《会务文书写作》PPT课件.ppt

第三章 会务文书写作,第一节 开幕词 闭幕词第二节 会议报告第三节 会议讲话第四节 典型材料第五节 会议记录,第一节 开幕词 闭幕词,一、开幕词、闭幕词的定义二、开幕词、闭幕词的特点三、开幕词的写法四、闭幕词的写法五、开幕词、闭幕词的语言六、开幕词、闭幕词的写作要求,返回主菜单,一、开幕词、闭幕词的定义,开幕词：它是会议的主要领导人代表会议举办单位，在会议开幕时对与会者的讲话，其内容一般是阐明会议的宗旨、性质、任务、目的、要求和重要意义。闭幕词：它是主要领导代表会议举办单位在会议闭幕时的讲话，其内容一般是概述会议所完成的任务，对会议的成果作出评价，对会议的经验进行总结，对贯彻会议精神提出要求和希望。,二、开幕词、闭幕词的特点,（一）、宣告性开幕词：开幕词是大会的“开场白”，它以简洁的话语宣布会议开幕。闭幕词：闭幕词是大会的“结束语”，它以简洁的语句宣布会议闭幕。（二）、指导性从内容、作用以及致词者的身份看，开幕词和闭幕词有着明显的指导性。开幕词：开幕词为会议定下主题，明确指导思想，提出了任务和要求，对会议的进行有着指导作用。闭幕词：闭幕词对会议情况进行总结、评价、对贯彻会议精神提出希望、要求，它对落实会议提出的任务起着指导作用。,三、开幕词的写法,（一）、开幕词结构开幕词一般分为标题、称谓、正文三个部分：1、标题常见的三种形式：（1）、会议名称加“开幕词”。标题下面用括号标明致词的日期，在日期下方正中写上致词人的姓名。（2）用“*在*会议开幕式（闭幕式）上的讲话”作为标题。（3）新闻式的标题，主标题揭示主旨，副标题说明“在*会议上的开幕词”。2、称谓称谓是对与会听众的称呼，写在标题下，另起一行，顶格。,3、正文开幕词正文一般分为三部分：（1）开头部分以简洁的话语宣布会议开幕，一般只有一句话，有的还在开头部分简要的说明会议是在什么形式下召开的，有什么意义，会议的筹备情况和出席会议的人员情况，等等。（2）中间部分这一部分的内容有：1）简略说明会议的主要议题和议程。2）阐述会议的意义及其重要性。3）概述会议的指导思想及今后的任务。这一部分是正文内容的重点，要写得条理清晰，重点突出。（3）结尾部分一般分为两个层次：一是向有关人员表示感谢。二是用凝练的、富有鼓动性的语言发出号召或表示祝愿。,四、闭幕词的写法,闭幕词的正文分为三个部分：（1）开头部分用简短的文字说明会议在什么情况下圆满结束或“胜利闭幕”。有时还在这一部分概括地对会议作一总的评价。（2）中间部分这一部分是主要部分，内容较多，首先对会议情况作简要的叙述和评价，然后向与会人员提出如何贯彻会议精神的要求，提希望，发号召。这一部分要写得层次清楚，重点突出，有号召力和鼓动性。（3）结尾部分代表全体与会人员对为大会工作的同志表示感谢，宣布会议闭幕。,五、开幕词、闭幕词的语言,（一）简洁明快开幕词、闭幕词的篇幅一般不长，要求写的概括，突出实质性的内容，不必旁征博引、恣肆发挥，语言要简明。开幕词、闭幕词，一为开场锣，一为收场鼓，开场要扣人心弦，收场要摄人心魄，这就要求语言明白晓畅，尽量口语化和要明快。（二）热情庄重凡是致开幕词、闭幕词的会议，其内容都较为重要，参加人数较多，影响面也较大。因此，开幕词、闭幕词在语言色彩上热情庄重。（三）富有鼓动性开幕词和闭幕词，其内容都体现了举办会议的意图和对与会者的要求。与会者不仅要照此执行，回去以后还要传达、宣讲、贯彻、落实。因此，开幕词、闭幕词要力求令人信服、给人鼓舞，语言应有鼓动性。,六、开幕词、闭幕词的写作要求,（一）要了解会议情况撰写开幕词、闭幕词，除了要掌握其结构和语言表达特点外，还要对会议的全面情况和基本精神有深入细致的了解。因此，撰写人在动笔前需要认真学习有关会议的文件材料，认真听取有关领导的指示、意见。撰写闭幕词，还需要认真了解会议进程中所发生的情况。（二）简短有力篇幅不宜过长，要写得简短有力，富有鼓动性。（三）前呼后应开幕词和闭幕词要前呼后应。,第二节 会议报告,一、会议报告的定义二、会议报告的分类及用途三、会议报告的特点四、会议报告的写法五、会议报告的写作要求,返回主菜单,一、会议报告的定义,会议报告，是会务文书中的重要组成部分。