秘书工作课件三.ppt

第三章 发文处理,赣南师范学院副教授 林俊华,一、文件式样,（一）版头（发文机关标识）/眉首/文件名称,1、式样,版头（发文机关标识）/眉首占A4型公文用纸的大小：按照国际标准A4型公文用纸(210mm297mm)，天头占37mm1mm；订口28mm1mm；“发”字号政府占2/5、部门占1/3；“字”字号政府占1/4、部门占1/5。,发文机关文件/固定式(党、政机关通用,中共中央办公厅1996年5月3日颁布的中国共产党机关公文处理条例第十条第一款：中共文件用于发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署；转发上级机关的文件；批转下级机关的重要报告、请示。“国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知”（国发200023号，2000年8月24日）对公文版头式样适应范围未作明确规定。一般也采用这种式样。,中共赣南师范学院委员会文件江西省人民政府文件,办公室文件,中国共产党机关公文处理条例第十条第三款：各级办公厅（室）根据授权，传达党委的指示；答复下级机关的请示；转发上级机关的文件；批转下级机关的报告、请示；发布有关事项；向上级机关报告、请示工作。如：中共赣南师范学院委员会办公室文件,办公室文件,“国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知”（国发200023号，2000年8月24日）未作明确规定。一般也采用这种式样。如：江西省人民政府办公厅文件,部门文件,中国共产党机关公文处理条例第十条第四款：中共部文件用于发布除办公厅（室）以外的党委部门职权范围内的事项；向上级机关报告、请示工作。如：中共赣南师范学院委员会宣传部文件,部门文件,“国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知”（国发200023号，2000年8月24日）未作明确规定。一般也采用这种式样。如：江西省教育厅文件,发文机关名称（）/分类式,中国共产党机关公文处理条例第十条第二款：用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。如：中共赣南师范学院委员会（）,“国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知”（国发200023号，2000年8月24日）未作明确规定。国家质量技术监督局1999年12月27日发布的中华人民共和国标准GB/T97041999第十条规定：“信函式格式”只标发文机关名称；“命令（令）”、“会议纪要”采取第二种校式（但发文机关名称后的文种不加圆括号）。如：中华人民共和国主席令赣南师范学院会议纪要,办公室,根据中国共产党机关公文处理条例第十条第三款国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知”（国发200023号，2000年8月24日）未作明确规定，也用：中共办公厅（办公室）(),发文机关/信函式,国家质量技术监督局1999年12月27日发布的中华人民共和国标准GB/T97041999第十一条“信函式格式”规定：天头占30mm；文武线两条，上粗下细，长170 mm，字体红色，行字排28字。教育部司局函件-赣南师范学院-,2、版头（发文机关标识）在首页的位置设置,国家质量技术监督局1999年12月27日发布的中华人民共和国标准GB/T97041999第八条第一款发文机关标式规定：发文机关标式上边缘至版心边缘为25mm；对于上报的公文，发文机关标式上边缘至版心边缘为80mm。使用小标宋字体，红色标识，字号小于22mm15mm。1994年6月16日修订的江西省国家行政机关公文处理细则第三章第十条规定：“发”字号公文文件头部分占首页的位置，政府公文占2/5、部门公文占1/3；“字”字号公文文件头部分占首页的位置，政府公文占1/4、部门公文占1/5。公文文头一律套红印刷（人们常说的“红头文件”）,3、版头标识,文件编号（印刷编号/公文份数编号）一般来说，文件制发单位按照发文单位数量固定印制，同一发文单位的编号是相同的；不同密级所发范围与份数不同，同一发文单位的编号也是会不同的。公文份数编号的印刷，有利与文件制发单位发放、回收文件；同时，也为做好查询、咨询服务工作，提供了方便。文件编号，党的文件从“秘密”开始；政府文件从“机密”开始。如：0000001,机密程度、保密期限和紧急程度,国家质量技术监督局1999年12月27日发布的中华人民共和国标准GB/T97041999第八条第一款第二项规定：如需标识秘密等级，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需标识秘密等级和保密期限，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。公文的机密等级，简称密级。如：秘密 机密一年,关于紧急程度标识,国家质量技术监督局1999年12月27日发布的中华人民共和国标准GB/T97041999第八条第一款第三项规定：如需标识紧急程度，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，用三号黑体字，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。