《中外秘书史》PPT课件.ppt

中外秘书史（涉外职2010班）,主讲人：段 艳电话：QQ：709027971时间：2011年9月,主要内容,第一讲：什么是秘书？第二讲：中外原始社会秘书第三讲：中外奴隶制国家秘书 第四讲：中外封建社会秘书第五讲：中外近现代秘书 第六讲：中外秘书比较,第一讲 什么是秘书？,一、国外的定义 二、我国对秘书定义的各种说法 三、初步的结论 四、如何做一个成功的秘书,一、国外的定义,1西方发达国家的定义。国际职业秘书组织（professionalsecretariesinternational）是以欧美等发达国家为主的跨国秘书组织，它给秘书所下的定义是：具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。,一、国外的定义,2原苏联的定义。认为：“秘书是一项普通的职业，其主要职能是为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。这主要指机关秘书，因为私人秘书不是主体，它强调的是全面辅助领导与为领导服务的秘书职能。这个定义较接近我国的情况。,一、国外的定义,3日本的定义。日本学者认为秘书是帮助与处理各种事务的工作人员；还有通俗的说法：秘书是全能运动员。这突出表明了秘书的工作范围是随着领导人的工作范围而变化的，赋予性强，是很难明确界定的，同时也强调了秘书为领导人服务的直接性。日本社会具有东西交融的特点，它对秘书必须绝对忠于领导的要求特别强烈。,以上国外定义的共性：,（1）秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；（2）秘书主要是为领导服务的人员。不管要求与权限有何不同，前一点与我国的现状是有差异的，在我国，秘书主要地还是一种职务名称，而没有完全社会职业化；后一点则是古今中外秘书的共性，即一切秘书都是为其领导人服务的助手，没有领导就没有秘书，正是领导人的需求，导致了秘书工作的产生与秘书的诞生。,二、我国对秘书定义的各种说法,11979年辞海秘书词条写道：秘书是职务的名称之一，是领导的助手。秘书工作是一项机要性的工作，它的任务是收发文件、办理文书、档案和领导交办的事项，各机关和企业、事业单位，一般均设有秘书工作部门或秘书工作人员。,二、我国对秘书定义的各种说法,21982年毛含德教授在秘书学概论（内部版）中说：“秘书是一种职务的名称是在国家政权单位、事业和企业单位中，协助领导综合情况，研究方针政策，处理各方面的关系，办理文书、档案、人民群众来信及其他日常行政事务的人员，也是一种职称。提出了研究政策问题是正确的，但职称只是一种设想。,二、我国对秘书定义的各种说法,31983年张金安、常崇宜在秘书学概论中认为：秘书是一种职务、也应当是一种职称，是领导的耳目、助手和参谋。当时信息一词尚未流行，耳目实际上指这个意思；另外这是第一次明确提出了参谋问题。但职称之说是不确的。,二、我国对秘书定义的各种说法,41986年张家仪在秘书杂志上撰文认为：秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。并认为秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也就是服务性的，所以秘书决不是一种职务而是一种职业。,二、我国对秘书定义的各种说法,上述秘书的“近身”特点（即“身处领导机构”）是1985年底李欣在武汉提出的；辅助性是上海楼宇生强调的秘书的本质属性；社会职业化是常崇宜1983年在秘书学概论中提出的。张家仪概括较好，反映了秘书学研究的深度。但“附着个人”的提法不准确，讲“秘书决不是一种职务”也太绝对化。,二、我国对秘书定义的各种说法,51987年常崇宜在现代秘书工作一书中认为，秘书是一种职务名称，也是一种社会职业。是领导机关首脑或特定领导人员的助手。各种秘书的具体助手作用各不相同，但都是通过辅助领导，直接为领导服务去体现为人民服务、为社会主义服务的。这是试图对公务与私人秘书、各行业、层次、工种秘书作出的广义定义，其中的特定领导人员包括了私人秘书的领导者，正由于是广义，文字概括不精练。