Excel基本操作.ppt

第五章 Excel基本操作,项目5 Excel基本操作,项目提出,以“D:基础数据Excel基础操作.xls”工作簿”为项目。(1)怎样打开工作簿，对工作表进行有效的管理？(2)如何选择不同的表页，单元格区域，进行数据快速填充？(3)对不同的内容，怎样设置相应的格式设置？(4)对工作表又怎样设置打印区域？,项目分析,可以通过双击文件名直接打开文件，对工作表的操作主要有插入、删除工作表，切换工作表，重命名工作表，移动、复制工作表等。快速输入数据的方法主要是填充数据，有数字数据可以采用等差、等比的填充，对其他数据可采用预定义的数据填充或自定义的数据填充。,项目5 Excel基本操作,项目导航,通过本任务操作，掌握Excel的基本操作方法及过程。本项目的重点内容为：(1)数据输入。(2)单元格式、样式、条件格式。(3)打印设置。Excel的常用操作方法见表5-1。,项目5 Excel基本操作,项目导航,表5-1 Excel基本操作导航,5.1 基 本 知 识,5.1.1 用户界面,选择“开始”|“所有程序”|Microsoft Office|Microsoft Office Excel 2003命令，启动Excel 2003程序。,图5-1 Excel 2003程序界面,5.1 基 本 知 识,5.1.1 用户界面,(1)标题栏。,位于程序窗口的顶端，标题栏左侧显示程序名和编辑文档的文件名，右侧是“最小化”、“向下还原”(或者是“最大化”)、“关闭”命令按钮。,(2)菜单栏。,位于标题栏的下面，由“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据(图表)”、“窗口”与“帮助”等9个菜单命令组成，每个菜单命令均有下拉式级联菜单。通过菜单命令，实施对Excel 2003文档的操作。,5.1 基 本 知 识,5.1.1 用户界面,(3)工具栏。,工具栏是一些常用的命令按钮图标的组合，单击图标可执行对应的命令，在程序窗口中，通常显示“常用”与“格式”工具栏，用户可以根据需要显示或隐藏工具栏、移动工具栏。,(4)任务窗格。,通常位于窗口的右侧，主要用于显示“开始工作”、“剪贴板”任务的内容信息。选择“视图”|“任务窗格”命令，可以打开或关闭任务窗格。打开任务窗格，在标题栏上单击右侧下拉箭头，选择下拉菜单里的选项，可以打开不同的任务页面，如图5-2所示。,5.1 基 本 知 识,5.1.1 用户界面,图5-2 任务窗格,5.1 基 本 知 识,5.1.1 用户界面,(5)编辑栏。,选中某单元格后，用来输入、删除或修改单元格中的数据和公式。对于已有数据的单元格，则显示当前活动单元格中的数据和公式，但与单元格本身的数据不一定完全相同，单元格内显示的通常是计算、设置格式后的数据，而编辑栏内显示实际输入的数据。例如，如果单元格内是一个公式，则单元格显示公式计算后的数据，而编辑栏显示的是公式本身。,(6)地址栏(名称框)。,地址栏位于编辑栏的左侧，通常显示当前活动单元格或区域的地址，如果在地址栏内输入单元格地址，则可以选中该单元格。,5.1 基 本 知 识,5.1.2 基本概念,(1)工作簿。,工作簿是指用来存储并处理数据的一个Excel文档，一个工作簿包含多张不同类型的工作表。,(2)工作表。,工作表是指由行和列所组成的一个表格，工作表的行依次使用数字序号标记“行号”，从165536；列依次使用大写英文字母标记“列标”，从AZ，AAIV，共256列。当启动Excel时，系统自动创建一个新的工作簿，默认名为“Book1”，其中包含3张工作表，Sheet1、Sheet2、Sheet3。一个工作簿最多可以有255个工作表，单击工作表标签，可以在不同工作表之间切换。,5.1 基 本 知 识,5.1.2 基本概念,(3)单元格。,行与列的交叉处就是一个单元格，是组成工作表的最小单位，用来存储各种数据。单元格的位置用单元格地址标识，标识符为单元格的列标和行号的组合。例如，D列、8行的单元格地址为D8。如果是其他工作表的单元格，则表示方式为“工作表名称!单元格地址”，如Sheet2!D8等。,(4)当前单元格。,光标所在的单元格称为“当前单元格”，显示为黑色的边框(如果是选中了一个区域，则选中的区域高亮显示，而当前单元格反白显示)，其地址显示在名称框内。,5.1 基 本 知 识,5.1.2 基本概念,(5)单元格区域。