六章建立行为规范保证建表质量.ppt
第六章 建立行为规范,保 证建表质量,Excel2002标准教程,学习目标通过本章的总结，熟悉 制表的六个基本过程，掌握每一过程的规则和正确流程，养成规范的行为习惯，保证制表的质量。学习重点制表的六个过程中每一过程的规则和正确的流程,主要内容,创建电子表格的基本过程与规则Excel菜单功能与必会命令,第一节创建电子表格的基本过程与规则,创建电子表格的6个过程,每一过程的重点与技巧,构思与设计过程表格创建过程的初始设计，对数据的统计与分析工作，起着至关重要的作用，因为表格数据的组织目标分析数据。,管理项目与表格结构的关系表格结构与数据成图的关系正确运用逻辑思维创建表格结构,管理项目与表格结构的关系正确认识管理对象的独立性，准确拆分管理项目至最小管理单元 建立管理项目名称与表格结构中“列”的对应关系,案例应用,联系人管理表格学生成绩统计表格,联系人管理表格存在问题“单位地址”与“邮编”在同一列后期可能导致的3个问题“单位地址”属于文本型数据，其筛选与排序方法不同于数字型数据“邮编”属于数字类型，因与文本数据在同一单元格，变为文本型数据 文本型数据虽然也可以进行筛、排序与统计，但“单位地址”类数据的输入存在不规则现象，将影响数据分析 解决方法将“单位地址”与“邮编”，均设置为一个独立的项目名称，并在表格中独占一“列”,学生成绩统计表格管理目标统计三个学生、三门课程两年的成绩 案例文件特点上表头为“双层表头”，表现了两年的数据情况 存在4个明显问题,1、如果延续统计，第三年的数据需要向右扩充表格，那么第四年第五年以至以后，又该如何处理，表格在横向上将越来越宽,2、如果需要统计每个学生三科总成绩，则必须在每年数据后添加新列，然后进行求和计算。但是不希望显示个人总分时，又不得不将此列加以隐藏，从管理的角度上看，增加了很多操作上的麻烦,4、如果再增加管理项目（如“政治”、“历史”和“地理”等），上述成绩统计表将变得十分庞大。同时，数据的分析工作量也成倍增加。形成管理瓶颈,3、如果本例需要针对每一学生统计历年的各科总分，则又需要在表格横向添加新列，并设置运算公式,管理目标分析其实独立的管理项目应为三项：学生“姓名”、“学科”类型和“年份”双层表头在管理活动中称为“表单”或“报告”，通常是数据组合与统计、分析的最终结果 由于管理活动中对数据重新组合要求的复杂性，而统计分析又相对灵活，在确定管理项目时，就必须考虑到项目独立性与扩展性,解决方法针对上述统计要求，并考虑到以后的延伸使用，正确设置此类统计用途的表格应设置四个独立管理项目 使用“透视表”功能，完成按年与学科对学生成绩的统计 甚至还可以快速通过图表表现成绩状态,表格结构设计总结凡须独立管理的项目，必须单独设置项目名称，独占一“列”管理项目的独立性必须与扩展性结合考虑，以方便统计分析。避免失去关联。表格结构设计必须考虑后期统计分析的应用状态。注意单表头与多表头的关系,表格结构与数据成图的关系图表内容必须源自于表格数据（不可手工随意勾画）表格数据成图的规则 上表头字段名称，用于生成图表的X轴标签（显示于X轴下方）。左表头项目名称，用于生成图表的图例（显示于图表框右侧）。此规则的条件是，表格结构完整且规则（包括上表头和左表头）规则适用于任何程序中，通过表格数据成图的过程（包括Word、PowerPoint等其他软件）,正确运用逻辑思维创建表格结构 案例某单位承接了一项建筑工程，为计算塑料钢窗的窗框成本，通常按其结构类型分组计算。