《企业会议管理》PPT课件.ppt

有沒有發現？你有一半的開會？！時間都浪費在毛卫明 2003,盤點你的會議成本,算算看，你一週內總共：開了幾個會？為會議花掉多少時間？因為開會達成幾項共識？因為開會完成幾個結論？因為開會加了多久的班？因為開會失去多少關鍵時刻？因為開會Delay多少工作？,為什麼要開會？,開會讓你小組面對面溝通眾多訊息一次交流融合意見凝聚共識分派工作，公平合理,但開會也讓你工作時間被分割人多口雜，討論耗時晚上加班特殊問題還是個別溝通沒有產能別人發言比自己開口多Delay重要工作或客戶,開會有什麼意義？,一家公司的開會效率與執行決定了企業的競爭力,每個人都在開會，但如何才能開好會？,為什麼有這麼多會要開？,現代企業隨時編織、任務導向，因此會議愈來愈重要 但會議卻佔據了企業活動大部分的精華時間台灣人工作時數全世界最長，開好會對台灣企業更顯重要,靠開會也可以賺錢,日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本，未來三年預計還可省下三百億日圓 所以，有效開會，穩賺不賠！精準計算會議成本：會 議 成 本=人數 x 時間 x 薪資單價 會議報酬率=會議成本：會議效益,現在最Hot 的開會方式,產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機主流一：行動會議 只要有需要，到處都可以開會 辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求主流二：虛擬會議 利用電話進行跨國會議 利用虛擬視訊，打破會議的時空限制,New!,New!,現在最In的動腦會議守則,因為沒有人像每一個人一樣聰明，所以：一、不要想過頭 二、腦袋大接力 三、給自己海闊天空的發想 四、保持動腦不斷電,別人怎麼開會？,IBM怎麼開會？,實例：IBM網上預約會議室與會人士先想清楚討論題綱、要開多久正式會議會議時間延長，會出現警示音提醒在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，決定了公司的競爭優勢,效率,效率,效率,CEO怎麼開會？,會議條列，會後貫徹執行 會議法寶：白報紙+海報架 會議要訣：一條一條寫下再明確 不過，更不會有模糊的爭議空間。,So-net 李岳奇：關鍵在最後十分鐘 會議法寶：筆記型電腦 會議要訣：會議結束最後十分鐘，紀錄者將初步紀錄大綱讓所有與會者過目，並一結束同步發送給與會者。,CEO怎麼開會？,聯強國際總裁杜書伍：利用視訊隨時參與國內外正在舉行的會議中國商銀總經理蔡友才：不預設立場鼓勵發言，會議結束前總結並決議奧美廣告前董事長莊淑芬：大人吃糖閉嘴，避免扼殺創意智邦科技副總經理林子超：圓形會議室，鼓勵沒大沒小麥肯錫副董事林紹婷 每一位員工都有表達不同意見的義務,運籌廣告怎麼開會？,問一個好問題，勝過想好的答案運籌廣告副董葉明桂會議前置：測試簡報系統運作會議開始：報告背景(Briefing)動腦時間(40分鐘是腦力激盪的上限)中場休息(整理並挑出幾個值得討論的idea)最後討論，去蕪存菁會議結束,寶僑家品怎麼開會？,議後速決，決後速行P&G事前議程規劃清楚利用資訊系統開跨國會議會議主持人開宗明義說明結論與議程把事情說清楚，Alliance！申請一個專案網路空間，將資料歸檔開設會議檔，決議內容、執行人、執行日清清楚楚事後紀錄明白，會議記錄成為行動方案,日本人怎麼開會？,日本大肆展開會議革命,會議目的：節省成本、加快決策速度、更有創意會議革命：1.廢除不必要的會議 2.排除不需與會的主管 3.強調準時開始、結束 4.重視開會結論 5.提高會議生產力，強化企業競爭力,開會要有實際效果,豐田汽車辦公室標題：只開有實際效果的會議準時開始，最好一小時內結束重點在實際行動,日產營收大躍進,強調Value First+Value Up的跨部門會議不請決策者參加，以免影響討論方向時間以分為單位清楚劃分會議有保密協定，不分職位高低暢所欲言讓員工接受會議召集人的專業訓練會議召集人保持立場中立，全力協助會議順利進行日產亮麗的成績背後，是成功的會議日經商業週刊指出,日本企業開會訣竅,Watamt Feed Service：速會、速決、速做花王企業：開放空間開會 有機動性、資訊快速共享、即時決策眼鏡聯鎖店：不開會代替開會 以電子會議節省會議時間日本甲骨文：雙色會議室，兩種使命感 紅色房間通知加級、升官；青色房間作為討論與訓話場所葛利佛國際：透明會議室，效率無障礙 透明會議室就是落實公開精神，無形中也提升會議效率,你該怎麼開會？,開會前 6 項準備,開會前 6 項準備,開會前的重要步驟有哪些？1.先決定會議希望達成的結果2.想想會議是否有必要召開3.邀請適當的人出席4.準備背景資料5.設定會議綱領及時間表6.預先設想可能的衝突,開會中 3 大陷阱,開會中 3 大陷阱,開會時要克服哪些狀況？1.一進會場士氣散漫，沒有參與感2.偏離主題3.點子乾枯，鴉雀無聲,開會後 3 項追蹤,開會後 3 項追蹤,開會結束時要回顧哪些重點？1.行動項目2.決議3.開放議題,日本人鑽研開會的戰略教你怎麼開會開出競爭力,參考一：會議規則,仔細傾聽他人發言主動思考問題在哪裡為他人打氣並提案貢獻如何打勝仗的智慧互相諮詢討論根據事實先做做看,參考二：改革會議重點,改革會議三大重點緊張感：沒有緊張感就不是會議溝通：拿出一決勝負的態度唇槍舌戰的討論決定未來發展的創造性,參考三：改革會議項目,領導作風掌握會議重要決策的關鍵時刻藉思考法、基礎技術、工具等活化組織，提升思考性會議 3思考：從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法 3基礎：參與態度、結構化、本質化 3工具：邏輯樹、矩陣排列、過程分析,磨練報告技巧，強化會議活力 3技巧：存在感、劇本撰寫技巧、傳播技巧從空間和工具思考未來的會議,只要改革會議，企業就能變革,只要開好會議，個人就有競爭力,你準備好怎麼開待會兒的會了嗎？,