word基本操作及应用.ppt

第1章 初识Word 2003,本章主要介绍Word 2003的安装方法、界面中各部分的名称和作用，以及打开、保存、关闭和打印文档的操作方法，并且通过项目简单介绍Word 2003的文字输入和编辑。本章要点 1.1 第一个Word文档 1.2 编写一篇演讲稿 习题 1,1.1 第一个Word文档,应用Word 2003的第一步是创建Word文档。只有在Word文档中，才可以使用Word 2003的各种功能。本节将介绍Word 2003的安装方法，以及如何新建和保存一个Word文档，图1-1-1所示就是新建的一个空白Word文档。,图1-1-1 空白Word文档,1.1 第一个Word文档,（3）通过已有的Word 2003文档启动。首先通过“我的电脑”、“我的文档”或“Windows资源管理器”等程序，找到要打开的已保存的Word 2003文档，然后双击这个Word文档的图标，即可启动Word 2003并同时打开被双击的Word文档。,图1-1-6 通过“开始”菜单启动Word 2003,1.1 第一个Word文档,3退出Word 2003完成所有的操作后，就需要退出Word 2003。常用的退出操作有3种。（1）单击“文件”“退出”菜单命令，关闭所有的文件，然后退出Word 2003。（2）单击Word 2003工作界面右上角的“关闭”按钮，如果打开了或两个以上的Word文档，则只关闭当前文档。如果只打开了1个文档，则关闭该文档并退出Word 2003。（3）双击Word 2003窗口左上角的控制菜单按钮，如果打开了两个或两个以上的 Word文档，则只关闭当前文档。如果只打开了1个文档，则关闭该文档并退出Word 2003。图1-1-7“Microsoft Office Word”对话框如果对文档进行了修改并且尚未保存，那么在退出Word 2003时，系统会调出一个“Microsoft Office Word”对话框，提示用户是否保存当前修改后的文档，如图1-1-7所示。单击“是”按钮，保存修改后的文档并退出Word 2003；单击“否”按钮，不保存修改后的文档并退出Word 2003；单击“取消”按钮，返回该文档不退出Word 2003。,1.1 第一个Word文档,图1-1-7“Microsoft Office Word”对话框,1.1 第一个Word文档,1.1.2 Word 2003工作界面简介启动Word 2003后，用户所看到的就是Word的工作界面，所有的操作都是在这个界面内进行的。工作界面包括标题栏、菜单栏、工具栏、文本区、状态栏和任务窗格6部分，如图1-1-8所示。1标题栏标题栏位于Word 2003工作界面的最上方，用来显示文档的名称。当打开或创建一个新文档时，该文档的名字就会出现在标题栏上。标题栏包括控制菜单按钮、文档名称和窗口控制按钮等。控制菜单按钮：位于标题栏的最左边。单击该按钮，在调出的菜单中，可以对窗口进行还原、移动、大小、最小化、最大化和关闭等操作。,1.1 第一个Word文档,图1-1-8 Word 2003工作界面,1.1 第一个Word文档,文档名称：文档名称在控制菜单按钮的右边，它表示当前正在使用的文档的名称。如果打开另一个文档，名称则会随之改变。如果是新建的文档，Word 2003会自动将文件命名为“文档1”、“文档2”窗口控制按钮：窗口控制按钮位于标题栏的右边，共有3个，从左到右分别为“最小化”按钮、“最大化”按钮和“关闭”按钮。单击“最小化”按钮，窗口会缩小成为Windows任务栏上的一个按钮；单击“最大化”按钮，窗口会放大到整个屏幕，此时该按钮也会变成“向下还原”按钮；单击“向下还原”按钮，窗口会变回原来的大小，此时按钮也会变成“最大化”按钮；单击“关闭”按钮，窗口会被关闭。双击标题栏也可以在“最大化”按钮和“向下还原”按钮之间切换，调整窗口的大小。如果用户同时打开多个Word文档，那么窗口标题栏颜色为蓝色的文档是正在编辑的文档，其他文档的标题栏颜色为淡蓝色。2菜单栏菜单栏由9个按钮组成，每一个按钮称为其相应的主菜单，例如“文件”主菜单、“编辑”主菜单等。单击每一个按钮，都能调出一个下拉菜单，该菜单中包含具有与按钮名称功能相关的所有菜单命令。菜单命令有以下3种形式。,1.1 第一个Word文档,3工具栏事实上，工具栏的种类很多，Word文档默认的显示工具栏是“常用”工具栏和“格式”工具栏这两个最经常使用的工具栏。