系统管理与基础设置(U810.1).ppt

系统服务与基础设置,第1单元,导 入,为了实现会计信息化，应该在ERP系统中做好哪些基础准备工作呢,应该如何做好基础准备工作呢,会计核算的基本假设,空间范围,时间范围,核算手段,会计主体,持续经营,会计分期,货币计量,货币计量,持续经营,会计分期,会计主体,会计主体、会计准则、会计制度、谁能操作系统、操作人员的权限、安全管理,系统管理,完成了系统管理就可以在ERP系统中进行会计核算和管理了吗？,会计科目（一级）,人员,结算方式,往来单位（供应商OR客户）,部门,项目,会计科目（明细）,存货,仓库,基础设置的作用,公共基础设置的内容,1.1 系统管理,系统管理,用户管理,账套管理,操作员权限管理,1,2,3,（1）启动并注册系统管理（2）增加用户（3）修改用户,用户管理,1,系统管理,（1）启动并注册系统管理,系统管理,用户管理,1,以系统管理员“admin”的身份登录系统管理。,系统管理,（2）增加用户,系统管理,用户管理,1,设置用户：用户&角色,一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以属于多个不同的角色。,设置用户：用户&角色,（2）增加用户,系统管理,用户管理,1,用户（操作员）编号在系统中必须唯一,所设置的用户（操作员）一旦被使用，则不能删除,在设置用户时可以直接指定该用户的角色,注意,增加用户,（3）修改用户,系统管理,用户管理,1,将“K1003”的所属部门修改为“财务部试用”。,系统管理,账套管理,2,（1）建立账套（2）修改账套（3）输出与引入账套,建立账套，即采用用友ERPU8管理软件应用系统之前为本企业建立一套账簿文件。根据企业的具体情况进行账套参数设置，主要包括核算单位名称、所属行业、启用时间、编码规则等基础参数。账套参数决定了系统的数据输入、处理、输出的内容和形式。,系统管理,账套管理,2,（1）建立账套,系统管理,账套管理,2,（1）建立账套,创建106账套，单位名称“光华股份有限公司”（简称“光华公司”），启用会计期“2018年1月”。该企业的记账本位币为“人民币（RMB）”，企业类型“工业”，执行“2007年新会计制度科目”，账套主管“李东”，按行业性质预置会计科目。该企业不要求进行外币核算，对经济业务处理时需对客户进行分类。需设置的分类编码分别为：科目编码级次“4222”，客户分类编码级次“122”。创建账套后暂时不启用任何系统。,注意,建立账套,新建账套号不能与已存账套号重复,账套名称可以是核算单位的简称，它将随时显示在正在操作的财务管理软件的界面上。,启用会计期为启用财务管理软件处理会计业务的日期。,建立账套,注意,行业性质的选择决定着系统为该账套提供适合于该行业的基础数据,系统默认按所选行业性质预置会计科目,账套主管可以在此确定，也可以在操作员权限设置功能中修改,注意,每级（或每段）的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之和,一级至最底层的段数称为级次,编码方案（编码规则）是指分类编码共分几段，每段有几位,建立账套,系统管理,账套管理,2,（2）修改账套,系统要求，只有账套主管才有权利注册使用账套修改功能。如果要修改某一账套的信息，首先应在启动系统管理后，以账套主管的身份登录注册系统管理，并选择要修改的账套。,系统管理,账套管理,2,（2）修改账套,以“K1001 李东”的身份将106号账套修改为有“外币核算”的账套。,系统管理,账套管理,2,（3）输出与引入账套,账套输出（即会计数据备份）就是将系统所产生的数据备份到硬盘、U盘或光盘中保存起来。其目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏；能够利用备份数据，使系统数据得到尽快恢复以保证业务正常进行。账套的输出功能除了可以完成账套的备份操作外还可以完成删除账套的操作。,系统管理,账套管理,2,（3）输出与引入账套,将106账套数据备份到“我的文档”中的“账套备份”文件夹中。,输出与引入套,注意,只有系统管理员才有权限输出账套。,在删除账套时，必须关闭所有系统模块,系统管理,账套管理,2,（3）输出与引入账套,将已备份到“我的文档”中“账套备份”文件夹的106账套数据恢复到硬盘中。,输出与引入套,注意,恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖，因此，如果没有发现数据被损坏，不要轻易进行数据恢复。,系统管理,操作员权限管理,3,系统中可以实现三个层次的权限管理：第一个层次是功能级权限管理。功能级权限管理提供了更为细致的功能级权限管理功能，包括各功能模块相关业务的查看和操作权限。第二个层次是数据级权限管理。该权限可以通过两个方面进行控制，一个是字段级权限控制，另一个是记录级权限控制。,系统管理,操作员权限管理,3,功能权限的分配在“系统管理”中进行，数据级权限和金额级权限在“企业应用平台”中进行设置，且必须是在系统管理的功能权限设置之后才能进行。,系统管理,（1）增加操作员权限（2）修改操作员权限,系统管理,操作员权限管理,3,（1）增加操作员权限,系统管理,操作员权限管理,3,增加操作员“高宁”拥有106账套“公用目录设置”、“总账”、“薪资管理”和“固定资产”的操作权限；“刘佳”拥有106账套“公用目录设置”和“总账”的操作权限。