,单元格区域是由工作表中相邻连续多个单元格组成的矩形区域。单元格区域的标识可以用对角标识符来表示，中间加冒号分隔，如A1:B8，Sheet2!A1:B8等。,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.1 拆分窗口,任务1,打开“基础操作”工作簿，水平拆分Sheet1工作表窗口、并再次取消Sheet1工作表窗口拆分。,操作步骤,(1)拆分窗口。方法一：选择“窗口”|“拆分”命令，产生水平拆分框，拖动拆分框调上下窗口的大小。方法二：将光标定位于垂直滚动条上端拆分框，直接拖动拆分框至窗口适当位置。方法三：直接双击窗口拆分框。拆分窗口效果如图5-3所示。,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.1 拆分窗口,图5-3 拆分窗口,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.1 拆分窗口,操作步骤,(2)取消拆分，选择Sheet2工作表。方法一：选择“窗口”|“取消拆分”命令。方法二：将拆分框拖动至工作区的边缘。方法三：直接双击拆分框。,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.2 冻结窗口,任务2,打开“基础操作”工作簿，冻结Sheet2工作表的14行，并再次取消Sheet2工作表冻结。,冻结窗口是为了在滚动浏览时，工作区中的前面若干行与若干列始终保持可见。,操作步骤,(1)冻结窗口。选择Sheet1工作表的第5行或A5，选择“窗口”|“冻结窗格”命令，在冻结行的下面加了一条实线，作分隔线。冻结效果如图5-4所示。,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.2 冻结窗口,图5-4 冻结窗格,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.2 冻结窗口,操作步骤,(2)取消冻结。选择Sheet2工作表，选择“窗口”|“取消冻结窗格”命令，则取消冻结。,操作技巧,冻结行，选择冻结行的下一行；冻结列，选择冻结列右侧列；冻结行和列，选择冻结交叉区域右下角单元格，如待冻结14行，A、B列，则选择C5单元格。,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.3 选项设置,任务3,修改视图选项，打开“基础操作”工作簿，隐藏或显示窗口网格线、状态栏。,通过选项可以改变程序外观，如显示或隐藏状态栏、编辑栏、网络线等元素。,操作步骤,修改视图选项，显示或隐藏窗口网格线、状态栏。选择“工具”|“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“视图”选项卡，如图5-5所示，在“显示”选项区域中，选中或取消“状态栏”复选框，在“窗口选项”选项区域中，选中或取消“网络线”复选框。,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.3 选项设置,图5-5“选项”对话框,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.4 选中,1选中工作表,(1)选中单张工作表。单击工作表标签，如果标签被隐藏，单击标签滚动按钮以显示此标签，然后单击。,(2)选中两张或多张相邻的工作表。单击第一张工作表的标签，按住Shift键，再单击最后一张工作表的标签。,(3)选中两张或多张不相邻的工作表。单击第一张工作表的标签，按住Ctrl键，再单击其他工作表的标签。,(4)选中工作簿中所有工作表。右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“选中全部工作表”命令。,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.4 选中,1选中工作表,(5)取消对多张工作表的选取。若要取消对工作簿中多张工作表的选取，则单击工作簿中任意一个未选取的工作表标签。也可直接用右击某个被选取的工作表的标签，在弹出的快捷菜单上选择“取消成组工作表”命令。