物业管理公司客服中心钥匙管理操作规程.docx
物业管理公司客服中心钥匙管理操作规程1.o目的加强钥匙管理，消除安全隐患。2. 0适用范围适用于公司及各管理处。3. 0职责3.1 各钥匙管理部门负责人应指定专人负责钥匙的接收、标识、保管、领用和配制。3.2综合管理部负责公司各类办公区域钥匙和办公区域各类文件柜钥匙的管理（副总和财务部办公室除外）。3.3管理处客服中心负责空置房、空关房、客户临时委托保管钥匙的管理；管理处内勤负责除业主钥匙（空置房、空关房客户临时委托保管）之外的所有管理处备用钥匙的管理。钥匙使用人负责领用钥匙的管理。4.1 程序4.2 定义：4.2.1 公司钥匙：办公区域各类文件柜钥匙、办公区域的各类房间钥匙。4.1. 2管理处的钥匙主要包括四个层面：4.L2.1属于业主的钥匙：家政等服务需要客户临时委托代保管的钥匙、空置房钥匙。4.1.2.2共用部位钥匙：消防通道、单元门禁卡、电梯机坑、管道井、设备箱柜等钥匙。4.1.2.3物业管理用房钥匙：管理用房（办公室、库房、休息室、工作间等）、设备房等。4.1 .2.4属于可能开启的个人持有办公室活动柜与员工更衣柜的钥匙。4.2 钥匙的接管：4.2.1 公司和管理处内勤、客户服务人员（专人，客用钥匙）为钥匙的专职管理员，负责钥匙的接管、分配、借用、发放、配置等管理工作。4.2.2在房屋移交验收时，管理处主任安排钥匙管理员接受所有的钥匙，并分类在钥匙清单上登记。4.2.3钥匙管理员负责将所有钥匙分类加以标识，并确保标识的清晰及持久性。4.2.4除保证工作顺利进行分配到各钥匙持有人外，其余钥匙全部作为备用钥匙进入钥匙管理员的专库进行管理。4.3钥匙的分配：4.3.1 钥匙接管后，按4.3.3的标准进行钥匙分配。4.3.2 钥匙管理人应在一钥匙清单上登记。4.3.3钥匙分配标准：4.3.3.1 由客服前台持有一套，每日移交。文件柜钥匙由内勤持有一套。1.1.1.1 3.3.2设备房钥匙由设备管理人持有一把，随班次交接进行移交。4.3.3.3 库房钥匙由内勤持有一把，随工作调动进行移交。4.3.3.4 维修、保洁、绿化的休息室、工具间、工作间钥匙由当值员工或当日值班人持有一套，随班次交接进行移交。43.3.5设备箱柜、管道井等钥匙由维修人员持有一套，随班次交接进行移交。4.3.3.6 消防通道等钥匙由监控室人员持有一套，封闭入库，随班次交接进行移交。4.3.3.7 3.3.7单元门禁管理卡由该区域巡逻人员持有一张，随班次交接进行移交。4.3.3.8空置房和空关房钥匙、客户临时委托代保管的钥匙由客服中心在钥匙库中进行保管，随班次交接进行移交。4.3.3.9员工办公室活动柜和更衣柜钥匙由本人持有一把，随调动或离职移交。4. 4钥匙的保管：4.1.1 其他人员因工作需要而借用钥匙，须由部门主管授权在钥匙持有人或备用钥匙管理员处严格履行领用手续并填写钥匙使用登记表，不论当日工作是否完毕，所有钥匙应于工作完成时或当日下班时归还钥匙,于第二日重新借用，当日钥匙使用人发现钥匙未归还，应进行追索；监控中心保管的钥匙归还时应在班长监督下，由监控室人员进行封存保管。4.1.2 2钥匙领用后必须随身携带，不可将钥匙随意离身放置或转借给他人，更不能让他人代还钥匙，严禁将钥匙带离小区，严禁未经部门负责人许可私配钥匙。