假设有30种类型的窗框，平均每类窗框有4个窗格（本例只取三类）,传统,电子,2、表格数据的输入与准确控制,为什么要注意数据的准确性哪些数据容易造成输入错误控制原始数据输入准确性的解决办法控制加工数据输入准确性的方法,为什么要注意数据的准确性创建表格的最终目的，是处理与分析数据 错误的数据将直接导致分析结果产生误差，甚至南辕北辙,案例,成本输入错误造成利润率失真利润率公式输入错误,哪些数据容易造成输入错误,表格数据,表头内容,原始数据,加工数据,最容易出错对分析起重要作用,年龄,出生日期,控制原始数据输入准确性的解决办法,错误根源在于人为的手工输入,尽量避免手工输入,解决方法,调用法计算法,准确自动更新有效跟踪,自动完成计算自动更新便于跟踪运算关系,控制加工数据输入准确性的方法产生错误的原因？错误原因在公式内容可能输入错误,解决办法,用复制法建立相关公式公式的常规检查方法用公式审核工具检查加工数据预设置公式检查规则使用监视窗口检查跟踪公式的求解过程,a）用复制法建立相关公式作用针对单元格，可以快速输入相同内容针对公式，可快速创建具有相关性质的公式,用填充柄复制用“复制”、“粘贴”命令鼠标拖拉+Ctrl复制的含义相对引用,b）公式的常规检查方法作用根据公式关系判断计算结果是否正确,使用“编辑”工具栏查看公式双击跟踪法常规性错误检查与自动更正,自动更正忽略错误在公式编辑栏编辑从左侧复制公式,以前忽略了的问题，要重新更正的操作！,c）用公式审核工具检查加工数据作用通过专业化数据跟踪工具，用跟踪线明确标记公式的取值关系 使用工具“公式审核”工具栏操作查看公式的的取值来源撤消审核工具栏,d）预设置公式检查规则作用预先设置错误检查的类型，以便及时显示错误提示。根据数据管理与统计要求，自定义相关规则，以便提供自动检查 使用工具“工具”菜单“选项”“错误检查”“规则”操作设置规则注意和拼写检查程序一样，“公式错误检查”程序一次只能更正一个常见的公式错误,e）使用监视窗口检查作用随时监视表格中重要位置的公式及相关信息 将相关单元格组织在同一个监视窗口内，甚至可以是看不见单元格位置,可监视的内容,工作簿工作表表格区域单元格的名称值公式,使用工具“视图”菜单的“工具栏”命令“工具”菜单的“公式审核”命令“公式审核”工具栏 操作调出“监视窗口”监视单元格公式注意只有与链接内容相关的其他工作簿打开时，才能通过“监视窗口”查看含有链接内容的公式,f）跟踪公式的求解过程作用监视公式求解的过程 使用工具“公式审核”工具栏中的“公式求值”按钮 操作步入步出,3、表格的修饰技巧与管理应用,单元格表格区域,数字对齐文字边框、图案条件格式、保护,列行,列宽（行高）最佳列宽（行高）隐藏、显示,工作表,标签颜色,4、表格的简单使用与分析,创建图表的关键内容,正确描述管理目标合理选择数据范围正确选择图表类型,图表的编辑与修饰,正确选择操作对象,图表的存放与输出,与数据同在一个工作表存在与单独工作表独立打印与表格数据一起打印,5、表格文档的保存技巧,正确使用“保存”命令何时使用“另存为”命令如何使用“保存工作区”命令另存为WEB页更为安全的保存方法,正确使用“保存”命令,新文件的保存,旧文件的保存,设置备份保存,另存为工具常规选项,每次保存均生成备份（.xlk）,何时使用“另存为”命令,更名保存,将文件保存到指定位置,更改文件保存类型,保存为模板使用模板文本文件,如何使用“保存工作区”命令什么是工作区?“工作区”也称“工作面”，是指Windows桌面上正在使用的若干份电子表格Excel文件 使用工具“文件”菜单中“保存工作区”命令 案例文件“各部销售统计.xls”和“素部一销售表.xls”,操作,设置保存工作区文件打开工作区文件 删除工作区文件,另存为WEB页作用将电子表格文件保存为Web格式，可以更直接地共享信息 使用工具“文件”菜单下的“另存为Web页”,两种保存类型,静态发布,动态发布,后面章节学习,静态发布数据 通过浏览器查看,更为安全的保存方法,如何对数据文件加密保存对文进行定时保存使用数字签名提高安全性,c）使用数字签名提高安全性定义数字签名是针对宏或文档进行加密的电子安全验证戳 作用Office XP允许通过数字证书对文件或宏工程进行数字签名，确认签名的宏或文档来自签发者且没有被篡改 如何获得？