智能楼宇综合管理系统.ppt

,第十二章 智能楼宇综合管理系统,第一节 办公自动化,第一节 办公自动化,随着科学技术和社会经济的发展、行政管理事务的增多，办公机构需要处理的信息量越来越大。传统的手工劳动方式已远不能适应社会经济发展的需要，当前瞬息万变、激烈竞争的时代对办公机构和企业都提出了新的要求。因此，许多国家都在积极发展办公自动化技术，以便实现办公自动化(简称OA)。办公自动化是国内外正在蓬勃发展的一门多学科的综合性应用技术，它涉及系统工程学、行为科学、管理学、人机工程、社会学等基本理论，以及计算机、通信、自动化等支持技术的大系统科学与工程。由于它可以使办公管理人员用现代化的技术设备和科学管理手段来提高工作质量和效率，实现管理现代化和决策科学化，因此越来越引起人们的广泛关注和兴趣。,一、办公自动化的内容,1办公自动化的基本概念,(1)办公自动化的定义 办公自动化（以下简称OA）是指利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。其目的是充分地利用现有的技术，以尽可能多地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量、辅助决策能力，求得更好的效果，以达到既定的目标。通俗地说，OA就是，利用现代化的技术与设备，代替办公人员的部分业务活动，优质高效地处理办公信息和事务，使办公活动实现，科学化、自动化，以达到最大限度地提高工作质量和工作效率，改善工作环境的目的。,(2)OA的特点 OA是信息社会最重要的标志之一，它的特点如下：,OA是一门综合性跨学科技术。它涉及的科学基础有：行为科学、系统科学、管理学、社会学以及人机工程学等。技术基础：计算机技术、通信技术、自动化技术、精密机械与仪表技术等。其中计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学是它的四大支柱。办公自动化以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用计算机技术及通信技术完成各项业务。,OA是一个人机信息系统。人和办公设备相互协调、有效地利用两者相辅相成的能力完成某一任务。在典型的OAS中，办公人员、办公设备和信息资源三者密切联系，信息是被加工的对象，办公设备是加工信息的手段或工具，办公人员是加工过程的设计者和指挥者，是决定的因素。办公自动化系统应面向用户，提供友好的人机界面，以方便用户。,OA是包括语音、数据、图形、图像、文字等信息的一体化处理。它能将基于不同技术的办公设备连接成一体，使办公自动化系统具有综合处理图，文、声、像等信息的功能。,OA是人们作为产生价值更高的信息的一个辅助手段。通过改善办公环境和条件、达到提高办公效率和办公质量的目的，为长远的经济建设战略任务服务。,随着社会和科技的发展，信息价值的提高，知识积累和传播方式的更新，计算机通信网络技术的发展，新设备的不断涌现，经营方式的改变等，将极大地推动OA工作的发展。,(3)OA的要素 OA从生产经营单位和行政部门的办公事务处理开始。进入到各类信息控制管理，发展到辅助领导的决策。这是对传统管理方式的挑战，是科技向管理部门冲击和办公方式的一次革命。办公活动是以处理信息流为主要业务特征，与社会伴生的一种重要活动。它由办公人员、组织机构、办公制度、技术工具、办公信息及办公环境六大要素组成。办公活动的过程可看成是，根据一定目标进行信息输入转换输出，经过反馈、修正、再次新的输人的不断循环，直至圆满地完成预定目标的过程。因此，可以把整个办公过程看成是接收、变换、处理、传递、利用信息的过程。,办公人员是办公的第一要素。不同的国家有不同的分类法。美国将办公人员划分为经理、秘书、业务人员及办事员。