建立Excel工作簿与输入资料.ppt

2 建立Excel工作簿与输入资料,建立新文件及工作簿视窗的操作在单元格输入资料资料的显示方式与调整单元格宽度选取单元格的方法快速输入出现过的资料快速填满相同的内容自动建立等差、日期及等比数列工作表的操作存储文件,2-1 建立新文件及工作簿视窗的操作,2-1-1 建立新工作簿 建立工作簿的动作，通常可借由启动Excel一并完成，因为启动Excel时，就会顺带开启一份空白的工作簿。,启动Excel就会建立的新工作簿,你也可以按下“文件”标签，切换到“文件”标签后按下“新建”钮来建立新的工作簿。开启的新工作簿，Excel会依次以工作簿1、工作簿2来命名，要重新替工作簿命名，可在存储文件时变更。（后面章节会介绍）,2-1-2 切换工作簿视图 利用刚才所学的方法，再建立一个新工作簿，现在就有2个工作表视窗。切换至“视图”页次，再按下“窗口”区的“切换窗口”，即可从中选取工作簿。,档名前显示打钩符号，表示是目前所在的工作簿,显示Excel中所有已开启的工作簿,按一下即可切换至此工作簿,2-2 在单元格中输入资料,2-2-1 认识资料的种类 单元格的资料大致可分成两类：一种是可计算的数字资料（包括日期、时间），另一种则是不可计算的文字资料。可计算的数字资料：由数字0-9及一些符号（如小数点、+、-、$、%.)所组成，例如15.36、-99、$350、75%等都是数字资料。日期与时间也是属于数字资料，只不过会含有少量的文字或符号，例如：2012/06/10、08:30PM、3月14日等。不可计算的文字资料：包括中文字样、英文字元、文数字的组合（如身份证号码）。不过，数字资料有时亦会被当成文字输入，如：电话号码、邮递区号等。2-2-1 输入资料的程序 现在我们要练习在单元格输入资料，不管是文字或数字，其输入程序都是一样的，底下我们以文字资料来做示范。首先是选取要放入资料的单元格，例如在B3单元格按一下:,输入“货号”2个字，在输入资料时，环境会发生一些变化，请看下图的说明：,在B2单元格按一下,状态列表显示就绪，表示可以开始输入资料,输入资料时，资料编辑列会出现取消钮或输入钮,输入的资料会同时显示在资料编辑栏以及单元格中,状态由就绪变成输入,输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认，Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。,2-2-2 在单元格中输入多行资料 若想在一个单元格内输入多行资料，可在换行时按下Alt+Enter键，将插入点移到下一行，便能在同一单元格中继续输入下一行资料。在A2单元格中输入“订单”，然后按下Alt+Enter键，将插入点移到下一行。,插入点移到第二行了,其它单元格内容请自行练习输入,继续输入“明细”两个字，然后按下Enter键，A2单元格便会显示成2行文字。,单元格的行高会自动调整,输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认，Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。,2-2-2 清除单元格内容 如果要清除单元格的内容，先选取欲清除的单元格，然后按下Delete键或者按下鼠标右键，在弹出的对话框中选择“清除内容”。,2-3 资料的显示方式与调整单元格宽度,Excel会自动判断使用者输入的资料型态，来决定资料的预设显示方式，例如数字资料将会靠右对齐；文字资料则会考左对齐。若输入的资料超过单元格宽度时，Excel将会改变资料的显示方式。当单元格宽度不足显示内容时，数字资料会显示成“#”,而文字资料则会由右边相邻的储存格决定如何显示。