《中文电子表格》PPT课件.ppt

第4章 中文电子表格Excel 97,4.1 Excel 97中文版概述4.2 编辑工作表4.3 工作表的编辑与格式化操作4.4 数据管理4.5 插入图表和其他对象4.6 页面设置和打印,4.1.1 Excel的启动与退出4.1.2 Excel 窗口4.1.3 获得Excel 联机帮助4.1.4 Excel文件的新建、打开与保存 4.1.5 Excel中的工作簿、工作表、单元格,4.1 Excel 97 中文版概述,1Excel的启动（1）利用“开始”菜单启动Excel 97。（2）利用Office快捷工具栏启动Excel。（3）利用桌面上的快捷图标启动Excel。2 Excel的退出（1）双击Excel窗口左上角的控制菜单按钮。（2）选择“文件”菜单中的“退出”命令。（3）双击窗口右上的“关闭”按钮。（4）按快捷键Alt+F4。,4.1.1 Excel的启动与退出,4.1.2 Excel 窗口,1标题栏 2菜单栏3“常用”工具栏4“格式”工具栏5数据编辑栏6其他工具栏,Excel 窗口,7滚动条8活动单元格9行号与列标10工作簿名称11工作表标签,中文Excel是一个专业化很强的电子表格系统，具有许多复杂的功能。第一次使用Excel的用户可能会感到不易理解，因此Excel提供了强大的帮助功能，直接在屏幕上即可得到相关帮助。联机帮助对所有的作业和功能按操作步骤给出了详细的说明和参照，包括命令、工具栏按钮、各种函数，以及Microsoft Excel Visual Basic语言。,4.1.3 获得Excel 联机帮助,（1）在启动Excel后，将自动建立一个全新的工作簿Book1。（2）选择“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建”对话框，选择“常用”选项卡中的“工作簿”图标，单击“确定”按钮，即可新建一个工作簿文档。（3）如果只需创建一个空白的工作簿，可直接按键盘Ctrl+N键，或用鼠标左键单击“常用”工具栏中的“新建”按钮，即可新建一个工作簿。,4.1.4 Excel文件的新建、打开与保存,1新建工作簿文件,打开与保存Excel工作簿文件的方法与Word中操作一致。打开工作簿的方法是选择“文件”菜单中的“打开”命令，弹出“打开”对话框，从中查找需打开的文件后选定文件，单击“确定”或双击选定的文件名。单击“常用”工具栏中的打开按钮也可弹出“打开”对话框。保存新创建的、未命名的工作簿，单击“常用”工具栏中的保存按钮，打开“另存框”对话框，在“文件名”文本框中键入文件名，单击“保存”按钮，Excel会自动给文件名添加扩展名XLS并存盘。,2打开与保存工作簿,安装完Excel后，系统并不提供自动保存功能，但用户可以人工地加载此项功能，这也取决于在安装时选择的安装方式。加载此项功能的方法是：（1）选择“工具”菜单中的“加载宏”命令，打开“加载宏”对话框，如图4.1.3所示（图见下页）。（2）在对话框中选择复选框，再单击“确定”按钮，系统便会将此功能加到菜单内。（3）安装完后再次打开“工具”菜单，其中多了“自动保存”选项。,3自动保存文件（创建宏）,图4.1.3 加载宏对话框,（4）单击这一选项，弹出“自动保存”对话框，如图4.1.4所示。,（5）根据要求按照上图选择各项设置。,保存工作簿后，选择“文件”菜单中的“关闭”命令，或单击工作簿窗口中的关闭按钮即可关闭工作簿。,4关闭工作簿,1工作簿Excel工作簿是计算和储存数据的文件。Excel文件就是指工作簿。工作簿文件的默认扩展名是.xls，默认的工作簿模板文件扩展名是.xlt。2工作表工作表是Excel用来存储和处理数据的最主要的文档。其中包含排列成行和列的单元格，它是工作簿的一部分，也称作电子表格。3单元格单元格是工作表的基本单元，是工作表行和列的交点，其命名由单元格所在的“列名、行名”组成。,4.1.5 Excel中的工作簿、工作表、单元格,4.2 编辑工作表,4.2.1 输入数据4.2.2 自动填充4.2.3 使用公式与函数 单元格的选定4.2.5 编辑工作表数据,选定要输入数据的单元格后，输入数字或文字，按Enter回车键确认输入的内容后活动单元格自动下移，也可以按Tab键以确认输入的内容，但活动单元格右移。在按下Enter键之前，按Esc键，可取消输入的内容；如果已经按Enter键，则选择“编辑”菜单中的“撤消输入”命令。