文书学六章文档系统的建立ppt课件.ppt

第六章,文档系统的建立,2,主要参考资料,1.档案行业标准DA/T22-2000归档文件整理规则2.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定国家档案局 2006年12.183.企业档案管理办法(国家档案局、国家计委、国家经委）4.国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DAT282002 5.基本建设项目档案资料管理暂行规定（国家档案局、国家计委）6.科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）7.国有企业文件材料归档办法（档发20044号）8.公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法（交办发2001390号）9.会计档案管理办法财政部 国家档案局1998.8.2110.干部档案工作条例 1991年4月2日,3,特殊载体文件的归档：1.照片档案管理规范（GB/T11821-2002）2.磁性载体档案管理与保护3.电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）4.电子公文归档管理暂行办法（国家档案局第6号令）5.公务电子邮件归档与管理规则（DA/T32-2005）,4,一、文档系统的建立,1、归档文件整理（立卷）的组织-推行文件部门立卷制度,文件工作阶段,档案工作阶段,文件部门或承办部门,档案部门,立卷归档,5,2、与文件工作组织形式相适应的立卷形式,(1)集中立卷形式 即将归档整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行的形式。适用于小型机关或企事业单位,办公室,XX科,XX科,XX科,XX科,XX科,档案机构,6,(2)分散立卷形式 即将归档整理工作分散由形成归档文件的综合部门与各部门分别进行的形式。适用于大中型机关和企事业单位,办公室,XX中心,XX中心,XX处,XX处,XX处,XX处,档 案 机 构,7,复合立卷形式（集中与分散结合式）即将归档整理工作一部分集中在综合部门或档案部门，一部分分散在业务部门的形式。适用于内部机构设置复杂，形成文件较多，文件处理及档案人员多为兼职人员的大中型机关和企事业单位。具体做法：行政、综合性文件集中在办公室或秘书部门，年终在档案室协助下整理编目；业务性强的文件由部门整理立卷。,8,除文件处理与承办部门外,不排除在特定情况下采用其他部门或人员立卷的形式。（1）机关档案室立卷形式。（2）纪检、会计、统计、人事、信访、基建、保卫等特殊业务部门的专门文件可采用其自行整理，向档案室归档形式。（3）当前一些单位采用的“外包”立卷形式。（中介服务部门立卷形式）,9,3、归档文件整理（立卷）的业务指导与监督 1）根据档案法和档案法实施办法的规定，档案机构负有“指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作”的职责。2）业务指导与监督的主要内容：传达宣传相关的政策法规、标准，制定制度，指导、督促贯彻执行 会同文件部门制定本单位立卷计划（方案）业务培训 深入部门指导立卷 严格检查案卷质量，把住质量关。,10,案例,华丰制药公司是一个大型企业，随着近些年生产规模的迅速扩大和业务活动的日益拓展，公司规模大大扩大，其内部机构也不断增加。现设总经理办公室、开发部、生产部、质量部、财务部、销售部、市场部、人力资源部、行政部等部门；各部门相对稳定，业务职能彼此独立，职责分明；办公地点相对分散；其中多数部门形成和处理的文件不但数量较大，而且专业性也很强。历来各部门的文件立卷工作都是各行其是，没有统一组织。,11,为加强文件档案工作，某公司决定从2002年起，由总经理办公室下设的档案室负责组织全公司的立卷（归档文件的整理）工作，并制定了按问题分类的立卷类目。2003年3月，公司档案室召开由各部门专兼职文书人员参加的立卷工作会议。要求：各个部门将自己工作中形成的文件以及处理完毕的文件材料尽快集中到总经理办公室，由该处的文书人员李立平统一进行分类整理，立卷归档。