,当右邻单元格有内容时，文字资料会被截断,当右邻单元格是空白时，文字资料会跨越到右边,单元格太窄，数字会显示成#字,这时候只要调整单元格的宽度或在标题栏的右框线上双击鼠标左键就可以调整宽度。,调整高度的方法和调整宽度的方法一样，只要拉曳行下方的框线就可以了。,2-4 选取单元格的方法,2-4-1 选取多个单元格 在单元格内按一个鼠标左键，可选取该单元格；若要一次选取多个相邻的单元格，将鼠标指在欲选取范围的的第一个单元格，然后按住鼠标左键拉曳到欲选取范围的最后一个单元格，最后再放开左键。假设我们选取A2到D5这个范围，选取的单元格范围我们会以范围做左上角及右下角的单元格位址来表示，如下图选取的范围即表示A2：D5。若要取消选取范围，只要在工作表内按下任一个单元格即可。,先点选A2单元格,按住鼠标左键不放，拉曳至D5单元格,2-4-2 选取不连续的多个范围如果要选取多个不连续的单元格范围，如B2：D2、A3:A5,先选取B2：D2范围，然后按住Ctrl键，再选取第2个范围A3：A5，选好后再放开Ctrl键，就可以同时选取多个单元格范围了。,先选取B2：D2范围,按住Ctrl键后，再接着选取A3：A5,2-4-3 选取整行或整列 要选取整行或整列，在行编号或列编号上按一下：,在此按一下，选取整个B列,在此按一下，选取整个第4列,2-4-4 选取整张工作表 若要选取整张工作表，按下左上角的“全选按钮”即可一次选取所有的单元格。,按下“全选按钮”可选取整张工作表,2-5 快速输入出现过的资料,2-5-1 利用“自动完成”输入相同的资料 在输入同一列的资料时，若内容有重复，就可以透过“自动完成”功能快速输入。例如在工作表3的B2到B4单元格输入内容，然后再B5单元格中输入“成”字，此时“成”之后自动填入与B3单元格相同的文字，并以反白额方式显示。,若自动填入的资料正好是想输入的文字，按下Enter键就可以将资料存入单元格中；若不是想要的内容，可以不予理会，继续完成输入文字的工作，“自动完成”功能，只适用于文字资料。,此外，当同栏中出现两个以上单元格数据雷同时，Excel在无从判定内容的情况下，将暂时无法使用自动完成功能。当你继续输入至Excel可判断的内容，才会显示自动完成的文字内容：,一直要输入到“风”字，才会发挥“自动完成”的功能,2-5-1 从下拉式清单挑选输入过的资料 当同一栏单元格的数据太雷同，总是得输入到最后自动完成才能判断出正确的内容，这时你可以改用从下拉式列表挑选功能来输入。接续上例，我们要继续在C6单元格输入内容。请先如图输入C2:C5的内容，然后在C6储存格按右钮执行从下拉式清单挑选命令：从下拉式列表挑选功能与自动完成功能一样，都只适用于文字数据。,执行此命令,C6单元格下方会出现一张列表，记录同一栏（即C栏）中出现过的数据，如：”品项”、”超静音风扇”、”超静音立扇”，只要由清单中选取就可输入数据了：,哪些资料会列入下拉式清单中Excel会从选取的单元格往上、往下寻找，只要找到的单元格内有资料，就把它放到清单中，直到遇到空白单元格为止。以下图的例子而言，当选区A6单元格时，清单中会列出“财务部”、“人事部”、“行销部”与“业务部”这4个项目，而不会出现“生产部”、“资讯部”。,空白单元格,空白单元格,不再往上找,不再往下找,选取的单元格,2-6 快速填满相同的资料,当你要将相同的内容连续填入数个单元格，除了可复制贴上单元格内容外，更有效率的方法是利用自勤填满功能来达成，此功能亦可建立日期、数列等具规则性的内容，这部份我们将在下一节说明。假设我们想建立以下的数据内容，先来看看哪些可利用自动填满功能来快速输入：,可建立具规律变化的资料，详细请参考下一节,可为连续的储存格填入相同的数据,请开敔一份新的工作簿，首先练习操作步骤较单纯的填满功能，看看如何在B2：B6范围内填满”业务部”。