,注意,增加操作员权限,务必要选中要赋权的账套,选中要设置权限的操作员,可以设置或取消账套主管。一套账可以有多个账套主管，一个人也可以担任多套账的主管。,（2）修改操作员权限,系统管理,操作员权限管理,3,取消操作员刘佳106账套的“对账”权限。,操作员权限,注意,系统约定，操作员权限一旦被使用，便不能被修改或删除。,如果要删除某一操作员的某一账套的多个操作权限，可以在选中第一个要删除的权限后，按住Shift键，同时移动鼠标，便可选定一批权限，然后单击“删除”按钮，执行批量删除的功能。,1.2 基础设置,公共基础设置,财务设置,4,机构人员设置,企业应用平台,客商信息设置,1,2,3,公共基础设置,企业应用平台,1,企业应用平台就是用友ERPU8管理软件的集成应用平台，可以实现系统基础数据的集中维护、各种信息的及时沟通、数据资源的有效利用。企业应用平台为企业员工、合作伙伴提供了访问系统的唯一通道；通过企业应用平台，用户可以设计个性化工作流程，提高工作效率，还可以实现与日常办公的协同进行。,基础设置,业务工作,基础信息基础档案业务参数单据设计,财务会计供应链内部控制企业应用集成,系统服务,系统管理服务器配置工具权限,公共基础设置,企业应用平台,1,企业应用平台的导航视图,01,02,03,04,05,06,07,08,09,业务导航视图,监控视图,审批视图,审批进程图,系统消息,待办任务,我的工作,工作日历,企业流程图,2018年1月5日，由操作员李东（编号：K1001，密码：123456）启动106账套企业应用平台。,公共基础设置,企业应用平台,1,企业应用平台,1,2018年1月5日，由106账套主管李东（编号：K1001，密码：123456）在企业应用平台中启用“总账”系统。启用日期为2018年1月1日。,公共基础设置,企业应用平台,1,系统启用,注意,各系统的启用会计期间必须大于等于账套的启用期间。,系统启用有两种方法：一种是建立账套后由系统管理员Admin直接启用。另一种方法是由账套主管在企业应用平台中进行启用设置。,公共基础设置,机构人员设置,2,机构人员主要包括设置本单位信息、部门档案、人员档案、人员类别、职务档案、岗位档案等内容。,公共基础设置,机构人员设置,2,（1）部门档案（2）人员类别与人员档案,公共基础设置,机构人员设置,2,（1）部门档案,部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。,公共基础设置,机构人员设置,2,（1）部门档案,设置106账套的部门档案,注意,部门档案,因为在设置部门档案时还未设置职员档案，此时不能设置负责人。,部门档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。,部门编码必须符合编码原则。,（2）人员类别与人员档案,人员类别是指按某种特定的分类方式将企业职员分成若干类别，以便对企业的职员按类别进行管理及进行工资计算等。人员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。,公共基础设置,机构人员设置,2,设置人员类别,（2）人员类别与人员档案,公共基础设置,机构人员设置,2,设置职员档案,（2）人员类别与人员档案,公共基础设置,机构人员设置,2,职员档案,注意,在录入人员档案时，系统默认被选中的部门，如果所属部门不符合要求应在删除已选中的部门后，再单击参照按钮重新选择相应的部门。,人员档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。,公共基础设置,客商信息设置,3,客商信息设置主要包括设置往来单位的分类和往来单位的档案信息。,（1）客户及供应商分类（2）客户档案（3）供应商档案,公共基础设置,客商信息设置,3,（1）客户及供应商分类,公共基础设置,客商信息设置,3,企业可以从自身管理要求出发对客户及供应商进行相应的分类，以便于对业务数据的统计、分析。,将106账套中的客户划分为“1 本地”客户和“2 外地”客户两类。,（1）客户及供应商分类,公共基础设置,客商信息设置,3,注意,客户分类,客户及供应商分类编码必须唯一,客户分类编码必须符合编码原则。,企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。,（2）客户档案,公共基础设置,客商信息设置,3,（2）客户档案,公共基础设置,客商信息设置,3,设置106账套的部分客户档案,注意,客户档案,客户档案编码必须唯一,客户档案和供应商档案记录可以设置对应关系，主要是为了处理既是客户又是供应商的往来单位，这种对应关系只能一对一。,客户分类应正确,企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。,（3）供应商档案,基础准备,公共基础设置,客商信息设置,3,设置106账套的部分供应商档案,（3）供应商档案,公共基础设置,客商信息设置,3,注意,供应商档案,由于未要求对供应商分类，所以供应商应在00 无分类下设置,公共基础设置,财务设置,4,财务设置的内容主要包括设置会计核算和管理所需要的会计科目、凭证种类、项目目录等。