,4.2.1 输入数据,1输入文字与符号,在中文Excel中，文本可以是数字、空格和非数字字符的组合。当需要输入如“102206”等纯数字（如输入身份证号码、电话号码、邮政编码时），但作为文字常量，则应输入单引号“”，表示随后输入的数字作为文字，不可以计算。当输入完成时，字符在单元格中自动采用左对齐的对齐方式。当输入的文字太长而没法在单元格中放下时，如果右侧单元格没有内容，则扩展覆盖相邻的单元格；否则，截断显示，但输入的内容依然存在。,2输入数字,要输入数字作为常量，必须选定单元格并键入数字。数字可以包括数字字符（09）和下面特殊字符中的任意字符：+、-、（）、/、$、%、E。单击“格式”工具栏中相应的按钮，可分别设置左对齐、居中和右对齐。在“格式”工具栏中,可设置当前活动单元格中货币样式、百分比样式、千位分隔样式及小数有效位数。在建立新表时，所有的单元格都是通用的数字格式。通用格式一般采用整数、小数格式。,中文Excel将日期和时间视为数字处理。工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式。在键入了 Microsoft Excel 可以识别的日期或时间数据后，单元格格式会从“常规”数字格式改为某种内置的日期或时间格式。在默认时，时期和时间项在单元格中右对齐。如果 Microsoft Excel 不能识别输入的日期或时间格式，输入的内容将被视作文本，并在单元格中左对齐。,3输入时间,如果需要在单元格中输入一些特殊字符,则要借用“字符映射表”来输入。具体方法是：（1）选择Windows 98“开始”菜单中“程序”项，在“附件”子菜单中单击“字符映射表”命令，打开“字符映射表”程序，如图4.2.2所示。（2）在“字体”框中，选定包含所需字符的字体。（3）在字符集中，单击所需的字符。（4）单击“选定”按钮，再单击“复制”按钮；也可以选定并复制多个字符。（5）切换到Excel工作簿，将光标插入点置入到需要插入字符的单元格位置。（6）单击“常用”工具栏中的粘贴按钮，完成特殊字符插入的操作。,4输入其他键盘上没有的特殊字符,字符映射表,可以对单元格限定数据输入数据类型、范围，以及设置数据输入提示信息和输入错误警告信息。（1）限定数据输入的条件（2）提示输入信息（3）确定错误输入后的提示信息,5输入有效数字,（1）限定数据输入的条件,1）选定要限定数据输入条件的单元格，单元“数据”菜单中的“有效数据”菜单项，打开“有效数据”对话框，如图4.2.3所示。2）单击选择“设置”选项卡，在“许可”列表框中选择单元格中数据类型。3）单击“确定”按钮完成输入条件的限定。,图4.2.3“有效数据”对话框,如果数据输入提示信息出现在输入数据之前，便可以减少数据输入的错误，操作方法是：1）在图4.2.3中的对话框中单击选择“输入信息”选项卡，如图4.2.4上图所示。2）选定“选定单元格时显示输入信息”复选框，在“标题框”中输入提示信息的标题，如输入“输入数据类型”，在“输入信息”框中输入要提示的信息。3）单击“确定”按钮完成输入条件的限定。,（2）提示输入信息,图4.2.4“有效数据”对话框中的“输入信息”选项卡,Excel表中，如果输入的数据是一组不变量或一组有固定序列的数值，可以借用系统提供的“自动填充”功能来自动填充单元。方法是通过鼠标拖曳填充（复制）柄，在工作表上复制格式、公式或所有单元格内容，以及执行不同类型的系列扩展。,4.2.2 自动填充,（1）选定要复制的一个或多个单元格和要填充的单元格，当然也可以选择不相邻的区域。（2）选择“编辑”菜单中的“填充”命令，弹出下一级子菜单，此菜单中有向左、右、上、下四个方向填充的选项。也可以执行如下操作：（1）选定包含有要复制数据的单元格，将鼠标指针移到选定区域的右下角，鼠标指针会变成黑十字（此黑十字所在的点即为填充柄）。（2）按住鼠标左键并拖拉填充柄通过要填充的单元格，然后松开鼠标按钮。在拖拉过程中（未松开鼠标之前）会出现一个虚框指示要填充的区域的大小。,1填充相邻的单元格区域,2建立系列,（1）选择“编辑”菜单中的“填充”命令，弹出下一级子菜单，选择“序列”命令，打开“序列”对话框。（2）在“序列产生在”选择框中指定序列产生在“行”或“列”。（3）在“类型”选择框中指定填充的类型。