EXCEL中函数的使用详解.ppt

Excel函数应用17th Dec 2015Jeff Zheng,提高电脑操作速度的几个小心得,尽量不要将所有文件都放在桌面建立分等级的临时文件夹任务栏工作组的应用Alt+Tab和Win+Tab组合键的应用Win7搜索文件方法单击与双击的区别,我们为什么要学Excel函数？,如何去重复值,打印体检表,幸存者偏差,学生打分,关于Excel的几个基本概念,工作簿与工作表行，列，单元格路径相对引用与绝对引用函数与公式Excel2003版与2007版数据引用时的问题,Excel函数应用,Excel函数的种类 函数的基本语法 函数的调用 嵌套函数的使用 使用Excel的帮助来理解函数 常用函数介绍,Excel函数的种类,财务函数日期函数时间函数数学与三角函数统计函数数据库管理函数文本函数信息类函数,函数的基本语法,函数的基本语法为：=函数名(参数1,参数2,参数n)。注意问题：函数名与其后的括号“（”之间不能有空格。当有多个参数时，参数之间要用逗号“，”分隔。参数部分总长度不能超过1024个字符。参数可以是数值、文本、逻辑值、单元格引用，也可以是各种表达式或函数。函数中的逗号“，”、引号“”等都是半角字符，而不是全角字符。,函数的调用,直接在单元格中输入函数利用插入函数按钮或命令插入函数,嵌套函数的使用,当一个函数中的参数为另外一个函数时，就是在使用嵌套函数。利用插入函数按钮或命令插入各个函数。,使用Excel的帮助来理解函数,在Excel帮助里搜索函数名在单元格中输入函数名后点击下方提示中的函数名。,常用函数介绍,求和函数:SUM/SUMIF/SUMPRODUCT函数数学函数 AVERGAE、MAX、MIN、ABS、SQRT函数 计数函数:COUNT、COUNTA、COUNTIF函数条件函数和逻辑函数:IF函数、AND函数、OR函数日期和时间函数:DAY、DATE、DAYS360、TODAY函数等分析工具库里的日期函数查找和引用函数:VLOOKUP、HLOOKUP、MATCH、INDEX、CHOOSE、OFFSET函数四舍五入函数:ROUND、FLOOR和CEILING函数 取整函数:INT函数信息函数:ISBLANK、ISTEXT、ISNUMBER、ISERROR函数 文本函数：LEN、LEFT、RIGHT、TRIM、FIND、TEXT等函数排序函数:RANK、LARGE、SMALL函数数据库函数：DGET、DMAX、DMIN、DSUM、DAVGEAGE函数其他函数,求和函数:SUM/SUMIF/SUMPRODUCT函数,SUM函数:无条件求和=SUM(参数1,参数2,参数N)SUMIF函数:条件求和=SUMIF(range,criteria,sum_range)SUMPRODUCT函数:在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和=SUMPRODUCT(array1,array2,array3,.),求和函数:应用举例,SUM函数 SUMIF函数SUMPRODUCT函数,求和函数:应用举例 隔栏加总计算,某预算表如图所示，每个月分为“预算数”和“实际数”，现要求计算年度“预算数”和“实际数”。这实际上就是隔栏加总问题。如果一个一个单元格相加是很繁琐的。解决方法：巧妙应用第3行的标题。,求和函数:应用举例 往下（或往右）累加汇总,往下（或往右）累加汇总是常见的实务问题。解决方法：使用SUM函数，但单元格引用的第一个地址应为绝对引用，而第二个地址为相对引用。,求和函数:应用举例 动态汇总当天数据,工作表中存在每天的数据，要求动态汇总计算当前的数据。可使用SUMIF函数。但要注意条件的写法。,数学函数 AVERGAE、MAX、MIN、ABS、SQRT函数,常用的数学函数有：AVERGAE函数：求平均值MAX：求最大值MIN：求最小值ABS：求绝对值SQRT：计算平方根,平均值函数:AVERGAE函数,AVERGAE函数:求N个数的平均值=AVERGAE(参数1,参数2,参数N),最大值与最小值函数:MAX、MIN函数,MAX函数:求N个数的最大值=MAX(参数1,参数2,参数N)MIN函数:求N个数的最小值=MIN(参数1,参数2,参数N),绝对值函数:ABS函数,ABS函数:求某数的绝对值=ABS(参数)例如，ABS(-100)=100,开平方函数:SQRT函数,SQRT函数:求某数的平方根=SQRT(参数)例如，,计数函数:COUNT、COUNTA、COUNTIF函数,COUNT函数:计算给定区域内数值型参数的数目=COUNT(参数1,参数2,参数N)COUNTA 函数:返回参数列表中非空值的单元格个数=COUNTA(参数1，参数2，参数N)COUNTIF函数:计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目=COUNTIF(range,criteria),计数函数:应用举例,COUNT函数:COUNTA 函数:COUNTIF函数:,计数函数应用计算销售业绩,计数函数:计算高于平均业绩的人数,条件函数和逻辑函数:IF函数、AND函数、OR函数,IF函数:IF函数也称条件函数，它根据参数条件的真假，返回不同的结果。