物业企业的管理.ppt

2023/6/30,第 2 章 物业企业的管理,2.1 物业管理企业组建及机构设置,2.2 物业管理企业财务管理,2.3 物业档案管理,本章小结,学习目标,2023/6/30,学习目标 通过本章的学习，要求学生认识物业管理企业管理的基本内容，了解企业财务管理的内容，学习物业管理企业主要机构的岗位职责与人员安排，掌握物业管理企业的组建程序，掌握物业管理企业的档案管理的方法，掌握物业企业专项维修基础管理和使用的方法以及费用收缴管理的内容。,2023/6/30,2.1 物业管理企业组建及机构设置,2.1.1 物业管理企业组建流程 无论哪种类型的物业管理企业，其组建流程大致相同，包括筹建准备制定章程资质审批注册登记四个环节。1）筹建准备：（1）可行性研究：主要论证将组建的物业管理企业是否具备现实的必要性，财务上的可行性，以及法律上的允许。（2）订立发起人协议：是发起人在企业设立过程中约定各自的权利和义务，规定企业基本情况的书面文件，是份合伙协议。,2023/6/30,2）制定章程：制定公司章程，应包括以下几方面内容：公司的名称全称、确切的办公地址；公司的经营宗旨、服务方向和契约关系；公司的经营范围、管理范围、服务范围；公司的经济性质和组织形式；注册资金。3）资质审批：根据物业管理企业资质审批管理办法规定，物业管理企业在设立时，应具备以下条件：注册资金50万元以上；,2023/6/30,拥有不少于10人的物业管理专业人员以及工程、管理和经济等相关专业类的专职管理和技术人员；物业管理专业人员按国家规定已取得职业资格证书；有委托的物业管理项目；建立并严格执行服务质量、服务收费等企业管理制度和标准，建立企业信用档案系统。4）注册登记。,2023/6/30,2.1.2 物业管理企业主要机构及职责 设置机构时要把握住以下原则：统一领导，分级管理的原则；精干、高效的原则；服从管理、服务、经营需要的原则；权责对等的原则。物业管理企业组织机构的形式，可以是直线制、职能制、直线职能制、事业部制、矩阵制。物业管理企业各主要职能机构的职责是：（1）总经理室：是物业管理公司的最高决策机构。（2）办公室：是物业管理企业的综合管理部门。,2023/6/30,（3）财务部：负责公司财务收支计划的制定、负责会计出纳、经济核算、租金、统管费、有偿服务费和其他经费的管理。（4）工程部：负责物业机电设备的维修保养；对物业正常的供水、供电；业主的特约上门维修服务；新建物业的接管验收；较大工程的质量监督和验收；房屋及配套设施的日常维护、修缮和施工管理；与供水、供电、市政等部门的业务接洽和相关事务的处理；维修、施工外包合同的起草等。,2023/6/30,（5）安保部：负责管辖区域内的治安防范、消防工作。（6）环卫部：负责辖区内的清洁卫生、辖区内绿化植物定期护养等工作。（7）管理处：是物业管理公司对业主服务的执行与反馈并提供多种形式服务的部门。（8）经营部：负责公司的商业经营活动。,2023/6/30,2.1.3 物业管理企业人员安排及要求 物业管理企业的人员安排，要根据企业的现状和未来的发展、管理物业的规模、类型要求、业主的需要等因素而定。物业管理企业招聘人员，一般流程是：职位空缺的产生人事部门组织、实施人员招聘工作内部选聘（组织内部人员调整）或外部选聘（发布招聘信息及广告）甄选测试与面试上岗任用试用期满进行任期考核试用期考察录用人员岗前培训。,2023/6/30,2.2 物业管理企业财务管理,2.2.1 物业管理企业财务管理的主要内容和主要任务 物业管理公司的财务管理有三项基本内容：一是筹资决策，二是投资决策，三是利润分配决策。根据上述三项基本内容，物业管理企业财务管理日常工作的主要内容有：资金筹集、物业服务费用收取、运作的管理；经营租赁房产和代租房产租金的管理；物业有偿服务费用的管理；流动资金和专项资金的管理；,2023/6/30,资金分配的管理；企业固定资产的管理；财务收支汇总平衡；企业的应税管理。针对物业管理企业财务管理的主要内容，其管理的主要任务是：（1）根据物业管理的需要，做好租金收入和物业管理费的收费工作。（2）一业为主，多种经营，积极筹措组织资金。（3）加强经济核算。（4）实行财务监督，维护财经纪律。,2023/6/30,2.2.2 物业管理企业财务管理制度的建立 物业管理企业的财务管理制度是物业管理公司组织财务活动的规范、处理财务关系的准则，进行财务监督的依据。