（4）如果在“类型”选择框选择了“日期”则要在“日期单位”选择框中选定内容；如果选择“自动填充”选项，则除了“序列产生在”选择框外其余都呈灰色。（5）“步长值”和“终止值”则分别输入使系列增值的步长值和终止序列。选择完成后按“确定”按钮，即可完成填充。,4.2.3 使用公式与函数,1公式公式是对单元格中数值进行计算的等式。通过公式可以对工作表数值完成各类数学运算。（1）运算符运算符是公式组成的元素之一。在Excel中包含四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。,算术运算符可以完成基本的数学运算。算术运算符包括：+（加号）、-（减号）、*（乘）、/（除）、%（百分号）、（乘幂）。比较运算符可以比较两个数值并产生逻辑值TRUE或FALSE。比较运算符包括：=（等号）、（大于号）、=（大于等于号）、（不等于号）。文本运算符“&”可以将一个或多个文本连接为一个组合文本。文本运算符用“&”（连字符）表示，将两个文本值连接或串起来产生一个连续的文本值。,引用运算符可以将单元格区域合并计算。运算符运算优先级别是：1）:（冒号）,（逗号）（空格）引用运算符2）-（负号）（如-1）3）%（百分比）4）（乘幂）5）*（和）/（乘和除）6）+（和）-（加和减）7）&连接两串文本（连接符）8）=（比较运算符）,在单元格中创建公式的方法是：在单元格中输入“=”号，再在单元格中输入公式，如“=SUM（C4：F4）/4”，最后按回车键。修改编辑公式的方法与其他单元格的编辑操作方法相同。,（2）创建公式,Excel函数是一种预设的公式，它在得到输入值后执行运算操作，然后返回结果值。在中文Excel 97中函数分为多种类型，其主要有：数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数、用户自定义函数等等。参数是函数中用来执行操作或计算的数值。参数的类型与具体的函数有关。函数中使用的常见参数类型包括数值、文本、单元格引用、单元格区域、名称、标志和函数嵌套。,2使用函数,1）选择需输入公式的单元格。2）单击“常用”工具栏中的“粘贴函数”按钮，或选择“插入”菜单中的“函数”命令，打开“粘贴函数”对话框。3）从“函数分类”框中选择函数类型，如选择“常用函数”，在“函数名”列表框中选定函数名称，单击“确定”按钮，弹出“公式选项板”。4）公式选项板中的参数框中输入参数，参数可以是常量、单元格或区域。5）输入完成函数所需的所有参数后，单击“确定”按钮。在单元格中即显示计算结果，编辑栏中显示公式。,（1）函数输入和编辑,图4.2.8“公式选项板”对话框,图4.2.9 从编辑栏的函数列表中选择函数,求和是最常用的函数之一，Excel提供了自动求和功能，可以快捷地输入SUM函数。选定某一单元格区域，单击“常用”工具栏中的“自动求和”按钮可以自动为单元格区域插入总和值，其结果显示在选定行的右侧第一个单元格或选定列的下方第一个单元格中。在图4.2.9中，选定单元格区域“F6:F10”，单击“自动求和”按钮后即在F11单元格中显示出计算机结果。,（2）自动求和,图4.2.10自动求和的工作表,如果要计算一个单元格区域的合计数，可使用 Microsoft Excel 中的“自动计算”功能。当选择单元格时，Microsoft Excel 在状态栏中显示所选区域的合计数。如图4.2.10所示，工作表底部的状态栏中显示所选区域的合计数“4980”。“自动计算”可执行多种运算功能。当在状态栏上单击鼠标右键，弹出自动计算快捷菜单（参见图4.2.10）。,3）自动计算,Excel将日期存储为一系列连续的序列数，而将时间存储为小数。日期和时间都是数值，因此它们也可以进行各种运算。,3日期和时间的运算,（1）单元格和单元格区域引用公式可以引用单一的单元格。含有公式的单元格被称为从属单元格，它的值依赖于另一单元格的值。公式可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格，或者其他工作簿的工作表中的单元格。公式中可以引用单元格组或单元格区域，还可以引用代表单元格或单元格区域的名称或标志。,4单元格引用,单元格的绝对引用：不论包含公式的单元格处在什么位置，公式中所引用的单元格位置都是其在工作表中的确切位置。单元格的相对引用：相对引用是指引Excel从公式单元格出发如何找到所引用的单元格。