,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.4 选中,2选中单元格,当光标在工作区里显示为空心十字()时单击，可以选中光标所在单元格。如果目标单元格不在当前屏幕，可先通过鼠标滚动屏幕来定位；或者在名称框内输入要选中的单元格地址，选中该单元格。,3选中单元格区域,直接用鼠标左键在选中的区域上拖动。但当区域较大，则可以首先选中区域左上角的单元格，然后按住Shift键，再选中右下角的单元格；或者在名称框输入区域地址，选中该区域。,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.4 选中,4选中不连续的单元格或单元格区域,按住Ctrl键后再逐个选中单元格或单元格区域。,5全选,单击“全选”按钮(行号与列号的交叉处小方框)，或者按快捷键Ctrl+A。,6选中行或列,单击行号(或列标)可以选中该行(或列)。如果要选中连续的行或列，则选中第一行(或列)后，用鼠标拖动；或选中第一行(或列)后，按住Shift键选中最后一行(或列)；如果要选中不连续的行(或列)，则按住Ctrl键后依次单击行号(或列标)。,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.4 选中,7键盘定位光标,表5-2 常用选中的键盘快捷键,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.4 选中,任务4,打开“基础操作”工作簿，选中Sheet1，选中单元格D10；第5行与第10行；单元格区域B8:E15。,操作步骤,(1)选中Sheet1。直接单击Sheet1工作表。(2)选中单元格D10。直接单击D10单元格，或者在地址栏中输入D10，再按Enter键。(3)选中第5行与第10行。将鼠标移到第5行行号上，待变为向右的箭头时，单击，选中第5行，按住Ctrl键，再选中第10行。,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.4 选中,操作步骤,(4)选中单元格区域B8:E15。先选中B8单元格，按住鼠标左键，拖至E15单元格。或者先选中B8单元格，按住Shift键，再选中E15单元格；或者直接在地址栏中输入B8:E15，再按Enter键。,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.5 工作表管理,1插入工作表,选择“插入”|“工作表”命令，则在当前工作表之前插入新建的工作表。或者右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令。,2删除工作表,如果不需要某张工作表，可选中该工作表标签，选择“编辑”|“删除工作表”命令。或者右击要删除工作表，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.5 工作表管理,3重命名工作表,当工作簿中建立多个工作表后，可以根据工作表的内容，重命名工作表，以便用户识别。,4设置工作表标签颜色,为了易于区别不同的工作表，可以给工作表标签设置不同的颜色。右击工作表标签，选择“工作表标签颜色”命令，在弹出的“设置工作表标签颜色”对话框中选择恰当的颜色。,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.5 工作表管理,5移动、复制工作表,Excel允许将一个工作表在同一个或多个工作簿中移动或复制。(1)使用鼠标拖动。选中需要移动的工作表标签，按住鼠标左键并沿着工作表标签进行拖动，此时，鼠标指针变为白色方块与箭头的组合，同时在标签上方出现一个小黑色三角形，指示当前工作表所要插入的位置，松开鼠标左键，工作表移到新的位置。如果按住Ctrl键进行拖动，在箭头的上方有一个“+”号，则表示复制工作表。(2)使用菜单命令。选择“编辑”|“移动或复制工作表”命令，或者右击工作表标签，选择“移动或复制工作表”命令，在弹出的“移动或复制工作表”对话框中，选择目标工作簿与工作表位置。如果选中“建立副本”复选框，则是复制操作，否则是移动操作，如图5-6所示。,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.5 工作表管理,图5-6 移动或复制工作表,5.2 Excel的一些基本操作,5.2.5 工作表管理,任务5,打开“基础操作”工作簿，将工作表Sheet3重命名为“员工信息表”。