先如图输入内容，然后在B2单元格输入”业务部”3个字，并维持单元格的选取状态，然后将指标移至粗框线的右下角，此时指标会呈+状：,选取某个单元格或范围时，其周围会被粗框线围住，右下角的小方块稻为填满控点,将指标移到填满控点上，按住左钮不放向下拉至单元格B6，”业务部”2个字就会填满B2：B6范围了：,指标旁出现工具提示，显示单元格将填入的资料,自动填满选项钮,在刚才的操作中，数据自动填满B2：B6单元格后，B6单元格旁出现了一个自动填满选项钮，按下此钮可显示下拉选单，让你变更自动填满的方式：,预设的填满方式，即填入单元格的内容与格式（如字型、颜色设定）,若改选此项，只会填入单元格格式,选此项表示只填入单元格内容，但不要填入格式,自动填满选项钮的作用，可让我们选择是否要一并套用单元格的格式设定。不过，我们尚未设定格式，所以不用变更设定，当你选取了其他单元格，并进行编辑动作后，自动填满选项钮就会自动消失。学会单元格的格式设定后，您就会感受到此钮的便利之处了。,2-7 自动建立等差、日期及等比数列,2-7-1 建立等差数列,首先要说明数列的类型，以便清楚知道哪些数列可由Excel的功能来自动建立。Exccl可建立的数列类型有4种：等差级数：数列中相邻两数字的差相等，例如：1、3、5、7等比级数：数列中相邻两数字的比值相等，例如：2、4、8、16日期：例如：2012/12/5、2012/12/6、2012/12/7自动填入：自动填入数列是属于不可计算的文字数据，例如：一月、二月、三月，星期一、星期二、星期三等都是。Excel已将这类型文字数据建立成数据库，让我们使用自动填入数列时，就像使用一般数列一样。以下就分别说明如何建立以上这4种数列。,建立等差数列 请接续上一节的练习，我们要在A2：A6单元格中，建立1、2、3、4、5的等差数列，请如下操作：在A2、A3单元格分别输入1、2，并选取A2：A3范围做为来源单元格，也就是要有两个初始值（如1、2），这样Excel才能判断等差数列的间距值是多少。,来源储存格,将指针移到填满控点上，按住鼠标左钮不放，向下拉曳至A6单元格：,指针旁的数字表示目前到达的储存格将填入的值,参考指针旁的数字，当建立到你要的数字后请放开滑鼠，等差数列就建立好了：,建立数列后，自动填满选项钮 又再度出现了，而且下拉选单中的第1个项目略有不同：,以复制数据的方式来填满。就上例而言，A2：A6范围会变成1、2、1、2、1,此外，利用填满控点还可以建立“项目1、专案3、专案5、专案7”的文数字组合数列，只要在来源单元格输入“项目1”、“专案3”，再拉曳填满控点即可完成，你可以自行试试看。,2-7-2 建立日期数列,再来试试建立日期的功能。请开启一份新工作簿，假设我们要在Al：El建立一个日期数列，就可以在来源Al单元格中输入起始日期，然后拉曳填满控点至El单元格：,1、输入起始日期,2、拉曳填满控点至El儲存格即可建立,由于我们建立的是日期数列，所以当你按下自动填满选项钮熙时，会看到多出几个与日期有关的选项,若改选此项，建立的日期数列会跳过星期六、日,此为预设选项,选此项，A1：El 会填入，2012/1/1、2012/2/12012/5/1,2-7-3 建立文字数列,Excel 还内建许多常用的自动填人数列，例如”甲、乙、丙、丁”、”一月、二月、三月”等，方便我们使用填满控点快速完成输入。如右图操作，我们来练习在A3：Al0建立”甲、乙辛”：,拉曳至A10,建立不同的自动填入数列，自动填满选项钮下拉选单中的项目也会随数列的特性而有所不同。,在A3输入“甲”,2-7-3 建立等比数列,不用按计算器，就能轻松建立等比数列,等比数列无法像等差数列以拉曳填满控点的方式来建立，我们实际来操作看看。例如要在B3：Bl0建立5、25、1 25 的等比数列。