如何有效的主持会议.ppt
假如你是一名管理者，請你根據實際的組織會議情況，在以下3項測試中，選擇適合自己的情況，測試你的會議主持水平：,一、在判斷會議是否需要進行能力的測驗中，如果你的回答全部為“對”，恭喜你！你完全明白何時應開何種目的的會議，為下屬和上司所共同認可，如果你的答案中出現了“錯”或“不知道”的答案，說明你不能完全正確判斷是否需要召開會議，為了消除不必要的會議，加油噢！二、在不同性質的會議准備能力的測驗中，如果你對於發布信息的會議，回答了46個“對”，恭喜，你已做好發布信息的准備了；如果你在解決問題的會議中，回答了46個“對”，說明你已准備好召開解決問題的會議，如果兩個模塊中“對”的數量都在4個以下，那麼就需要加油啦！有效的會議需要你做好充分的准備。,三、在會議主持技巧的測驗中，如果你的回答全部為“對”，恭喜你！你完全能成功地勝任從管理者向會議主持人的角色轉變，如果少於4個，你麼你就應認真地多多尋找機會進行鍛煉，逐步地不斷提高主持技巧了。無論你最終的回答如何，請你根據自己的回答，有針對性“充電”以便有效地組織會議，更好地傳達信息和解決問題。,第一講：會議的目的第二講：如何召集並主持兩種不同類型的會議第三講：會議主持的技巧,第一講第一節避免不必要的會議1、不必要會議的特征漫無目標的會議很多無關者參加的會議時間不合適的會議其它方式可以解決問題的會議2、幾種應避免的會議例行公事的會議表現民主的會議展示個人威嚴的會議確認消息是否屬實的會議介紹個別小組業務流程的會議個別性問題要找答案的會議,第一講第二節、明確會議的目的1、開會之前需考慮的問題會議的目標是否明確會議的召開時間是否合適是否可以通過其它方式也能達到目標參會者的必要性2、需要召開的會議宣布重要消息的會議需要集體決策的會議集體行動需要分工的會議典型問題需要大家分享的會議合作的多方有爭執的會議,第一講第三節會議的成本1、看得見的成本看得見的會議成本一般指召開某次會議所實際花費的直接的費用，如茶水、電費、資料等各種費用2、看不見的會議成本管理者要准備一個會議需要做大量的准備工作，會占用很多的時間准備資料，且會議中會占用員工上班或加班時間，此外，還有很多不可預知的成本，例如會議有時會帶來負責影響。,第一講第四節避免參會者的不滿填寫適合你的情況，判斷自己是否需要改進,第二講如何召集並主持兩種不同類型的會議一、發布消息的會議：發布消息的會議是指管理者將公司高層的信息原封不動地傳達給員工們，起到上傳下達的作用，向員工提供信息和信息來源。主要有以下幾種：公布政策：傳達公司政策，代表公司理念的信息需要原封不動地進行傳達，管理者不能加入自己過多的個人理解，否則就偏離了公司的政策。解釋決策：解釋決策的過程中，需要調整員工對於決策的不同反饋，協調員工的情緒，解釋決策的前景，而不是讓員工自行慢慢反饋，處於傳達決策的角色。澄清或讓大家了解進展：發布信息時，要常常澄清或讓大家了解事情的進展，使員工在充分了解信息地基礎上，更有效地進行下一步的工作。,清晰傳達信息的要求：全面、深入地真正理解所要傳達的內容傳達背景預想有可能的問題注意反饋並及時回復當場提問以確認理解會後的單獨溝通,二、解決問題的會議：管理者找到有效解決問題的方法，在召開此類會議前，會議主持人首先要：預先通知目標和問題預先溝通區分利益方預想沖突統一標准,自檢：在召開解決問題的會議時，你通過什麼途徑找到更有效的解決方法？同時根據自身的不足進行改進。,解決問題會議的工具和方法腦力激蕩法流程：,原則：不否認任何想法有創意,第三講會議的主持技巧1、會議主持技巧的7要素測試：精力投放主持的心態會議話題的考慮參會者會後的反饋會中重點的強調運用輔助設施分主次的表達觀點,主持會議的精力投放A：在主持會議時，我常對參加者更注意，而非對自己更注意。B：在主持會議時，我一直在注意自己所說的話，如語氣、修辭，還要想下面要說什麼,主持會議的心態A：會議前，我總是能心平氣和、泰然自若。B：會議前我有點兒緊張，有時候對自己的著裝和儀表沒有信心。,會議話題的考慮A：會議前我會考慮參會者對話題感興趣的程度。B：我基本上不在乎什麼話題，我有非常好的現場發揮能力，並能很快地適應其他參會者,參會者會後的反饋A：參會者告訴我，我的講話確實機智而又風趣。B：參加者很少與我討論我的講話，而我認為，我的主要觀點已被接受。,會議中重點的強調A：會議結束前，我會再次地強調重點。B：會議過程中，我會強調講述重點的問題，即使沒有總結，參加了就能掌握。,會議輔助設施的觀點A：重要的會議，我會准備輔助設施。B：重要的會議，內容的准備更重要，輔助設施只是點綴而已。,對表達觀點分主次A：我對想表達的主要和次要的觀點非常清楚。B：我的每一個觀點對參加者都有指導作用。,自檢：計算你回答“是”的數量，判斷自己的會議主持技巧。,2、明確會議主持人的工作：控制會議的和協氣氛控制會議時間、推動會議的進程協調發言觀察參會者的反應並給予及時的反饋做討論的總結跟進會議的決定,3、會議現場的控制：,取得滿意的會議效果五要素：行動計劃執行的跟蹤責任到人時間限制確認理解,The end,謝謝大家,
