数据透视表的应用实例.docx

数据透视表的应用实例小吴是一家公司销售部门的员工，每天要面对很多销售信息，对这些数据统计、分析是 他的工作之一，对付这些数据，当然是使用Excel作为工具是最合适的。可是小吴在分析这 些数据时，只会使用Excel中的排序、自动筛选等功能，顶多再加上一些简单的函数帮忙， 面对这些每天都会生成的大量数据，案头的工作已经成为了很重的包袱。现在，有小吴这样困扰的人很多，在Excel中，往往会在数据表中存放或管理很多数据 量较大的数据，若没有好的工作方法，这些数据确实是很难进行统计和分析的。3mEJp。其实，这些数据大多又是以字段表的形式填写的。所谓“字段表”就是数据表的第一行是 标题行，下面的数据信息按照标题的内容进行分类填写，每个标题所在的一列就称为一个字 段，本文就来向大家介绍如何对付这些数据量较大的“字段表”°MOsKH。这种字段表有一个非常大的好处就是分类清楚，每一列的信息类型是完全一致的，所以 无论是排序、筛选、还是设置'数据有效性”都非常的方便。但是，这样的字段列表也有一个 致命的弱点，就是无法便捷地跨列进行数据查询和分析，而在实际工作中，这种对多列信息 进行跨列分类汇总的数据分析，恰恰是一种非常常见的操作，为了便捷有效地对多列数据的 跨列（或跨表）分析，Excel给我们提供了一个非常好的分析工具一数据透视表。WWXzY。数据透视表可以通过【数据】菜单【数据透视表和数据透视图】命令，借助【数据透视 表向导】生成。可以根据需要，使“数据透视表”创建在源数据表中或是创建在一个新的“数 据透视表”工作表中。数据透视表创建出来后，会在“字段列表”中自动显示出源数据表的各 个字段名称；同时，会出现一个二维数据表的空表框架，如图1所示。60nc0。图1刚创建的数据透视表数据透视表的构成在数据透视表的空框架中，一共有4个不同的区域，分别是“行字段”区、“列字段”区、 “数据项”区以及“页字段”区。这4个区域都可以包容一个或多个源数据表中的字段信息，但 是由于它们的位置不同，所以它们的名称和作用则完全不同。wVmtY。各区的作用和操作在数据透视表中，“行字段”区和“列字段”区的作用是分类;“数据项”区的作用是汇总（汇 总有“求和”、“求平均”、“计数”等多种方式）；“页字段”区的作用则主要是分类筛选。无论 是哪个区域，操作都是相同的，都是将字段列表中的“字段名”拖拽至相应的位置即可°ibE5P。拖拽的原则在拖拽这些字段至透视表时，是没有一个定式的，要根据数据分析的目的，选择需要的 字段拖拽。但是由于各个区域的作用是不同的，在数据分析时，只有将数据拖到了合适的位 置时，才能得到正确的结果，否则不会得到正确的结果，这确实需要些经验。为了让大家很 快的记住数据透视表的各区作用，可以熟记下面的顺口溜：“行列分类在两旁，数据汇总去 中央，各区能容多字段，筛选分类在上方。"。SZ0h.为了让大家更好地理解与掌握数据透视表的功能，下面来举一个实例说明。这是一个“销售订单月表”，表中记录了有关订单和销售的4个字段，分别是“订单ID” 号码、“订单金额”、“销售人员”和销售人“部门”，如图2所示。GMgKR。AE_C_C_E_3» _|销售订单月表订”.订单金#HHAJI番门?20040401¥ son, aao.arrv硕血®¥倾颇Jjtty200-04103¥ £50. 000Tam¥i'm"1葫H淬河迥慎¥450. 000k中俺菖.，担g¥加WJ-UTTg询舔或Wrljw10tesiaaait加s灿Helen12如如血¥SMEtcle1530040411Y 55& aaoTaro142000-512¥轮 m7amLB20013¥700.Jirry精菖L系15对冲M000Tam17网U如司15¥ 320. aao顿孙13I那皿耽¥加 171T*n20017¥ m. ?d3T-arrv栖*筝200404 IS¥311TaaFTB?3¥另町28BHelexi植督w部H 1p GS . J JR, »iTDfc- L BCT-I图2销售订单源数据表这就是一个典型的“字段表”，数据表的第一行是“标题行”，下面各行是一条一条的记录。 这样的数据表不便于根据“销售人”或“部门”进行分类数据查询，可将它利用【数据】菜单【数 据透视表和数据透视图】命令，借助【数据透视表向导】在新的“Sheet表”生成一个数据透 视表（图1所示）°KY0kY。下面我们从不同的角度来分析这个“销售订单月表”，亲身体会一下数据透视表的“透视” 功能：1 .以“销售人”分类查询订单总额（单字段分类单字段汇总）既然是以销售人分类，所以就要将数据透视表中的“销售人”字段拖拽至“行字段”区或 “列字段”区以进行自动分类；然后再将“订单金额”字段拖拽至“数据项”区，以进行求和汇总。这种在透视表的不同区域拖放一个字段的方式是最基本的“分类汇总”操作，如图3所示。图3单字段分类单字段汇总的结果2.以“部门”和“销售人”分类查询订单总额和总订单数（多字段分类多字段汇总）在数据透视表的各个区域中，可以拖拽放置多个字段，这样就可以起到同时查询多个字 段的分类汇总效果。由于本例要同时查询“部门”和“销售人”两个字段的分类，所以可以分别 将“部门”和“销售人”字段都拖拽至“行字段”区域，以实现分类；然后再分别将“订单号”和“订 单金额”字段都拖拽至“数据项”区域以实现汇总。这样就可以在一个数据透视表中查询多字 段分类和多字段汇总的效果了，如图4所示。椰冗图4多字段分类多字段汇总的结果TIPS本例还可以将“部门”字段拖拽至“列字段”区，将“销售人”字段拖拽至“行字段”区，生成 出一个二维透视表效果°I9A9O。3.按照指定的“部门”查询销售情况（利用“页字段”进行筛选）数据透视表的每个区域都有“筛选”的功能，尤其是“页字段''，它的主要功能就是筛选。 若将“部门”字段拖拽至数据透视表最上方的“页字段”区域，那么就可以利用它筛选出需要查 询的某部门的销售情况了，如图5所示"vgoa。I配演鼻遂IE值日FkM申金成廿现#： 口单号 取*而；订单至罚号金人 中s-由n 订订悟伟图5利用“页字段”的筛选来查询“销售1部”的销售情况在此，我们只是举了一个简单的“销售订单月表”案例，来向大家介绍如何通过Excel中 的数据透视表来分析数据。限于篇幅，并没有将数据透视表的各种应用都进行介绍，除了本 文向大家介绍的这些应用外，使用数据透视表还可以创建“计算”字段或对多表进行透视分析相信掌握了数据透视表的应用，小吴在工作中的困扰会少了很多，数据透视表的应用是 Excel软件的一大精华，它汇集了 Excel的“COUNTIF”、“SUMIF，数、“分类汇总”和“自动 筛选”等多种功能，是高效办公中分析数据必不可少的利器。ZDO42数据透视表的应用实例