秘书学电子教案.ppt
第一章秘书与秘书学,教学目标 明确秘书的概念、任务、研究对象教学重点：秘书的概念教学难点：如何理解秘书学是一门应用综合型学科一、秘书的含义 宫中的秘藏之书 官职 机构 根据中华人民共和国劳动和社会保障部制定的规定把秘书视为一种职业名称，把秘书的定义为“从事办公程序性工作，协助上司处理政务及日常事务为决策及实施提供服务的人”,二、秘书的层级高级 秘书长（办公厅主任）中级 秘书（秘书处长）低级 事务人员（操作办理人员）三、秘书学1、含义：研究秘书工作和秘书活动规律的科学，是一门综合性的应用科学,高度分化与高度综合秘书工作的理论升华,第二章 秘书工作的起源和发展,教学目标：了解秘书工作产生、发展到成熟；明确当代秘书工作的发展趋势；一、发展 记录者 秘书工作 制度 机构二、当代秘书工作的发展趋势事务型智能型,社会化,专业化,现代化,智能化,第三章秘书工作的机构、性质、任务和作用,教学目标：明确秘书工作机构的设置原则秘书工作的性质任务和要求重点：秘书工作的性质、任务、作用、要求难点：如何提高秘书工作的自觉性和科学性一、秘书机构设置原则,精 简,高 效,适 应,二、秘书机构设置现状 p29三、秘书工作的性质 1、辅助性（本质属性）2、服务性 3、政策性 4、综合性（不管部）5、机密性,四、秘书工作的任务（参予政务 管理事务）,文书管理,档案管理,会议管理,调查研究,信息工作,印章管理,日常事务,五、秘书工作的作用 1、枢纽作用 2、参谋作用 3、信息作用 4、协调作用 5、“窗口”作用,六、思考题1、秘书部门设置的基本情况有哪些？2、谈谈秘书工作的性质？3、秘书工作的作用有哪些？,秘书行政职级 中央 省部级 厅局级 县处级 科级,第四章秘书人员素养,一、教学目标及要求 掌握秘书人员应具备的心理素质和职业道德，结合自身实际情况谈谈秘书人员素养；二、教学重难点 重点：理解思想修养、公关意识对秘书人员的意义；难点：知识结构和能力结构对秘书人员的作用；,一、秘书的政治思想修养 理论修养（三观）思想作风 工作作风 作风修养 生活作风,二、秘书的知识结构 秀才 T型人才 十字型人才 通才,三、能力结构（一）能力的特点1、后天性2、专业性3、通才性4、可操作性（二）能力结构1、表达能力2、办事能力3、管理能力4、分析综合能力5、调查研究能力6、组织协调能力7、社交能力8、办公设备应用能力,四、秘书的职业道德,五、秘书的层次需要和群体优化（一）秘书素养的不同层次需要（内部、外部）（二）秘书班子的群体优化,异质结合科学分工密切合作,六、思考题 请结合自身情况，谈谈你的性格、能力、专长、缺点。,第五章秘书与调查研究,一、教学目标 通过系统学习，了解调查的意义，掌握调研的一般方法、程序、能对某一问题进行调研。二、教学重难点 重点：调研的原则、方法；难点：调研的程序；,一、调查研究的定义调查研究是人们有目的有意识地通过对社会现象的考查、了解和分析、研究，以认识社会生活的本质及其发展规律的一种自觉活动。基础前提 发展深化,调查,研究,二、调查研究的地位和作用调查研究,系统性、基础性、经常性工作秘书人员的重要职责和工作任务,为领导提供重要现实依据的保证发挥参谋助手的有效途径做好各项工作的基础提高秘书工作能力的必要途径,三、调查研究的原则,四、调查研究的类型和程序（一）类型1、基本情况的调查2、指导工作的调查3、政策反馈性调查4、专题调查（二）程序1、准备阶段 2、实施阶段 3、研究阶段,五、调查研究的方法,问卷调查法,个别访谈法,集体座谈法,资料调查法,综合统计法,现场观察法,六、思考练习 1、以小组为单位对某项课题进行调研。2、围绕调研课题，采用开座谈会的方式进行一次现场调查研究活动。,第六章秘书与信息工作,教学目标：了解掌握信息处理工作的内容与方法，培养 学生的信息采集与处理能力教学重点难点：重点：信息的特性；收集信息的主要内容；难点：信息的收集方式一、信息的含义与特性1、含义：通过一定形式而反映事物特征及变化发展情况的 各种消息新闻情报资料的统称。