二章Access简介.ppt
第二章 Access简介,2.1Access功能与特点2.2Access数据库结构2.3Access基本操作2.4创建Access数据库,21Access功能与特点,Access是一个关系数据库管理系统，是Microsoft Office套件中的一个产品。根据软件的定位，它应该是桌面型产品，操作比较简单，但其功能却非常丰富，能够存储、检索数据，能够根据用户需要对数据进行管理和维护。Access也是典型的Windows风格的应用程序，它本身的界面是Windows风格，通过它创建的应用程序也是Windows风格。,2.1.1Access发展过程,从Access问世到现在，它也经历了一个不断完善的过程。最初的Access1.0版发行于1992年11月，是微软的第一款基于Windows的关系数据库软件。1995年，Access成为Office产品中的一个组件，伴随着Office的发展，Access也从过去的95、97版发展到今天的2003版。,2.1.2 Access功能与特点,1.完善的关系数据库管理2.完善的帮助与向导3.所见即所得的窗体与报表4.多表格查询和关系5.具有DDE及OLE能力6.兼容各种数据类型7.提供面向对象的集成开发环境8.集成了Internet/Intranet,2.2 Access数据库结构,Access数据库由对象和组两部分组成,其中对象包括表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块等7种。当打开一个数据库时，各种对象图表就会在数据库窗口左侧显示。,所有的Access数据库对象都保存在同一个扩展名为.mdb的数据库文件中。各个对象之间存在着一定的以来关系，其中表是数据库的核心与基础，所有的数据都存储在表中。,2.2.1数据表,数据表 是关于特定实体的数据集合，由字段和记录组成。一个数据库中可以有多个数据表。字段就是表中的一列，字段存放不同的数据类型，具有一些相关的属性，字段的基本属性有：字段名称，数据类型，字段大小等，可设定不同的取值。记录就是数据表中的一行，记录用来收集某指定对象的所有信息。,2.2.2查询,查询是数据库的核心操作。利用查询可以按照不同的方式查看、更改和分析数据。也可以利用查询作为窗体、报表和数据访问页的记录源。查询的目的就是根据指定条件对数据表或其他查询进行检索，筛选出符合条件的记录，构成一个新的数据集合，从而方便用户对数据库进行查看和分析。Access中的查询包括选择查询、计算查询、参数查询、交叉表查询、操作查询、SQL查询。,2.2.3窗体,设计一个好的窗体就建立起友好的用户界面，会给使用者带来极大方便，使所有用户都能根据窗体中的提示完成自己的工作，而不用专门进行培训。这是建立窗体的基本目标。,2.2.4报表,报表是以打印的形式表现用户数据。如果想要从某些记录打印信息时就可以使用报表。通常情况下，我们需要的是打印到纸张上的报表。在ACCESS中，报表中的数据源主要来自基础的表、查询或SQL语句。用户可以控制报表上每个对象（也称为报表控件）的大小和外观，并可以按照所需的方式选择所需显示的信息以便查看或打印输出。,返回,2.2.5数据访问页,数据访问页是Access发布的Web页，用户通过数据访问页能够查看、编辑和操作来自Internet或Intranet的数据，而这些数据是保存在Access数据库中的。这种页也可能包含来自其他数据源（如Excel工作表）的数据。数据访问页是直接与数据库连接的。当用户在Microsoft Internet Explorer中显示数据访问页时，实际上正在查看的是该页的副本。对所显示数据进行的任何筛选、排序和其他相关数据格式的改动，只影响该数据访问页的副本。但是，通过数据访问页对数据本身的改动，例如修改值、添加或删除数据，则都会被保存在基本数据库中。,返回,2.2.6宏,宏是指一个或多个操作的集合，其中每个操作实现特定的功能，如打开某个窗体或打印某个报表。宏可以使某些普通的、需要多个指令连续执行的任务能够通过一条指令自动地完成。宏是重复性工作最理想的解决办法。例如，可设置某个宏，在用户单击某个命令按钮时运行该宏，可以打印某个报表。宏可以是包含一个操作序列的一个宏，也可以是若干个宏的集合所组成的宏组。宏组是一系列相关宏的集合，将相关的宏分到不同的宏组有助于方便地对数据库进行管理。