它或是指会议组织、主持单位的领导（上级部门或是本单位）向会议报告工作情况、阐述形势、进行动员；或是指专家学者就某一学术问题向与会听众发表见解；或是指先进个人、先进集体（代表）向大会报告先进事迹。它是会议主题的集中体现，是会议进程中的最重要的环节。会议报告是一种使用相当广泛的文稿，一般来说，凡是开会就得有会议报告。,二、会议报告的分类及用途,会议报告可以有多种分类：（一）工作报告这类报告是指在各种代表大会上所作的报告。其内容是将上次代表大会以来，执行大会决议的情况、问题以及经验、教训向代表们作一汇报，请求代表大会审查；同时提出下一阶段的工作任务，请大会讨论决定。,（二）形势报告这类报告内容的重点是：向与会者讲清现实情况，阐明当前形势，指出事物发展的状况，以提高群众的认识。形势报告往往在形势报告会上作。它要针对群众中的一些模糊认识，澄清事实，做出分析；从理论和实践的结合上阐明道理，解答疑难，指明方向。,（三）动员报告这类报告旨在让与会者明白完成某任务的重要性，掌握完成该项任务的方法、步骤和措施。它具有政治激励、鼓舞斗志的作用，多用于动员大会上。这类报告要写得充满激情，言简意赅，体现鼓动性、时机性和措施具体性的特点。,（四）传达报告这是指在传达有关会议的精神或上级指示所作的报告。其内容主要是传达，同时也要联系本地区或本部门、本单位的实际，传达不能走样；要突出重点；要注意有关保密规定。对于重要的精神、文件要原原本本地传达。（五）总结报告是对前段工作或某项任务完成情况进行总结的报告，多在总结大会上使用。,（六）纪念报告它要介绍被纪念的人的事迹、被纪念的事件的史实、被纪念的文章（工程）的内容和影响，还要阐明我们今天纪念他（它）的现实意义和应该采取的行动。（七）学术报告这类报告是指在自然科学领域和社会科学领域就某学术性问题阐明见解，或发布研究成果的报告，多用于学术会议。,（八）事迹报告这类报告又称典型报告，是在英模事迹报告会（表彰会）上，报告先进个人或先进集体事迹的报告。撰写这类报告，一定要注意：（1）事迹真实，切忌合理想象和夸张，哪怕是细节也不能虚构。（2）要挖掘先进人物的思想，写出先进事迹所由此产生的思想基础。（3）要合理剪裁，详略得当，生动传神，使听众如临其境，留下深刻的印象。（4）给予人启迪，激起学习的愿望。,三、会议报告的特点,（一）权威性这表现在下列几个方面：（1）从一定意义上说，报告人就是某一方面的权威。他们或是负有相当责任的领导；或是站在学科前沿的专家学者；或是作出突出贡献的英雄模范；或是与以上这些人相关的人。（2）从一定意义上说，报告内容就是权威的意见。它们或是代表一级党委、政府的意见；或是学科前沿最新成就的反映；或是时代俊杰最新风貌的表现。（3）某些会议工作报告，其作者是法定的机关，表决通过前是“准公文”，审议通过后就能行使正式公文的只能。,（二）针对性会议报告要针对会议研究的问题进行分析，作出合情合理的解说。会议报告要针对与会人员的实际解惑析难，对他们关心的问题做出切合实际的回答。（三）临时性会议报告四报告人在会议上讲话的文稿，它的效用要通过报告人的声音语言才能实现。因此，撰写会议报告，要考虑报告人和与会者的实际，其表达方式、结构形式、语言运用都应注意到临场宣讲、听讲效果。报告人在作报告时，还要根据临场实际作适当的调整。（四）重要报告撰写的集体性重要的会议报告，他代表的一级组织，讲的问题比较重要，内容涉及的面较广，一个人是难以独立完成的，需要集体撰写。,四、会议报告的写法,（一）会议报告的结构形式会议报告一般由标题、称谓、正文三部分组成：1、标题常见的形式有下列六种：（1）直接写明某人在某个会议上的报告（讲话）。（2）事由（或事项）加文种，下面写明报告人。（3）用报告人所代表的组织或机关全称加文种组成。报告已经审议通过，则在标题下什么时间第几届第几次会议通过，并加括号。（4）会议名称（加事项）加文种。（5）揭示报告主旨的标题。（6）双标题，正题揭示主旨，副题标明“在*会议上的报告”。,2、称谓写在正文之前，单列一行，顶格。