日本则将其划分为领导、中层干部、技术人员及事务人员等。我国将办公人员分为上层决策领导、中层干部、科员、业务人员、秘书及辅助人员。上层决策领导指政府部门和公司及企业的领导，如部长、省长、市长、厂长及经理等，他们主要起决策作用，中层干部要协调本部门人员的工作，在决策中起一定的作用。业务人员指具有技术专长的人员，如工程师、会计师、律师、教师等。秘书是领导干部的直接助手。OAS提供了行政事务支持，很可能改变传统的领导与秘书的一一对应关系。辅助人员是行政机构和企业单位的一般办公人员和后勤人员，如打字员、通信员、保管员等。不同的办公人员办公的事务不同，OAS应对各层次不同的人员提供不同的办公设备和支持功能。,组织机构决定办公模式的层次等级。如中央部委、省、市、县，又如企业的厂长、经理、生产管理处室、车间及班组，不同层次决定不同的办公职能。OAS应尽可能适应办公的组织机构，又要具有一定的灵活性，以支持组织机构调整的需要。我国的办公机构主要有五种划分法：管理职能划分法、管理区域划分法、行业和产品划分法、服务对象划分法、工艺流程划分法。然而，在实际应用中，很少采用单一的划分方法，大部分的机构都是用混合方法来划分的。,办公制度。为了协调各办公机构的职能，对办公人员的责任、分工及各类办公人员活动规范化，必须建立各种规章制度及立法。办公自动化系统既要保证合理办公制度的实施，同时也要不断地修定现有的办公制度，使之适合OA发展的需要。,技术工具的先进程度是影响办公质量的重要因素。技术工具包括组成OAS的各种办公设备和技术手段。如多功能电话、复印机、电传机、传真机、计算机及网络等。通过计算机和通信技术的结合，把彼此独立又互相关连的各种办公设备和办公子系统集成统一的系统，共享信息资源，提高办公质量和效率。,办公信息是OA的基础。OAS必须解决信息的采集、存储、处理、传递和输出，使信息创造更高的价值。办公活动处理的信息包括数字、文字、声音、图形、图像等。,办公环境包括具体的和抽象的、内部和外部的环境，启界面划分受组织机构、经费等多种因素的制约，同时也影响到办公自动化系统的规模和功能。,(4)OA带来的效益 OA是一项有重大现实意义和历史意义的系统工程。它带来的效益是非常显著的，主要表现为：,OA适应信息社会的需要，使办公人员节省大量的工作时间，提高工作效率和工作质量，减少办公费用。,提高快速响应能力。如核对数据、查阅资料、统计报表等，可利用计算机的快速处理能力，在短时间获取需要的信息。,提高决策的准确和科学性。由于计算机处理信息准确、及时可靠，放大大地减少了手工工作产生的错误、遗漏，为决策提供可靠的科学数据依据。,节省能源和交通工具，加速资金周转和商品流通。,办公自动化的实现，可以反过来促进办公制度和管理体制的改革，促进管理现代化。,加强智力开发，促进人类进步，增加社会效益。,总之，OA可以使办公管理人员用现代化的技术装备和科学管理手段来提高工作质量和效率，使人类社会逐摆脱落后的传统办公方式。它的推广应用不仅能取得巨大的经济效益，而且对社会生活的各个方面特产生深刻的影响。各国经验表明，国家经济的现代化必须依赖各级管理水平的提高和办公自动化。,2OA的层次结构 OAS一般分为三个层次：即事务型办公系统、管理型办公系统、决策型办公系统。,(1)事务型办公系统 事务型办公系统可以是单机系统(在一个办公室内)，也可以是可支持一个机关单位的各办公室的完成基本办公事务处理及机关行政事务处理的多机系统，如图所示。事务型办公系统可分为基本事务处理和机关行政事务处理两大部分。,办公事务处理包括文字处理、个人日程处理、个人文件库管理、行文管理、邮件处理、文档资料管理、文件快速复制、电子报表等。机关行政事务包括本身的人事、工资、财务、房产、基建、车辆和各种办公用品管理应用系统。