,操作步骤,双击工作表标签，或者右击工作表标签，选择“重命名”命令，这时，工作表标签呈反白显示，将光标定位于重命名的标签，输入“员工信息表”，按Enter键确定。,5.3 工作表编辑,5.3.1 输入数据,任务6,打开“基础操作”工作簿，选择“数据输入”工作表，输入数据，如图5-7所示。,图5-7 数据信息,5.3 工作表编辑,5.3.1 输入数据,操作步骤,(1)输入文本。选中H5单元格，输入421205198307020013，按Enter键，再输入下一个数字，直到身份证号输入完毕。文本型数据只是一种标记，是一串任意字符组成，无数量概念，包括字符串、结果为字符串的函数或公式。如计算机文化基础、Computer、2008等。对于全部由数字组成的字符串，这些数字无数量的概念，如电话号码、邮政编码、身份证号码。当数字较大，直接输入时，数据可能以科学记数法格式存储。或者由0前导的编号，直接输入时，将失去左边的0。,5.3 工作表编辑,5.3.1 输入数据,操作步骤,输入这类数据时，为了避免因输入时被系统认为是数值型数据而发生错误，可以先输入(英文输入状态下的单引号)，再输入数字。单引号用来区分是“数字型字符串”而非“数值”数据。如果是大量的集中的数字型字符串，可以先将对应的单元格格式设为“文本”，再输入数字。在Excel中输入文本时，默认的对齐方式为左对齐。(2)输入数值。数值型数据具有数量概念，包括数值常数、结果为数值的函数和公式。其中数值常数需要以09，+(加)，-(减)，$或￥(货币元)开头且后面只能跟数字组合(如数字、小数点、E、e、%等)，数字间不能有空格，最多可出现一个小数点。,5.3 工作表编辑,5.3.1 输入数据,操作步骤,输入太大或太小的数值后，会自动转为科学记数法显示，例如，输入123456789012，则显示为“1.23457E+11”，即是1.23457*1011。这只是意味着该单元格显示方式改变，但实际数字仍然是原输入的数值。合法的数值输入，例如，8、8.8、88%、8000、8,000、$8、8e+8；非法的数值输入，例如，1.23.45、8.8厘米、八十八等。数值型数据默认的对齐方式为右对齐。,5.3 工作表编辑,5.3.1 输入数据,操作步骤,(3)输入日期。输入日期时间的方法是：按“年/月/日”或“年-月-日”格式输入；如果输入时间，可按“时:分:秒”格式，如果采用12小时制，请在时间后面添加一空格，并输入AM(A)或PM(P)。如果输入日期与时间，则日期与时间以空格相隔，例如，2007-7-26 20:30。如果省略年份，则默认为系统时钟年，即年份输入数字在0029之间，Excel将其解释为20002099年，例如，输入08-08-08，Excel认为这个日期是2008年8月8日。输入的数字在3099之间，Excel将其解释为19301999年，例如，输入98-08-08，Excel认为这个日期是1998年8月8日。,5.3 工作表编辑,5.3.1 输入数据,操作步骤,日期与时间均以数值型数据处理。日期和时间的显示取决于单元格中所用的数字格式，日期与时间和数字之间的转换规律如下：日期是一个整数的序列号，规定1900年1月0日序列号为0，1900年1月1日序列号为1，依此类推，后移一天，数值加1。如2008年8月8日的序列号为39668。时间是一个大于或等于0且小于1的数值，凌晨零点对应0，每增加1秒则对应增加1/(24*60*60)。即从0点计，以秒计算，流逝时间占一天总时间的比例。如上午8时9分10秒，则对应数值为8*60*60+9*60+10/24*60*60，即0.34(保留两位小数)。,5.3 工作表编辑,5.3.1 输入数据,操作步骤,(4)输入逻辑。逻辑只有两个值：TRUE和FALSE，分别表示“真”、“假”，“成立”、“不成立”等相反的两个量。单元格中很少直接使用这两个量，通常间接用在公式和函数以及数据处理的逻辑判断条件中。逻辑型数据默认的对齐方式为居中对齐。,5.3 工作表编辑,5.3.2 移动与复制,1鼠标操作,选中单元格或单元格区域，这时选中区域的边框显示为粗线，将光标移动到粗线框边缘上，则光标显示为十字箭头。此时拖动，是移动操作。需要注意的是，在移动单元格或单元格区域时，将替换目标区域中的数据。