使用相对引用类似于指路，即告之从出发地如何走到目的地。绝对引用与相对引用的区别：当生成公式时，对单元格或区域的引用通常基于它们与公式单元格的相对位置。,（2）单元格的绝对引用与相对引用,移动或复制公式的方法是：（1）选定包含待移动或复制公式的单元格。（2）鼠标指针指向选定区域的边框。（3）如果要移动单元格，按住鼠标左键把选定区域拖动到需移动到的单元格中，Excel 将替换粘贴区域中所有的现有数据。,5移动或复制公式,4.2.4 单元格的选定,1选定单个单元格单击要选定的单元格（此时鼠标指针在单元格上以白十字光标出现），被选定的单元格呈高亮状态，周围用黑框围定。2选定连续区域单元格将鼠标指针指向区域中的第一个单元格，再按住鼠标左键拖拉到最后一个单元格，便可选定一块单元格区域。或者在选定区域中的第一个单元格后按住Shift键，使用方向键扩展选定的单元格区域，如图4.2.12所示。,图4.2.12 选定连续单元格区域,选定不连续区域单元格的方法是：（1）选定第一个单元格或区域。（2）按住Ctrl并用鼠标单击其他单元格或区域，以增加选定的单元格或区域，如图4.2.13所示。,3选定不连续区域单元格,选定不连续区域单元格的方法也可以执行如下操作：（1）选择“编辑”菜单中的“定位”命令，打开“定位”对话框。（2）在弹出的对话框中，单击“引用位置”框，键入完整的单元格引用，如图4.2.14所示。（3）按“确定”按钮即可选定指定的单元格区域。,（1）用鼠标单击行号（或列号），所在行（或列）就以高亮度显示。（2）选定相邻多行（或多列）时，先单击第一个要选定的行号（或列号），再按住Shift键，然后单击最后一行的行号（或列号）。（3）选定不相邻多行（或列）时，先单击第一个要选定的行号（或列号），再按住Ctrl键，然后单击其他行的行号（或列号）。,4选定行或列,4.2.5 编辑工作表数据,1编辑单元格内容。2清除或删除单元格、行或列。3撤消错误操作、重复上一次操作。4移动、复制、插入单元格及单元格数据。5查找和替换文字、数字、单元格。6 完成后单击“关闭”按钮。按 Esc 可中断搜索过程。,1编辑单元格内容（1）鼠标指针移至需修改的单元格上。（2）对单元格其中的内容进行修改。（3）如果要确认所作的改动，则按回车键。如果要取消所作的改动，则按 Esc 键。,2清除或删除单元格、行或列（1）清除单元格1）选定需要清除的单元格区域、行或列。2）选择“编辑”菜单中的“清除”命令，在弹出的子菜单中选择“全部”、“内容”或“批注”命令，即可清除单元格的内容、批注。,（2）删除单元格、行或列1）选定需要删除的单元格区域、行或列。2）选择“编辑”菜单中的“删除”命令。3）从中选择删除单元格后，周围单元格移动和填补的情况，若需要整行或整列删除则选择相应的选项，单击“确定”后，即完成删除操作。,3撤消错误操作、重复上一次操作Excel撤消操作，只需单击“常用”工具栏中的撤消按钮，或按快捷键Ctrl+Z。,4移动、复制、插入单元格及单元格数据（1）移动单元格（2）复制单元格（3）调换选定单元格区域的行与列（4）插入单元格、行或列,（1）查找文字、数字、单元格1）选定需要搜索的单元格区域。2）选择“编辑”菜单中的“查找”命令，打开“查找”对话框。3）在“查找内容”编辑框中输入待查找的文字或数字。4）如果希望在查找时区分大小写，则选定“区分大小写”复选框；如果只查找字符而且要求完全匹配则选定“单元格匹配”复选框。5）如果要查找指定字符串下一次出现的位置，则单击“查找下一个”按钮。6）完成后单击“关闭”按钮。按 Esc 可中断搜索过程。,5查找和替换文字、数字、单元格,1）选定需要替换的单元格区域。2）选择“编辑”菜单中的“替换”命令，或按Ctrl+H快捷键，也可在“查找”对话框中单击“替换”按钮，打开“替换”对话框，如图4.2.21所示。3）在“查找内容”编辑框中输入待查找的文字或数字。4）在“替换值”编辑框中输入替换字符。如果要逐个替换搜索到的字符，则单击“替换”按钮。5）替换完毕后单击“关闭”，返回工作表，即可看到指定替换的内容。,（2）替换文字或数字,4.3.1 工作表的选定、切换4.3.2 工作表的重命名、插入、复制和删除 4.3.3 工作表窗口操作4.3.4 单元格格式 4.3.5 调整行高和列宽4.3.6 工作表背景4.3.7 自动套用格式4.3.8 设置单元格的条件格式,4.3 工作表的编辑与格式化操作,4.3.1 工作表的选定、切换,1选定单个工作表2选定多个工作表3.