,（2）管理型办公系统 管理型办公系统是由支持各种事务处理活动的办公系统、支持管理控制活动的管理信息系统、支持设计生产的CAD/CAE/CAM/CAT系统，彼此互为有机集成的办公系统，如图所示。,（3）决策型办公系统（即综合型办公系统）决策是根据预定目标作出的行动决定。它是办公活动的重要组成部分，是最高层次的管理工作。决策型办公系统是在管理型办公系统基础上扩充以各种专家系统为基础的决策或辅助决策而组成的最高级的系统。它除了具备前两类模式的功能外，还具备决策功能。如国民经济计划和综合平衡决策、经济效率预测、经济结构分析等。,事务型和管理型办公系统是以数据库为基础的。决策型办公系统除了需要数据库外，还要有相关领域的专家系统。从而可模拟人类专家进行推理、演绎、做出判断和决策来解决复杂的问题。,3OA的系统主要功能 随着科技进步，生产力发展和商品激烈竞争，使管理者对信息的依赖性越来越大。信息已成为企业系统的重要资源和财富，信息是决策的基础。计算机技术和通信技术的发展，为信息处理的现代化、自动化和智能化提供了物质基础。办公活动中，通常使用的信息有数据、声音、文字、图表、影像等。故OAS的主要功能为：数据/文字/语音/表格/图形与图像等处理、辅助决策、资料再现、电子邮件、电信会议等。,(1)数据处理 现代化管理的重要标志之一是加强定量化分析，而数据则是定量化分析的基础。办公室的中心任务是处理信息，它涉及到大量的数据，如人事数据、文档数据、供销数据、市场数据、人口数据、气象数据、计划统计数据、账目数据等。根据数据，人们可以了解和评价工作的成败得失，从而作出相应的决策。因此，数据处理是办公自动化的一项基本功能。由于数据库管理系统对数据的输入、增加、删除、修改、存储、分类、索引、报表输出等十分快速和准确，而且可以减少数据的冗余度，保持数据的一致性和独立性，因此，它在OA中广泛应用。,（2）文字处理 文字处理指编辑处理、版式设计、复印打印和映像处理等。文字处理的功能简化了人们用于编辑和排版的过程，大大提高了办公效率。由于我国文字处理主要的对象是汉字，汉字处理是办公室的主要工作之一。因此，必须要有比较完善的文字处理系统。这些系统除了要求有较强的编辑功能外，还必须有汉字输入设施，且汉字输入方法应简便、易学、易用。另外，还要求输出时，不仅字体美观，而且可由多种字体供选择，以满足各种场合的需要。目前最广泛应用的文字处理软件有“中文WORD97”和“WPS97”，它们不仅功能强大，而且用户界面好，打印字体与字型美观、大方，并且操作方便。,（3）表格处理 在日常办公事务中，办公人员经常要编制处理各种各样的表格，若用人工编制设计一张较复杂的表格，需要多次反复修改，花费大量的人力和时间，其中有相当多的时间是用在重复性的抄写、整理、计算及校对的工作上。因此，要提高办公效率，必须用计算机来处理表格，通过直接在计算机屏幕上完成表格设计、处理和制表等全部操作，实现表格处理中各个环节的自动化。例如，Microsoft的中文制表软件EXCEL，将字处理，画线制表与数据加工融为一体，自动制表，制成的表可任意增大或缩小，表格的修改方便灵活，而且可从数据库中取数据制表输出。表格处理的自动化，使办公人员摆脱了繁琐的工作，提高了劳动生产率，对办公自动化的实施有相当的影响。,(4)语音处理 声音是人类进行信息交谈的重要媒介之。OAS中，语音具有非常重要的作用。语音处理就是利用计算机对语音进行处理的技术。语音处理系统能识别和合成不同的声音，在文件输入、个人保密与鉴别方面，语音识别将起重要的作用。语音处理系统经多年的研究，目前已走向实用阶段。自动报时、报号、银行帐目查询、声讯服务系统、综合语音服务系统以及用于保密方面的说话人识别等系统已投入应用。