进趋势，汇总记账凭证记账程序相对最为完善。最后还要注意，科目汇总表和汇总记帐凭证仍然属于记账凭证的范畴。,