“常用”工具栏以按钮的形式提供了一些常用操作命令；“格式”工具栏以按钮的形式提供了一些常用格式编辑命令。每个工具栏中都有若干个按钮，单击按钮可以执行一种Word操作或是调出一个菜单。如果要显示其他工具栏，有以下两种操作方法。（1）在菜单栏或已打开的任意一个工具栏上单击鼠标右键，调出一个快捷菜单，单击菜单命令，即可调出或关闭相应的工具栏。（2）单击“视图”“工具栏”“XXX”菜单命令，即可调出或关闭相应的工具栏，“XXX”表示工具栏的名字。如果菜单命令前面有对勾标志，则表示该工具栏已经被调出，反之则表示未调出该工具栏。工具栏中的每一个按钮都有一个名称。如果用户不知道按钮的名称，可以将鼠标移动到按钮上，稍候片刻，则在光标下方就会显示该按钮的名称。4文本区文本区是Word 2003的编辑窗口，用户可以在此进行文档的输入、编辑、修改、排版和浏览等操作。文本区由滚动条、标尺、视图按钮和文本组成。,1.1 第一个Word文档,滚动条：滚动条位于文本区的下方和右边。下方的滚动条称为“水平滚动条”，右边的滚动条称为“垂直滚动条”。使用滚动条可以使文本内容在窗口中滚动，以便显示区域外被挡住的文本内容。标尺：标尺位于文本区的上方和左边，上方的标尺称为“水平标尺”，左边的标尺称为“垂直标尺”。使用标尺可以定位文本中的文字、段落、表格和图片等内容。视图按钮：包括“普通视图”按钮、“Web版式视图”按钮、“页面视图”按钮、“大纲视图”按钮和“阅读版式”按钮。按下某个按钮就会使文档切换到相应的视图状态。文档常用的视图是“页面”视图。文本：文本区域中包括文字、表格和图片等文档内容。打开文档后，文档内容就显示在文本区内，用户对文档进行的各种编辑操作都在这里进行。此外，文档中的段落标记不仅标记一段内容的结束，而且它还保存这个段落样式的所有内容，包括文本的所有格式设置。5状态栏状态栏位于Word 2003工作界面的最下方，显示当前打开文档的状态，包括如下内容。显示当前文档的光标位置、页码、节数和当前文档的总页数。显示当前文档的录制、修订、扩展和改写的模式状态。,1.1 第一个Word文档,6任务窗格任务窗格位于工作界面的右边，它随着当前文档的操作而显示相应内容。常用的任务窗格包括以下几种。新建文档：创建新文档及打开已建立的文档。剪贴板：显示当前Word 2003环境中的剪贴板内容。剪贴画：在Office 2003收藏集中搜索相应的媒体文件类型。搜索结果：查找计算机中的文件。样式和格式：方便地进行文档的排版。显示格式：显示当前文档所使用的格式。邮件合并：按向导提示对文档进行相应类型的合并操作。,1.1 第一个Word文档,1.1.3 新建和打开文档1新建文档在启动并进入了Word 2003后，工作界面内会自动创建一个名为“文档1”的空白文档，用户既可以对“文档1”进行相应的操作，也可以重新创建一个新文档。新建文档的方法有以下4种。（1）单击“文件”“新建”菜单命令，调出“新建文档”任务窗格，如图1-1-9所示。单击其中的“空白文档”链接，即可新建一个空白文档。（2）单击“常用”工具栏最左边的“新建空白文档”按钮，新建一个空白文档。（3）使用Ctrl+N快捷键，新建一个空白文档。（4）单击“文件”“新建”菜单命令，调出“新建文档”任务窗格。单击其中的“根据现有文档”链接，调出“根据现有文档新建”对话框，如图1-1-10所示。选中所需的文档后，单击“创建”按钮，就可以新建一个与原文档内容完全一样的新文档。图1-1-9“新建文档”任务窗格 图1-1-10“根据现有文档新建”对话框不论使用以上哪种方法新建的文档，其名称均为“文档1”。如果之前创建过文档，则新文档名称中的数字会顺延。,1.1 第一个Word文档,图1-1-9“新建文档”任务窗格 图1-1-10“根据现有文档新建”对话框,1.1 第一个Word文档,2打开文档打开已经保存的文档有多种方法，下面介绍常用的5种方法。（1）在硬盘或者软盘中找到要打开的Word文档，双击该文档的图标，就可以打开文档了。如果Word 2003没有启动，系统会自动启动Word 2003并打开文档。（2）在Word 2003中，单击“文件”“打开”菜单命令或者单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，都可以调出“打开”对话框，如图1-1-11所示。在“打开”对话框的“查找范围”下拉列表框中，选择要打开文档所在的文件夹。在列表中选中要打开的文档，或者在“文件名”文本框中输入文档的名称。