利用这些先进技术，办公人员在编制新文件时可通过对系统讲话，系统就可对这些语音进行识别，然后自动将相应的文字显示在屏幕上，从而简化了办公人员的文字处理工作。实践证明，配有语音输入输出的计算机能极大提高办公系统的效率。,(5)图形与图像处理 图形与图像处理，是以计算机为主要工具，把图形或图像以数字形式输入计算机，进行处理后，再把数字输出恢复为图形或图像。,由于图形能容纳巨大的信息量，且明确、直观、便于理解和记忆，它比文字处理有更大的优越性。人们在工作中乐意采用直观形象的图形形式来记录和表达大量的信息。因此，OAS除了要进行文字处理、表格处理和语音处理外，还应能有图形图像处理。利用计算机的图形功能，可得到醒目的各种统计图，它使人们可以一日了然地看到各种信息之间的关系，还可通过色彩来区分不同类型的数据，这就便复杂的信息关系变为直观易懂的彩色图形。,OAS中，除了上述的功能外，还需要图像处理功能。通过计算机输入照片，印鉴和图像，并分析处理，使文件显得更真实可信，便于查对。图像处理技术内容广泛，主要包括图像数字化、图像增强、图像复原、编码压缩、图像重构、图像分割、图像识别等技术。图形与图像处理技术应用非常广泛，OAS中主要用于传递传真信息，召开远程电视会议，实现文件信息保密以及图形或图像的快速信息通信等。,(6)辅助决策 OAS能为办公人员的决策提供必要的参考信息，协助办公人员根据已有的计划，进行分析、判断、为决策提供可选的方案。,(7)资料再现 资料再现指各种形式的输出，包括打印、拷贝、复印以及图片制作等。由于高性能复印机的出现，可以使上述许多不同的功能在一台机器上实现，如打印、拷贝、复印及校对等功能。它可以与计算机软、硬件结合，供处理、存储、通信用。另外。这种机器还可以与文字处理、自动化信息处理设备等组合成高效的办公自动化设备。,(8)电子邮件 在办公环境中的通信，常会遇到传递时间的延误和传递的正确性两类问题。而电子邮件可妥善地解决这两个问题。在现代化的办公室中，电子邮件的应用有：,在由计算机组成的具有文字处理能力的工作站上，用数据通信网与各服务性的过程工作站终端机连接。,在甲工作站草拟编写文件，而由乙工作站的人审查修改，然后由丙工作站的人签收。,通过文件处理设备和存储设备在工作站上准备文件。,将文件存在某一计算机或是起信息总汇作用的中心计算机或服务器中，以便某工作站存取，共享这些资料。,（9）电信会议 电信会议是现代办公室各种技术的综合应用。它可以使用电话、电视、计算机或人造卫星，让相距很远的人们在相同的时间开会。早期的电信会议只是声音会议和电话会议，后来出现了电视会议，它增加了面对面的接触，使信息交换的条件有所改善。电信会议的一种新形式是计算机会议，它利用计算机和数据通信设备(Internet网)，将远距离的人们联系起来，这种会议的最大优点是每个与会者都可对会议的议题做出妥善的答复，并可通过计算机进行汇总、打印和判断决议的可行性等，允许一人同时参与许多不同会议，节省旅行费用和时间，提高办公效率。,4OA的现状与发展 随着我国改革开放的发展，经济实力的增强，微电子技术、计算机技术、图形操作环境、网络技术的进步和多媒体技术的出现，促进了办公自动化技术应用和发展。国家投资建设的经济、科技、银行、铁路、交通、气象、邮电、电力、能源、军事、公安、国家高层领导机关等十二个大的信息管理系统，这些项目具有相应规模，体系比较完整，体现高的技术和现代化的管理效能，是代表国家一级水平的OAS。目前，典型的OAS如下：全国行典型的OAS如下：全国行政首脑办公和决策服务系统；以国家经济信息为龙头，到各省市计划部门的国家计划系统；国家统计汇总系统；市府办公系统；包括能源、交通、航空、航天、化工、机械、电子、兵器、冶金、轻工、纺织、石油、电力等行业管理自动化系统；海关报关自动化系统；银行异地清算系统；铁路运营系统；民航订票系统等。