VISIO画职能流程图规范性培训文档.ppt

2023/7/8,流程描述规范培训,金蝶项目组,帮助客户成功,目录,为什么做流程梳理,第一部分,第二部分,如何进行流程梳理,第三部分,流程梳理注意事项,1.流程梳理及描述的意义,流程描述为什么？将我们的经验总结出来、传递下去、共享开来。流程描述做什么？流程不能停留在人的头脑中，必须外化，书面化来规范,流程描述,可积累（改进）,规范化,可执行,书面流程,部门,部门,部门,部门,部门,部门,部门,部门,1.对于做之间事情的人：知道为什么要做这件事情？了解做这件事情的价值和目的是什么？2.对于做这件事情的人：知道这件事情从什么活动开始，什么活动结束？以及我们可以提供哪些方面的服务?3.对于参与这个流程的部门：知道各自的责、权、利4.对于流程管理者：可以知道企业各项业务之间的相互关系（这个流程和其他流程的关系）5.对于管理者和操作者：知道流程中的关键点和这些关键点应该怎么做，做到什么程度？6.对于参与者：知道流程业务存在的问题。比如哪些事情可以同时做，哪些事情必须先做，哪些事情必须审批？,2.通过流程我们能够知道什么？,看看这些流程描述是否能够给我们这些信息,目录,为什么做流程梳理,第一部分,第二部分,如何进行流程梳理,第三部分,流程梳理注意事项,1.流程描述内容规范变更记录,意义：？,可追溯，可积累,版本变更说明详细描述版本变更的原因，或者是变更的内容,变更记录：记录每次版本变更,单位：填入责任部门,流程清单中的流程编号,填入编制人员姓名,填入审核人员姓名,填入批准人员姓名,2.流程描述内容规范流程图,责任部门：即流程的主要职责有谁负责推动和完成，一般在流程图甬道图的最左边目的：我们为什么要做这件事情，这件事情能够带来什么价值？范围：这个流程的起点和终点是什么，适用于哪些业务类型？角色：流程中涉及到哪些部门？这些部门的工作内容是什么？逻辑关系：每个流程活动之间的逻辑关系；流程和流程之间的关系输入输出物：流程中涉及到哪些信息的传递流程的客户：即流程最终产出是给谁的，通常情况下客户都放在甬道图的最右边,2.1如何描述流程目的,流程目的思考方式,充分考虑流程的客户需要我们提供什么？为此需要思考我们的客户是谁？充分考虑流程的下一个环节需要提供的需求？对于难以辨别客户的，需要思考流程最终的产出是向哪个环节提供的，而哪个环节对我们有什么要求？通过实施一系列管理措施以后，能够为企业带来什么？主要针对管理类流程,流程目的描述举例,及时准确的提供信息，为业务提供参考依据管理业务/事情，从而提升整体水平加强业务的管理，以降低风险及时提供产品/服务/数据,辨别是否正确的描述目的的关键是要打破砂锅问到底为什么要做这项工作？管理这些业务有什么价值和意义？这项工作是为谁服务，为哪些环节提供产品？,2.2确定流程适用范围,明确流程的起点和终点明确流程适合哪些类型的业务,流程适用的业务类型，首先需要对业务进行分类业务分类后再判断这个流程适合于哪些业务类型。如招标采购可能适用于生产原材料、生产设备、试验设备的采购如某个绩效管理流程可能适用于公司领导、中层员工的绩效管理,分类（Classification）流程分类：按照流程运转的异同对流程进行分类，划分为不同的类别，如设备采购、材料采购流程分级：按照流程运行的先后顺序或者阶段进行分级，如采购：采购申请、定点定价、采购合同管理,分类标准不统一,越级分类,子类相容,不完全分类,多子类分类,分类分级的四项原则标准统一：每个层次的分类必须按照同一标准或准则进行层次一致：必须按照事物的属种包含关系分层次进行子项互不相容：分类得出的两个流程之间必须是不相容（相互独立）的子项穷尽母项：分类所产生的各项流程之和必须等于上级流程所包含的内容,2.2如何确定流程适合的类别,性别,年龄,性别,性别+状态,2.3逻辑关系,先后关系，即先做什么，后做什么,拟定合同,合同审查,签订合同,并列关系，即必须同时完