=IF(条件表达式，条件值为真时返回的值，条件值为假时返回的值)AND函数：AND函数表示逻辑与，当所有条件都满足时（即所有参数的逻辑值都为真时），AND函数返回TRUE，否则，只要有一个条件不满足即返回FALSE。=AND(条件1，条件2，条件N)OR函数：只要有一个条件满足时，OR函数返回TRUE，只有当所有条件都不满足时才返回FALSE。=OR(条件1,条件2,条件N)说明：这3个函数常常联合使用。,IF函数应用举例 之一计算奖金,IF函数应用举例 之二计算增长率,计算增长率当被比较年份没有数据时，会出现被除数为0的错误。可以利用IF函数进行处理。如图，去年没有数据，而今年有数据，就显示“新增项目”。去年有数据，而今年没有数据，就显示“已经停产”。,IF函数应用举例 之三,自动归类问题 为了有效管理零用金，希望在输入现金开支数据后，该金额数据自动依部门归类到适当的列，从而更加醒目地标示出来。解决办法：使用IF函数如图，先在单元格F2输入公式“=IF($D2=F$1,$C2,)”。选定单元格区域F2:J2，按【F2】，使处于编辑状态。按【Ctrl+Enter】组合键注意单元格的引用方式。,AND函数应用举例,OR函数应用举例,日期函数:DAY、DATE、DAYS360、TODAY函数,DAY函数:返回以序列号表示的某日期的天数，用整数 131 表示。=DAY(日期序列号)例如 DAY(2006-12-22)=22DATE函数：返回代表特定日期的序列号。=DATE(年,月,日)例如 DATE(2006,12,23)=2006-12-23DAYS360函数：按照一年 360 天计（每个月以 30 天，一年共计 12 个月），返回两个日期间相差的天数。=DAYS360(开始日期,截止日期,逻辑值)例如 DAYS360(2000-1-15,2005-12-16)=2131天TODAY函数：返回系统当前的日期。,日期函数应用(举例）,设置动态标题：=今天是&TEXT(TODAY(),yyyy年m月d日)=今天是&TEXT(TODAY(),yyyy年m月d日)&TEXT(WEEKDAY(TODAY(),aaaa)设置上月标题：=IF(MONTH(TODAY()=1,12,MONTH(TODAY()-1)&“月份收支情况”设置本月标题=MONTH(TODAY()&月份收支情况“将日期转换为星期中文星期：=TEXT(WEEKDAY(TODAY(),aaaa)英文星期：=TEXT(WEEKDAY(TODAY(),dddd)计算2年5个月20天后的日期=DATE(YEAR(TODAY()+2,MONTH(TODAY()+5,DAY(TODAY()+20),日期函数应用举例确定具体日期,日期函数应用举例确定两个日期间的天数,日期函数应用举例设置日期显示格式,分析工具库里的日期函数,EDATE函数EOMONTH函数WEEKNUM函数WORKDAY函数NETWORKDAYS函数一个特殊的日期函数：DATEDIF注意：在使用这些函数之前，必须加载分析工具库，即：单击【工具】【加载宏】命令，打开【加载宏】对话框，选择“分析工具库”，如上图。,EDATE函数,EDATE函数：返回指定日期往前或往后几个月的日期。例：2007年4月12日之后3个月的日期：=EDATE(“2007-4-12”,3)，为2007-7-122007年4月12日之前3个月的日期：=EDATE(“2007-4-12”,-3)，为2007-1-12计算应付账款的到期日：如果一笔应付款的到期日为自交易日起3个月的那一天，比如交易日为2006年11月30日，满3个月后为2007-2-28：=EDATE(“2006-11-30”,3)，为2007-2-28,EOMONTH函数,EOMONTH函数：返回指定日期往前或往后几个月的特定月份的月底日期。例：2007年4月12日之后3个月的月末日期：=EOMONTH(“2007-4-12”,3)，为2007-7-312007年4月12日之前5个月的月末日期：=EDATE(“2007-4-12”,-5)，为2006-11-30计算应付账款的到期日：如果一笔应付款的到期日为自交易日起满3个月后的下一个月的5号，比如交易日为2006年11月20日，满3个月后下个月5号就是2007-3-5：=EOMONTH(2006-11-20,3-(DAY(A1)=5)+5,WEEKNUM函数,WEEKNUM函数：返回指定日期是该年的第几周。