,二、我国对秘书定义的各种说法,61987年刘祖遂、王守福在通用秘书学中认为：秘书是社会职务的名称之一，是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助性服务的公务人员。这里明确指出公务人员，是一种狭义的定义。,二、我国对秘书定义的各种说法,71989年董继超在公务秘书学中认为；所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助上司全面处理事务的人员。这里用了所谓二字，并沿用了论述秘书活动方式的办法，以及强调了事务而未提参谋，反映了定义的难度。,归纳各家说法中涉及的四个问题：,（l）我国秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，或者二者兼有？（2）我国秘书的主要职能作用是助手，还是参谋，或者二者兼有，又如何准确表达？（3）对秘书下定义时应主指狭义的办公厅室中的秘书，还是应包括广义的如研究室、信访局、保密局、档案局等与办公厅室独立平行的机构、甚至业务科室中从事秘书工作的人员？（4）私人秘书的情况很不相同，但数量正在扩大，要不要包括进去？,三、初步的结论,l广义秘书的概念；秘书是领导人的事务与信息助手。这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数-领导集体；因此只能是简明、抽象的概括。,三、初步的结论,2狭义秘书的概念。秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。这里着重排除了私人秘书。,三、初步的结论,广义与狭义内涵相通，又有差异。主要强调了秘书是领导近身的直接助手，是直接为领导服务的人员这一含义。这个助手包括了智力性的助手在内，从而也反映了现阶段我国要求秘书部门发挥参谋作用的现实。,四、如何做一个成功的秘书,作为秘书，必须要了解自己的领导在工作和私人方面的交际范围。如果不了解领导的交际范围，分不清他朋友亲戚的亲疏，不仅在工作日程上不好安排，就是许多电话也不好处理。因为要了解领导的一些私人生活，或者是在给领导家送材料的时候，或者是在转接电话的过程中，不可避免地要了解一些领导的隐私。由于领导的私生活一般与工作无关，因此，作为职业秘书的操守，对于领导的隐私，看到了的要当作没看见，听到了的等于没听见；只有这样，领导才能真正放心让你协助他的工作。,四、如何做一个成功的秘书,在这种现代企业中，职业经理人与职业秘书的关系，既不是封建庄园里的主人与奴仆的关系，也不是江湖武林中那种师徒关系，更不是三国演义中刘备关羽张飞那种桃园结义的关系。秘书与领导之间的关系，就像一个交响乐团中的乐手与指挥的关系一样，乐手不是为指挥而演奏，而是按指挥的手势与指挥一起，共同为观众而演奏。秘书不是为领导而工作，而是与领导一起共同为企业而工作，只不过秘书是根据领导的指令而工作。因此，尽管秘书与领导之间可能存在着一些私人情谊，或者其他的恩恩怨怨，但秘书与领导之间的关系，本质上是一种工作关系，不存在任何人身依附关系。既然是一种工作关系，那就必须优先考虑公司利益，而不是个人之间的关系。,四、如何做一个成功的秘书,由于要保证公司领导有足够的时间和精力来处理公司的一些战略问题或核心问题，秘书有一项重要的日常工作，就是像块纱布，过滤一些来找公司领导的电话、客人或文件。因此秘书就变成了一座各科室与公司领导之间的桥梁。正因为是桥梁，宽度有限，偶尔出现拥挤堵塞现象就是难免的。这样，那些暂时被堵塞的人不可能个个都能理解，于是，有人要找个地方撒气。在大多数情况下，必然会把怨气发泄到秘书身上。,四、如何做一个成功的秘书,许多人把李莲英当作老佛爷的秘书看待，所以在他们的印象中，秘书都有李莲英那样的本事，事情办不办得成，全在于秘书肯不肯帮自己的忙。不说外来的客人，即使是在公司内部，许多人也不一定了解秘书部门的工作，以为各种报告批不批，领导想见谁不想见谁，都是秘书部门说了算，所以像鲁天明这样，文件批不下去，就朝秘书部门发火。当然，也有人知道这并不是秘书部门的责任，但是他们又不好直接朝公司领导发火，所以只好把秘书部门当作出气筒。