,在B3单元格中输入5，按下圈图键，接着选取B3：Bl0的范围：,切换到开始页次，按下编辑区的填满钮，由下拉选单中选择数列命令开启数列交谈窗：,1、选择此项，因为 根据步骤1选 取的范围，数列 会产生在列,2、选择要建立的数列类型,此栏可设定数列最后结束的数字，若未设定将延伸到选取范围为止，此例为Bl0单元格,3、输入等比的数值,按下确定钮，等比数列就建立完成了：,2-8 工作表的操作,2-8-1 插入与切换工作表,目前使用中的工作表，页次卷标会呈白色，如果想要编辑其他工作表，只要按下该工作表的页次标签，即可将它切换成作用工作表。,一本工作簿预设有3张工作表，若不够用时可以自行插入新的工作表。请开殷一份新工作簿，如下练习插入一张新的工作表：,按下此钮插入工作表,插入的新工作表,学会数据的输入方法后，现在我们再来学学如何在工作簿中新增及切换工作表。当资料量多的时候，善用工作表可以帮助你有效率地完成工作。,2-8-2 为工作表重新命名 Excel,双按工作表1页次卷标，使其呈选取状态：,Exccl会以工作表1、工作表2、工作表3为工作表命名，但这类名称没有意义，当工作表数量多时，应更改为有意义的名称，以利辨识。假设我们要在工作表1输入各项商品的销售统计数量，所以可以将它重新命名为”销售数量”。,输入”销售数量”再按下 键，工作表就重新命名了。,2-8-3 设定页次标签颜色,除了可以更改工作表的名称，页次卷标的颜色也可以个别设定，这样看起来就更容易辨识了。例如我们要将”销售数量”这个页次卷标改为红色：,在页次卷标上按下鼠标右钮,选择此命令,选择页次卷标 的颜色,设定好之后，”销售数量”工作表的页次卷标会显示红色底线，那是因为”销售数量”是目前的作用工作表，若选取其他的工作表，就会看到”销售数量”工作表的页次卷标正是刚才设定的红色了：,选择此项，可回复页次标签的默认色彩,2-8-4 删除工作表,对于不再需要的工作表，可在工作表的页次卷标上按鼠标右钮执行删除命令将它删除。若工作表中含有内容，还出现提示交谈窗请你确认是否要删除，避免误删了重要的工作表。,2-9 保存文件,2-9-1 第一次存档,学习了一连串输入数据、编辑工作表等操作，现在来学习最重要的存盘工作。结束工作前，一定要确实做好存盘的工作，不然辛苦的编辑可就白费了。,要储存文件，请按下快速存取工具栏的保存文件钮，如果是第一次存盘，会开启另存新档交谈窗，让你配置文件案储存的相关信息。,切换至保存文件的文件夹,输入文件名,按下保存钮,当你修改了工作簿的内容，而再次按下保存文件钮时，就会将修改后的工作簿直接储存。若想要保留原来的文件，又要储存新的修改内容，请切换至文件页次，按下另存新档钮，以另一个档名来保存。,这里要特别提醒您，在储存时预设会将存档类型设定为Excel工作簿，扩展名是*.xlsx的格式，不过此格式的文件无法在Exccl 2000/XP/2003等版本开敔，若是需要在这些Exccl版本开殷工作簿，那么建议你将存档类型设定为Excel 97-2003工作簿：,不过，将文件存成Excel 97-2003工作簿的*.xls格式后，若文件中使用了2007/2010的新功能，在储存时会显示如右的交谈窗，告知您将如何储存这些部份：,此交谈窗的内容，会随您使用的新功能而显示不同的处理方式。此例说明了储存后图形将无法编辑,若按下继续钮储存，日后开敔时可能发生图表无法编辑，或内容不完整的等问题，所以建议您一定要为文件先储存一份Excel工作簿(*.xlsx)格式，再另存一份Excel97-2003工作簿(*.xls)格式。,2-9-2 开启旧文档,要重新开敔之前储存的文件，请切换至文件页次再按阔殿旧文件钮，就会显示开启旧文件交谈窗让你选择要开殷的文件了。若要想开启最近编辑过的工作簿文件，则可按下文件页次的最近钮，其中会列出最近编辑过的文件，若有想要开启的文件，按下文件名就会开启了。,下次忘记文件名、储存位置时，可以到这里看看，或许需要的文件就列在其中,