由于李立平日常工作繁多，对各部门的业务、工作流程及形成处理的文件情况不了解，因此，文件材料的收集集中进展缓慢；一些部门将自身常用的重要文件留在本部门，以方便查找和利用；人力资源部、财务部等重要部门还表示本部门形成处理的文件是专门文件，有的具有一定保密性，拒绝将文件材料集中交到公司办公室立卷。【要求】分析华丰制药公司文件立卷工作中的不当之处，并对该公司文件立卷工作的组织和运作提出改进意见。,12,【参考答案】根据该公司的规模、机构设置、部门之间业务职能彼此独立，职责分明；办公地点相对分散；其中多数部门形成和处理的文件不但数量较大，而且专业性也很强等特点，该公司的文件工作的组织形式应该选择分散式。而一个机构的文书立卷的组织形式应该与该机构的文件工作组织形式相一致，因此，该公司文书立卷也应采用分散立卷形式，即总经理办负责全局和重要文件的立卷，而公司其他各部门应分散作好自己的归档文件的整理立卷工作。由于该公司不恰当地采用了集中立卷形式，即由总经理办公室负责组织全公司的立卷（归档文件的整理）工作，该处工作人员对公司各部门的业务、工作流程及形成处理的文件情况不了解，因此，文件材料的收集集中进展缓慢，存在不少问题，如收集困难，不能保证案卷质量等。,13,建议：（1）公司的立卷形式应改为分散式，由总经理办和其他部门分别立卷。（2）各部门的立卷应由档案部门统一指导和监督，制定分类方案和归档制度、保管期限表。（3）由于各部门相对稳定，业务职能彼此独立，职责分明，公司立卷类目应该选用机构作为分类方法，而不选用问题分类法，便于反映各机构职能。（4）各部门应按照归档制度要求，及时将应归档的文件归档并定期向档案部门移交归档，集中保存；（5）人力资源部、财务部等重要部门形成处理的专门文件，有的具有一定保密性，可以单独立卷，按规定集中保存。,14,文件的归档范围,是指在归档前根据单位存史与实际工作的需要和根据文件的来源、性质、作用及价值划定必须归档的文件。,列出了必须归档的各类、各种文件，它是文件归档的主要依据。,文件的归档范围,能避免具有保存价值的文件漏归，保证档案的齐全完整；,能避免无价值的文件转化档案，保证档案的精炼；,简化了归档工作，提高立卷归档工作的质量与效率；,15,文件归档（立卷）范围 凡是反映本单位职能活动、对本单位或社会具有查考利用价值的各种形式和载体的办毕文件均属于归档范围。,不需归档的,反映本单位主要职能活动,具有查考利用价值（眼前/长远；本机关/社会）,不具查考利用价值,重份文件,需归档的,办理完毕,未办理完毕,归档范围,16,归档范围与重点,机关文件材料归档范围与,2006年国家档案局印发,文件归档的重点,对于一个具体单位而言，其文件归档的重点应是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，即围绕主管业务开展的一些主要与重要的活动和反映本单位机关的组织沿革与规模演变的文件材料。,17,根据国家档案局有关规定，一般机关的文件归档范围包括以下4个具体内容：上级来文针对本机关的指导性文件，需要本机关认真贯彻执行或参照执行的领导性文件，如上级命令、决定、批复、规定、办法等。本级机关文件主要职能活动中形成的文件材料，如请示、报告、计划、总结、人事管理决定、通知、财务预决算报表、分析报告及各类帐簿、凭证等。,18,下级机关来文 呈送的报请类文件，如请示、重要工作报告、总结、统计数据等。同级或不相隶属机关的来文 重要的商洽性或审批性文件，或者本机关主要参照办理的各种文件，如问函复函、重要规定、办法、通知等。,19,（二）不需要归档（立卷）文件的范围,根据国家档案局的规定，不予归档的文件材料：重份文件 无查考价值的事务性、临时性文件 上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办理的文件，上级征求意见的未定稿和供工作参考的抄件；未经领导审阅、签发的未生效文件，一般文件的多次修改稿（重要文件除外）与本机关工作无关的参考性文件 为起草文件而收集的素材文件；抄送件、下级送来的参阅简报、情况反映、不应抄送或不必备案的文件材料，下级一般抄送件（阅件），无价值的会议文件 其他 一般人民来信及无特殊保存价值的信封,20,企业档案归档范围,1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。,21,4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。