单击“打开”按钮，打开所选的文档。,1.1 第一个Word文档,图1-1-11“打开”对话框,1.1 第一个Word文档,（3）如果要打开多个连续的文档，可以在“打开”对话框的列表中，单击第一个要打开的文档名，然后按住Shift键，再单击最后一个文档名，选中这两个文档以及它们之间的所有文档；如果要打开多个不连续的文档，可以按住Ctrl键，然后依次单击要打开的文档名，选中这些文档。按住Ctrl键，单击已选定的文档名，可取消该文档的选定。最后单击“打开”按钮，即可打开选中的多个文档。（4）在Word 2003中，用户最近打开过的Word文档会保存在“文件”菜单中。单击“文件”按钮，调出下拉菜单，单击所需文档的名称就可以打开相应的Word文档，如图1-1-12所示。Word 2003默认设置是显示最近打开过的4个文档的名称，如果需要增加或减少显示的文档数量，可以单击“工具”“选项”菜单命令，调出“选项”对话框，选中“常规”选项卡，如图1-1-13所示。在“列出最近所用文件”复选框右边的数值选择框中，输入要显示文档名称的数量，单击“确定”按钮。（5）在Windows XP中，用户最近打开过的文档会保存在“我最近的文档”菜单中。单击“开始”“我最近的文档”菜单命令，调出菜单，再单击所需要的Word文档名称，就可以打开选中的Word文档。,1.1 第一个Word文档,图1-1-12“文件”下拉菜单 图1-1-13“选项”对话框（“常规”选项卡）,1.1 第一个Word文档,1.1.4 保存和关闭文档1保存文档当完成对一个Word文档的编辑后，需要将文档保存起来。为避免不必要的损失，用户要养成经常存盘的习惯。保存文档的操作方法有4种。（1）保存新建的文档。单击“文件”“保存”菜单命令、单击“常用”工具栏中的“保存”按钮或者使用Ctrl+S快捷键，都可以调出“另存为”对话框，如图1-1-14所示。在“保存位置”下拉列表框中，可以选择要保存文档所在文件夹的位置。在“文件名”文本框中，输入文档的名称。完成设置后，单击“保存”按钮。（2）保存为另一个文档。如果要将已保存的文档，另存为一个内容完全相同但是名称或者保存位置不同的文档，可以单击“文件”“另存为”菜单命令，调出“另存为”对话框，如图1-1-14所示。更改文档名称或者保存位置后，单击“保存”按钮。（3）保存已经保存过的文档。已保存过的文档进行修改后，需要再次保存，修改的内容才会被计算机保存并覆盖原有内容。单击“文件”“保存”菜单命令、单击“常用”工具栏中的“保存”按钮或者使用Ctrl+S快捷键，都可以直接保存文档，不会再调出“另存为”对话框。（4）一次性保存所有文档。当打开多个文档时，可以在按住Shift键的同时单击“文件”“全部保存”菜单命令，一次性保存所有打开的文档。,1.1 第一个Word文档,图1-1-14“另存为”对话框,1.1 第一个Word文档,（2）保存为另一个文档。如果要将已保存的文档，另存为一个内容完全相同但是名称或者保存位置不同的文档，可以单击“文件”“另存为”菜单命令，调出“另存为”对话框，如图1-1-14所示。更改文档名称或者保存位置后，单击“保存”按钮。（3）保存已经保存过的文档。已保存过的文档进行修改后，需要再次保存，修改的内容才会被计算机保存并覆盖原有内容。单击“文件”“保存”菜单命令、单击“常用”工具栏中的“保存”按钮或者使用Ctrl+S快捷键，都可以直接保存文档，不会再调出“另存为”对话框。（4）一次性保存所有文档。当打开多个文档时，可以在按住Shift键的同时单击“文件”“全部保存”菜单命令，一次性保存所有打开的文档。2关闭文档当编写、修改或者查看完文档之后，就可以关闭文档。关闭文档的方法有5种。（1）单击“文件”“关闭”菜单命令，关闭当前文档。（2）单击Word 2003标题栏中的“关闭”按钮，关闭当前文档。（3）使用Alt+F4快捷键，关闭当前文档。（4）如果只打开了1个文档，可以单击菜单栏最右边的“关闭窗口”按钮，关闭文档但是不退出Word 2003程序。（5）单击“文件”“退出”菜单命令，关闭所有打开的Word文档，并退出Word 2003程序。,1.2 编写一篇演讲稿,Word 2003最基本也是最重要的功能就是文字编辑。本节将介绍如何输入文字、编辑文字和打印文档，图1-2-1所示为使用Word 2003编辑的演讲稿。,图1-2-1 一篇演讲稿,1.2 编写一篇演讲稿,1.2.1 输入文字1光标的定位在新建Word文档以后就可以进行文字输入了。