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    ISO9000外审工作准备和应对技巧.ppt

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    ISO9000外审工作准备和应对技巧.ppt

    ISO9000外审工作准备和注意事项,襄阳风神物流有限公司 作业管理部,目录,一、ISO9000质量管理体系外审准备工作二、ISO9000质量管理体系外审注意事项三、ISO9000质量管理体系外审各级人员基本要求,一、ISO9000质量管理体系外审准备工作,公司及各部门简介准备,欢迎牌制作。环境的整理,5S的加强,死角的清理。工作服、安全帽的着装要求,体现公司的精神面貌。审核工作的配合:审核期间,被审核部门负责人及工作人员务必在场,直至审核结束。各级人员应认真回答审核人员提出的问题,切忌与审核员冲突,避免强辩,明显的错误应谦虚接受。外部审核的每一位审核员,需安排一位主陪审员。对审核中的每一作业项目,需安排一个人主答。现场操作人员的筛选,要安排班、组长在场。不熟练之人员可安排调班。审核时尽可能提供之前一个月的记录,并准备三个月内的记录,以便追踪时审核。对文件和记录进行归档,以便于调取。确保各部门的文件和资料可随时找到。,检查文件的修订与记录之间的符合性、配合性、修订之日起记录的相应改变。任何修改或涂改要有签名或盖章。各种记录均应加以签名确认,尤其是质量记录。电脑打印的质量记录,有打出姓名者,亦需签名或盖章。表单记录内容的空白处要划记“/”或盖“空白”章。不能剪贴,最好不要用涂改液涂改。确保表单记录的完整性,尤其是需要做持续追踪的记录。各级人员应熟悉质量方针、质量目标、各级人员岗位职责。做好自查自纠工作,特别对以前发现的不符合项应举一反三,保证各项工作按ISO9001:2000要求实施。对审核员可能会问到的问题,资料应事先准备好,或随身携带。对自己本职工作的要求(WI/QI)应熟悉并描述重要的参数、数据。,一、ISO9000质量管理体系外审准备工作,二、ISO9000质量管理体系外审注意事项,受审核时,每一位员工必须要做到的 知道应做什么事;知道如何做事;知道做事的依据;用记录证实所做的事;任何事都应形成循环(即PDCA模式)。受审核时,应保持正常的心态 不怕出现不合格,发挥出最佳水平;尽可能减少不合格,以提高认证通过的可能性;尽快纠正不合格。受审核方在审核中的角色 2:8规则 20%听问题,听懂了才能回答对;80%回答问题,回答时要谨慎。,二、ISO9000质量管理体系外审注意事项,先确定了解问题后再回答 认真听,听不懂必然会回答不准确;不懂就问,审核员会换一个角度询问;一定搞清楚所问问题。受审核时,回答问题的基本原则:依据文件回答问题;依据实际情况回答问题;紧紧围绕提问,不要扯太远;语言简单明了;不要假设审核员不懂技术问题,审核员的视点是整个体系。,二、ISO9000质量管理体系外审注意事项,回答问题时就注意哪些 只说自己的事,不说别人的事;只说该说的事;用证据说明问题;自信而又不失谦虚;多解释,不争论;有误解时把解释权让给更明白的人(最好是上司)。回答问题时应避免出现 不懂装懂;说别人的事;所说的不符合事实;谋求帮助;对其他部门或人员进行诋毁;争论不休不礼貌,可能会导致不好的结果。,二、ISO9000质量管理体系外审注意事项,在审核进行过程中如何采取纠正行动 力争在审核组离开前纠正不合格;当天提出,尽可能当天纠正;自己提方案,自己纠正;经审核员确认可以接受。正式审核时审核员经常询问哪类问题 你是做什么的?你是如何进行工作的;有无记录证明你已正确地进行了工作?你为什么要这么做?,二、ISO9000质量管理体系外审注意事项,回答审核员时的基本点 以文件为基础;以质量记录为依据;以实际情况来证明。每一位员工回答问题时的心态应该是 自信,相信所做的绝大部分是正确的;谦虚,承认个别情形会存在某些问题;不推卸责任。在正式审核到来之前,怎样做一下突出改善 对现场进行卫生整顿等清理工作;保证现场使用的文件为有效版本;每个部门进行自查自改;每位员工对照文件,熟悉工作职责;给每位员工适当减压,使员工有轻松的心情迎接审核,才能发挥出最佳水平。,在审核前对最高领导有什么要求?了解质量方针的内涵;了解质量目标及其实施方法和实施情况;了解本组织各部门的职责和重要的接口方式;了解本组织质量体系的基本情况;了解本组织的质量工作状况 在审核前对管理者代表有什么要求?熟悉质量体系文件的细节和本组织的质量体系;了解相关的其他文件(如技术文件);熟悉质量方针、质量目标及部门的工作职责;熟悉内部质量审核和管理评审的情况;熟悉本部门的质量工作情况。,三、ISO9000质量管理体系外审各级人员基本要求,在审核前对部门领导有什么要求?了解质量方针、质量目标;熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件;熟悉本部门与相关部门的工作接口;熟悉对下属的工作要求;熟悉对本部门的质量工作情况。在审核前对文件管理人员有什么要求?熟悉所管理的文件的范围;熟悉文件管理程序;熟悉文件修改情况;熟悉文件的归档;随时拿出所需的文件。,三、ISO9000质量管理体系外审各级人员基本要求,在审核前对重要岗位,关键工序的工作人员有什么要求?熟悉岗位职责;熟悉依据的规范、程序等;熟悉使用的工具、设备等;熟悉使用的统计方法;经过培训,持证上岗。审核前对一般工作人员的最基本要求?熟悉本岗位职责;熟悉从事工作所依据的文件;熟悉工作中需作的质量记录;熟悉工作接口;熟悉本组织的质量方针及和自己工作的关系;熟悉本组织的质量组织(质量责任人、管理者代表等);熟悉实施ISO9000族国际标准的目的及所实施的标准的基本知识。,三、ISO9000质量管理体系外审各级人员基本要求,谢谢!,

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