同时，在全国各类机关、部门、企业中还有成千上万各种不同功能、不同规模的OAS在继续建设和逐步投入使用之中。我国OAS的发展趋势是：,(1)OAS的集成化 OAS的集成化是指将单项技术集成形成新系统。如把计算机、通信设备和事务处理机的功能集于一台设备上，实现一机多用，或将某些OA子系统集成为较完整的系统。在集成化的过程中，局域网技术、网络互联技术等将起着重要作用。,(2)OAS的网络化 随着技术的发展，OA设备不但可以单独使用，而且可以用通信线路将它们连接起来，通过联网将单项办公业务系统联成完整的办公系统，通过远程网络将办公自动化系统联结成更大范围的办公自动化系统。尤其是Internet技术的普及，Intranet(企业互联网)将成为OAS的网络平台。,(3)联机办公系统将成为办公自动化的热点 外贸公司、集团公司的OAS都要在广域网内处理办公系统。如银行信用卡业务、飞机订票业务、地震预报、天气预报等都要联机进行处理。,(4)电子信箱将成为全国办公系统的基础 用户只需配一台微机和电话，就可灵活地进入信箱的方式，使用电子信箱业务。,(5)利用ISDN网实现可视通信业务 目前全球范围的ISDN，先进的视频压缩技术，低成本的VLSI(超大规模集成电路)技术和国际视频编码标准均已具备，所以在ISDN网上将实现可视电话，通过ISDN网络，全球的研究人员可实现远程合作，共同进行科研。,(6)多媒体技术使OAS丰富多彩 在OAS中引入多媒体技术，使系统具有处理声音、图形、图像、动画、文字等信息，使信息更加形象和更丰富、生动，同时，也提高办公信息处理的应用范围和价值。,(7)智能楼宇是OA和楼宇控制的智能化的结晶。,二、实现办公自动化的技术和环境,OA是一门综合性很强的新兴学科，它涉及到的有关理论和技术很多。而计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学是OA的主要支撑技术。,(1)计算机技术 OAS中，信息的采集、存储相处理都依赖于计算机技术。文件、数据库的建立与管理，各种办公软件的开发设计，以及软件工具等都离不开计算机技术。因此，计算机的软硬件技术是OA的主要支柱，各种类型的大、中、小、微型计算机、终端、工作站、汉字处理机、打印机等，是OA的主要设备。,(2)通信技术 通信技术是OA的神经系统，它完成信息的传递任务，缩短人们之间的空间距离，克服时空障碍。通信技术所包含的内容繁多，从模拟通信到数据通信，从局域网到广域网，从Internet到Intranet网，从公用电话网、分组交换网到综合业务数字网。从微波通信、光纤通信到卫星通信，都是办公自动化要涉及的通信技术。计算机和通信网络的有机结合是OA的一个特征。,(3)系统科学 系统科学为OAS提供各种与决策有关的理论支持，为建立各类决策模型提供方法与手段。它主要包括优化方法、决策方法和对策方法等。,(4)行为科学 行为科学在OAS中起主导作用：重点研究在社会环境中，行为产生的根本原因及其规律，从而提高对人类行为发生和发展规律的预测和控制能力；以心理学、社会学、人类学为理论基础，研究如何适应办公环境，激发人的生产积极性，改善协调人与人之间的关系。在OAS中，要研究和借鉴行为科学关于组织结构，组织设计，组织变革和发展中的理论与方法，以保证OA中人们能团结互助、同心同德、生气勃勃地进行创造性的劳动。,除了上述的四大支柱之外，OA还涉及社会学、现代管理学、经济学、管理心理学、信息管理学、决策支持系统、人机工程等多种学科和技术。,三、办公自动化设备,对OA设备的分类目前尚未有统一的标准，而根据办公信息流转过程的主要功能，将OA设备分为：,信息处理设备。