2、信息与物质、与媒介与符号,抽象,具体,物质实体,能指所指,3、信息的特性,三、信息的收集1、内容与范围 上级机关发布的信息、本单位全局性信息、社会信息 政策法规、经济科技、社会文化、市场竞争 2、渠道 文字信息（文件 电话 会议）网络信息（大众传播）,3、信息收集的方式方法,四、信息的处理分类 筛选 核实 加工 传递 反馈 贮存整理 有利用价值的信息 真实性 分析归纳 共享 重新发出信息 开发利用,利用信息,五、思考练习 1、秘书如何做好信息收集工作？2、秘书收集信息的方式方法有哪些？,第七章秘书与协调工作,一、教学目标 通过学习，理解协调的特点，掌握协调的方法；二、教学重难点重点：协调的特点难点：协调的内容及方法一、协调的含义 消除矛盾，解决问题，相互合作，步调和谐，是以沟通信息为手段，为实现一个共同目标而进行适当配合，同心协力的过程。,协调是保持组织机能整体性的重要手段，是秘书部门和秘书人员的重要职责。二、协调的意义三、协调的特点,消除矛盾，统一认识,促进发展,从属性 综合性 政策性 中介性 沟通性 广泛性,五、协调的内容,上下级关系协调,领导与领导关系协调,领导与群众,六、协调的方法 公文协调 信息协调 面谈协调 会议协调,七、协调的原则 1、分层负责原则 2、从属原则 3、调研原则 4、沟通原则 八、思考题 1、如何协调领导与下级的关系？2、沟通协调的方法有哪些？关键是什么？,第九章秘书与会议工作,一、教学目标 通过学习，了解会议基本知识，掌握会议的方法，能有效组织一次会议二、教学重难点 重点：会议工作的内容、方法；难点：能运用所学知识组织会务工作；,一、会议工作1、会议 有组织有领导地召集人们研究和讨论问题的一种社会活动方式。2、会议工作（文字、事务）,商议（核心）,二、会议的构成要素名称、时间、地点、参会人员、议题、议程、组织、结果,三、会议的特点政治性 服务性 组织性 事务性 保密性 时间性,四、会务工作(一)准备工作 能够制定大型专业会议的筹备方案1.确定会议主题无论组织什么样的会议，都有会议主题，特别是组织大型会议，必须明确会议要研究解决什么问题，达到什么目的。会议主题的确定的主要方法主要实际一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。2.确定会议的时间和地点会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议地点选择的重点是会场大小适中，会场地点适中，环境适合，交通方便，会场附属设施齐全。3.确定会议的规模会议的规模主要指，会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。4.确定会议议程会议议程包括会议主持，会议典型发言(或重点发言)、会议讨论、会议讲话、会议总结。确定会议议程的方法主要一是根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；二是根据会议的主题，确定会议发言人；三是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；四是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。,5.确定会议文件和材料的准备包括大会的主报告；大会发言单位的材料；会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。6.确定会议组织和分工这里所指的会议组织主要指会议组织部门和人员落实。包括与会议有关的每项组织工作，每一个工作环节都必须有专人负责，责任到人，并明确任务和要求。会议组织分工包括文件起草和准备、会务组织、会场布置、会议接待，生活服务(含娱乐活动安排)、安全保卫、交通疏导、医疗救护等。注意事项1.明确领导意图，弄清筹备方案的目的、要求和意义，以便制定。