如：特急 机密一年 特急,文件字号,文件字号由四部分组成:发文机关代字文别发文年度(用中括号“”)发文顺序号 其中，“发文机关代字”，以经常使用的简称为标准，如：中共中央为“中”、国务院为“国”；中共江西省委员会为“赣”、江西省人民政府为“赣府”；中共赣南师范学院委员会为“师院党”、赣南师范学院为“师院”；等等。,“文别”，指的是一个机关以制发公文的类别；一般来说，属于思想政治教育、制定政策、业务指导、行政管理等普遍发生、所周知的范围比较广泛性质的公文用“发”字；属于机构设置、干部任免、职称评定、奖惩、人事等所周知的范围比较少人性质的公文用“字”字；联系不同隶属关系的机关、商洽工作、信访回复等，所周知的范围更加少人性质的公文用“函”（过去叫ZI姿，跟别人商量的意思）字。此外，还可以设置一些文别，如专用上报请示、报告工作的公文用“文”字等。例如:中国共产党委员会（请示）文2010号关于召开第次党的代表大会的请示如果几个机关联合行文,只标主办机关的文件字号。“发文顺序号”,不编零虚号,直接编实号,签发人,上报公文需要标识文件签发人的姓名，平行排列与发文字号右侧。发文字号居左侧空1字，签发人的姓名居右侧空1字。签发人用3号仿宋字体“：”；冒号后用3号楷书字体标识文件签发人的姓名。如果有多个文件签发人，主办单位签发人的姓名排列第一行；从第二行起，其他单位签发人的姓名按照发文机关顺序依次顺排。同时，下移动红色反线，使发文字号与最后一个签发人的姓名在同一行并与红色反线距离为4mm。如：中共岭南市委宣传部岭南市文化局岭南市教育局 签发人:岭宣文20106号-,(二)版心/主体,根据国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知”（国发200023号，2000年8月24日）和国家质量技术监督局1999年12月27日发布的中华人民共和国标准规定:公文用纸采用GB/T148中规定的A4纸，尺寸为。左侧装订。张贴公文用纸，根据实际需要确定，如通告等。公文页边与版心尺寸天头（上白边）：37mm1mm公文用纸订口：28mm1mm版心尺寸:156mm225mm公文排版规格，正文用3号仿宋字体，一般每页面排22行；每行28个字（22行28字行616字）。,公文标题,国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知”（国发200023号，2000年8月24日）第十条第六款规定：公文标题应当简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,公文标题,由“发文机关事由文种”三部分或者称之为作者(发文者)、内容、和文种三个要素构成,发文机关,发文机关与文件版头相一致的情况下，“发文机关”是否可以省略，中共中央、国务院的文件不省略，基层单位的文件往往省略；发文机关与文件版头不相一致的情况下（特别是党、政机关联合行文时，用的是党组织的文件版头），“发文机关”不可以省略。,事由,事由是文件标题的核心，是公文内容的高度概括。因此，它要精心提炼，把公文的内容准确地、简明地表达出来，让人一目了然，切忌字数过多。一般情况下，“事由”不能省略；也有个别情况省略的，例如：“中共中央通知”；“中华人民共和国全国人民代表大会公告”；等等,文种,文种一般是不能省略的，只是在某些内容简单的公文没列标题的情况下出现；要省略的情况往往也只是省略发文机关和事由，只列文种，例如：“通报”；“通知”；等等。,受文机关/主送机关,主送机关，是主办、答复或者执行任务的机关，也是承办、落实的单位，是行文的对象；普发性公文的主送机关的隶属、类别关系要分清楚，区别层次、关系准确地点好标点符号；下行文中的“批复”，一般只能一个主送机关；上行文中，主送机关也只能一个，特别是“请示”、“报告”，双重领导的另一个上级机关可用“抄送”形式来解决。主送机关的位置，在标题之下、正文之前，左侧，单独要行，顶格书写。,抄送机关,抄送机关,是公文涉及的有关机关，或者需要协助承办、或者需要知道、掌握公文内容情况的机关。它不要滥用，以免造成人力、物力、财力上的浪费。抄送机关的位置，在公文末页低端，要区别层次、关系准确地点好标点符号。,正文,导语，正文的开头。它开门见山简要说明发文的目的、根据。行文，正文的中间部分。它阐述发文的事项。结语，正文的结尾。它总结全文，加深对全文主旨的理解，交待公文的贯彻执行的要求（时间的限制、信息反馈和联系的方式方法等）、注意事项，等等。,发文机关署名,关于党的公文：中国共产党机关公文处理条例第八条规定，发文机关是公文的作者，俗称落款，一般使用机关名称全称。发文机关的位置写在正文下边偏右起，日期之上，并与正文间隔一定的距离。关于行政公文：不署机关名称。,日期和用印,日期，表明公文发出（决定）生效的时间。成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准，电报以发出日期为准。日期一律写全称，一般用汉字书写。用印，就是加盖公章，是公文生效、取信的凭证。公文除“会议纪要”和用电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章一般盖在成文日期上，上不压正文、下要骑年盖月，把章盖正。,附件,附件，随正文文件转发、报送的文件，随正文文件颁布的制度、办法、规章以及报表、安排、说明等材料。要把附件的名称、件数、页数标注在主件上。附件标注的位置，在正文之下空一行，发文机关上面的左侧，空两格书写。附件与主件一般要装订在一起；如果不能装订在一起的，应该在附件的首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。