因为Word规定光标所在的位置就是文字输入的位置，所以在输入文字前一定要确认光标的位置是否正确。光标是指在文本区中，一个黑色闪烁的竖线，它用来指示当前输入文字的位置，也就是新文字的显示位置。定位光标的方法很多，常用的有以下3种。（1）鼠标定位光标。移动鼠标指针，在文档中需要输入文字的位置单击鼠标左键，即可将光标移至此处。（2）键盘定位光标。通过按上、下、左、右方向键可以在文档内移动光标，改变文字输入位置。常用的使用键盘按键和快捷键移动光标的方法如表1-2-1所示。,1.2 编写一篇演讲稿,（3）返回文档的前一个光标位置。Word 2003可以记录当前光标位置和之前的3个光标位置。连续按Shift+F5组合键，可以依次返回前3个光标位置。第4次按Shift+F5组合键，会返回光标当前最新位置。如果刚刚打开一个文档，则按Shift+F5组合键，可将光标移至上次保存该文档时光标所在的位置。此外，如果文字内容较长，只能在文本区内显示部分内容，可以借助滚动条将需要显示的文本移动到当前文本区内。单击垂直滚动条顶部或底部的箭头可以上移或下移一行文字；单击垂直滚动条的滑槽可以上移或下移一屏文字；拖曳垂直滚动条的滑块可以快速上移或下移文字；操作水平滚动条，可使文字左移或右移。注意：使用滚动条只能使文字移动，文字移动后，还需用鼠标单击定位处，才能使光标移至所需处。,1.2 编写一篇演讲稿,2输入文字通过使用上、下、左、右方向键或者单击鼠标，将光标移动到插入文字的位置，然后输入要插入的文字即可。对于初学者来说，一定要注意只有光标的位置才是输入文字的位置，鼠标指针的显示位置只是表示鼠标在屏幕中的位置。只有在单击鼠标左键将光标移动到鼠标指针所在位置后，用户才能在鼠标指针的位置输入文字。当键入的文字超过一行的长度时，这些文字就会自动换行。如果按Enter键，会另起一段，并产生段落标记。文档中的段落标记不仅标记一段内容的结束，而且它还保存这个段落样式的所有内容，包括文字和段落的所有设置。在Word文档中，英文字母和单词可以直接通过键盘输入，而中文则需要使用中文输入法输入。在Windows 98、Windows 2000和Windows XP等操作系统中都安装了多种中文输入法，如智能ABC输入法、中文全拼和微软拼音输入法等。在使用时，用户经常需要在英文输入法和多种中文输入法之间进行切换。切换输入法的操作很简单，只要按下Ctrl+Shift组合键就可以。每按一次该快捷键，就在已安装的输入法之间按顺序切换一次，直到出现自己想要的输入法为止。中文输入法与英文输入法之间的切换也可以按Ctrl+空格键。,1.2 编写一篇演讲稿,1.2.2 编辑文字1选中文字用户在进行复制、删除、移动或剪切等文字编辑操作之前，都必须先选中文字。所谓选中文字就是将需要编辑的文字反白显示与其他文字区分开来。选中文字的操作方法有以下两种。（1）使用鼠标选中文字。将鼠标指针移动到要选中的文字的首端，然后按住鼠标左健拖曳鼠标到要选中的文字的末端，即可选中所需的文字，如图1-2-2所示。如果要选中一行文字，可以将鼠标指针移动到选定区，所谓选定区是指正文文字左边的空白区。在该区域中，鼠标指针变成形状。此时单击鼠标左键或者拖曳鼠标可以选中一行、整段甚至整个文档文本，如图1-2-3所示为选中一行文字的效果。鼠标选中文字的常用操作方法如表1-2-2所示。,1.2 编写一篇演讲稿,图1-2-2 使用鼠标选中文字,图1-2-3 使用鼠标选中一行文字,1.2 编写一篇演讲稿,（2）使用键盘选中文字。将光标移动到要选中文字的左边，然后按Shift+键就可以向右选中一个字符，按住Shift键连续按键可以选中多个字符。表1-2-3中列出了用键盘选中文字的常用操作。注意：所有选中文本的起始端都是光标所在位置。什么时候使用鼠标选中文字，什么时候使用键盘选中文字，用户可以自行决定，但是要以方便、快速和不易出错为原则。一般来说，当要选中的文字内容比较多或者位置固定时最好使用键盘，例如选中整个文档或者选中从光标处到文档开始处的所有文本等。其他情况下，因为鼠标使用起来非常灵活，所以建议使用鼠标选中文字。2复制文字在编辑文字内容时，经常需要将一些文字复制到文档的其他位置。复制文字的常用方法有4种。（1）使用菜单命令复制文字。选中要复制的文字后，单击“编辑”“复制”菜单命令将选中的文字复制到剪贴板上。再将光标移动到要复制的位置处，单击“编辑”“粘贴”菜单命令，将剪贴板上的文字显示在新的位置。此外，也可以使用“常用”工具栏中的“复制”按钮和“粘贴”按钮来完成上述操作。