3、正文正文由开头、主体、结尾部分组成。不同类型的会议报告，各部分的写法有所不同。4、开头报告开头无一定格式，写法比较灵活，有的开门见山，直接提出问题；有的概述背景，分析形式；有的说明缘起，交代目的。但总的要求是统一的：要以简明概括的语言唤起听众的注意，在理智上，感情上给听众一个强烈的影响，把听众的精神吸引到报告上来。,5、主体这是报告的核心部分。由报告人的身份、会议的背景、报告内容、与会听众各不相同，写法并不固定的模式。总的要求是：（1）要集中、具体地发展报告主题。（2）要切合报告人的身份。（3）如果是工作报告、动员报告、总结报告之类，切不要超越报告人所代表的机关单位或组织的职权范围。（4）条理要清楚，便于听众讲和记录。主体部分常见的结构方式有两种：（1）并列式（2）递进式6、结尾通常的写法是，主体部分完成了以后，另起一行，在说一句话，然后转入结尾。,（二）会议报告的表达方式会议报告常用的表达方式是叙述、议论、说明，描写和抒情用的比较少。运用方式一般是交互使用、综合使用。1、叙述和议论相结合2、说明和议论相结合,（三）会议报告的语言艺术1、文字力求口语化2、语言力求通俗易懂3、表达力求生动感人会议报告要特别讲究动用富有声音感和动作感的语言，要注意抑扬顿挫和节奏感。,五、会议报告的写作要求,（一）吃透“两头”“两头”，既一头是会议主题和精神；一头是与会者的特点。（二）观点明确会议报告，要向听众阐明看法、表明态度，要有鲜明的观点。（三）材料典型会议报告中使用的材料要真实、典型，运用的事例、数字要与事实完全相符，只有这样才能令人信服。（四）层次清晰会议报告的内容一般都比较多，篇幅也比较长，而且又具有临场性特点，因此分清层次格外重要。（五）简明扼要会议报告由于论述的问题重要，内容较多，一般篇幅较长。要尽量缩减篇幅，做到长话短说，力戒空话、套话、废话。,第三节 会议讲话,一、会议讲话的定义二、会议讲话的用途与分类三、会议专题讲话的写法四、会议发言的写法,返回主菜单,一、会议讲话的定义,会议讲话有广义和狭义之分。广义的会议讲话，泛指一切在会议上发表的具有一定目的性、条理性、完整性的讲话文告，开幕词、闭幕词、会议报告均包括在其中。狭义的会议讲话，是指在会议进行过程中，请有关领导或人士就会议主题发表的有关讲话，以及与会者围绕会议主题所作的有关发言。本节只剖析狭义的会议讲话。,二、会议讲话的用途与分类,（一）专题讲话这类讲话有两种：（1）领导在会议上就有关会议主题的某一专门问题或某一专项工作所作的指挥、指导性讲话。（2）是有关人士在会议上就会议主题的某一专门问题或某一专项工作所作的说明、补充性讲话。,专题讲话要紧扣会议主题和精神，其具体内容一般有以下几个方面：（1）对会议报告中某一重要问题的阐述和深化。（2）对会议报告的背景、撰写经过、贯彻时应注意事项的介绍、说明。（3）对会议讨论或争论中出现的比较集中的问题所作的评介和总结。（4）对和会议主题有关的党和政府的路线、方针、政策的宣讲。（5）对和会议主题有关的上级指示、会议精神的传达。（6）对关涉会议主题的热点问题和当前形势的介绍。,（二）会议发言会议发言是指与会者代表单位、组织或本人在会议上所作的发言。,三、会议专题讲话的写法,会议专题讲话的篇章结构和会议报告类似，这里只将其不同之处加以说明。（一）关于标题常见形式有两种：（1）直接写明某人在某个会议上的讲话；也可只写“在*会议上的讲话”，而把讲话人的姓名写在标题之下。（2）双标题：正标题揭示主题，副标题标明“在*会议上的讲话”。,（二）关于正文专题讲话的正文的结构以及主体部分的结构方式与会议报告基本相同。撰写时要注意的是：（1）正文内容要与会议精神和讲话者的身份相协调。（2）要与会议报告主题一致。（3）要根据发表讲话的时间、场合、适当地加上一些相衔接的语句。,（三）关于内容会议专题讲话与会议报告的精神是一致的，但又不是简单的重复、强调。会议专题讲话要写的更有针对性、更集中、更深刻。其中领导讲话应该从全局上把握会议精神，高屋建瓴地阐述道理，提出要求。（四）关于撰写会议报告大都是由会议秘书处准备，领导审阅定搞。