如果在移动时，按Ctrl键，此时箭头的右上角有个“+”号，是复制操作。这种操作只适合短距离小范围的移动或复制。,5.3 工作表编辑,5.3.2 移动与复制,2命令操作,选中要移动(或复制)的单元格或单元格区域，选择“编辑”|“剪切”或(“复制”)命令；选择目标单元格(或单元格区域的左上角单元格)，选择“编辑”|“粘贴”命令。剪切、复制、粘贴命令的操作也可以通过单击“常用”工具栏的“剪切”、“复制”、“粘贴”按钮来执行，或者使用Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V快捷键。,5.3 工作表编辑,5.3.2 移动与复制,3选择性粘贴,复制的操作不但可以复制整个单元格(或单元格区域)，而且还可以复制单元格(或单元格区域)中的指定内容。在粘贴操作时，粘贴区域右下角会出现“粘贴选项”按钮，单击该按钮，可以选择合适的粘贴选项。或者在选择“编辑”|“复制”命令后，再选择“编辑”|“选择性粘贴”命令，此时会弹出“选择性粘贴”对话框，可以选择不同的粘贴选项，如图5-8所示。其中“转置”的含义是原本纵向(或横向)排列的数据，粘贴后变成横向(或纵向)。,5.3 工作表编辑,5.3.2 移动与复制,3选择性粘贴,图5-8“选择性粘贴”对话框,5.3 工作表编辑,5.3.3 数据填充,5.3 工作表编辑,5.3.3 数据填充,任务7,打开“基础操作”工作簿，选择“数据填充”工作表。(1)鼠标拖动填充“雇工ID”A5:A15单元格区域的数据。(2)使用命令填充“雇工ID”A16:A24单元格区域的数据。(3)自定义序列。选择“自定义序列”工作表，自定义序列“早晨、上午、中午、下午、晚上”，并进行A1:A10单元格区域填充。,5.3 工作表编辑,5.3.3 数据填充,操作步骤,(1)鼠标填充。选中A5，输入20100328001，按住鼠标左键，拖动“填充柄”至A15单元格，松开鼠标，单击“自动填充选项”按钮，选择“以序列方式填充”单选按钮，如图5-9所示。,图5-9 数据填充,5.3 工作表编辑,5.3.3 数据填充,操作步骤,(2)命令填充。选中A16单元格，输入数据20100928001。选择单元格区域A16:A24，选择“编辑”|“填充”|“序列”命令，弹出“序列”对话框，如图5-10所示。,图5-10“序列”对话框,5.3 工作表编辑,5.3.3 数据填充,操作步骤,在“序列产生在”选项区域中，选择“列”单选按钮，在“类型”选项区域中选择“等差序列”单选按钮，在“步长值”文本框中输入1，单击“确定”按钮，完成填充。(3)自定义序列。选择“工具”|“选项”命令，在弹出的“选项”对话框，选择“自定义序列”选项卡。选择“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”文本框中，输入“早晨”，按Enter键，再输入“上午”，再按Enter键，重复输入过程，直到序列输入完毕。单击“添加”按钮，可以看到新的序列出现在左侧的“自定义序列列表框中了，如图5-11所示。如果新的序列已输入到单元格区域中，可直接单击“自定义序列”选项卡中的“导入”按钮，导入新的序列数据。在A1单元格中输入“早晨”，再向下填充到A10单元格。,5.3 工作表编辑,5.3.3 数据填充,操作步骤,图5-11 添加自定义序列,5.3 工作表编辑,5.3.4“清除”命令,操作方法,图5-12“清除”子菜单,选择“编辑”|“清除”命令，如图5-12所示，在下一级级联菜单中选择“全部”、“格式”、“内容”、“批注”等，则可以清除单元格的不同属性。,5.3 工作表编辑,5.3.5 数据有效性,1设置数据有效性,设置数据的有效性，就是设置单元格的提示信息、有效性的条件以及输入超出有效范围时的出错提示信息。,2建立单元格的下拉列表框,建立单元格的下拉列表框，可以快速准确输入数据。,5.3 工作表编辑,5.3.5 数据有效性,任务8,数据有效性。打开“基础操作”工作簿，选择“数据有效性”工作表。(1)设置“出生日期”的有效性，并输入日期。日期范围“1960-1-11999-12-31”，提示信息“请输入1960-1-11999-12-31数据”，出错信息“超出范围1960-1-11999-12-31”。(2)建立“部门”区域E5:E24下拉列表框，部门有“策划部”、“广告部”、“销售部”、“开发部”，并输入数据。