,1.2 编写一篇演讲稿,（2）使用快捷键复制文字。选中要复制的文字后，使用Ctrl+C快捷键将选中的文字复制到剪贴板上。再将光标移动到要复制的位置，使用Ctrl+V快捷键将剪贴板上的文字显示在新的位置。（3）使用鼠标复制文字。选中要复制的文字后，将鼠标指针移动到选中的内容上。按住Ctrl键，同时拖曳鼠标到目标位置，如图1-2-4左图所示鼠标指针上的加号标志表示复制，松开鼠标左键，选中的内容就复制到新的位置了，如图1-2-4右图所示。（4）使用快捷菜单复制文字。选中要复制的文字后，将鼠标指针移动到选中的内容上。按下鼠标右键同时拖曳鼠标到目标位置，松开鼠标右键后会调出一个快捷菜单，如图1-2-5所示，单击“复制到此位置”菜单命令即可。,1.2 编写一篇演讲稿,图1-2-4 使用鼠标复制文字 图1-2-5 使用快捷菜单复制文字,1.2 编写一篇演讲稿,3删除文字在编辑文字的过程中，需要删除一些已键入的文字时，可以先将光标移动到要删除的文字处。如果需要删除光标前面的文字，则按Backspace键；如果要删除光标后面的文字，则按Delete键；如果要删除光标左边一个单词，则按Ctrl+Backspace组合键；如果要删除光标右边一个单词，则按Ctrl+Delete组合键。如果要删除的文字比较多，可以先选中要删除的文字，然后按Backspace键或者Delete键都可以一次将选中的文字全部删除。4移动文字在编辑文字内容时，经常需要将一些文字移动到文档的其他位置。移动文字的常用方法与复制文字的方法类似也有4种。（1）使用菜单命令移动文字。选中要移动的文字后，单击“编辑”“剪切”菜单命令将选中的文字移动到剪贴板上。再将光标移动到目标位置处，单击“编辑”“粘贴”菜单命令，将剪贴板上的文字移动到新位置。此外，也可以使用“常用”工具栏中的“剪切”按钮和“粘贴”按钮来完成上述操作。（2）使用快捷键移动文字。选中要移动的文字后，使用Ctrl+X快捷键将选中的文字移动到剪贴板上。再将光标移动到目标位置处，使用Ctrl+V快捷键将剪贴板上的文字移动到新位置。,1.2 编写一篇演讲稿,（3）使用鼠标移动文字。选中要移动的文字后，将鼠标指针移动到选中的内容上，鼠标指针变成形状，拖曳鼠标到目标位置，如图1-2-6左图所示。松开鼠标左键，选中的内容就移动到新的位置了，如图1-2-6右图所示。,图1-2-6 使用鼠标移动文字,1.2 编写一篇演讲稿,（4）使用快捷菜单移动文字。选中要移动的文字后，将鼠标指针移动到选中的内容上。按下鼠标右键同时拖曳鼠标到目标位置，松开鼠标右键后会调出一个快捷菜单，如图1-2-5所示。在菜单中单击“移动到此位置”菜单命令即可。5撤消与恢复在文档编辑过程中，用户难免出现错误操作，如删除不应该删除的文本、将文本移动到错误的地方等。如果遇到这种情况，Word 2003可以帮助用户撤消错误的操作，将文档还原到执行该操作之前的状态，操作方法如下。（1）撤消和恢复一项错误操作。单击“编辑”“撤消”菜单命令或者单击“常用”工具栏中的“撤消”按钮，撤消前一次的操作。如果要恢复撤消的操作，单击“编辑”“恢复”菜单命令或者单击“常用”工具栏中的“恢复”按钮。除了使用“撤消”按钮和“恢复”按钮之外，使用相应的快捷键Ctrl+Z和Ctrl+Y也可以执行撤消和恢复操作。（2）撤消和恢复多项错误操作。单击“常用”工具栏中“撤消”按钮右边的箭头按钮，调出一个列表，可以看到此前的每一次操作，最新的操作排列在最上边。移动鼠标选中要撤消的多个连续操作，单击鼠标即可，如图1-2-7左图所示。如果要恢复撤消的多个操作，则单击“恢复”按钮右边的箭头按钮，移动鼠标选中要恢复的多个连续操作，单击鼠标即可，如图1-2-7右图所示。,1.2 编写一篇演讲稿,图1-2-7 撤消和恢复多项错误操作,1.2 编写一篇演讲稿,1.2.3 打印文档1打印预览虽然电子邮件和Web文档的使用越来越普及，但是最普遍的方式仍是把文件打印出来，以书面形式分发。在打印文档前，用户可以在预览窗口中查看打印的效果，并做出相应的修改。打印预览的操作方法如下。（1）单击“文件”“打印预览”菜单命令或者单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮，调出当前文档的预览窗口，如图1-2-8所示。,1.2 编写一篇演讲稿,图1-2-8 预览窗口,1.2 编写一篇演讲稿,（2）在预览窗口中，单击工具栏中的“打印”按钮，Word将开始打印文档。