重要的会议报告，要成立由领导成员挂帅的起草班子，经过几上几下反复修改斟酌，最后由领导班子集体讨论才能定搞。而有关人士的会议专题讲话和一般都由自己撰写；领导讲话最好也要由讲话者亲自动手撰拟。,四、会议发言的写法,（一）关于撰写发表看法、意见的发言撰写这类发言，要做到：（1）把看法、意见将清楚，说明白。（2）观点要鲜明，论据要充分，态度要明朗。（3）要言之有物，言之有理，言之有据。,（二）关于撰写谈疑惑、提问题的发言撰写这类发言，要说清楚下列内容：（1）疑惑之处，问题所在。（2）为什么会产生疑惑，问题的关键在什么地方。（3）请求谁来析疑答题，并要让听的人引起注意、思索。,（三）关于撰写介绍经验体会的发言这类发言，重点是要具体地说明做法、体会；要让听众知道是怎么做的，取得了那些效果，有什么体会。另外，也要注意把背景材料交代清楚，让听众清楚经验体会产生的依据和思想基础。同时还应该讲一点存在的问题和今后的打算，文字可概括点、粗略点。,（四）关于汇报和说明情况的发言撰写这类发言，要把情况叙述得有条有理、一清二楚。有时还需要把与汇报有关的其他情况作番必要的简单介绍。情况叙述清楚后，要指出它的性质和应该怎样对待。（五）关于撰写座谈会上的发言撰写这类发言，要扣座谈会的主题，并结合自身实际，从一个侧面或一个方面进行深入阐述。发言内容不需要面面俱到，要集中、单一，联系实际，说理力求深透。,第四节 典型材料,一、典型材料的定义二、典型材料的特点三、典型材料的种类四、典型材料的写法五、典型材料的写作要求,返回主菜单,一、典型材料的定义,定义:它是指在会议上介绍先进个人或先进集体的模范事迹或经验的文告。,二、典型材料的特点,典型材料较之一般的会议发言，它具有明显的独特性：（一）主体的先进性典型材料的主体必须是在某一方面取得突出成绩、作出特殊贡献的英雄模范或先进集体，其发言者往往就是英模本人或先进集体的代表。（二）内容的先进性典型材料的内容重点不是发表看法、谈论意见，而是叙述先进事迹，介绍先进经验。（三）运用的广泛性典型材料被广泛地运用于会议中，尤其是在经验交流会、现场会、表彰会和座谈会中，它更是体现会议精神、实现会议宗旨的不可缺少的手段。,三、典型材料的种类,（一）典型人物材料在当代中国，这类材料重点是写在建设有中国特色社会主义事业中涌现出来的先进人物的事迹。它通过先进人物的事迹介绍，表现出他们的高尚思想、品德和情操。（二）典型单位材料这类材料是反映集体面貌的，在当代中国，它重点写在建设有中国特色社会主义事业中涌现出来的先进单位的事迹。通过介绍先进单位的特点，取得成绩得原因、措施和经验，表现出人们团结奋斗、开拓进取的精神。（三）典型经验材料这类材料重点是写某一具体单位在某项具体工作中取得的明显效果和成功经验，这个单位可以是受到上级嘉奖或舆论好平的先进单位，也可以是某些工作的先行试点单位。（四）简要事迹介绍这类材料主要用于对先进个人或单位的鉴定、表彰，多用于总结会议、表彰会议上。它要求实事求是、简明扼要地写出基本情况、主要事迹。,四、典型材料的写法,（一）标题常见的有三种：（1）由“关于事迹或材料”的形式组成。（2）文章式的标题。标题概括文章的主旨、或主要内容、或文章内容范围。（3）正负标题。正题概括文章主旨或主要内容，副题写明先进个人或先进单位的名称。,（二）正文1、典型人物材料的正文（1）开头介绍先进人物的基本情况，包括姓名、性别、政治面貌、年龄、工作单位、职务、文化程度等。（2）中间部分这是主体部分，叙述先进人物的先进事迹。1）材料要具体，形象要生动，情节要感人。2）要挖掘人物的思想，不能就事论事，应既见物、见事、见人、又见思想。3）要合理安排结构，根据内容选用结构形式，做到层次清楚、衔接自然、线索清晰。（3）结语写对先进人物的评价。,2、典型单位材料的正文（1）开头部分有两种写法：一种是概述先进单位的基本情况并作评价。一种是概括介绍先进单位的突出事迹。（2）中间部分这是主体部分，写先进单位的先进事迹。撰写要求与典型人物材料相同。它反映的是集体形象，要写出这个集体的特点，写清楚这个集体发生变化、取得成绩的主要原因、做法和经验，以及正确处理领导班子和一些群众的关系，处理领导班子中的一把手和其他成员的关系的做法。