,5.3 工作表编辑,5.3.5 数据有效性,操作步骤,(1)建立有效性。选中单元格区域D5:D24，选择“数据”|“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，选择“设置”选项卡。在“允许”下拉列表框中选择“日期”选项，在“数据”下拉列表框中选择“介于”选项，在“开始日期”文本框中输入1960-1-1，在“结束日期”文本框中输入1999-12-31，如图5-13所示。,图5-13 设置数据的有效性,5.3 工作表编辑,5.3.5 数据有效性,操作步骤,选择“输入信息”选项卡，在“标题”文本框中输入“出生日期”，在“输入信息”文本框中输入“请输入1960-1-11999-12-31数据”。选择“出错警告”选项卡，在“标题”文本框中输入“错误”，在“错误信息”文本框中输入“超出范围1960-1-11999-12-31”，单击“确定”按钮，完成设置。选中D5:D24区域任何单元格，将显示提示信息，如果输入有错，将弹出“出错信息”，用户删除输入数据或者按Esc键取消后，再重新输入正确范围内的数据。,5.3 工作表编辑,5.3.5 数据有效性,操作步骤,(2)列表输入数据。选中单元格区域E5:E24，选择“数据”|“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，选择“设置”选项卡。在“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入“策划部，广告部，销售部，开发部，销售部”，注意各选项之间用英文输入状态下的逗号分隔。如图5-14所示，单击“确定”按钮。,图5-14 设置单元格区域下拉列表选项,5.3 工作表编辑,5.3.5 数据有效性,操作步骤,选择E5单元格，单击右侧下拉列表框，选择策划部，如图5-15所示。,图5-15 下拉列表选项,操作技巧,如果要清除“数据有效性”，选中清除区域，在“数据有效性”的“设置”选项卡中，单击“全部清除”按钮。,5.4 单元格格式,5.4.1 字体,任务9,打开“基础操作”工作簿，选择“单元格格式”工作表，设置A1单元格的字体为隶书，字形为加粗，字号为12。,操作步骤,选中A1，选择“格式”|“单元格”命令，或右击，选择“设置单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框，选择“字体”选项卡，如图5-16所示。在“字体”下拉列表框中选择“隶书”，在“字形”列表框中选择“加粗”，在“字号”列表框中选择12，单击“确定”按钮即可。,5.4 单元格格式,5.4.1 字体,图5-16“字体”选项卡,5.4 单元格格式,5.4.1 字体,操作技巧,设置字体格式还可以应用“格式”工具栏，设置字体、字号、字形、颜色，或应用格式刷复制单元格的格式。,5.4 单元格格式,5.4.2 数字,(1)使用单元格格式对话框。单元格格式对话框中的数字选项列举了多种数据格式，各种格式说明见表5-3。,表5-3 各种数字格式说明,5.4 单元格格式,5.4.2 数字,(2)使用格式工具栏。“格式”工具栏提供5个快速格式数字的按钮，分别是：“货币样式”、“百分比样式”、“千位分隔样式”、“增加小数点位数”和“减少小数点位数”。设置步骤如下：选中需要格式化的单元格或单元格区域，再单击相应的按钮。,表5-4 五种数字格式的含义,5.4 单元格格式,5.4.2 数字,任务10,打开“基础操作”工作簿，选择“单元格格式”工作表，(1)设置“基本工资”数据，应用货币样式，并保留2位小数。(2)设置“出生日期”字段，以“2001年4月14日”格式显示。,操作步骤,(1)选中I5:I24单元格区域，选择“格式”|“单元格”命令，或右击，选择“设置单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡。在“分类”列表框中选择“货币”，在“小数位数”微调框中调整2位小数(默认为2位小数)，选择货币符号“￥”，负数的显示形式“￥-123.10”(以负数形式显示)，如图5-17所示，单击“确定”按钮。,5.4 单元格格式,5.4.2 数字,图5-17 设置单元格数值显示格式,5.4 单元格格式,5.4.3 对齐,1文本对齐,(1)水平对齐。