选定全部工作表4切换工作表,4.3.2 工作表的重命名、插入、复制和删除,1重命名工作表（1）鼠标左键双击要改变名字的工作表标签，或者选择“格式”菜单中的“工作表”命令，弹出下一级子菜单，从中选择“重命名”命令。（2）指定的工作表标签将为黑底白字，用退格键将原工作表名删除，键入新的工作表标签名，确定名字无误后按回车键后，新的名字也出现在对话框上。,2复制工作表（1）选定要复制的工作表。（2）在工作表标签上单击鼠标右键，弹出快捷菜单，从中选择“移动或复制工作表”命令便会出现“移动或复制工作表”对话框。（3）在“下列选定工作表之前”列表框中选择插入复制工作表的位置。（4）选定复选框。（5）单击“确定”按钮，即可将选定的工作表复制到同一个工作簿内。,3插入工作表添加工作表的方法是：（1）选定一个或多个工作表（以白色表示）。（2）选择“插入”菜单中的“工作表”命令，也可以按快捷键Shift+F11，即可插入一张新工作表（新的工作表将被插入到选定标签的左边）。4删除工作表在要删除的工作表标签上单击鼠标右键弹出快捷菜单，然后选择“删除”也可删除当前的工作表。删除工作表时将弹出删除警告对话框，要求确认。,4.3.3 工作表窗口操作,1工作表窗口的拆分方法一：拖动鼠标法（1）将鼠标指针移到水平（垂直）拆分条上，如图4.3.5所示，鼠标指针变成一个双向箭头。（2）按住鼠标左键往下（左）拖拉，拖到想要的位置后，松开鼠标按钮。窗口即可分为两个水平（垂直）窗口。方法二：菜单法选定要开始拆分的那一行或列，或选定某一单元格，选择“窗口”菜单中的“拆分窗口”即可完成拆分。如图4.3.6所示。,图4.3.6 拆分窗口后的工作表,3取消冻结和拆分区域如果要取消标题或拆分区域的冻结，可选择“窗口”菜单中的“撤消窗口冻结”命令。如果要取消对窗口的拆分，可以双击拆分栏的任何部位，或者选择“窗口”菜单中的“撤消拆分窗口”命令。,4.3.4 单元格格式,在Excel中，用户可以自动套用系统提供的工作表格式，也可以自行设置工作表格式。工作表格式设置包括行列宽设置、数字格式设置、字体设置、对齐方式设置、显示方式设置、单元格样式设置等，如右图4.3.7所示。,1“字体”与“字号”选择“格式”菜单中的“单元格”菜单项，在打开的“字体”对话框中选择“字体”选项卡之后，出现如图4.3.8所示的对话框。,图4.3.8“单元格格式”字体选项卡,2对齐方式对齐是一种对选定单元格内数据格式的一种处理方法。在“单元格格式”对话框中选定“对齐”选项卡，可以看到“对齐”分为两类，即水平对齐、垂直对齐。（1）水平对齐“水平对齐”列表框中包括几种水平对齐的设置：常规、靠左（缩进）、居中、靠右、填充、两端对齐、跨列居中和分散对齐。（2）垂直对齐“垂直对齐”列表框中可设置靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。,文字正常方向为水平，但在表格中为了达到特殊效果，有时需将单元格内的文字方向进行旋转，具体方法是：（1）选定单元格。（2）进入“对齐”选项，在“方向”选框中，按下图所示进行操作。,（a）设置垂直文字方向,（b）设置旋转文字方向,（3）文字方向,（4）文本控制自动换行缩小字体填充合并单元格增加缩进,3数字格式由于数字样式很多，有普通数字、电话号码、邮政编码、科学计数、货币等等，不同样式需要设置不同的数字格式。设置数字的格式主要通过“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡。4边框和底纹边框的作用是增加或移去选定单元格中的边框。单击“单元格格式”对话框中的“边框”选项卡，切换到“边框”选项卡。,1调整行高选择“格式”菜单中的“行”命令，将弹出子菜单，从中选择“行高”（或在行号上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“行高”命令），打开“行高”对话框，在“行高”编辑框中输入行高的磅值，单击“确定”完成调整。还可以利用鼠标进行行高调整。如果要调整工作表中的所有行高，单击“A列”左侧的全选按钮，然后上下拖曳行号的底边框线，即可调整行高。如果要调整行高以便与选定区域适合，则选择子菜单中的“最适合的行高”选项，行高便自动被调整到适合行中最高单元格的数据。