全宗指南编制方法.ppt

全宗指南编制方法,业务指导科王莹,全宗指南的结构,全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书,全宗指南的结构,封页正文 一、全宗构成者沿革 二、全宗内档案情况简介 三、全宗内档案内容与成分介绍备注,封页,2.时间,3.全宗号,1.全宗指南名称,全称或通用简称+“全宗指南”,起年止年,全宗的编号,全宗构成者沿革简介,全宗构成者沿革简介由：全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。,全宗构成者沿革简介,全宗构成者名称全称（通用简称）曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中时间成立、合并、改组、更名和撤销时间内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销时间上级主管机关变更时间其他所有反映全宗构成者重要活动的时间,全宗构成者沿革简介,时间成立、合并、改组、更名和撤销时间内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销时间上级主管机关变更时间其他所有反映全宗构成者重要活动的时间,全宗构成者沿革简介,主要职能性质特征职权范围主要工作与任务,全宗构成者沿革简介,隶属关系和上级主管机关的组织关系、业务关系和重要的直属下级机关的组织关系、业务关系上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者沿革中,全宗构成者沿革简介,全宗构成者主要负责人名录正副职负责人姓名、职务、任期时间,全宗构成者沿革简介,内部机构设置及其各历史阶段演变情况内部一级机构的名称内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间内部一级机构的主要职能内部机构中重要部门的增设、调整、扩大、合并、撤销情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况,全宗构成者沿革简介,其它涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动全宗构成者改组和撤销的原因,全宗构成者沿革简介,个人全总个人全宗构成者主要介绍其姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称、主要业绩、荣誉称号及简历。,全宗内档案情况简介,档案的数量及保管期限档案的完整程度档案的利用价值及鉴定情况检索工具的配置情况档案的整理情况,全宗内档案内容与成分介绍,档案内容与成分介绍的方式以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍按组织机构介绍：以组织机构分类的档案全宗，按机构设类目分别介绍按问题介绍：以问题分类的档案全宗，按档案内容所反映的问题设类目介绍以其它体系分类的档案全宗，应根据该全总分类的特点结合问题介绍,全宗内档案内容与成分介绍,档案内容与成分介绍的一般方法档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括：1、反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案2、反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案3、涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案4、馆藏年代久远和特殊载体的档案,全宗内档案内容与成分介绍,需要专门说明的档案按下列方法介绍：1、指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间2、列出该档案文件的检索要素3、对其档案文件内容单独介绍,全宗内档案内容与成分介绍,一般性文件介绍不使用引文，特殊性文件介绍如需使用引文应符合下列条件和原则：1、引文有助于阐述文件的内容实质2、引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件,全宗内档案内容与成分介绍,和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代控制使用的档案在内容介绍上映从简，并在全宗指南封页上注明“控制使用”字样档案内容涉及国家机密应另册介绍，一般只列题名，不做详细介绍，并在封页上注明密级或使用范围,全宗内档案内容与成分介绍,人物全宗内容与成分介绍人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情况撰写，介绍内容包括：个人的传记性档案材料、著作手稿、题词、日记、回忆录来往信件及公务活动与社会活动中形成的文件财产状况与经济活动的材料家庭亲属与主要社会关系的材料图片、照片、录音、录像材料,备注部分,本全宗指南的编制情况有关全宗内档案的补充说明全宗指南中需加解释的名词、事件及问题全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明其它有关问题的说明,