成或者同时开展的工作,提出配送需求,拣货,物资配送,组织配送车辆,并,并,选择关系，即从多个内容中选择一个,提出质量问题处理,技术问题,技术改进,生产问题,或,组织生产,2.4流程和流程之间的关系,由于流程范围的界定，当下一个流程需要链接上一个流程时，需要明确出流程和流程之间的关系,需要链接上一流程,采购需求管理,开始,活动,活动,结束,需要链接下一个流程,开始,活动,活动,结束,付款流程,3流程描述内容规范关键控制点工作标准,部门代码+节点：活动名称,这个活动能够实现什么目的,工作要求：时间要求、质量要求、成本要求工作方式：如何做以达到工作要求,流程描述基本内容,流程变更记录,流程图,流程关键点说明,目录,为什么做流程梳理,第一部分,第二部分,如何进行流程梳理,第三部分,流程描述注意事项,在VISIO途中描述流程的方式,两个维度活动流转流程要素,每一个流程都是由不同的阶段组成的，要识别每一个流程大的阶段，这是认识流程的第一步，不要一开始就深入细节,某活动是由哪个部门或岗位来完成的,活动的流转,流程的目标流程的客户流程的触发事件流程的输入、输出流程的关键控制点,流程的要素,流程描述格式规范流程使用符号说明,多选一的时候用或,必须同时具备并须同时做,当活动为关键控制点时使用,接入下一个流程,用于链接数据和活动的关系箭头指向活动，表示输入箭头背向活动，表示输出,用于链接流程各项活动,用于表示输入输出物等信息包括电子版、纸质的表单、数据等,整个流程图的内容框架,3流程描述规范流程符号使用示例,动作,数据线，箭头的方向代表？,业务流转线,表单，包括纸质传递及系统中的,判断，一定产生？个结果,流程之间的？关系,和版本变更记录中必须一致,纵向部门展示了每个部门的责、权、利,流程描述规范流程图和版本变更记录以及关键点说明的关系,动作,数据线，箭头的方向代表？,业务流转线,表单，包括纸质传递及系统中的,判断，一定产生？个结果,流程之间的？关系,和版本变更记录中必须一致,流程描述规范关键点说明,部门代码+节点：活动名称,这个活动能够实现什么目的,工作要求：时间要求、质量要求、成本要求工作方式：如何做以达到工作要求,不能 按照你自己的想当然绘制流程不能 把流程图局限在你自己的部门不能 在真空中工作不能 在确认起点和结束点前试图绘制不能 陷入太多的细节不能 单兵作战,需要 按实际情况绘制流程需要 在整个组织内思考流程需要 与流程牵涉的人员沟通需要 在开始前确认流程的起点和结束需要 高层级的流程图需要 部门之间协作绘制,流程描述注意事项（一）,流程描述注意事项（一）,业务流程现状描述时，首先打开“宝成仪表_流程管理_流程描述模板”文件，该文件将自动带有描述符号体系（如果没有，可以“打开”文件，在文件类型处选择模具，将已存的符号体系打开）。从“符号体系”中，将“部门分隔线”等符号拖至流程图相应位置。整个图表的外框尺寸、各部分的相对位置不应改变。各部分的字体格式用“楷体_GB2312”，大小为10pt流程编号、流程名称、版本号，根据具体情况填写。“部门”写部门名称，如果是多个部门的，则对这些部门的性质进行归类，然后填入XX部门，如需求部门如果流程内容太多，建议调整流程图页面的大小。文件页面设置页面尺寸预定义的大小（根据需要选择A4-A0），默认状态是A4,框架使用,流程描述注意事项（一）,流程开始的时候，要用流程开始点，标注流程“开始”所有流程符号均用鼠标将标准符号拖到流程图中活动之间的联接使用“连接线”。在流程的结束点，标注“结束”符号。一个流程最好不跨多页，所以需要仔细考虑流程的层次分解与合并。流程中需要出现判断符号时，判断符号前面一定有一个活动当使用“或”时，一定是没有判断符，但是需要做出选择的情况当使用“并”时，一定是需要同时完成或者需要同时开展的工作,符号使用,语言使用,活动：使用动宾结构输入输出物：使用名词判断：使用是、否,欢迎进一步沟通与交流,谢谢！,