,4.3.5 调整行高和列宽,2调整列宽选择“格式”菜单中的“列”命令，将弹出子菜单，从中选择的“列宽”，打开“列宽”对话框。对于列的设定与行的设定基本上相似，只不过在列的选项中多了“标准列宽”。也可以利用鼠标进行列宽的调整，方法与调整行高相似。如果要调整列宽以便与选定单元格区域适合，则选择子菜单中的“最适合的列宽”，列宽便自动被调整到适合列中最宽单元格的数据。,为工作表添加背景可以起到美化工作表的效果，方法是：（1）选择“格式”菜单中的“工作表”命令，弹出下一级子菜单，从中选择“背景”命令，打开“工作表背景”对话框，如图4.3.16所示，从中找到合适的图片作为工作表的背景图片。（2）单击对话框中的“打开”按钮，即可为工作表添加背景。添加背景后，如果想删除背景，则再次选择“格式”菜单中的“工作表”命令，弹出的子菜单中有“删除背景”一项，选择该项命令即可将背景删除。,4.3.6 工作表背景,在Excel工作表中最快速设置格式的方法是利用“自动套用格式”功能。选定单元格区域后选择“格式”中“自动套用格式”命令，打开其对话框，如图4.3.17所示，在其中可进行自动套用格式的设置。自动套用格式是数字格式、对齐、字体、边框线、图案、颜色、列宽和行高的组合。从“应用格式种类”框中选择一项自动套用的表格格式，对于任意的自动套用格式，既可以应用格式的全部组合，也可以只选定那些想要应用的格式，以便保留已经应用于该区域的格式。,4.3.7 自动套用格式,如果单元格中的值发生更改而不满足设定的条件，Excel 会暂停突出显示的格式。不管是否有数据满足条件或是否显示了指定的单元格格式，条件格式在被删除前会一直对单元格起作用。设置的操作方法是：（1）选定要设置格式的单元格或单元格区域。（2）选择“格式”菜单中的“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框，如图4.3.18所示。（3）在对话框中单击“单元格值为”选项，接着选定比较词组，如“介于”，然后在合适的框中键入数值。输入的数值可以是常数，也可以是公式，公式前要加上等号（=）。,4.3.8 设置单元格的条件格式,图4.3.18“条件格式”对话框,（4）单击“格式”按钮，打开其对话框，选择要应用的字体样式、字体颜色、边框、背景色或图案，指定是否带下划线。只有单元格中的值满足条件或是公式返回逻辑值真时，Excel才应用选定的格式。（5）加入另一个条件：单击“添加”，“条件格式”对话框展开“条件二”框，然后重复上述步骤。最多可设定三个条件。将条件公式复制到其他的单元格中：选择带有要复制的条件格式的单元格，单击“常用”工具栏中的格式刷，选择要应用该条件格式的单元格。,4.4 数据管理,4.4.1 记录单的使用4.4.2 数据排序4.4.3 数据筛选4.4.4 分类汇总报表,在Excel中使用“记录单”功能命令是实现行的增加、修改、删除与查找的方法之一，操作方法如下：（1）选定数据清单中的任一单元格。（2）选择“数据”菜单中的“记录”命令，打开“记录单”对话框，如图4.4.1所示。（3）在该对话框的顶端显示了数据清单所在的工作表名称；在对话框的左边，显示记录的字段名；在与字段名相对应右边框中，显示当前记录单元格数据。（4）单击“上一条”或“下一条”按钮，可以当前查看记录的上一条或下一条记录；也可按滚动条上的箭头来查看数据库记录。,4.4.1 记录单的使用,图4.4.1“记录单”对话框,1增加记录 在“记录单”对话框中：单击“新建”，出现一个空白记录，在右上方记录号位置显示“增加记录”。在空白记录框中，输入对应字段的数据。然后，单击“关闭”，增加的记录将显示在工作表中。2修改记录 在图4.4.1所示的在当前记录中，单击某一框，就可将该框置为编辑状态，可以对该框进行修改，然后单击“上一条”或“下一条”按钮，即可对每条记录进行修改。,3删除记录在对话框中，查找到需要删除的记录，单击“删除”，出现警告信息对话框，单击“确定”按钮可删除记录。4查找记录单击“条件”按钮，在对话框中的相应编辑框给出查找条件，单击“下一条”按钮，即可在对话框中显示与查找条匹配的第一个记录。,1简单排序利用“常用”工具栏中的“升序”和“降序”按钮：（1）单击需要进行排序的表格中某列中的任一数据单元格。