秘书事务管理之领导的差旅事务.ppt

,事务管理领导的差旅事务,课程内容一、安排领导差旅二、领导出差前、出差中及出差后的工作三、认识护照、签证、黄皮书、机票,安排领导差旅,案例,移动通信公司领导因公务需要，携王秘书到西安出差，主要是洽谈手机生产项目合作前期有关事宜，请思考小王出差前要做哪些准备工作？假如小王没有随同领导一起出差，那在领导出差中、出差后，小王要做哪些工作？,1、业务资料：收集西安公司的有关材料、讲话稿、备忘录、合同、协议、请柬等2、旅行相关资料：介绍信、选择去西安的旅行方式，查询火车、航空等信息资料，并进行书面整理，形成日程表3、有关事务：预订车、机票、旅馆、出入境事务。预留相关的联系电话4、办公用品：5、个人物品：,一、旅行前准备工作,二、安排旅行计划,1、出差的时间、启程及返程日期，接站安排2、出差的路线、终点及途经地点和住宿安排3、会晤计划（人员、地点、日期和时间）4、交通工具的选择5、需要携带的文件、合同、样品及其他资料。6、旅行内容：行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单背景，会晤主题7、旅行日程表（见EXCEL表）8、上司或接待人的特别要求9、差旅费用,制作旅程表,思考1、旅程计划表主要包括哪些内容？2、旅程表和旅行计划，哪个更详细？看EXCEL表,制作旅程表,（一）、旅程计划表主要包括哪些内容？日期、时间、地点、交通工具、具体事项、备注,制作旅程表,（二）旅行计划（日程表）具体要求是什么？1，复印三份：上司；上司家属；办公室存档2，时间不可太紧，应留有余地；3，了解目的地相关情况：气候；交通等。4，如有可能，应多准备几份旅行计划，供上司参考。,安排旅行日程的相关知识点,1、明确上司的旅行意图、目的的、旅行时间、到在目的后的商务活动计划。2、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定3、制定旅程表时，向相关部门索取旅行资料，了解当地交通工具运行情况，旅行路线、旅馆环境情况，目的地的货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识4、需要中转时，尽量选择衔接时间在24小时之间的班机，减少时间的浪费。5、旅行计划按时间编排，简单明了，并留有余地6、国际旅行时注意时差问题7、建议多拟定几个旅行方案，供领导选择,秘书在领导出差前、中、后的工作,确定出差目的和日期；确认总经理出差陪同人与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。）确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）；完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。了解外汇，办理兑换外币收集所到国的背景资料,出差前,在第一时间掌握总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。根据总经理日程安排，随时通报公司及GM关心的业务进展情况；配合总经理授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。根据情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排；,出差中,及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展；出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档；向总经理认为有必要的合作方致感谢函。各种差旅费用报销；跟进业务后续事宜；,出差后,思考,上司出差，需要准备哪些物品？,出差物品携带表,相关知识,（一）上司出差时，秘书应准备些什么？1，旅行计划；2，搜集相关商务洽谈资料；3，旅馆信息；4，旅行用品；5，差旅费；6，行李准备。,什么是护照？什么是签证？什么叫“黄皮书”？,护照：某国公民出入本国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给的一种证明公民国籍和身份的合法证件。我国的分为：外交护照、公务护照、普通护照三种。普通护照又可分为因公的和因私的两种。,签证：一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注、盖印，以表示允许其出入本国国境或者经过国境的证明。若把护照看成是身份证，签证就是出入证。我国的签证一般在护照上。,黄皮书的英文为：International ertificate Of Vaccination它是国际卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。,教你学会看机票！,实战演练,上司临时交办事项,特点：广泛性临时性具体性紧迫性,办理上司临时交办事项的原则,1、积极主动，千方百计2、符合政策，灵活变通3、件件有着落，事事有回间,实战演练,谢谢！,