物业管理企业主要财务管理制度有：1）会计核算方法及凭证帐册制度：2）货币资金管理制度；3）费用报销制度；4）往来帐目清理制度；5）会计报表制度；6）固定资产管理制度。,2023/6/30,2.2.3 物业管理资金的筹集与管理 物业管理资金主要包括前期投入资金、物业管理经营收入、留存资金以及向银行贷款、发行股票债券、吸引外资等方式筹措的资金。1）物业管理企业前期投入资金：（1）启动资金：也称“开办费”，它包含：注册资金 前期介入服务费（2）质量保证金：是房地产开发公司在向物业管理企业移交物业时提供的一笔用于被管物业交房后两年内因质量问题发生的修缮经费。,2023/6/30,（3）物业接管验收费：是指用于物业管理企业参与验收新建的物业或接管原有物业时，对组织水、电、泥、材、管道等专业技术人员与管理人员所支付的人工费、办公费、交通费、资料费、零星杂费等费用。（4）维修基金：专项用于住宅共用部位、共用部位设施、设备保修期满后的大修、更新、改造。2）物业管理的营业收入 该项收入是指物业管理企业从事市场物业管理服务活动和其经营活动所取得的各项收入。（1）物业管理收入：是物业管理的主营业务收入。,2023/6/30,物业管理费的构成主要包括：管理、服务人员的工资和按规定提取的福利费；公共设施、设备日常运行、维修及保养费；绿化管理费；清洁卫生费；保安费；办公费；物业管理企业固定资产折旧费；物业管理企业酬金（企业合理利润）；法定税费。上述费用由业主按合同约定支付给物业管理企业。,2023/6/30,（2）特约服务费收入：根据向业主或使用人所提供服务的不同性质种类等，分别收取。（3）各种营业收入：来源范围非常广泛，是物业管理企业一项非常重要的收入来源。3）留存资金：又称保留盈余，是物业管理企业累积利润在支付了公司所得税和分配了利润之后的余额，它是企业长期投资的重要来源之一。4）借贷资金：（1）银行贷款（2）发行债券 5）发行股票：这类资金是股份制物业管理企业以股份形式集资，发行股权凭证而筹得，它可用做企业的长期资金。,2023/6/30,2.2.4 物业专项维修基金的管理 以上海市商品房物业专项维修基金的缴纳和管理为例，说明物业专项维修基金的管理方法：1）新建商品房专项维修基金的管理办法：（1）首期维修基金的缴纳 房地产开发企业的缴纳 购房人的缴纳,2023/6/30,（2）维修基金专户的开立：维修基金应开立专户，应当以一个物业管理区域为单位，按每幢住宅立帐，并分列每套住宅单元的分户帐；一幢住宅有两个或者两个以上门号的，按门号立帐，并分列每套住宅单元的分户帐。,2023/6/30,（3）维修基金的管理：在业主委员会成立之前的管理 业主委员会成立以后的管理（4）维修基金的收益：应当存入维修基金帐户。（5）维修基金的用途：住宅共用部位，共用设施设备的维修、更新；共用部位，共用设施设备的属人为损坏的，维修费用由责任人承担；经业主大会决定，业主委员会的活动经费可以在维修基金中列支。,2023/6/30,（6）物业维修和更新的实施：应当在物业管理服务合同中的约定物业日常维修，更新的范围、标准和实施程序等事项。（7）维修基金列支的范围和方式：共用部位、共用设备：费用由该幢住宅业主按拥有住宅建筑面积的比例共同承担；一幢住宅有两个或两个以上门号的，每个门号内发生的费用由该门号内的业主按照拥有住宅建筑面积的比例共同承担；,2023/6/30,物业管理区域公共设施：费用由全体业主按拥有住宅建筑面积的比例共同承担；属于两个或两个以上物业管理区域的，费用由各物业管理区域的全体业主按拥有住宅建筑面积的比例共同承担；业主委员会活动经费在维修基金中列支的，由全体业主按拥有住宅建筑面积的比例共同承担。,2023/6/30,（8）维修基金的支取：物业管理企业经同意可以从维修基金中暂借相当于一个月的物业日常维修、更新费用的备用金；除物业管理服务含另有约定外，实际发生费用按月结算；住宅需要大修或者专项维修、更新的，施工承包合同中可以约定预付款，但预付款最高不得超过工程总额的 30%；业主委员会可以在物业管理企业的帐户上留有相当于一个月活动经费的备用金；实际发生的经费，除业主大会另有规定的，按月结算；,2023/6/30,（9）维修基金的分摊：物业的日常维修、更新费用和业主委员会活动经费由物业管理企业按季度按户分摊；住宅大修和专项维修、更新费用，应当单项即时按户分摊；业主分户帐外设立单独帐目的，可以在该帐目列支。