,附注,附注，是正文其他需要说明的事项。如：“此件发至县团级”；“此件登政报”；“可登党刊”；等等。附注标注的位置，在成文时间之下空，一行左侧空两格，用圆括号括起来注。,（三）版记,版记，是对公文格式中主题词以下各要素的统称。它主要包括：主题词、抄送、印发机关、印发时间、印制份数等。,1、主题词,主题词的标识位置，在成文日期下方、抄送上方。“主题词”三个字用黑体。主题词采用主题词标引与档案分类标引相结合的方法标引，分为高层次和底层次两级。高层次主题词为第一个主题词；其后为底层次主题词，一般标引两个至三个。,2、抄送,主送机关以外需要告之公文内容的上级、下级和不相隶属关系单位，要注意区分上、平、下级和不同类别，如党、政、军。,3、印发机关和印发时间,印发机关和印发时间的标识位置，在抄送机关之下（如无抄送机关原在主题词之下）占一行位置；用3好仿宋体字。印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间以公文付印日前为准，用阿拉伯数字标识。,4、印制份数,印制份数的标识位置，在印发时间下面，标明“共印份”,5、翻印机关和翻印时间,2000年制定的江西省国家行政机关公文处理办法第八章第四十八条规定：上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印件必须在印发机关和印发时间下一行注明“翻印机关和翻印时间”，并在下一行注明翻印的用途“发至”，以示为什么要翻印，翻印的去向，区别“此件并非原件”。,翻印机关和翻印时间,“国务院办公厅关于发布国家行政机关公文处理办法的通知”（国办发199381号）的版记：主题词：公文 管理 办法 通知 国务院办公厅秘书局 一九九三年十一月二十七日印发 江西省人民政府办公厅秘书处 一九九三年十一月二十七日翻印 发至县 共印一四七0份,二、行文程序,1、文件草拟（用发文单）文件草稿的来源大致有三个方面：一是机关领导亲自拟稿。二是秘书拟稿。三是机关所属部门代拟稿。,是否由机关某部门代拟行文稿,第一，可以在上级文件传阅卡中的领导批示中指定。第二，可以由机关领导通过碰头会的形式来决定。第三，可以由主管领导授意来决定。,2、核稿,第一，查看签署名情况。如拟稿（发文）单上，“拟稿单位”、“拟稿人”等是否已经有人签署。第二，查看文稿内容。文稿的基本精神有无同已经发布的有关文件互相矛盾和互相抵触；文稿前后部分、条款之间的精神、内容有无自相矛盾；政策界限是否恰当、明确；提出的措施是否切实可行；执行的期限是否恰当；等等。,核稿,第四，查看文件体式。文件要素是否齐全，行文关系是否得当；文种、语气是否得体；主送、抄送是否准确；标题、主题词、字号等是否规范；其它文件标识，如紧急程度、机密等级和保密期限、发文范围等是否恰当。第五，查看文件的字迹清晰程度。如字迹潦草，核稿人自己抄正，或者请人抄正后，则要把抄正稿和原稿一并呈送领导审批。第六，查看文件完整程度。文件是否缺字少页，附件是否齐全等等。第七，查看需要会商的部门意见是否一致。如果不一致，则还需要协商，等会商的部门意见达到一致后，才能送领导审批、签发。,3、登记与编号,4、签发（鉴发）由领导（机关首长或者分管首长）进行审核和签发（鉴发）。5、打印6、校对7、用印 8、封发9、立卷、销毁、归档。,三、行文规则,什么是行文？各级党政机关在政治活动和经济建设、改革开放活动中，发布指示、商量事情、提供服务，按照一定的格式，把欲说的话写成文字发给有关方面阅办。,行文主要规则,1、精简文件的原则 要掌握行文的条件。第一，行文机关必须是负责任的机关，有认真严肃的工作态度。第二，有需要解决的问题，非得行文不可。第三，行文要符合客观规律，有利于指导工作、解决问题。要反对泛发指示和不敢负责任，事事向上级请示的做法。,2、一般不越级行文的原则,要搞清楚本单位（机关）的工作性质、隶属关系和职权范围，能做哪些事情，怎样按规矩去做好这些事情。,3、行文常规的原则,上行文，要掌握逐级行文、多级同时行文、越级行文的规则。下行文，要掌握逐级行文、多级同时行文、直接到基层行文的规则。平行文，要掌握不发指令性、互相请示性文件，要求协作、帮助解决问题，互相商办事情，只能用平等身份、协商口气的函式行文的规则。,还要掌握一些具体的行常规,党、政分开；人民政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级人民政府的相应业务部门行文；除了以函的形式商恰工作、咨询和答复问题、审批事项外，一般不得直接向下级人民政府正式行文；部门内设机构，除办公厅（办公室）外，不得对外正式行文；联合行文的机关，必须是同级的机关，如同级人民政府各部门，上级人民政府部门与下级人民政府可以联合行文；,还要掌握一些具体的行常规,同级党委、人民政府、军队机关可以联合行文，人民政府部门与相应党组织、军队机关可以联合行文，人民政府部门与同级人民团体、具有行政职能的事业单位也可以联合行文；联合行文应当明确主办部门；部门之间对有关问题未经过协商一致时，不得各自向下行文；向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄报直接上级机关；一般行文对象为正式群体组织，不是领导某个人，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”等。江西省还规定：上报江西省人民政府的地方法规草案、规章送审稿为45份；除明传电报发文外，其它公文份数为5份；等等。,