可以说，当出气筒似乎也成了秘书工作的一大特色。,四、如何做一个成功的秘书,由于看问题的角度不同，秘书部门与科室发生一些矛盾，造成一些误会是正常的。比方研发部门觉得某项新产品必须尽快研发，不然就会被竞争对手超过，所以打报告给公司领导，要求尽快上马开始研发；而秘书部门可能从销售部门的报告中了解到，这种产品市场还没有成熟，用不着那么急，所以没有把研发部的报告优先送给领导。因此，秘书部门与各科室出现一些矛盾和分歧是正常的。只要加强沟通，是完全可以消除的。,四、如何做一个成功的秘书,但是，秘书如果一听到别人讲你一两句气话，你就针锋相对，在桥梁本来不畅通的情况下，凭个人意气办事，再设一个卡，摆出一夫当关，万夫莫开的架势，把人家堵在桥头，将正常的工作矛盾转化为个人恩怨，人事纠纷，就会使事情越来越复杂，最后有可能变成死疙瘩。,四、如何做一个成功的秘书,由于你是领导的秘书，在别人的眼里，不管是做什么，你都是替领导在办事，有人甚至还以为是领导有意让你这么做的，所以，只要你愿意，你就有很多机会和办法，像只砂轮一样把对方磨得一点脾气也没有。但是，当你像只砂轮强行把对方磨平的同时，它肯定会给你带来隐患。人家口服心不服，今天斗不过你明天还会跟你斗；明里斗不过你暗里可以给你使绊；一有机会，人家又会把你当出气筒。所以秘书最忌采取“道高一尺，魔高一丈”的态度跟人家治气。因为，你把人家的路堵死了，实际也就把自己的路给堵死了。,四、如何做一个成功的秘书,对于秘书来说，有被人求的时候，肯定就有求人的时候，而且求人的时候还很多，比方领导跟秘书要个资料，这就需要有关科室提供素材；领导外出办事，也需要各科室配合；秘书的工作都比较烦琐，就像胡雪岩说的八个壶七个盖，你要同时保证每个茶壶上都有盖，没有别人的帮忙很难做到。即使你百事不求人，你也会事倍功半要做好秘书工作，不仅要得到领导的信赖，还要得到各科室的信赖，而且是长期的信赖，所以秘书必须知道自己的位置，为人宽容和坦诚。,四、如何做一个成功的秘书,除开个别人是出于妒忌的原因，绝大部分是由于这种误会造成的，因此，一个称职的秘书，在承受这些抱怨的同时，应想方设法改进自己的工作，加强与对方的沟通，为使自己这座桥梁更顺畅一些，尽量帮对方的忙。,四、如何做一个成功的秘书,不管是什么原因，人家把怨气发到你身上，你就跟人家治气，对于秘书来说，是一件非常可怕的事。对自己看得不顺眼的人极少理睬，在工作上能办的也尽量拖着不办；而对另一些自己觉得满意的人则是极为热情。时间长了便会有人觉得你是在拉帮结派，那些不被你理睬的人对你更充满了敌意，不时以种种借口与你过不去，而原先与你要好的人因担心别人议论以至无形树敌，也开始避免与你多接触，弄得你孤家寡人似的。,四、如何做一个成功的秘书,作为秘书，要学会与各种人打交道，若是一味关照与自己相近的人，而对自己不喜欢的人予以排斥，最后受损失的还是自己。所以待人应多些宽容，以工作大局为重，切不可根据自己的好恶去处理人际关系。,四、如何做一个成功的秘书,秘书应该具备良好的沟通协调能力。首先她要理解领导的工作意图，思维方式和工作方法，只有这样，才能及时、准确、完整地将领导的指示传达给各个科室。另外一方面，就是与同事之间，与各个部门之间沟通协调好，理解他们的工作意图，准确地向领导汇报。部门与部门之间，领导与部门之间，如果秘书能协助去除沟通屏障，会让各科室之间的协调更和谐。在各科室的人眼里，秘书比较了解领导，所以经常希望能得到秘书的“关照”，了解领导的真正想法和意图。事实上，每个人由于处在这信息爆炸的时代，每天吸收不同的信息与情报，思想也时时随着资讯冲击、知识的累积而改变，所以作为秘书，应随时了解领导的真正想法。诚实是最好的沟通协调的方法了。,四、如何做一个成功的秘书,如果作为秘书，你不善于沟通，而是今天跟这个治气，明天跟那个治气，你的工作还怎么做？就算你在工作中不需要求人，斗来斗去会有好心情吗？人有时只要稍微想想，就会明白一个很简单的道理：除开睡觉的时间，一个人在办公室里的时间远远超过在家的时间，如果你在办公室像在家里一样互爱和谦让，哪怕只有一半的互爱和谦让，你会觉得工作和生活会温暖美好很多倍！,第二讲：中外原始社会秘书,人类社会秘书活动的源头在原始社会。