（2）单击“常用”工具栏上的“升序”按钮或“降序”按钮，即可对工作表数据依据本列数据进行默认状态的升序或降序的排列。,4.4.2 数据排序,2多条件排序通过“排序”对话框设定多级排序条件，对数据库进行多条件排序：（1）选择排序范围。如图4.4.3所示。（2）指定排序关键字。（3）选择排序选项，如图4.4.4所示。（4）排序。,选择“数据”菜单中的“筛选”命令可以对清单中的指定数据进行查找和其他工作。一个经筛选的清单仅显示那些包含了某一特定值或符合一组条件的行，暂时隐藏其他行。在“筛选”命令子菜单中，Excel同时提供了“自动筛选”和“高级筛选”两种命令来筛选数据。,4.4.3 数据筛选,1自动筛选,在要筛选数据的清单中选定单元格后，选择“数据”菜单中的“筛选”命令后弹出子菜单，选择其中的自动筛选命令，Excel便在数据清单中每个列标记的右边插入了一个下拉式按钮，如图4.4.5所示。,图4.4.5 对工作表进行自动筛选,2高级筛选,主要是定义三个单元格区域：一是定义查询的数据库区域，二是定义查询的条件区域，三是定义存放查找出满足条件和记录的区域。当这些区域都定义好后便可进行筛选。选择“数据”菜单中的“筛选”命令，在弹出的下一级子菜单中选择“高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框，如图4.4.6所示。,图4.4.6“高级筛选”对话框,打开数据菜单并选择筛选选项，在弹出的筛选子菜单中选择“全部显示”选项，数据库就恢复了。,恢复数据库原状的方法是：,4.4.4 分类汇总报表,Excel提供数据“分类汇总”的功能，它提供了求和、均值、方差及最大和最小值等用于汇总的函数。如图4.4.7，要对工作表中各类型书籍的每月销售额进行汇总求和的操作方法是：（1）先选定需汇总列，对数据清单进行排序，结果如图4.4.8所示。,图4.4.7 工作表范例,图4.4.8 按降序排列的结果,（2）在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格。选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，如图4.4.9所示。,图4.4.9“分类汇总”对话框,（3）打开“分类字段”中的下拉列表框，从中选择需要用来分类汇总的数据列。（4）打开“汇总方式”中的下拉列表框，从中选择所需的用于计算分类汇总的函数。（5）在“选定汇总项（可多个）”列表框中，选定与需要对其汇总计算的数值列对应的复选框。（6）在对话框底部的三个可选项，可根据标出的功能选用。单击“确定”按钮后，即可在工作表中看到分类的结果，如图4.4.10所示。,4.5.1 创建图表4.5.2 编辑图表4.5.3 插入对象,4.5 插入图表和其他对象,4.5.1 创建图表,在Excel工作表中创建图表的一般操作方法是：（1）选定需要建立图表的数据单元格区域。（2）选定“插入”菜单中的“图表”菜单项，或直接单击“常用”工具栏上的图表向导按钮，放开鼠标按钮后，即弹出“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框（3）在对话框的“标准类型”选项卡中选择一种“图表类型”。（4）“图表向导-4步骤之2-图表数据源”中，选择“数据区”选项。（5）单击“下一步”按钮进入“图表向导-4步骤之3-图表选项。（6）图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框，从中选择“标题”选项卡，从中设置标题、X轴标、Y轴标、Z轴标等。（7）最后单击“完成”。,4.5.2 编辑图表,1更改图表类型更改图表类型的方法是：（1）在“常用”工具栏的空白处单击鼠标右键，弹出工具栏快捷菜单，从中选择“图表”项，显示出“图表”工具栏。（2）单击插入的图表，将图表置为活动状态（图表四周有八个小黑方块），单击“图表”工具栏上的“图表类型”按钮，则会打开下拉按钮列表。（3）从中选择满意的图表类型，插入的图表类型即发生改变。也可采用菜单来更改图表。,2更改数据源更改数据源的方法是：（1）单击插入的图表，选择“图表”菜单栏中的“数据源”命令，打开“数据源”对话框。（2）在对话框中更改图表的数据类型，单击“确定”按钮后，插入图表将根据数据的改变而改变。3更改图表选项更改图表选项的方法是：（1）单击插入的图表，选择“图表”菜单栏中的“图表选项”命令，打开“图表选项”对话框。