,（1）设置会计科目（2）设置凭证类别（3）设置结算方式（4）设置现金流量项目（5）设置项目档案,公共基础设置,财务设置,4,如果用户所使用的会计科目基本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致，则可以在建立账套时选择预置会计科目。这样，在会计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。,公共基础设置,财务设置,4,增加会计科目,（1）设置会计科目,公共基础设置,财务设置,4,注意,增加会计科目,增加会计科目时，要遵循先建上级再建下级的原则。,科目已经使用后再增加明细科目时，系统自动将上级科目的数据结转到新增加的第一个明细科目上，以保证账账相符。,会计科目编码的长度及每级位数要符合编码规则。,修改会计科目,将“1001 库存现金”科目修改为有“日记账”核算要求，“1002 银行存款”科目修改为有“日记账”、“银行账”核算要求的会计科目。,（1）设置会计科目,公共基础设置,财务设置,4,修 改会 计 科 目,非末级会计科目不能再修改科目编码,已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码,已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改,没有会计科目设置权的用户只能浏览会计科目，而不能进行修改,注意,增加会计科目,（1）设置会计科目,公共基础设置,财务设置,4,公共基础设置,财务设置,4,（1）设置会计科目,提 示,一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会同时登记在总账和辅助明细账上。,修改会计科目,将“1122 应收账款”修改为“客户往来”辅助核算的会计科目（没有受控系统），“2202 应付账款”修改为“供应商往来”辅助核算的会计科目（没有受控系统）。,公共基础设置,财务设置,4,（1）设置会计科目,提 示,由于不启用往来款系统，往来业务的核算在总账系统中进行，所以在设置供应商往来和客户往来款项的辅助核算项时，应不设置受控系统。如果默认了系统设置的受控系统，则往来科目应主要在往来款系统使用。,公共基础设置,财务设置,4,（1）设置会计科目,注意,删 除会 计 科 目,删除科目后不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成,非末级科目不能删除,已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除,被指定为现金、银行科目的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定,指定会计科目,指定“1001库存现金”为现金总账科目、“1002银行存款”为银行总账科目及“1001库存现金”、“1002银行存款”和“1012 其他货币资金”为现金流量科目。,公共基础设置,财务设置,4,（1）设置会计科目,提 示,指定会计科目是指定出纳的专管科目。系统中只有指定科目后，才能执行出纳签字，才能管理和查 询库存现金、银行存款日记账。指定的现金流量科目供编制现金流量表时取数函数使用，所以在录入凭证时，对指定的现金流量科目系统自动弹出窗口要求指定当前录入分录对应的现金流量项目。,公共基础设置,财务设置,4,（1）设置会计科目,公共基础设置,财务设置,4,（2）设置凭证类别,在开始使用计算机录入凭证之前，应根据企业管理和核算的要求在系统中设置凭证类别，以便将凭证按类别分别编制、管理、记账和汇总。,公共基础设置,财务设置,4,（2）设置凭证类别,公共基础设置,财务设置,4,（2）设置凭证类别,注意,设置凭证类别,限制科目间用英语状态下的逗号分隔,填制凭证时，如果不符合这些限制条件，系统拒绝保存,（3）设置结算方式,设置结算方式是用来建立和管理在经营活动中所涉及的货币结算方式。,公共基础设置,财务设置,4,（3）设置结算方式,公共基础设置,财务设置,4,结算方式的编码必须符合编码原则。结算方式的录入内容必须唯一。票据管理的标志可以根据实际情况选择是否需要。,注意,（3）设置结算方式,公共基础设置,财务设置,4,为了确保现金流量表编制的自动化，系统已经将现行会计制度中所列示的所有现金流量项目预置在了系统中，这里只要选择现金流量项目，系统就会将所有的现金流量项目调入到账套中，在日常业务处理过程中填制凭证时，只要使用现金流量科目就需要告诉系统相应的现金流量项目，这样就能确保系统在编制现金流量表时直接生成相应的表中数据。,（4）设置现金流量项目,公共基础设置,财务设置,4,设置并查看106账套的现金流量项目。,（4）设置现金流量项目,公共基础设置,财务设置,4,项目核算一般应用在企业的工程核算、成本核算、现金流量核算等工作范围，能够帮助企业完成分类项目的核算、统计和管理工作，提高企业分类工作的管理质量与效率。,（5）设置项目目录,公共基础设置,财务设置,4,设置“2018自建工程”项目大类。将“在建工程”所属明细科目指定为2018自建项目大类的所选科目。“2018自建工程”明细项目：分类编码“1”、分类名称“1号工程”，分类编码“2”，分类名称“2号工程”。设置1号工程的项目档案：“自建厂房”和“自建车库”，尚未结算。,（5）设置项目目录,公共基础设置,财务设置,4,项目核算,产品生产,专项费用,专项业务,预算项目,专项收入,在建工程,谢谢！,