（3）将鼠标移动到文档编辑区域，鼠标指针变成放大镜形。单击鼠标，文档内容恢复到初始显示比例，鼠标指针变成缩小镜形。（4）单击“打印预览”工具栏中的“放大镜”按钮，鼠标指针会由放大镜形状变成I形，此时单击文档中任何处，可以开始编辑文档。（5）单击工具栏中的“单页”按钮，窗口内只显示一个页面的内容。移动“垂直滚动条”可以逐一查看文档各个页面的内容。（6）单击工具栏中的“多页”按钮，窗口可以显示多个页面，观察整体效果。“多页”按钮提供了多种预览方式选择，可以选择12、13、22、23等各种显示方式，如图1-2-9所示。,1.2 编写一篇演讲稿,图1-2-9 显示多个页面,1.2 编写一篇演讲稿,（7）在“显示比例”下拉列表框中，可以选择文档显示的比例。（8）单击打印预览工具栏中的“全屏显示”按钮，可以全屏显示文档内容。单击“全屏显示”工具栏中的“关闭全屏显示”按钮，返回打印预览窗口。（9）单击“打印预览”工具栏中的“关闭”按钮，退出打印预览窗口返回文档。2打印文档单击“常用”工具栏中的“打印”按钮，Word会使用当前的打印设置直接打印文档。如果要改变打印设置，操作方法如下。（1）单击“文件”“打印”菜单命令，调出“打印”对话框，如图1-2-10所示。（2）在“页面范围”栏中，用户可以设定文档打印的范围。选中“全部”单选钮，打印文档的全部内容。选中“当前页”单选钮，只打印光标所在页的内容。选中“页码范围”单选钮，用户可以在其文本框中设定打印的页码范围。,1.2 编写一篇演讲稿,图1-2-10“打印”对话框,1.2 编写一篇演讲稿,（3）在“副本”栏中的“份数”数值选择框中，设置打印的份数。选中“逐份打印”复选框，表示打印完一份完整的文档后，再打印下一份。不选中“逐份打印”复选框则表示每一页打印完设定的份数后，再打印下一页。（4）在“打印内容”下拉列表框中，选择要打印的内容，例如文档的文本、属性或者快捷键指定方案等。在“打印”下拉列表框中，选择是打印所有的页面、奇数页，还是偶数页。（5）在“缩放”栏中的“每页的版数”下拉列表框中，选择每页要打印的页面数量。在“按纸张大小缩放”下拉列表框中，选择打印纸张的类型。如果确定实际打印纸张与页面设置的纸张一致，不需要缩小或放大，则选中“无缩放”选项。（6）设置完毕后，单击“确定”按钮，开始打印文档。,第2章 Word 2003的基本操作,本章主要介绍Word 2003的基本操作，包括文字和段落的格式设置、表格和图片的基本编辑、查找和替换功能、自动编号和项目符号列表、分栏、艺术字、模板和向导，以及邮件合并功能等等。本章要点 2.1 编写入团申请书 2.2 制作产品宣传单 2.3 制 作 名 片 2.4 制作新年酒会通知 习题 2,2.1 编写入团申请书,上一章介绍了最简单的文字编辑方法，本节将全面介绍如何设置文字和段落的格式，使得整个文档结构清晰、重点突出。例如：改变文字的字体、大小和颜色，给文字加粗，段落居中等。图2-1-1所示为编写好的入团申请书。,图2-1-1 入团申请书 图2-1-2“字体”对话框的“字体”选项卡,2.1 编写入团申请书,2.1.1 设置文字格式1使用“字体”对话框设置文字格式在文档中，用户可以通过“字体”对话框来设置文字的格式，例如设置文字的字体、大小、颜色等属性。操作步骤如下。（1）选中要设置格式的文字，然后单击“格式”“字体”菜单命令，调出“字体”对话框，选中“字体”选项卡，如图2-1-2所示。（2）在“中文字体”下拉列表框中，选择汉字的字体。在“西文字体”下拉列表框中，选择英文字母的字体。在“字形”列表中，选择文字的外形。在“字号”列表中，选择文字的大小。有两种字号系统，中文字号是数字越小文字越大；阿拉伯数字字号是以磅为单位，数字越大文字越大。（3）在“字体颜色”下拉列表框中，选择文字的显示颜色。在“下划线线型”下拉列表框中，选择文字下划线的形式。在“下划线颜色”下拉列表框中，选择文字下划线的显示颜色。在“着重号”下拉列表框中，选择是否添加着重号。（4）在“效果”栏中，可以选中其中的复选框给文字添加特殊的效果。在“预览”栏中，用户可以查看设置后的文字效果。,2.1 编写入团申请书,（5）在“字体”对话框中，选中“字符间距”选项卡，如图2-1-3所示。在“缩放”下拉列表框中，可以设置字符横向的伸缩度。在“间距”下拉列表框中，可以设置每个字符之间的距离。在“位置”下拉列表框中，可以设置选中文字在其所在行中与基线的垂直距离。