九章制作信函合并打印分发.ppt

1,第九章制作信函合并打印分发,2,学习目标：将前面各章中针对会议的准备文件，通过邮件合并的方式批量打印信封,学习重点：掌握邮件合并的处理技巧,3,本章学习的主要内容,关于邮件合并：邮件合并，就是在邮件文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通讯资料，使打印输出得以批量处理。此功能特别适合个人信函、信封、标签或者其他的批量打印输入。邮件合并的基本过程：1、建立主文档 2、建立数据源文件 3、将主文档与数据源文件合并,4,第一节 设置邮件主文档,5,重点：掌握“主文档”的处理手段,内容：页面的设置 输入固定内容,6,1、建立主文档（信封）,什么是主文档 包含文档主体内容的文档。,主文档的作用,主文档所包含的内容,可作为主文档的文档类型,建立主文档（以信封为例）的方法 1、自定义信封格式。2、通过“邮件合并”任务窗格确定信封格式。,7,1、建立主文档（信封）,1）自定义信封格式,使用工具 通过“页面设置”对话框处理。,复习特殊纸型的设置方法,8,1、建立主文档（信封）,2）通过“邮件合并”任务窗格 确定信封,使用工具 通过“邮件合并”任务窗格处理。,各个步骤可实现的功能,建立主文档的步骤 1、选择文档类型。2、选择开始文档并进行相应操作。,9,2、输入信封内容,目的 在主文档中输入固定内容。,输入固定内容并加以修饰,10,第二节 创建数据源文件,11,重点：掌握“数据文档”的处理方法,内容：通过向导建立数据源 管理数据源 其他几种数据源的建立方法,12,1、数据源文档及其创建方法,什么是数据文档 本质上就是一个表格文档。可以有多种形式.（Word、Excel、Access 等）,创建方法 在Word中通过向导建立邮件合并数据源；在Word中建立新文档并创建通讯录表格；通过Excel建立通讯录表格；在Access中建立通讯录。,具有的共性 不论文档格式是否相同，其中都是一个与通讯录 相关的表格，其中包括一组字段及相应的记录。,13,2、在Word中通过向导建立邮件合并数据源,目的 通过邮件合并向导，建立Word文档格式的数据源。,“邮件合并”中的第三步,选择收件人的三种方法 1、使用现有列表。2、从Outlook中选择联系人。3、键入新列表。,各个方法可执行的相应的操作,第三步完成后增加“邮件合并”工具栏,14,3、管理数据源,目的 管理数据文件，包括：数据结构（字段域）的 增、删与调整，数据记录信息的增、删与调整。,“自定义地址列表”对话框项目说明,使用工具 通过“创建地址列表”对话框中的“自定义”对话框处理。,“新建地址列表”对话框项目说明,15,第三节 进行邮件合并,16,重点：掌握邮件合并的技巧,内容：在主文档中添加域 查看实际合并的效果,17,1、插入合并域,目的 将数据文档的变量插入合并到主文档的指定位置。,此过程为第三阶段，即合并过程,使用工具 通过任务窗格的第四个步骤：“其他项目”中的“插入合并 域”对话框处理。,18,2、预览与调整信封,目的 预览信封合并效果，调整信封添加域的格式。,工具 1、继续“邮件合并”任务窗格的下一步（第5步）处理。2、通过“邮件合并”工具栏的“查看合并数据”按钮。,可执行的操作 1、预览合并效果。2、调整信封内容格式。,19,2、预览与调整信封,1）预览合并效果,“查找收件人”项，用关键词查找特定收件人的信息。“编辑收件人列表”项，可以编辑修改收件人的信息。“排除次收件人”项，可取消选择当前显示的收件人。,调整显示比例，更好的显示文档,使用查询按钮可预览每一个信封的显示效果 上一个 下一个,第五个步骤中其他选项说明,20,2、预览与调整信封,2）调整信封内容格式,目的 将信封中插入的变量内容加以修饰，使之符合信封 的打印输出格式。包括：文字与段落的修饰。,使用工具 与文字和段落修饰的工具相同。,21,3、将合并后信封输出打印,用途 将上述完成合并的信封打印输出或进行设置。,此过程为最后一个步骤,可执行的操作 1、合并到打印机输出打印。2、合并到新文档。,22,3、将合并后信封输出打印,目的 直接通过打印机输出邮件合并结果。,1）合并到打印机,使用工具 1、通过“邮件合并”工具栏相应按钮。2、“邮件合并”任务窗格的“打印”选项。,“合并到打印机”对话框的使用,复习“打印”对话框的使用,23,3、将合并后信封输出打印,目的 将合并结果保存一个独立的文件，以便多次使用。避免了重复进行邮件合并的繁琐操作。,2）合并到新文档,使用工具 1、通过“邮件合并”工具栏的“合并到新文档”按钮。2、任务窗格“编辑个人信函”选项。,“合并到新文档”对话框的使用,如何对不同收件人的信封进行不同的个性设置 在合并后的文档中直接编辑修改。,24,第四节 邮件合并工具栏,25,重点：掌握“邮件合并”工具栏的应用,内容：关于主文档与数据源 插入数据内容、问候语等 查看不同效果,26,1、“邮件合并”工具栏,目的 利用“邮件合并”工具栏的按钮可完成在“邮件合并”任务窗格中的大部分操作以及其他操作。,27,2、主文档和数据源,使用设置文档类型按钮 将普通文档设置为邮件合并用主文档的类型，或将当 前邮件合并主文档重新设置为普通文档。（断开连接）,使用收件人按钮 打开“邮件合并收件人”对话框，重新选择当前主文档 的收件人或对其进行编辑。,使用打开数据源按钮 1）字段名称与当前数据源匹配：打开文档并显示新数据源文件中数据。2）字段名称与当前数据源不匹配：打开“无效的合并域”对话框。可以将主文档当前使用的合并域用新的数据源文 件中的域替换，或直接将其删除。,28,3、插入数据内容,地址块的作用,1）插入地址块,地址块与地址域,“插入地址块”对话框中“更新域”的作用,29,3、插入数据内容,目的 快速添加规范、常用的其他项目。（如：问候语）,2）插入其他域项目,使用工具 通过“合并邮件”工具栏按钮处理。,设置地址域与数据库域之间的匹配,30,4、显示与查看不同效果,“查看合并数据”按钮的作用 可在域名和具体数据内容间切换。,“合并域底纹”按钮的作用,“查找条目”按钮的作用,“域映射”按钮的作用,31,5、完成邮件合并,使用“检查错误”命令设置查错的方式,设置合并的目标位置,32,本章小结,学习内容回顾 设置主文档设置数据源文档编辑和设置主文档内容完成邮件合并“邮件合并”工具栏,邮件合并与合并文档不同，合并文档是指将文档的几份副本中的批注信息合并到一个文档中。,33,制作套用信函要求：内容为公司会议通知会议时间为2004年7月1日会议地点为公司一会议室需通知技术部、客服部、市场部、人力资源部、财务部、后勤部,本章练习,