,返回,2.2.7模块,模块是将VBA（Visual Basic for Applications）的声明和过程作为一个单元进行保存的集合，即程序的集合。模块的主要作用是建立复杂的VBA程序以完成宏等不能完成的任务。模块有两个基本类型：类模块和标准模块。,返回,2.3 Access基本操作 2.3.1Access的启动与退出,在启动Access程序的同时会显示如图所示的对话窗口.如果还没有建立数据库可以选择“新建数据库”部分的两个单选项中的一项。如果已经建立数据库，可以通过“打开已有文件”打开已经建立的数据库。需要注意在退出Access之前将打开的数据库关闭以免数据丢失或者被损坏。,2.3.2 Access 窗口,1.自定义工具栏,图中显示了两行工具栏，Access提供了自定义工具栏的功能。在主窗口中，选择“工具”菜单中的“自定义”选项。,2.3.2 Access 窗口,1.自定义工具栏,在这个窗口中，通过3个主选项标签及复选框的选择，可以定义工具栏、命令及选项。,2.3.2 Access 窗口,2.窗口组成,窗口的组成与一般的Windows窗口非常相似，Access也有独立组件，例如，数据库窗口以及一些设计窗口等。,3.其他窗口 在Access中打开一个数据库时,数据库窗口就会显示在右侧Access中,其中数据库名显示在标题栏处。数据库窗口中有3个基本部分，左边的处置栏中显示的是7个数据库对象按钮，窗口的顶部标题栏下边是8个工具栏按钮，左边的窗格显示的是一个文件或者操作列表。对象设计窗口也是Access中最常见的窗口，它可以用来设计表、查询、窗体等Access数据库对象。,2.3.3 打开数据库与表,第一次启动Access时，可在启动对话框中打开一个现有的数据库，也可以建立一个新的数据库。如果按下“取消”按钮，则会显示如图所示的空白Access窗口。,2.3.3 打开数据库与表,1.打开一个数据库(1)选择”文件”菜单中的”打开”选项;(2)在”打开”对话框中,定位到数据库文件的位置;(3)选择需要打开的文件,并单击”打开”按钮。2.打开一个表(1)在数据库窗口中,如果”表”按钮未被选中，则单击选中;(2)双击右边的窗格中需要打开的表。,2.3.4 获得Access帮助,1.Office助手,当用户遇到问题按F1键时，Access就会显示一个助手，其默认显示的内容一般当前正在进行的操作有关。2.屏幕提示“屏幕提示(这是什么)”为用户提供与所指向的对象有关的简短解释,解释通常以文本的形式显示在矩形框中。3.网上Office 网上Office是Microsoft提供的基于Web的免费资源。通过访问Web，可以得到许多关于Office（当然也包括Access）的信息。,2.4 创建Access数据库,2.4.1设计数据库,在Access中,设计数据库就是确定数据库中包括哪些表，确定主关键字以及确定表之间的联系等。例如，现在需要创建一个名为“学生档案”的数据库。1.需求分析 一般需要收集管理设计的各种表格。例如，在一个实际的学校中，学生档案设计学生的基本信息、学生的选课信息及学生成绩等；选课又进一步的设计教师信息及所有系的基本信息等。2.设计表与字段初步考虑在“学生档案”数据库中设计以下的表：(1)基本信息:学号、姓名、性别、出生日期等；(2)成绩:学号、姓名、课程编号、成绩等；(3)课程：编号等；(4)教师:职工工号等;(5)系,2.4 创建Access数据库,2.4.1设计数据库,3.确定主关键字 惟一确定一条记录。例如，在反映学生基本情况的基本信息表中，学号是惟一的。4.确定表之间的联系 一般通过主关键字及外部关键字建立表之间的联系。,2.4 创建Access数据库,2.4.2建立数据库,1.选择菜单项或者工具按钮 选择主菜单中“文件”菜单中的“新建”子选项，显示如图对话框，也可在第一次启动时，在自动显示对话框中选择新建数据库中的“数据库向导”。,2.4 创建Access数据库,2.4.2建立数据库,2.选定新建对象类型 在上图所示对话框中选择“常用”选项卡中的数据库图标，也可以在“数据库”选项卡中选择对应的数据库类型。,2.4 创建Access数据库,2.4.2建立数据库,3.确定存储位置与名称 在上图所示对话框中，选择保存位置，在文件名后面的文本框中输入数据库名称“学生档案”，单击“创建”按钮即生成新建的数据库。,