（6）在“字体”对话框中，选中“文字效果”选项卡，如图2-1-4所示。在“动态效果”列表中，选择文字的动态效果。动态效果只能在“页面”视图中进行欣赏，不能打印出来。（7）完成设置后，单击“确定”按钮。,2.1 编写入团申请书,图2-1-3“字体”对话框的“字符间距”选项卡 图2-1-4“字体”对话框的“文字效果”选项卡,2.1 编写入团申请书,2使用“格式”工具栏设置文字格式除了使用“字体”对话框外，还可以使用“格式”工具栏来设置文字的格式。虽然“格式”工具栏没有“字体”对话框的功能全面，但是其操作简便、快捷，而且具有最基本、最常用的设置文字格式功能。如果文档中没有显示“格式”工具栏，可以单击“视图”“工具栏”“格式”菜单命令，调出“格式”工具栏，如图2-1-5所示。下面依次介绍“格式”工具栏中与设置文字格式相关的按钮及其功能。“字体”下拉列表框：在“字体”下拉列表框中，可以选择所需的字体。下拉列表框中显示的字体为当前应用的字体，如图2-1-6所示。Word 2003提供了近百种字体，其中包括20多种中文字体。“字体”下拉列表框的功能相当于“字体”对话框中的“中文字体”下拉列表框和“西文字体”下拉列表框。,图2-1-5“格式”工具栏,2.1 编写入团申请书,“字号”下拉列表框：在“字号”下拉列表框中，可以选择所需文字的大小，如图2-1-7所示。“字号”下拉列表框的功能相当于“字体”对话框中的“字号”列表。,图2-1-6“字体”下拉列表框 图2-1-7“字号”下拉列表框,2.1 编写入团申请书,“加粗”按钮：按钮成被按下状态，表示选中文字被加粗，如图2-1-8所示。如果按钮成抬起状态，则表示选中文字没有被加粗。“倾斜”按钮：按钮成被按下状态，表示选中文字被倾斜，如图2-1-8所示。如果按钮成抬起状态，则表示选中文字没有被倾斜。“下划线”按钮：按钮成被按下状态，表示选中文字被添加下划线，如图2-1-8所示。单击“下划线”按钮右边的箭头按钮，可以选择下划线的形状和颜色。“字符边框”按钮：按钮成被按下状态，表示选中文字被添加边框，如图2-1-8所示。“字符底纹”按钮：按钮成被按下状态，表示选中文字被添加底纹，如图2-1-8所示。图2-1-8 使用“格式”工具栏设置文字格式“字符缩放”按钮：按下“字符缩放”按钮后，调整选中的文字水平方向的宽窄，从而可以显示瘦形文字或宽形文字，如图2-1-8所示。单击其右边的箭头按钮可以选择字符缩放的比例。“突出显示”按钮：按下“突出显示”按钮后，改变选中文字的底纹颜色，以便突出文字内容，如图2-1-8所示。单击其右边的箭头按钮，可以选择底纹颜色。按钮图标中的颜色条表示当前底纹颜色。“字体颜色”按钮：单击“字体颜色”按钮，改变选中文字的颜色，以便突出文字内容，如图2-1-8所示。单击其右边的箭头按钮可以选择文字颜色。按钮图标中的颜色条表示当前设置的颜色。,2.1 编写入团申请书,2.1.2 设置段落格式段落是由一个或多个连续的句子组成的。将一个段落作为编辑对象进行处理时，段落可以看成是两个段落标记之间的内容。设置段落格式的方法有3种：“段落”对话框、“格式”工具栏和水平标尺，分别介绍如下。1使用“段落”对话框设置段落格式使用“段落”对话框，可以全面、精确地设置段落的格式，操作步骤如下。（1）将光标移动到要设置格式的段落，或者选中要设置格式的多个段落，然后单击“格式”“段落”菜单命令，调出“段落”对话框，选中“缩进和间距”选项卡，如图2-1-9所示。图2-1-9“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡（2）在“常规”栏的“对齐方式”下拉列表框中，可以设置段落的对齐方式。在“大纲级别”下拉列表框中，选择段落所对应的大纲级别。（3）在“缩进”栏的“左”和“右”数值选择框中，输入段落与左右页边距的缩进量。在“特殊格式”下拉列表框中，选择是“无”、“首行缩进”或者“悬挂缩进”的段落格式。如果选中后两者中的一项，则可以在“度量值”数值选择框中输入缩进值。（4）在“间距”栏的“段前”和“段后”数值选择框中，输入选中段落与其前后段落之间的间距。在“行距”下拉列表框中，选择段落每行之间的距离。如果选中“固定值”项，则可以在“设置值”数值选择框中设定距离值。,2.1 编写入团申请书,图2-1-9“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡,2.1 编写入团申请书,（5）在“预览”区中，查看设置的效果。