（2）在对话框中可更改图表的标题、坐标轴、网格线、图标、数据标志、数据表等等各种选项，单击“确定”按钮后，图表将根据选项的改变而改变。,4更改图表位置更改图表位置的方法是：（1）单击插入的图表，选择“图表”菜单栏中的“位置”命令，打开“数据源”对话框。（2）在对话框中更改图表的所需位置，单击“确定”按钮后，插入的图表将根据指定位置放入。5更改图表区域内的各种对象如果要对图表区域内的各个图表组成部分进行修改，可以用鼠标左键双击需修改的对象，在弹出的对话框中进行修改。也可以在“图表”工具栏中单击图表对象框右侧的下拉箭头，在打开的列表中选择需修改的图表对象。,4.5.3 插入对象,1创建地图在工作表中创建地图的方法是：（1）选择“插入”菜单中的“地图”命令，或单击“常用”工具栏中“地图”按钮。（2）鼠标指针变为“+”形状，移动鼠标将其移至需插入地图的位置，按下鼠标左键，拖曳指针至适当范围，释放鼠标左键，如果出现提示，则选择所需地图。（3）在插入的地图上双击鼠标左键，切换到“地图”工具模式，打开“地图项”对话框（4）在“地图项”对话框中根据需要可单击地图项后的“添加”按钮，使之成为选择项，并对地图项进行定义，单击“确定”后返回，即可看到地图中添加了地图项内容,2.向地图添加文字（1）双击地图，将工作表切换为“地图”工具模式，菜单栏成为地图类菜单，并出现一个地图工具栏，如图4.5.16所示。,（2）如果在地图中要加入的是省份名称，则可以单击“地图标志”按钮，将鼠标指针移至地图中相应的省份将出现文字，单击鼠标左键，相应省份的名称即出现鼠标指定位置。（3）键入文字。（4）完成文字的键入后按回车键。,利用“地图”工具栏也可进行地图的编辑、修改、移动、放大等操作。也可以利用菜单和工具按钮的方法向地图添加饼图或柱形图、修改地图格式中的颜色、符号、功能和尺寸选项、修改地图格式的类型、修改用于地图的数据列等操作。可通过拖动或双击“Microsoft 地图控制”对话框内的按钮来修改地图的外观。,3修改显示在地图上的数据和格式,4.6.1 设置打印区域和分页4.6.2 页面设置4.6.3 打印预览4.6.4 打印文件,4.6 页面设置和打印,4.6.1 设置打印区域和分页,1设置打印区域选定要打印的单元格区域，再选择“文件”菜单中的“打印区域”菜单项，在弹出的子菜单中选择“设置打印区域”项，选定的单元格区域边框上将出现虚线，表示打印区域已设置。2分页设置在工作表中内容较多时，Excel将根据默认的或设定的纸张大小、页边距、打印比例等因素自动在工作表适当的位置插入分页符，将工作表分为多页打印。用户可以根据需要选择分页点设置分页符。分页有两种方式：水平分页和垂直分页。,1页面单击“页面设置”对话框中的“页面”选项卡，在其中可设置：打印方向、缩小或放大打印的内容、纸张大小、改变起始页的页码。2设置页边距单击“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，从中设置上、下、左、右边距。3页眉与页脚在“页面设置”对话框中打开“页眉/页脚”选项卡，从中选择所需的页眉页脚。还可以进行自定义页眉和页脚。,4.6.2 页面设置,4工作表设置（1）定义打印区域（2）指定打印项目（3）打印单元格批注（4）设置打印顺序,4.6.3 打印预览,单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮，或选择“文件”菜单中的“打印预览”命令，即进入打印预览窗口。单击“缩放”按钮可使预览区域放大或缩小。单击“打印”按钮，打开“打印”对话框，设置打印选项，然后打印选定的工作表。单击“设置”按钮，打开“页面设置”对话框。单击“页边距”按钮，改变页边距。单击“分页预览”按钮，进入“分页预览”视图。,单击“常用”工具栏上的“打印”按钮，可以按系统默认的状态打印文件。或是选择“文件”菜单中的“打印”命令，也可直接按Ctrl+P快捷键，打开“打印”对话框。在“打印”对话框中还可以进行各项设置，如打印机、打印范围，选择打印的页数、范围、份数等。若只打印选定的单元格区域或已定义的打印区域，则选择“打印”框中的“选定区域”；若需要打印当前工作表，则选择“打印”框中的“选定工作表”项。,4.6.4 打印文件,Thank you very much!,谢谢！,