（10）法律对于挪用物业专项维修基金的行为，国务院物业管理条例第六十三条作出处罚规定。2）售后公房维修基金的缴纳,2023/6/30,小知识 2-1 根据上海市公积金发（1995）字第25号，沪房地改（1995）415号等文件规定，公有住宅出售后形成三项基金：维修基金、电梯水泵基金，街坊养护基金，通常称为“三项基金）。在“三项基金”中，维修基金由购房人和出售人分别交付而组成。（1）根据上海市政府发布的1994、1995、1996、1998、1999公有住房出售方案规定：计算公式=每平方米建筑面积成本价比例面积，其中“比例”的界定为：多层房屋、购房人付1.5%，出售人付6%；高屋房屋，购房人付1.5%，出售人付12%。（2）2001年方案规定，购房人按每平方米建筑面积18元（多、高层相同）缴纳；出售人按多层每平方米建筑面积71.88元，高层每平方米建筑面积143.76元缴纳。,2023/6/30,2.2.5 物业管理费的收费管理 1）合理确定物业管理费：（1）政府部门审定（2）业主商定（3）对于专项和特约服务的费用，可由委托人与物业管理企业双方议定。,2023/6/30,2）物业管理费的收缴 物业管理企业每月要及时将收费通知单达业主或用户的手中，并由业主或使用人签收。若业主成使用人不能按期缴纳物业管理费，物业管理企业要进行催缴：（1）一般性催缴（2）针对性催缴（3）区别性催缴,2023/6/30,2.3 物业档案管理,物业档案是指在住宅区、工业区、商住楼、写字楼等物业管理过程中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。物业档案管理，是指物业管理企业在物业管理活动中，对物业的原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。,2023/6/30,2.3.1 物业档案的内容：物业档案的内容主要由物业设计施工图、物业产权档案和物业卡片三部分组成（简称图、档、卡）。此外，根据物业管理工作需要所编制的各种帐册和表格也属于物业档案资料的内容。2.3.2 物业档案管理的要求：物业档案管理要求做到规范化、科学化、经常化。具体的要求是：（1）收集资料要全面（2）整理资料要规范（3）保管资料要科学,2023/6/30,（4）变更资料要及时（5）使用资料要得当（6）统计资料要准确2.3.3 做好物业档案管理工作的注意事项（1）接受政府的档案行政管理部门和物业管理主管部门的业务指导。（2）物业管理企业的档案管理工作应当明确专人负责。（3）物业管理企业应当规定每年的一个时间作为将上一年度形成各类文件材料归档的固定时间。,2023/6/30,（4）物业管理企业建立健全文件资料的归档及档案的保管、保密、借阅、鉴定、销毁、统计等各项规章制度。（5）归档的文件资料应当为原件或者具有凭证作用的复制件或者其他载体材料，并保持具有历史面貌。（6）归档文件材料应做到分类合理，整理规范，排列有序，鉴定准确，并编制各类档案目录等必要的检索工具，以方便利用。（7）会计档案的鉴定销毁工作应按中华人民共和国会计法的有关规定执行。,2023/6/30,（8）档案管理应当符合档案安全保管要求，暂不具备档案安全保管条件的，可以委托国家档案馆和依法设立的档案寄存中心寄存。（9）物业管理企业可以委托依法设立的档案中介机构开展开展档案整理、鉴定评估、业务咨询、软件开发、数字化加工等业务。（10）业主住户资料及基建、设备等档案资料属于业主所有。（11）物业管理区域档案中涉及业主、住户（用户）管理的档案应做好保密工作。（12）物业管理企业应建立档案工作责任追究制度。,2023/6/30,2.3.4 物业档案归档范围 归档是按照资料本身的内在规律进行科学地分类与保存。分类可按每一建筑分类，也可按系统项目分类。,小知识2-2 业主档案管理标准作业规程1目的：规范业主档案的保管与跟踪工作。2适用范围：适用于物业业主档案的保管与跟踪。3职责：1）事务部主管负责业主档案与跟踪工作；2）管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。