,22,8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。,23,【案例】XX核电合营有限公司档案资料管理条例规 定的归档范围 上级机关、董事会、总经理部文件；合营公司的申请立项意向书、可行性研究报告、合营合同、章程及批准文件；经济合同；工程建设、生产运行、维护检修、安全管理、设备仪表、物质供应、计划统计；财务管理、会计凭证、帐簿和报表；人事管理、劳动工资、教育培训、公共关系；科技研究、考察和会议材料、质保检查、技术管理；党团工会文件,24,归档时间：,1、党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类（文书档案）：一般在第二年的上半年内归档；2、产品类、科研类、基建类：在项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档；3、设备类：开箱验收后即时登记，安装调试后归档；4、会计类：会计年度终了后，由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交；5、人事类：办理完毕后的10天或半个月内移交归档；电子文件实时归档，特殊载体（声像、实物等）工作结束后及时归档。,25,保管期限：,1、党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类（文书档案）：永久、定期（30年、10年）；2、产品类：自主开发的永久，外来加工的定期；3、科研类：一般为永久；4、基建类：参见基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表；5、设备类：可根据设备的使用年限设为定期；6、会计类：永久、定期；7、人事类：一般为永久。,26,案例：*公司文书、基建、设备档案保管期限表,一、会议文件材料1。公司工作会议、公司工作例会、经济形势分析会、办公会议的文件材料1。3 讨论未通过的文件材料等（不应归档）5年2。本公司召开的单项性专业会议和综合性专业会议文件材料2。1 纪要、总结、报告、重要的声像材料（应为永久）30年5。党的工作会议、党代会、党委会、工会、共青团会议的文件材料5。3 贺信、贺电、选举过程中形成的文件、讨论未通过的文件（不归档）小组会议记录、参考文件、会务计划、总结材料（应为30年）永久,27,案例：*公司文书、基建、设备档案保管期限表,二、职能业务文件材料1。本公司制发的文件材料1。1 本公司制发的职能业务文件材料1。1。1 章程、标准、规定、普法文件（应去掉）、长远规划、纲要 永久1。3 公司起草文件的草稿1。3。1 重要的法规性的（应为永久）30年1。3。2 其他的（应根据正本的保管期限确定）15年,28,案例：*公司文书、基建、设备档案保管期限表,三、财务管理中形成的文件材料1。财务工作中形成的文件材料（本大类均应判为永久保存）1.3 资金管理、价格管理、会计管理、成本管理、债务管理、税务管理的重要文件材料 30年1。5 本公司预算报告、呈报、批复及分配情况的文件材料 15年1.6 本公司行政审计及其他与会计、出纳工作有关的文件材料 15年1.8 本公司财产、档案等的交接凭证、清册 30年,29,案例：*公司文书、基建、设备档案保管期限表,六、科技与信息、质量安全与环保工作文件材料1。科技与信息工作形成的材料1.1 科技项目、科技成果、信息开发、知识产权文件材料（应为永久）30年1.2 网络、资料、信息交流（应为10年）15年 1.3 本公司电子商务、网上交易、商业秘密文件材料（应为永久）30年2。质量安全与环保工作中形成的文件材料2.1 质量、安全、环保、评价、评估审查、论证、事故处理结果2.2 产品、设备质量管理文件材料（应为30年）15年,30,归档文件的分类,按年度分类,年度类型,跨年度处理,指根据文件形成(或处理）年度将其区分开来,最基本的分类,依据：1987年国家档案局：机关档案工作业务建设规范,31,年度分类法,是运用最广泛的分类方法。正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。应处理好以下问题：1.有多个时间特征的文件，应以文件签发日期（即落款日期）为准，据此判定文件年度。