（6）单击“确定”按钮，完成段落格式设置。2使用“格式”工具栏设置段落格式使用“格式”工具栏除了可以设置文字格式外，还可以简单地设置段落格式。“格式”工具栏中与设置段落格式相关的按钮及其功能如表2-1-1所示。3使用水平标尺设置段落格式分别拖曳水平标尺上的4个标记可以直接调整段落左边或者右边的缩进量。按住Alt键拖曳标记可以进行微调。4个标记的作用如下。“首行缩进”标记：拖曳“首行缩进”标记，改变光标所在段落首行的左缩进量，如图2-1-10所示。,图2-1-10 首行缩进,2.1 编写入团申请书,“悬挂缩进”标记：拖曳“悬挂缩进”标记，改变光标所在段落除首行外所有文本行的左缩进量，如图2-1-11所示。,图2-1-11 悬挂缩进,“左缩进”标记：拖曳“左缩进”标记，改变光标所在段落所有文本行的左缩进量，如图2-1-12所示。,图2-1-12 左缩进,2.1 编写入团申请书,“右缩进”标记：拖曳“右缩进”标记，改变光标所在段落所有文本行的右缩进量，如图2-1-13所示。,图2-1-13 右缩进,2.1 编写入团申请书,2.1.3 复制格式文字和段落的格式也可以复制。对于要求同样格式、不同文字或者段落的文本，用户不需要一一设置格式，使用格式刷一刷即可。1使用“格式刷”按钮复制文字格式利用“常用”工具栏中的“格式刷”按钮，能将一部分文字按另一部分文字的格式进行自动修改，操作步骤如下。（1）选中具有所需格式的源文字内容，单击“格式刷”按钮，则鼠标指针变为一个刷子形状。（2）将鼠标指针移动到目标文字，拖曳要更改格式的文字，则目标文字的格式会被源文字的格式取代。（3）如果双击“格式刷”按钮，则鼠标指针将保持刷子形状，使得用户可以在多个目标文字处复制格式。完成复制后，再次单击“格式刷”按钮才可以取消“格式刷”复制格式的作用。按Ctrl+Shift+Z组合键，可取消选中文字复制的格式，还原为原始格式，同时取消“格式刷”复制格式的作用。,2.1 编写入团申请书,2使用“格式刷”按钮复制段落格式复制段落格式的操作方法与复制文字格式的方法类似，也是利用“常用”工具栏中的“格式刷”按钮，将选中段落的格式快速应用到其他段落中。一般来说，段落的文字比较长，如果要全部选中在操作上很不方便。事实上，只要复制每段的段落标记，就可以达到基本相同的效果，操作方法如下。（1）如果在文档中看不到段落标记，单击“视图”“显示段落标记”菜单命令。（2）选中具有所需段落格式的段落标记，单击“格式刷”按钮，则鼠标指针变为一个刷子形状。（3）将鼠标指针移动到目标段落的段落标记上，拖曳该段落标记，则目标段落的格式会被源段落的格式取代。（4）如果双击“格式刷”按钮，则鼠标指针将保持刷子形状，使得用户可以在多个目标段落处复制格式。完成复制后，再次单击“格式刷”按钮 才可以取消“格式刷”复制格式的作用。按Ctrl+Shift+Z组合键，可取消选中段落复制的格式，还原为原始格式，同时取消“格式刷”复制格式的作用。,2.1 编写入团申请书,2.1.4 项目符号和编号在编写文章的过程中，经常需要给某些段落编号或添加特殊的符号，以便于他人阅读和理解。因此，Word 2003为用户提供了项目符号和编号功能。1使用“格式”工具栏创建项目符号和编号创建项目符号最简单的方法是使用“格式”工具栏中的相关按钮，操作步骤如下。（1）将光标移至要创建项目符号或者编号的位置，也可以选中要使用项目符号或者编号的段落。（2）单击“格式”工具栏中的“编号”按钮，则可以给选中的段落添加编号；单击“项目符号”按钮，则可以给选中的段落添加特殊的符号。（3）再次单击“编号”按钮或者“项目符号”按钮，可以删除被选中段落的编号或者项目符号，使其成为普通段落。2使用键盘创建项目符号和编号如果用户对使用“格式”工具栏创建的项目符号或者编号的形式不满意，也可以使用键盘自行创建所需的项目符号和编号，操作步骤如下。（1）在第一个要添加项目符号或者编号的位置上，键入所需的符号或者起始编号，例如（1）、%、1等。,2.1 编写入团申请书,（2）再键入一个空格后，继续键入该段所需的文字。（3）按Enter键后，Word 2003会按照用户键入的符号或者起始编号自动对新产生的段落添加相应的符号或者编号。（4）如果不需要给新段落添加符号或者编号，可以使用Backspace键删除新段落的项目符号或编号，使其成为普通段落。3使用“项目符号和编号”对话框创建项目符号使用“项目符号和编号”对话框，用户可以精确创建项目符号，并且可以自己定义更多形式的项目符号，