早在原始公社时期，部落首领身边就有了近身辅助的秘书性人员。人类领导活动的出现是产生人类秘书性活动的条件和基础，也是人类早期秘书性活动的标志。,中外原始社会秘书活动的萌生,外国原始社会秘书活动的萌生：1、部落首领的近身辅助需要，部落首领领导活动的辅助需要，是原始人类秘书性活动产生的直接原因。2、原始社会秘书性活动。中国原始社会秘书性活动的萌生：1.部落首领要的近身辅助需要。2.原始社会秘书性活动。,原始社会时期的秘书性活动,一是听下言纳于上、受上言宣于下的纳言的活动。纳言已起到了上传下达的沟通作用，并开展了原始时期的社会调查研究工作。二是原始信访活动，可以说用“进善旌”、“诽谤之木”和“敢谏之鼓”等形式征求群众的意见和建议，就是原始信访活动，也是我国信访工作之源头。三是原始会务活动，一般由巫史等充当会议的操办人、记录人。原始会议的组织操办是我国秘书会务工作的源头。,原始社会时期的秘书性活动,四是记言记行的史官活动，黄帝时期，就有了仓颉、沮诵、孔甲等充当史官。五是占卜预测吉凶的巫祝活动。可以说巫祝是原始社会的重要秘书性人员之一，也是宗教秘书活动的始祖。六是出现了原始文书。相传在伏羲时代就有了契，作为原始社会和私人文书，据尚书、史记记载，原始时期已有了“典”、“命”、“谟”、“德”、“行”等等公务文书，即以书面文字记载的公务文件。,四大文明古国最早萌生秘书性工作,人类的早期文字原始文字，在埃及、古巴比伦、印度及中国均有发现，原始部落联盟在四大文明古国均出现得最早而且存在发展了数千年。这就使四大文明古国，最早萌生原始秘书性工作的基础性条件。,中国原始秘书性活动与外国相比的不同之处,一是中国原始的秘书性活动的遗迹可以为后世所了解，而外国的原始秘书性活动却大多湮灭。二是中国原始性秘书活动的一些重要方法影响着当代的秘书活动，而外国的原始秘书活动对当代的影响却极小。三是中国的原始文字随历史发展演化为现代中国汉字，古文书也有明显的承继关系；其他古国的文字和文书大都失传了。,第三讲：中外奴隶制国家秘书,古希腊已有了专门刻写泥板文书的人员“司书”。从已发掘文物看，古希腊奴隶制国家以不同形式流传下来的文书，大体有以下几种：1、题铭文书，希腊历史之父希罗多德曾广泛地利用题铭文书，撰写了一部希腊波斯战争史。2、神庙文书，它标志着古希腊集中保管国家文书档案的开端。将贵族文书档案保存在太阳神庙内，太阳神庙设有祭司，具有预言者的职能。凡是征战、出航、缔约和其他重要活动，祭司作为预言者均要预先做出预言，日积月累，形成了预言书或秘密书。3、王国文书 公元前4世纪未，文书档案基本上归王室统管，它标志着奴隶民主制的瓦解和神庙文书档案时代的结束。,古罗马的秘书性工作,古希腊的预言书对古罗马的秘书性工作影响较大。古罗马文书有以下类型：1、贵族神庙文书，这些记录的积累形成祭司文书，也就是贵族神庙文书档案的重要来源。贵族神庙文书档案的内容：一是大祭司团文书档案，包括解决神法、家族法方面的问题的文书等；二是占卜祭司文书档案，即军事、外交及其他重要国家活动预卜吉凶的有关材料，即长官上任、开庭审判、军队出征、民众大会等活动进行占卜吉凶的记录；三是军事外交祭司文件档案，如宣战令、条约等；四是贞女祭司文书档案。2、平民神庙文书档案3、国库文书档案，执政者十分重视，将此类文件与国家重要财物存放在一起，文件档案的管理比较规范，可以说是欧洲历史上出现的最早的比较正规的文件档案管理。4、统一国家文书档案5、皇帝文书档案,东方古国文书的内容,1、宗教文书，两河流域和古埃及宗教文书以宗教祭祀活动内容为主，实际上是古奴隶制国家祭祀会议留下的会议文件和会议记录。2、国王纪年文书、3、经济文书、4、军事和外交文书、5、法典文书：著名的法典文书有汉穆拉比法典、亚述法典、赫梯法典、苏美尔法典、俾拉拉玛法典等。汉穆拉比法典是迄今已发现的古代奴隶制国家的第一部比较完整的法律，对后世有较大的影响，是研究古巴比伦时代历史的重要资料。从这些法典文书可见当时的秘书性官司吏在撰拟文件的语言表达、文书体式、内容把握上，均有了一定的业务水平。6、科技文化文书。,夏王朝的左史、右史、巫、遒人、秩宗等，均为秘书性人员。,左右史负责记录国家重大活动和国王言行，掌管机要史科。遒人承掌王命的传达发布。