例：2007年4月12日是2007年的第15周：=WEEKNUM(“2007-4-12”)，为第15周,WORKDAY函数,WORKDAY函数：返回某指定日期之前或之后的给定工作日天数的日期（除去双休日和国家法定假日）。例：指定日期为2007年4月12日，往后30个工作日的日期为（要除去国家法定的五一3天假日）2007年5月29日：=WORKDAY(2007-4-12,30,2007-5-1,2007-5-2,2007-5-3)假若一项工程开始日期为2007年4月20日，预计需要60个工作日，那么预计完工的时间为哪天？,NETWORKDAYS函数,NETWORKDAYS函数：返回两个工作日之间的工作天数（除去双休日和国家法定假日）。例：2007年4月12日至2007年6月20日之间的工作天数（除去双休日和国家法定假日）为47天。,一个特殊的日期函数：DATEDIF确定两个日期间的年数、月数和天数,DATEDIF函数：计算两个日期之间的天数、月数或年数。这个函数是一个特殊函数，在函数清单中找不到，在帮助信息中也找不到。DATEDIF(开始日期,结束日期,单位)单位 意义“Y”时间段中的总年数“M”时间段中的总月数“D”时间段中的总天数“MD”两日期中天数的差，忽略日期数据中的年和月“YM”两日期中月数的差，忽略日期数据中的年和日“YD”两日期中天数的差，忽略日期数据中的年例如：某职员进公司日期为1985年3月20日，离职时间为2007年8月9日，那么他在公司工作了多少年、多少月和多少天？工作年数：=DATEDIF(“1985-3-20”,“2007-8-9”,“Y”)=22年工作月数：=DATEDIF(“1985-3-20”,“2007-8-9”,“YM”)=4个月工作天数：=DATEDIF(“1985-3-20”,“2007-8-9”,“MD”)=20天,查找和引用函数:VLOOKUP、HLOOKUP、MATCH、INDEX、CHOOSE、OFFSET函数,VLOOKUP函数：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。HLOOKUP函数：从表格或数值数组的首行查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。MATCH函数：返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。INDEX函数：返回表格或区域中的数值或对数值的引用。CHOOSE函数:：根据指定的索引值返回数组中的数据OFFSET函数：动态引用单元格。,VLOOKUP函数应用举例 之一,VLOOKUP函数应用举例 之二制作采购表,根据两个表格制作采购表，如图所示，计算步骤如下：单元格区域B10:B13为各种商品的采购数量，由人工输入。在单元格C10中输入公式“=VLOOKUP(A10,$A$3:$B$6,2,FALSE)”，获取某商品的单价。在单元格D10中输入公式=VLOOKUP(B10,$D$3:$H$6,MATCH(A10,$D$3:$H$3,0),TRUE)”，获取某商品的折扣。在单元格E10中输入公式“=B10*C10*(1-D10)”，计算采购金额。选取单元格区域C10:E10，将其向下填充复制到单元格区域C13:E13，得到其他商品的单价、折扣和采购金额。,VLOOKUP函数应用举例 之三根据产品代码查询该产品的详细信息,根据产品代码查询该产品的详细信息，如图所示。说明：由于产品代码是唯一的标识符，没有重复，所以可以利用VLOOKUP函数或者HLOOKUP函数进行查找。,HLOOKUP函数应用举例 之一,HLOOKUP函数应用举例 之二,根据指定的行、列查找数据,MATCH函数应用举例 之一基本应用,注意：MATCH返回的位置是相对于指定的单元格区域而言的，而不是对整个工作表区域而言的。例如：MATCH(455,A2:E2,0)=3,MATCH函数应用举例 之二删除重复值,如何快速将A列重复的单号标示出来在B2单元格内输入=IF(MATCH(A2,A:A,0)=ROW(),“”,“重复”)，然后将公式下拉到底。,INDEX函数应用举例,MATCH函数与INDEX函数联合使用 查找某部门某项费用的数额,根据指定的部门名称和费用项目，查找相应的金额。如下图。说明：先用MATCH查找费用项目在第几行，用MATCH查找部门在第几列，然后用INDEX函数取出行列交叉处的数据。,CHOOSE函数应用举例,CHOOSE函数语法：CHOOSE(索引号,值1,值2,)例如，CHOOSE(1,AA,BB,CC,DD)=AA CHOOSE(3,AA,BB,CC,DD)=“CC举例：依在本单位工作年限发放中秋节礼品礼品发放规定：本单位工龄未满3年的送咖啡壶；满3年未满6年者送饮水机；满6年未满9年者送电磁炉；9年以上者送电烤箱。说明：也可以使用IF函数。