4.1.3 内勤请假外出时需把库房和文件柜钥匙交给部门负责人指定的人员，并在钥匙使用登记表上签名确认。4.1.4 空置房和空关房钥匙在整改过程中，不能直接交给承建单位，应由客服中心在确认整改事实并办理手续（押证）后，指定管理处人员为承建单位开启房门，并确认户内的设施设备状况；整改完毕，承建单位关闭房门前，通知客服中心安排专人查验整改和设施设备状况后，办理退证手续。整改过程中发生的设施设备损坏应由承建单位赔偿。4.1.5 交接班时，应在交接班记录上对钥匙数量、借出人予以交接，有不明去向的钥匙，接班人应不予接班并立即报告部门主管，同时在钥匙使用登记表上进行登记。对外借的钥匙接班人员要在当日追索回库。4.1.6 返回的钥匙如果发现异常，应立即核实钥匙的真伪、变形等情况，不能使用或不慎遗失，必须即刻报告部门负责人或钥匙管理员，由部门负责人做出处理意见，钥匙管理员钥匙清单上予以登记备案。4.1.7 因工作需要必须开启或公司清查属于个人管理的文件柜和更衣柜时，应由所属部门主管在钥匙使用登记表上登记后，由钥匙管理人陪同共同开启、关闭、封存。4.1.8 如果员工调动、离职，钥匙管理员负责收回其持有或借用钥匙，并将变更情况在钥匙清单上予以记录。属共同持有的，应由部门主管清理钥匙是否齐全并签署意见。4.1.9 钥匙管理人应每月2530日，对备用钥匙库中的钥匙进行清理、盘点，并报告部门负责人，获准同意后，对钥匙予以更换、配置、报废。4.5钥匙的更换、配制、报废：4.5.1 钥匙使用人或借用人，因工作需要或遗失需配制时，须由钥匙管理员填写钥匙管理表，报部门负责人同意后方可配制。4.5.2 门锁的钥匙损坏或全部丢失需更换锁芯时，应填写钥匙管理表报部门负责人审批后予以更换，重点部位门锁应在24小时之内更换完成（节假日时可口头报部门负责人同意），所更换的钥匙交钥匙管理员在钥匙清单上予以登记。4.5.3 5.3因锁芯更换等原因导致原钥匙已无使用和保留价值,钥匙管理员应填写钥匙管理表报部门负责人审批后予以报废处理。4.5.4 因钥匙使用人和管理人造成的重要钥匙遗失，如：空置房和空关房、通小区和客户的消防通道钥匙。应在遗失后4小时内更换完成，更换锁芯的费用由遗失人支付。4.6客户临时委托钥匙的管理4.6.1如有客户因返修、维修、家政、房屋出租等原因要求临时委托代保管钥匙，钥匙管理员应委婉提醒其风险发生的可能，如客户仍坚持或有其他特殊原因需要代管钥匙的，须经部门负责人或其授权人同意后方可接收。4.6.2钥匙管理员受理客户临时委托钥匙时，应要求客户在客户委托代管物品登记表上进行签字登记。4.6.3钥匙管理员负责将客户委托钥匙加以标识，并确保标识的清晰及持久性。4.6.4相关工作人员领、借用客户临时委托钥匙时，须经部门主管同意，并严格填写钥匙使用登记表。如需过夜借用客户的钥匙,必须经过部门负责人同意后方可借用，并由钥匙管理员负责追回，否则将追究钥匙管理员责任；4. 6.5任何人不得复制客户委托管理的钥匙。4.66客户领回委托管理的钥匙时，钥匙管理员应要求客户在客户委托代管物品登记表上签字确认，及时销帐。4.6.7如客户委托管理的钥匙发生丢失或损坏，钥匙管理员应即时报告部门负责人，并向客户及时通报相关情况，妥善地对客户进行安抚、沟通解释，积极协商解决办法。