2.反复多次与领导和有关方面商定、必要时通过开联席会征求制定的意见或方案。,(案例)市经济工作会议安排方案 1.会议主题：贯彻落实中央经济工作会议精神。重点是讨论研究全市经济发展的一些突出问题，分析原因、理清思路、确定重点、提出对策，做好明年的工作。2.会议的时间、地点：拟定于月至日(4天)，在招待所召开。月日下午或晚上报到。3.会议规模：参加会议人员(正式代表)；特邀代表和列席人员：工作人员(含服务人员)共计人。4.会议议程：会议由市委书记、市长分别主持。第一天大会由市长主持，听取市部分综合职能部门关于本年度工作总结和贯彻中央经济工作会议精神的具体措施的发言；第二天分组讨论(围绕会议确定的讨论题目进行)；第三天继续分组讨论；第四天上午继续分组讨论，下午大会由市委书记主持会议，市长作会议总结，书记讲话。,5.会议材料准备。(1)大会发言单位材料；(2)会议日程表、参加会议人员名单、主席台座次安排、分组名单(分组讨论地点)、讨论题目、作息时间表；会议须知等；(3)会议参阅文件。6.会务工作由市委办公厅、市政府办公厅负责(具体分工略)。附：(1)会议通知(包括会议材料准备通知)(2)会议日程表(3)参加会议人员名单(三)注意事项：方案拟定后，须报经领导审核和批准。方案一经批准，需作下列工作：(1)召集会务工作会议，明确分工。主要分工有：文件起草包括(文件准备)；会务服务(住宿安排)生活保障，宣传报到、交通疏导、医疗、保卫等，经费预算。(2)草拟材料准备通知(3)选定会场，并布置会场(包括会标)(4)准备会议所需用品(5)会议材料准备。,（二）会议期间工作编写会议简报情况简报第期（总第期）政府办公厅编 2010年6月7日报：送：发：共印份,（三）善后工作1、开总结会2、写会议纪要,用于记载和传达会议情况和议定事项的公文,内部资料存档备查,向上通报会议情况；向下贯彻执行,特点,纪要性 提要性,五、思考题1、联系实际，编写一份具体的会议预案。2、结合实际，筹办一次会议。,第十一章秘书与公文处理,一、公文的含义、类别1、公文 公务文书，是社会组织在公文活动中按照一定的程序和格式形成和使用的文书材料；,收发文处理,固定规范,2、类别（12类13种公文）二、公文撰拟的原则1、政策性原则；2、实事求是原则；3、精简、高效原则；4、准确性原则四、公文撰拟的基本要求,1、格式要求,公文的份数、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标志、附注、主题词、抄送、印发机关印发时间,2、文风要求 准确 质朴 简明 合乎规范 直白 言简意赅,五、公文撰拟的文风要求1、篇幅简短2、文笔朴实3、内涵明晓4、行文通畅,六、公文办理1、收文办理,2、发文办理,七、公文的立卷归档立卷：文书处理部门将办理完毕的、具有查 考利用价值的文件材料，按照他们的形成规律和内容上的联系分别组成案卷。归档：机关单位按照有关文件归档范围和要 求，将分类立卷的文件材料，按规定的时间移交给机关、单位的档案部门归档建档。,第十二章秘书与档案工作,一、档案的含义及作用1、档案 过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2、作用 凭证和参考作用 科研情报作用,第十三章秘书与保密工作,一、保密工作的基本概念 1、国家秘密：关系国家的安全和利益，依照法 定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。2、秘密等级 机密,绝密,秘密,第十四章秘书与事务管理,一、教学目标 学习掌握秘书事务管理的范围和内容，并从参政的物质基础与保证的理论高度，理解秘书如何通过事务管理，优化部门环境；二、教学重点：接打电话 接待事务 印信管理,一、接打电话 文明礼貌、简明扼要、制度规范、注意保存二、接待事务 礼貌、负责、周到、讲求实效三、印信管理1、保管专人负责、专人保管唯一性、规范性2、使用正确、端正、清晰,