,OFFSET函数应用,OFFSET函数语法：OFFSET(参照单元格,列位移量,行位移量,高度,宽度)例如，公式=OFFSET(C3,2,3,1,1)将返回单元格F5中的值，这里，当前指定的引用为单元格C3，以此为参照系，向下偏移2行，为第5行；向右偏移3列，为F列；高度和宽度均为1，表示仅为一个单元格。计算步骤：在单元格B13输入=OFFSET(INDIRECT(“A”&MATCH($B$10,$A$1:$A$7,0),0,COLUMN(A1)，然后将单元格B13向右复制。在上述公式中，首先使用MATCH查找单元格B10中的数字所在A列的行，然后利用INDIRECT返回A列中该行所在单元格的数据，最后利用OFFSET函数取得该行各列的数据。在单元格B14输入=SUM(OFFSET(B1,1,$B$10)，计算到指定月份某部门的合计数，然后将单元格B14向右复制。说明：OFFSET函数在制作动态查询和动态图表时是非常有用的。,区分大小写的查询,VLOOKUP函数和HLOOKUP函数不区分大小写。如果要区分大小写进行查询，可以联合使用INDEX函数、MATCH函数和EXACT函数。,四舍五入函数:ROUND、FLOOR和CEILING函数,ROUND函数:返回某个数字按指定位数舍入后的数字。FLOOR函数：根据指定基数，将数字沿绝对值减小的方向向下舍入到最接近的倍数。CEILING函数：将参数 Number 向上舍入（沿绝对值增大的方向）到最接近的倍数。例如：ROUND(300.5485,2)=300.55 FLOOR(2.5,1)=2，FLOOR(-2.5,-2)=-2 CEILING(2.5,1)=3，CEILING(-2.5,-2)=-4,四舍五入函数应用举例:产品价格标定,应用举例：某贸易公司经常要以汇率换算产品的成本价格，加上必要的管理费及预期利润后就是产品的价格。因此，产品价格的百位数以下都会有零头。公司的政策是：凡是小于30的尾数去掉，而大于或等于30 的尾数则进位成100。例如，4004被标成4000，4227被标成4200，而2145被标成2200，1765被标成1800。那么，该怎样设定计算公式计算价格标定？计算思路：以100为基数利用FLOOR函数取出原始价格的尾部部分，然后利用IF函数判断该尾数是否大于或等于30，然后再决定是利用CEILING函数还是FLOOR函数处理原数据。,取整函数:INT函数,INT函数:将数字向下舍入到最接近的整数。=INT(数字)例如：INT(300.5485)=300，INT(-300.5485)=-301例：某企业根据经营部门的完成率进行评分，标准如下：完成率59.99%以下为1分，超过60%为2分，超过70%为3分，超过80%为4分，超过90%为5分。分析：我们可以使用IF函数进行计算。但由于各个标准的间隔正好是10%，因此也可以利用INT函数进行运算，并进行评分。说明：公式中(B2-0.49999)*10用于计算超过49.999%的有多少个10%，而(B20.5)表示只有在完成率超过50%时才利用公式(B2-0.49999)*10进行计算。,信息函数:ISBLANK、ISTEXT、ISNUMBER、ISERROR函数,ISBLANK函数：判断单元格是否为空白单元格ISTEXT函数：判断单元格数据是否为文本ISNUMBER函数：判断单元格数据是否为数字ISERROR函数：判断单元格是否出现错误,文本函数LEN、LEFT、RIGHT、TRIM、FIND、TEXT等函数,LEN函数：获取字符串的长度LEFT函数：获取字符串左边指定个数的文本RIGHT函数：获取字符串右边指定个数的文本MID函数：获取字符串从指定位置起的指定个数的文本TRIM函数：取消字符串两侧的空格FIND函数：查找某字符在字符串中第一次出现的位置TEXT函数：将数值转换为按指定数字格式表示的文本 其他的文本函数,文本函数应用举例,例1：LEN(ABCD)=4LEFT(ABCD,2)=ABRIGHT(ABCD,2)=CDTRIM(ABCD)=ABCDFIND(.,12345.65)=6TEXT(12345.6687,￥0.00)=￥12345.67例2：从身份证号码获取出生日期和性别,文本函数应用举例,例3：将科目编码与科目名称分离（假设科目编码与科目名称之间有一个空格）问题：如果科目编码与科目名称之间没有空格，该怎么办呢？可使用LEN函数和LENB函数：,排序函数:RANK、LARGE、SMALL函数,RANK函数：返回一个数字在数字列表中的排位。LARGE函数：返回数据集中第 k 个最大值。例如，可以使用函数 LARGE 得到第一名、第二名或第三名的得分。SMALL函数：返回数据集中第 k 个最小值。,排序函数应用举例,学习Excel函数的方法,非常有用的F1键分步骤计算演示神奇的F9键ExcelHome论坛买一两本好书仔细读完外事问Google，内事问百度最最重要的是,Thanks,