,(2)垂直对齐。,(3)分散对齐。,(4)跨列居中。,5.4 单元格格式,5.4.3 对齐,2文本方向,应用“方向”选项区域可以将单元格中的文本旋转任意角度。如果设置单元格的内容沿垂直方向显示，则选择竖排的文本方向；如果设置单元格的内容旋转一定角度，则拖动文本方向的指针，调整为需要的角度，或者直接在“度”微调框中精确设置文本旋转的角度，正数为逆时针，负数为顺时针。,5.4 单元格格式,5.4.3 对齐,3文本控制,(1)自动换行。,(2)缩小字体填充。,(3)合并单元格。,(4)强制换行。,5.4 单元格格式,5.4.3 对齐,任务11,打开“基础操作”工作簿，选择“单元格格式”工作表，设置A1:H1水平方向：跨列居中，垂直方向：居中。,操作步骤,选中A1:H1单元格区域，选择“格式”|“单元格”命令，或者右击，选择“设置单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，如图5-18所示。在“水平对齐”下拉列表框中，选择“跨列居中”；在“垂直对齐”下拉列表框中，选择“居中”，单击“确定”按钮。,5.4 单元格格式,5.4.3 对齐,图5-18 设置单元格对齐方式,5.4 单元格格式,5.4.4 边框,任务12,打开“基础操作”工作簿，选择“单元格格式”工作表，设置C2:G2区域上下边框，上边框为粗实线，下边框为细实线，颜色为浅蓝。,操作步骤,(1)选中C2:G2区域，打开“单元格格式”对话框，选择“边框”选项卡，如图5-19所示。,图5-19 设置单元格边框,5.4 单元格格式,5.4.4 边框,操作步骤,(2)在“线条”选项区域中的“样式”列表框中，选择第2列第5行粗实线，在“颜色”下拉列表框中，选择“浅蓝”，在“边框”选项区域中，单击“上边框”按钮。(3)同理，在“线条”选项区域中的“样式”列表框中，选择第1列最后细实线，在“颜色”下拉列表框中，选择“浅蓝”，在“边框”选项区域中，单击“下边框”按钮，单击“确定“按钮。,5.4 单元格格式,5.4.4 边框,操作技巧,(1)设置边框中，必须先设定样式和颜色，再选定应用的边框位置。(2)设置单元格边框还可以应用“格式”工具栏上的“边框”按钮，单击“边框”按钮右边的下三角按钮，弹出边框面板，选择所需的类型，或选择边框面板中的“绘图边框”命令，弹出“边框”工具栏，设置线型、颜色后，通过画笔手动绘制边框，如图5-20所示。,5.4 单元格格式,5.4.4 边框,操作技巧,(a)“边框”面板(b)“边框”工具栏图5-20“边框面板”和“边框”工具栏,5.4 单元格格式,5.4.5 底纹,任务13,打开“基础操作”工作簿，选择“单元格格式”工作表，设置A4:H4区域填充颜色为茶色。,操作步骤,选中A4:H4单元格区域，打开“单元格格式”对话框，选择“图案”选项卡，如图5-21所示。在“颜色”列表中，选择底纹颜色(茶色)，在“图案”下拉列表框中选择“空白”图案，单击“确定”按钮。,5.4 单元格格式,5.4.5 底纹,图5-21 设置单元格底纹格式,操作技巧,填充区域颜色还可以利用“格式”工具栏中的“填充颜色”按钮设置底纹颜色。,5.4 单元格格式,5.4.6 行高列宽,1设置行高、列宽,选中需要设置的行(或列)，或者该行(或列)所在的单元格，选择“格式”|“行”|“行高”(或“格式”|“列”|“列宽”)命令，在弹出的“行高”(或“列宽”)对话框中设置合适的数值。,选择行或列，选择“格式”|“行”|“最合适的行高”(或“格式”|“列”|“最合适的列宽”)命令；也可以在该行(或列)其上(或其左)交界处双击。,2设置合适的行高、列宽,5.4 单元格格式,5.4.6 行高列宽,3隐藏行或列,为了显示的需要，可以将某几行(或列)隐藏起来。选中需要隐藏的行(或列)，或者该行(或列)所在单元格，选择“格式”|“行”(或“列”)|“隐藏”命令。该行或列隐藏后，行号或列标也将隐藏起来。被隐藏的行(或列)的行号(列号)交界线变粗，以便用户查看。,5.4 单元格格式,5.4.7 高效设置,选择“格式”|“样式”命令，打开“样式”对话框，如图5-22所示，应用此对话框可以新建、修改、应用样式。,图5-22“样式”对话框,5.4 单元格格式,5.4.7 高效设置,2格式刷,格式刷操作方法,选择要复制的单元格或单元格区域。