跨年度文件处理方法：对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一为按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。依据：国家档案局2006年归档文件整理规则：5.整理方法5.2.1 按年度分类将文件按其形成年度分类,32,【案例】1995年形成的19962000年工作规划 老办法：归入1996年；新办法：归入1995年。1997年形成的1996年机关工作总结老办法：归入1996年；新办法：归入1997年。2004年8月28日通过，2005年4月1日起实行的电子签名法的定稿、存本 应归入2004年,33,2.跨年度形成的会议文件、案件材料等往往统一在办结年度归档，分类时归入办结年度。3.几份文件作为一件时,“件”的日期应以装订时排在最前面的文件的日期为准。4.文件没有标注日期 如内部文件(白头文件)，需要分析文件制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段考证和推断其准确或近似日期，并据以按年度合理归类。在一个机构中保持处理此类公文的连续性。,34,5.有专门年度的文件按专门年度分类。【案例】按专门年度归类（教学年度、粮食年度、兵役年度等）大学以学年为单位进行工作，形成的教学专门文件应该按教学年度分类，其他的文件仍按一般年度分类。综合管理时可将这两种年度的文件有规律地组织起来，依次划分年度类别，如2002与20022003学年（2002年9月2004年8月31日）归入同一类。,35,归档文件的分类,按组织机构分类,一般做法,跨部门处理,指将文件按其形成、处理或承办部门将其区分开来,适合大、中机关,36,归档文件的分类,按问题分类,注意问题,优 点,指按单位文件内容所反映的各类问题将其区分开来,适合小机关,37,按问题分类,适宜在第一层次采用问题分类的往往是一些内部机构设置比较简单或不大稳定，机构分工不明确且文件数量较少的机关。一般大中型单位不宜在第一层次的分类轻易打乱组织机构而采取问题分类的方法。问题分类可以按文件数量多层灵活使用。,38,在实际工作中，采用问题分类法 的单位，大多数参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。【案例】党委、工会、共青团等机构形成的归档文件党群类 业务部门形成的归档文件业务类 行政后勤部门形成的归档文件行政类,39,归档文件的分类,按保管期限分类,指按归档文件不同的保存价值，将其归入不同的保管期限,归档文件按保管期限分类往往与文件的归档鉴定结合起来进行,40,四、复式分类法,当归档文件数量较多时，分类需要分层进行，多将几种分类方法结合使用。规则提供的年度、保管期限、机构（问题）3种分类方法，可以组合成为多种复式分类法。规则不限定3种分类法的顺序，但对于其可选择性作出了规定。其中，年度、保管期限是必选项，机构*（问题）作为选择项。基层或小机关文件少，或内部机构简单，无须按机构（问题）进一步细分。大机关各部门分工整理归档，机构（问题）则往往是必选项。,41,【案例】机关常用的复式分类法,1.年度机构（问题）保管期限(适用于现行文件的整理归档工作,特别是推行部门整理归档的机关单位，是规则推荐的分类方法)2008年:办公室（综合类）永久、定期 人事处（人事类）永久、定期 业务处（业务类）永久、定期2009年：办公室（综合类）永久、定期 人事处（人事类）永久、定期 业务处（业务类）永久、定期,42,2.保管期限年度机构（问题）分类法,适用于内部机构虽有变化但不复杂的现行机关文件的整理归档工作，规则推荐采用。四川省档案局在施行规则的几点意见中统一规定采用此分类方法：保管期限年度机构（问题）保管期限年度（小机关、基层单位）如四川省交通厅规定：厅机关采用保管期限年度机构（问题），厅直属单位亦然；但内部机构设置的基层单位或小机关则采用保管期限年度分类方法。