,2023/6/30,4程序要点：1）业主档案内容：（1）经业主签署的业主公约；（2）经业主签署后的消防安全责任书；（3）业主家庭情况登记表；（4）钥匙领用登记表；（5）业主证领用登记表；（6）业主入住验房表；（7）装修施工申请表相关图纸及施工单位资料；（8）违章处理通知单及处理结果资料；,2023/6/30,（9）业主有关证件复印件；（10）其他应保存的资料。2）将业主的有关资料放在相应的文件袋内。3）将业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。4）业主档案的跟踪：（1）当发生下列情况变化时，服务处员工应将变化情况记录在业主档案中：通讯电话联络方式发生变化时；业主发生更替时。,2023/6/30,（2）业主档案跟踪管理，由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。5）业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅、须报管理处主任批准，经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。6）业主档案应永久保存。7）将各业主资料输入电脑进行管理。,2023/6/30,本章小结 本章的内容包括了物业管理企业的组建、机构设置、人员安排、财务管理、专项维修基金的管理、物业收费管理、档案管理等七个部分，是物业管理企业管理的重要组成部分，涉及到物业管理企业的人、财、物和信息四个方面，对它们的管理能体现出物业管理企业的管理水平，从而决定着物业管理区域管理的好坏。,2023/6/30,资料链接 在本章的学习中，2.2物业管理企业财务管理是学习的难点，在实际工作中，业主与物业管理企业发生的许多纠纷，都与物业管理收费，专项维修基金的管理和使用有关。为了准确把握这部分内容，请各位老师和同学阅读下列资料：1财政部物业管理企业财务管理规定(1998年3月)2建设部、财政部住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法(1998年11月),2023/6/30,3各省、直辖市、市的物业管理收费标准。4各省、直辖市、市的专项维修基金管理和使用办法。5建设部城市房屋权属登记管理办法（1997年10月颁布、2001年8月修改）6发改委、建设部物业服务收费管理办法（2004年1月）7发改委、建设部物业服务明码标价规定（2004年10月）,2023/6/30,复习思考题 1物业管理企业有哪些主要机构？从业人员应具备什么样的能力和素质？2物业管理的营业收入来自于哪些方面？物业管理企业如何对维修基金进行管理和使用？如何进行物业管理费的收费管理？3在实际工作中，做好物业档案管理工作，应注意什么？,2023/6/30,实训题 1某大楼底层与二层设计为跃层，底层无总门，总门在二层。这些跃层的业主除搬运家具和大件物品使用电梯外，平时不乘电梯，直接通过扶梯上下。因此，这部分跃层的住户根据住宅底层的业主不承担电梯运行费的规定拒付电梯运行费。问：底层的跃层住户是否应承担电梯运行费？如果你是该物业的管理人员，如何合情合理地处理好这个问题？,2023/6/30,2某公房二楼业主的室内经常发生水管倒灌的现象。该业主向物业公司报修，几经修理后，物业公司向该户收取维修费时，业主以水管设计不当为由拒付维修费用。问：因室内水管倒灌而发生的维修费用由谁承担？在实际工作中遇到上述事例，应如何解决？,2023/6/30,3李先生期盼已久的房子终于可以入住了。可是他入住后才发现房子存在质量问题，墙面渗水、有裂缝，门窗安装也不平整。李先生向开发商和物业管理公司反映后，墙面裂缝处理了，可渗水及门窗问题依旧。李先生一气之下决定拒付物业管理费。问：李先生的做法对吗？,2023/6/30,4某商品房住宅小区在投入期间一直没有发生房屋质量问题，但今年冬天经常下雪，由于得不到及时的清理，屋顶积雪越积越厚，春天一到，积雪化为雪水渗到屋内，影响了屋内业主的使用。住在顶层的业主要求物业管理公司对屋面作防渗漏处理，但物业管理公司说这属于大修工程，费用不包含在物业管理费中，应从专项维修基金中列支。问：（1）屋顶的维修责任应由谁来负责？（2）维修基金应归谁所有？（3）维修基金由谁收取，如何管理使用？,