从商业认证授权机构获得（例如：VeriSign,Inc.）从内部安全管理员或信息技术(IT)专业人员那里获得 使用 Selfcert.exe 工具自己创建数字签名 操作获得数字签名使用数字签名,6、常规表格数据的打印与输出,预览输出效果常规表格页面控制其它打印方式介绍如何有效地处理超大表格问题,预览输出效果作用查看打印输出的实际效果，以确定是否需要更改 使用工具“常用”工具栏的“打印预览”按钮“文件”菜单下的“预览”命令“预览视图”视图工具栏 的作用,常规表格页面控制使用工具“文件”菜单中“页面设置”命令,小表格居中,大表格缩印,页边距居中,纵向超出35列横向超出810行页面缩放比例,其他打印方式介绍,智能打印输出,确定输出用纸错误单元格打印,连续页面打印,工作表选项,同一工作表同文件不同工作表,ShiftCtrl,打印某一区域,选择打印页面,“文件”菜单中“打印”命令,“文件”菜单中“打印区域”命令 单击“打印”按钮自动打印该区域,向打印区域添加内容,“视图”菜单“分页预览”命令 右键“添加到打印区域”,如何有效地处理超大表格的问题什么是超大表格?一般指必须通过多个屏幕或页面才能显示的表格。此类表格不易使用压缩方式打印的表格,设置跨页打印表头设置屏幕冻结表头强制分屏显示强制分页打印超大表格打印控制,设置跨页打印表头作用为避免超大型表格的表头在跨页的过程中丢失，将超大型表格相应区域的表头，打印于不同页面的相应位置 使用工具页面设置工作表打印区域和打印标题操作通过打印区域选择要打印的数据区域通过打印标题设置顶端和左端标题,设置屏幕冻结表头作用将表头冻结于屏幕中固定位置，以便在滚动表格区域时，随时可以通过表头信息查看数据内容 使用工具窗口菜单冻结窗格操作冻结窗格撤销冻结窗格表头冻结原则在确定单元格光标所在位置后，以此光标为参照点，上面和左面的均被锁住,强制分屏显示作用将超大表格中相距遥远的数据，强制显示在同一屏幕之内，以便查看、编辑操作 使用工具窗口菜单拆分命令滚动条上的拆分标志操作拆分调整屏幕分割区域取消屏幕拆分,强制分页打印作用将工作表中不同位置的表格分区打印 使用工具“插入”菜单的“分页符”命令,强制分页,以强制分页点(单元格)为坐标，左分一页、上分一页,撤销强制分页,在什么位置设置，在什么位置撤消 可以单向或者双向撤销与撤销冻结窗口的区别位置,分页预览视图强制分页,视图分页预览右键插入分页符恢复普通试图,超大表格打印控制作用打印控制主要控制页面顺序及页眉与页脚的设置问题 使用工具页面设置的工作表选项,超大表格的打印顺序,设置页眉与页脚,添加普通信息图形信息可更新的文件路径,第二节Excel菜单功能与必会命令,通过本节的学习,认识电子表格软件的菜单分类方法，掌握命令的选择规律，复习该软件中重要且必会的命令 重点：掌握Excel软件菜单分类的原则,菜单分类原则基本应用中必会命令与说明总结人机交流方法,认识菜单类型。明确：什么类型的操作，应该进行哪类菜单选择命令 掌握若干重要菜单命令，其他通过类推法学习使用 常用命令通常都会以按钮的方式，显示于窗口上方的工具栏中，以帮助快捷操作 有些命令在对话框中 出现,菜单分类原则与必会命令,本章总结,表格设计原则与方法数据准确性的控制方法与技巧归纳公式的监视方法表格的修饰技巧不同的保存方法与安全处理不同类型的打印方式,考试要点,数据准确性的控制方法公式的监视方法表格的修饰技巧不同的保存方法三类表格的打印控制方法,作业:实验10-4,