,43,【案例】四川省交通厅的分类方法 保管期限年度机构,永久：2007年 办公室、人事处、建设管理处 2008年 办公室、人事处、建设管理处 2009年 定期（30年）：2007年 办公室、人事处、建设管理处 2008年 办公室、人事处、建设管理处 2009年 定期（10年）：2007年 办公室、人事处、建设管理处 2008年 办公室、人事处、建设管理处 2009年,44,【案例】保管期限年度问题分类法,永久：2007年 党群类、业务类、行政类 2008年 党群类、业务类、行政类 2009年 定期（30年）：2007年 党群类、业务类、行政类 2008年 党群类、业务类、行政类 2009年 定期（10年）：2007年 党群类、业务类、行政类 2008年 党群类、业务类、行政类 2009年,45,【案例】年度保管期限分类法,适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关；或者每年形成文件数量少的机关（现行机关整理文件）此时的分类方案为：1999年：永久、定期 2000年：永久、定期 2001年：永久、定期,46,【思考题及答案提示】,1.为何规则将分类层次限定为2-3级?【答案提示】基于计算机管理条件下新检索方式的考虑,无须通过细分属类即可满足检索要求.2.某局使用“年度机构保管期限”进行文件分类，但同时又单独设计了“统计报表类”，将本局编报的各类人员、工资等基本数据报表等归档文件归入其中，这种做法是否正确？【答案提示】错,采用复式分类法同一分类层次只能采用一种分类方法;该局采用了“年度机构保管期限”分类方法，使分类方案在同一层次既出现了按机构分类，又按问题分类情况，使分类体系随意、混乱，影响检索。,47,3.由档案室集中整理归档文件的大型机关是否可以采用“年度保管期限”分类方法？【答案提示】大型机关无论选择在哪个环节整理归档，都不宜选用此分类法，因为不利于“随办随归”；也未体现出形成规律和联系，给今后的档案管理和提供利用造成困难。4.为什么将保管期限作为一项分类标准?【答案提示】是规则首次提出,此前仅作为排列要求。现首先要进行价值鉴定，使同一期限的档案相对集中；同一事由文件因价值不同分存，就要求计算机发挥其特有作用，实现相关文件的族性检索，在手工管理中应编制专题目录。,48,5.可否使用文号、级别等其他分类方法?【答案提示】按规则不允许使用除年度、保管期限和组织机构（问题）之外的其他分类方法。因为其他方法不足以反映归档文件形成的客观规律，违背“事由原则”，提供利用困难。6.某项工作从19982003年持续5年方结束，其形成文件如何整理归档？【答案提示】全部文件原则上在结束年2003年整理归档。量大亦可分散到5个年度内归档。,49,归档文件整理方法,立卷,以“件”为单位整理,通过立卷，形成案卷，以案卷作为基本保管单位，曾是我国归档文件的主要整理方法。,适应机关办公自动化环境下文件归档整理工作的需要，国家档案局推荐采用的新的整理方法。,50,整理原则,质量要求,整理原则,51,1、遵循文件材料的形成规律和特点；,2、保持文件之间的有机联系；,方法：将一个问题、人物、案件、会议等文件；将请示与批复、问文与复文、批转文件的正件与附件、定稿与存本等组合在一起。,3、区别不同价值；,意义：便于期满鉴定；便于重点保护与管理永久档案。,4、便于保管和利用。,最终目的,表现：文件的内容和性质；文件的形成时间,文件整理坚持做到兼顾四个原则,整理原则,52,维护文件之间的固有联系,按机关工作的 管理周期,一个问题,一项工程或工作,一个人物、案件,一次会议,由始至终，完整 而系统组合成 一卷或数卷；,53,按机关工作的 规律和联系,具有密切联系 的多种文件系统 组合在一起,请示与批复,问文与复文,发文存本定稿,批转转发件,的正件与附件,54,内容相同载体不同 的文件统一整理、编目，分别存放，在各种目录中相互参照。,录像,其他,照片,录音,55,整理原则,质量要求,质量要求,56,质量要求,1、应归档的文件材料必须齐全完整,2、必须注意保持文件之间的有机联系,3、归档文件整理必须符合规范，便于保管与检索利用,是保证案卷质量最基本的要求,57,归档文件材料应当齐全完整,加强法制建设，健全规章制度,加强检查,（1）正本与附件（2）正本与不同稿本（3）文件与文件处理单（4）批转（转发）的通知与被批转（转发）的文件（5）内容上有直接联系的文件（6）页面完整,58,保持文件之间的有机联系,形成规律,管理要求,一个问题、一个人物、一个案件、一次会议等,正件和附件、各种文字本、问文与复文、存本与稿本,有多种联系或难于判断的，置于所有归档文件中，系统考虑,防止失密,重点保管,避免重复劳动,利于鉴定销毁,区别措施，妥善保管,59,规范整理，便于保管、检索利用,外形整理,保管利用,根据机关档案工作业务建设规范或归档文件整理规则进行,根据文书档案案卷格式或归档文件整理规则进行,60,（一）区分文件的保存价值不是所有办理完毕的文件材料都需要立卷归档。