秩宗及巫祝是国王与鬼神沟通的“解释天意”的使者，主掌占卜、祭祀等宗教活动，是夏君主身边影响力很大的秘书性人员。从已经掌握的历史文献资料看，“誓”是我国最早的国家文书。,商代的国家秘书性工作较夏王朝有了发展,所谓六太、五官、六府之官中，其中不少就是操办秘书性工作的人员。如六太中的太宰，是商王的近身助手，总管庶和机要（后发展为宰相或丞相）；太史负责起草商王命令，发布文告，近似国王的秘书长；太宗负责宗庙祭祀事宜；太祝主持礼仪会务；太卜掌管占卜并记录占卜情况；太士承办敬神事务。作册史官，负责制作册命文书、保管册命并宣示王命，相当于商王的机要秘书；记事史官负责记录商王言行、朝政大事、保管典籍、观察天象、记录历法等等，主要承担文书档案工作。商王朝末年还出现了国家中央秘书机构，称之为太史寮，其长官为太史，下管辖有不同层次、不同分工的史官。,商王朝的文书及秘书性工作,按文书的载体分，商王朝的文书可分为三类：一是甲骨文书。二是金文文书。三是简牍文书。商王朝的国家秘书性工作，已经初创了一些管理制度：一是确立了国家公文格式。二是初步建立了国家文书归档保管制度。三是太史寮内秘书性人员有了初步的分工，各司其职，并有负责长官统一进行管理。,西周的国家秘书性工作进一步发展。,尚书为我国最早的公务文书汇编本；一是秘书性工作的分工更加明确，出现了“卿事寮”和“太史寮”，太史寮则是为王室服务的秘书处；二是巫史分离，史官司地位升高，成为西周王室和地方政府重要的秘书官员；三是西周凡官署皆设史，其办文辅政的秘书性工作更为普遍，史官秘书性人员有千人之多；四是西周专设了“天府”收藏保管国家公务文书，并实行了副本存制度；五是西周的保密制度有所加强，文书档案无关人员无法窥见，盗窃者即受严刑处罚；六是形成了采风调查制度，派官员深入民间以观政，考察民情民俗，了解礼仪法度实施情况；七是西周的秘书性工作有了初步的规则。西周还出现了公文用印制度，以加盖印章强化官司府的权力和信用。,中外奴隶制国家秘书性人员的职能活动相同相近之处：,一是职能地位比较确定，均是奴隶制国家最高统治者身边的综合辅助者。二是职能范围比较明确，中外奴隶制国家秘书性工作均围绕实施奴隶占有制统治展开办文辅政活动。三是素质要求比较相近，无论是中国的巫史等秘书性人员，还是外国的司书、祭司及其他名称的秘书性人员都要求有较高的文化水平，具有一定的使用文字的能力，并富有政治统治的经验，要求其对最高统治者忠诚等。这些素质要求，对后世有重大影响。,中外奴隶制国家秘书性人员的职能活动相同相近之处：,四是在“君权神授”观念的影响下，奴隶制国家秘书性工作均带有一定的宗教色彩。五是占卜在奴隶制国家秘书性人员办文办会办事中是一个重要环节，也是秘书性人员发挥辅政作用的重要手段。六是国家秘书性人员的任用，大多受贵族继承制的影响，采用世袭制。七是秘书性人员对其辅佐对象的人生依附关系已经确立，这一关系一直沿袭至封建社会。这一关系的形成和发展，对后世秘书性工作有着极大影响。,中外奴隶制国家公务文书的异同,1.中外奴隶制国家公务文书的相同之处，具体体现在以下方面：一是基本内容，均反映了当时奴隶制国家社会生活状况和国务管理活动。二是对国家文书档案均极为重视，视为神物和珍宝，中国的甲骨档案珍藏在王室的宗庙、社稷中，作为国家权力的象征和王权统治的精神支柱。外国奴隶制国家的文件档案也大多密藏于神庙和王国宝库，与黄金宝物收藏在一起，作为国家统治的重要资本和凭证。三是对文书档案的管理随时代发展越来越严格，越来越重视保密。四是奴隶制国家的文书已开始了用印制度。,中外奴隶制国家公务文书的异同,2.中外奴隶制文书的不同之处表现在以下方面：一是文书载体的不同。都曾使用过石头文书，但中国奴隶制国家夏、商和西周王朝主要是以龟甲兽骨为载体的甲骨文书、以竹木为载体的简牍文书、以青铜为载体的金文文书；而古埃及、古巴比伦及古希腊、古罗马主要是以泥板为载体的泥板文书和以纸草为载体的纸草文书，古印度还使用过以贝叶为载体的贝叶文书。文书载体的不同，主要是各国载体资源条件和开发利用水平以及使用习俗不同决定的。二是文书保管体制上的差别。三是文书文体的分类不同。四是国家文书使用文字语言发展的不同。五是国家文书与宗教文书关系上的差别。,