（3）结语部分如果开头没写评价，此处可写评价；可简略地写先进单位的打算和决心。典型单位的材料也可不用结语。,3、典型经验的正文（1）导语这是开头、前言部分。介绍有关情况，简略交代所介绍的经验上午由来及意义。（2）主题这是主干和核心部分，是具体经验之所在。所谓经验就是由实践得来的知识，具体表现为做法、成效、体会三种形态。4、简要事迹介绍的正文这一类典型材料只要写清楚基本和主要事迹就行了。内容要突出重点，语言要简明扼要，结构要条理清楚。,五、典型材料的写作要求,（一）用事实说话，不要“合理想象”、虚构情节典型材料是向人们介绍先进人物、先进单位和先进经验的材料。因此，撰写这类材料要绝对真实，哪怕是一句话、一个细节都不能杜撰。否则，就失去了它的功效，甚至可能造成坏影响。（二）要处理好先进典型与组织、群体的关系先进人物、先进集体之所以成为先进，当然是和他们自身的努力分不开的。但是，应该看到，任何先进如果离开组织的关怀、教育，离开群众的帮助、支持，都是难以产生的。因此，撰拟典型材料，要处理好先进与组织、与群众的关系，不能为了突出先进就忽视组织、贬低群众。,（三）分清主次，详略得当，精心剪裁，突出主题写典型材料必须从具体的人或事出发，把先进的标准和具体事迹结合起来确定主题。主题要反映出生活的本质，闪耀着时代的光彩。（四）语言质朴、生动典型材料的语言要质朴不宜用华丽的词句、复杂的句式。其中介绍先进人物、先进集体事迹的语言要分寸恰当，不要夸张；引用先进人物的语言要合情合理，不要说大话、绝话。,第五节 会议记录,一、会议记录是什么二、会议记录的作用三、会议记录的内容和格式四、会议内容的记录方法五、会议记录的记录要求,返回主菜单,一、会议记录是什么,会议记录广泛地运用于各种会议。只要是正式会议，不论是什么性质的，也不论是什么规模的，都可以作会议记录。比较重要的正式会议则一定要作会议记录。它一般不对外公布，不对内公开，是保密性、凭证性和查考性最强的文书材料之一。,二、会议记录的作用,（一）依据作用在会议进行中，会议记录可以作为会议分析、研究会议议题的依据。（二）提供材料作用会议记录是整理会议报告、讲话、发言的基础材料，也是编写会议简报、会议纪要的重要材料。同时，它还是今后进一步分析、研究、总结工作的重要参考材料。（三）原始凭证作用会议记录作为重要的会务文书存档保留，是日后查考当时会议情况的原始依据。,三、会议记录的内容和格式,（一）标题既记录的名称。一般由单位名称、会议名称（含届、次）加上“记录”组成。（二）会议组织情况这部分包含以下内容：（1）会议时间（2）会议地点（3）出席人（4）缺席人（5）列席人（6）主持人（7）记录人（三）会议内容这是会议记录的主体部分。记录内容包括：会议议题、会议报告、会议讲话、会议发言、讨论情况、会议决议和主持人的总结等。（四）会议结尾会议内容记完，转行，空两格，写“散会”或“结束”。记录完毕，在会议记录右下方，由会议主持人和记录人签名，以示负责。会议记录可记在由统一印制的专用记录纸装订成的会议记录本上。,四、会议内容的记录方法,（一）详细记录法主要用于重要会议。它要求有言必录，包括插话也要记录（加括号，记下插话人姓名及内容）。记录时应把握以下几点：（1）对分歧、争议详细记录（2）对关键和要害问题详细记录（3）对表决情况要详细记录（4）对会议决议要完整记录，并当场念给与会者听。（5）对会议决议或决定，与会者如有不同看法或保留意见，要在会议记录上反映出来。,（二）摘要记录法主要用于一般会议。这种记录法只要记录报告、讲话、发言的要点和主要内容，以及会议讨论的问题和通过的决议。记录时应注意以下几点：（1）注意记录会议主持人、主要负责人以及不同意见者的发言。（2）注意边听、边分析判断，记下该记的内容。（3）适当归纳，不能歪曲原意。,（三）简易记录法多用于基层一般会议。它要求记下发言人的实质性意见和主持人的结论性发言，以及会议议题和决议事项。记录时要注意简中有详。,五、会议记录的记录要求,（一）真实准确（二）详略得当（三）讲究规范,