依照机关档案归档与不归档范围、文书档案保管期限表的规定，区分归档范围内不同文件的价值，划分不同保管期限。对于：保存价值大、保管期限长的文件，重点整理和保管 保存价值小、保管期限短的文件，根据条件区别对待 无保存价值、不需归档的文件，予以销毁。,61,通过区别整理，可以合理使用人力、物力、财力和时间，同时不同价值的文件经过整理后相对集中，为日后档案室进行保管利用，以及到期移交进馆提供了方便。具体操作：规则从分类开始，即将不同保管期限的文件从实体上区分开来，各级档案部门对不同保管期限的文件提出不同的整理要求。【案例】短期卷文件可以简化整理要求（装订、排列允许直接按形成时间或文号排列）,62,归档文件整理规则,即将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。,是2001年1月1日施行的国家档案局推荐性行业标准，规定了以“件”为单位整理归档文件的方法。,63,一、特点,64,二、意义,65,三、整理原则,与组卷基本一致。侧重点有所不同。,66,整理步骤与要求 文件级整理工作的流程图（6 步骤）,按件，体现为一个条目,事由原则,归档章,档案盒编目,装订,分类,排列,编号,编目,装盒,保管期限、年度、机构（问题）,最低一级类目,归档文件目录,按件号,67,整理步骤与要求,前期也必须进行划分归档范围、确定保管期限、文件分类等工作。,“件”的划分,一件，是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。,一般做法：1、一般每份文件为一件；2、正本与不同稿本；3、正文与附件；4、正文与文件处理单；5、原件与复制件；6、转发文与被转发文；7、来文与复文。,68,四、整理步骤与要求,用符合档案保护要求的材料将“件”固定和确定下来。,“件”的装订,“件”内文件排序，同组卷。,文件对齐，左上角装订，左上对齐；左侧装订，左下对齐。,文件装订方法，线装、无酸纸封套等。,69,四、整理步骤与要求,是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序。,“件”的排列,强调事由原则，按事由结合时间、重要程度等排列，体现文件之间的有机联系，方便检索利用。,实际操作：1、同一事由，时间先后排序或重要程度排序；2、不同事由间，按时间、重要程度、事由具有的共同属性等排列。,指一件具体的事：一次经费请示 一个具体问题：教育乱收费问题、社会治安问题 一段较紧密的工作过程：一项工程、一次活动、一次会议（一次会议也可分为 筹备、开幕、不同议程、闭幕等不同事由）,70,几个事由、单一责任者的文件，先把不同事由的文件分开，在每个事由里按文件形成时间的先后顺序排列，然后再按事由的重要程度排列。重要事由在前，次要事由在后。例：,71,单一事由、几个责任者的文件，先把不同责任者的文件分开，在每个责任者的文件内，按文件形成时间的先后顺序排列，然后再接责任者地位高低依次排列。一般是上级机关在前，本级、同级、下级机关在后。例：,72,几个事由、几个责任者的文件，首先把不同事由的文件分开，在每个事由里再把不同责任者的文件分开，在每个责任者里，按照文件形成时间的先后顺序排列；其次按责任者的地位高低排列；最后按事由的重要程度排列。例：,73,四、整理步骤与要求,件号是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。,“件”的编号,按序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。,分室编件号、馆编件号两种。,74,必备项目,选择项目,全宗号,年度,保管期限,件号,机构,问题,编号项目,室编件号,馆编件号,形成和处理归档文件的年度如2003,永久 定期,分类方案最低一级类目内按序从1始标注。,归档文件整理中的编号体系,75,四、整理步骤与要求,以归档章的形式将件号标识在每一件归档文件上。,盖归档章,形成年度,使用符合档案保护要求的字迹材料,位置：文件首页上端空白处。