单击(双击)工具栏上的格式刷按钮(单击只刷一次，双击连续刷)；将鼠标移到要复制格式的单元格或单元格区域，此时格式刷旁边多了个格式刷图案；单击，则该单元格或单元格区域被设置为相同的格式。如果是多次刷，完成后，再次单击格式刷取消格式的复制。,5.4 单元格格式,5.4.7 高效设置,3自动套用格式,任务14,打开“基础操作”工作簿，新建格式并应用。(1)新建“我的样式”，并应用于“样式应用”工作表中数据单元区域。格式为：对齐方式“水平居中”、“垂直居中”，字体“宋体”，字号10。(2)选择“快速格式”工作表，对数据区自动套用“会计1”的格式。,5.4 单元格格式,5.4.7 高效设置,3自动套用格式,操作步骤,(1)建立样式。选择“格式”|“样式”命令，弹出“样式”对话框，在“样式名”列表框中输入“我的样式”，单击“修改”按钮，在弹出的“单元格格式”对话框中，设置对齐方式为“水平居中”、“垂直居中”，字体为“宋体”，字号为10，单击“添加”按钮，关闭对话框。选择数据源，在“样式”对话框中选择“我的样式”，单击“确定”按钮。(2)自动套用格式。选择数据区域，选择“格式”|“自动套用格式”命令，弹出“自动套用格式”对话框，如图5-23所示，在格式样式的列表框中，选择“会计1”，单击“确定”按钮。,5.4 单元格格式,5.4.7 高效设置,3自动套用格式,操作步骤,图5-23“自动套用格式”对话框,5.4 单元格格式,5.4.7 高效设置,3自动套用格式,操作步骤,图5-24“选项”内容,自动套用格式时，既可套用全部格式，也可套用部分格式。单击对话框中的“选项”按钮，如图图5-24所示，在对话框中“要应用的格式”选项区域中，选择需要的格式。没有选中的是不需要套用的格式。在自动套用格式列表框中，若选择“无”(套用格式的最后)，则可删除自动套用格式。,5.4 单元格格式,5.4.8 条件格式,任务15,打开“基础操作”工作簿，选择“条件格式”工作表，应用条件格式，红色显示基本工资小于2000元的项。,操作步骤,(1)选中基本工资数据区域，选择“格式”|“条件格式”命令，弹出“条件格式”对话框，如图5-25所示。,图5-25“条件格式”对话框,5.4 单元格格式,5.4.8 条件格式,操作步骤,(2)在条件1区域中，选择或输入“单元格数值”、“小于”、2000。(3)单击“格式”按钮，设置字体颜色为“红色”，单击“确定”按钮。如果要加入其他条件，单击“添加”按钮，然后按上述方法设置，至多可以指定三个条件。如果指定条件中没有一个为真，则单元将保持已有的格式。,5.5 打 印 设 置,任务16,打开“基础操作”工作簿，选择“打印”工作表，设置纸张大小A4纸、纵向，调整为1页宽、1页高；调整边距左2.0、右2.0、上2.5、下2.5，水平选中打印；页眉中插入“标签”，右边插入日期，页脚中插入页码。,操作步骤,(1)选择“文件”|“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框，选择“页面”选项卡，在“方向”选项区域中，选择“纵向”；在“缩放”选项区域中，选择“调整为1页宽、4页高”；在“纸张大小”下拉列表框中选择A4，如图5-26所示。,5.5 打 印 设 置,图5-26“页面”选项卡,5.5 打 印 设 置,操作步骤,(2)选择“页边距”选项卡，调整左2.0、右2.0、上2.5、下2.5，选中“居中方式”为“水平”，使表格打印在页面的中间，如图5-27所示。,图5-27“页边距”选项卡,5.5 打 印 设 置,操作步骤,(3)选择“页眉/页脚”选项卡，单击“自定义页眉”按钮，将光标定位于“中”文本框中，单击“标签名”按钮；定位于“右”文本框，单击“日期”按钮，如图5-28所示，单击“确定”按钮，返回“页眉/页脚”选项卡，同理设置页脚内容。,图5-28“页眉”对话框,5.5 打 印 设 置,操作步骤,(4)选择“工作表”选项卡，在打印区域中，设置“打印区域”。如果只想打印整个表格的一部分，还需要打印行列标题，或者在打印时，需要每页打印行列标题，可以在“打印标题区域”中，选择行列标题，如图5-29所示。,图5-29“工作表”选项卡,5.5 打 印 设 置,操作步骤,(5)执行“视图”|“分页预览”命令，工作表切换到“分页预览”视图，拖动分页符的位置，调整每页表格的大小。(6)完成所有设置后，单击“打印预览”效果，满意后，点击“打印”，完成工作表的输出。,Thank You!,