,76,归档章的填写,编号项目确定后，要以归档章形式逐件标识在每一件归档文件上端居中空白处，保证其正确归位。,说明：带#号的为选择项，其余为必备项目；也可增加收文日期、收文号等，与收文章合二为一；归档章规格一般为45mm16mm；各项位置固定不得打乱；全宗号由档案馆编制；年度号是形成处理归档文件的年度，4位阿拉伯数码表示；保管期限直接填简称或代码；件号是归档文件的排列顺序号；机构或问题按照分类方案填写，如“政法司”或“业务”。,77,不规范的归档文件目录填写案例,件号,责任者,文号,题 名,日期,页数,10,本局,20003号,1-8,小张借走未还,2000.3.1.,通 知,备注,78,四、整理步骤与要求,编文件目录,归档文件目录,室编件号,同组卷,同组卷,一般为文件标题，全面反映文件内容，具有检索意义,79,归档文件目录的格式,归档文件目录 0096-D11.1999,80,编目打印功能打印卷内文件目录,4,81,归档文件目录封面格式,82,四、整理步骤与要求,必须装盒，并填写封面、盒脊及备考表项目。作用：保护档案；方便检索,装盒,档案盒的格式。,盒脊式样、项目,档案盒盒面及项目,83,档案盒封面格式,国家税务总局,84,档案盒盒脊的项目格式,全宗号,年度,保管期限,室,馆,起止件号,盒号,在档案移交进馆时按进馆要求编制,一般按档案盒上架后排列的顺序流水编制,可以每年一断号;也可以4位数为限几年一断号.,年 度 1999,全宗号 8 8,保管期限永久,起止件号,室12-34,馆,盒号,馆编栏供进馆前再鉴定、整理后填写,无进馆任务的单位可不印本栏,85,备考表格式,盒内文件情况说明,整理人：检查人：年 月 日,86,装盒具体要求：第一，不同形成年度的归档文件不应放入同一盒中 第二，不同保管期限的归档文件不应放入同一盒中（为在紧急情况下优先抢救和保护）第三，分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一盒中,87,排架,归档文件按分类方案、装盒顺序排架。按分类方案中“年度机构（问题）保管期限”分类方法排架的有：年度机构（问题）保管期限排架法，即先将装盒后的归档按年度分别排架，同一年度的归档文件按机构或问题类别排架，最后按保管期限分开排架。优点：能相对集中同一个机构或问题的归档文件，利用同一个机构或问题的归档文件时较方便。缺点：档案移交或鉴定销毁时的工作量大。这种排架方法是目前常见的排架方法之一，比较适合归档文件较多，用于手工管理档案的单位。,88,年度保管期限机构（问题）排架法，即先将归档文件按年度分开，同一年度中的归档文件按保管期限分开，同一保管期限中的归档文件按机构或问题分开排架。优点：档案的保管、鉴定销毁工作量不太大。缺点：档案利用时存取不方便。主要适合于计算机管理程度较高的单位。,89,按“年度保管期限”分类方法排架的方法：即先将归档文件按年度分开，同一年度中的归档文件按保管期限分开，同一保管期限中的归档文件按整理时的自然顺序排架。优点：档案的保管、鉴定、销毁方便。缺点：档案利用时存取不方便。这种排架法在归档文件少、计算机管理程度高的单位用得较多。,90,1.为什么必须逐件编目?【参考答案】由于归档文件目录是检索归档文件的唯一工具,如果条目没有与实体一一对应,就会出现漏检、误检等情况。2.成套文件是否也需要逐一填写归档文件目录？【参考答案】是的。会议文件、报表、刊物等成套文件也需要逐一填写归档文件目录，因为它们也是逐件加盖归档章的。由于成套性文件的题名大都相似，填写时应根据内容重拟标题，加括号附于原标题后，以方便查找利用。如“情况反映第三期”后应加入“关于贪污犯罪情况的内部通报”,91,3.某大学召开第三届教代会，在整理会议文件时，将此次会议文件形成的若干文件作为会议决议的附件来处理，集中装订成为一“件”，以保持同一事由文件的联系性。这样做可以吗？为什么？4.某市某局每年的收文和发文数量都很大，该局对本机关的收发文采用文号、级别分类排列的方法，将本机关的发文全部都按照发文顺序，单份装订，按发文号依次排列。你认为这种分类方法是否合适？为什么？,会议文件具有成套性，可以排列在一起；但其附件均具有独立性，独立件号，应单独装订。,不合适，（1）在实现计算机辅助档案管理的机关可以，但也只方便了整理。（2）在整理还是手工操作的机关，严重妨碍档案族性检索。,