如文字处理机、电子打印机、微型计算机、工作站、各类计算机终端、各计算机外部设备、各汉卡、光学文字识别设备、图形和图像处理设备、语音处理设备等。,信息传输设备(通信设备)。如各类电话、传真机、电传机、信号调制解调器、多路控制台、各类局域通信网、服务器、电传报文设备、综合业务通信设备、数字程控交换机、无线寻呼机等。,信息复制设备。如复印机、胶印机、电子排版轻印刷系统。,信息储存设备。如微缩文文档处理设备、光盘文档存储系统、视盘存储设备。,其他辅助设备。如计算机机房的辅助设备，包括空调机、稳压电源、不间断电源、负离子发生器，有信息处理中的保密设备，如信号辐射干扰器、加密机、文件粉碎机。,1OA用的计算机系统 OA的计算机可分为大型、小型、微型和便携式计算机，目前办公用计算机系统一般都是多用户分时系统，有很强的处理能力和很快的运算速度，有多种输入输出设备和大容量的存储设备，可集中管理所有终端的文件和事务操作，使所有用户共享数据库，一台主机可带几十个终端。构成一个集中控制式的OAS，办公人员可在各办公室的终端上进行各种办公业务处理，这种办公计算机可支持本地网络与本地其它网络的远程通信。下面给出在OAS中对计算机的选择应遵循的原则：,计算机系统的性能价格比高。,技术先进、满足近期应用要求、工作稳定可靠。,计算机系统的兼容性，可扩充性强，容易扩充升级。,软件丰富，便于开发。,具有汉字处理功能、有良好的人机界面。,有完善的通信接口，便于联网。,有良好的售后服务，备件来源广泛。,2OA工作站与网络 OA工作站是OAS中的重要组成部分，它是在微机基础上为办公人员进行多种信息处理的设备。工作站具有信息收集、信息处理、信息传输、信息存储和信息变换等功能。办公人员可通过某一工作站共享整个系统的信息资源，在脱机方式下，还可以进行独立工作，做各种业务处理。联机时，能实现数据、文字、声音、图形、图像的远距离传输。因此，工作站是办公自动化系统中最基本、最大量的设备。,(1)普通工作站与高级工作站 普通工作站只要求常规配置即可：完成数据计算、统计、处理、汇总、输出等工作，主要用于数据录入、数据统计、报表处理、人事档案管理、工资管理、中小型财务管理、经营合同管理、小型图书馆管理、物资管理、计划管理、日常办公事务管理等，是目前OAS中用量较大，使用较普遍，成本较低，发展较快的一类工作站。,高级工作站要求较丰富的硬件和软件支持。用户可以在高级工作站上进行计算机辅助设计、人工智能、分析模拟、语言处理、文字处理、图形处理、图像处理等各单项业务需要的处理。因此，还应配有图形输入板、图形处理板、数字化仪和绘图设备、高分辨率彩色显示器、网络通信板、高速打印输出设备，且有良好的通信功能和与网络连接的能力，可让网络上其它用户共享其资源。在软件方面，要有完善的多任务操作系统，多种高级语言，功能较强的数据库管理系统以及功能丰富的支持软件和各种业务的应用软件包等。,(2)工作站类型 在OAS中，可根据其处理功能的不同，将工作站分为若干类：,1)文字处理工作站 它由文字输入，文字编辑、存储和检索以及印刷设备组成，有高、中、低三种不同的配置，可根据需要进行选用，它的作大特点是人机交互界面友好和处理能力强。具有文字输入、编辑、校正、合并、修改、复制、存储、显示、打印以及文书管理等功能。,2)事务处理工作站 事务处理工作站主要处理日常行政事务管理，会议事务安排和办公用品、设备使用和调度。这类工作一般采用微机。目前普遍采用鼠标输入、图形示意、菜单和标准键盘。由于它供广大办公人员使用，因此特别强调良好的人机界面。,3)资料图像处理工作站 资料图像处理工作站的主要功能是，资料图像的输入、存储、页间和页内的编辑，按关键字或索引顺序等各种方式的情报资料检索，以及将检索内容输出印刷等。该类工作站是办公系统中专门用于图像、文件资料管理的设备，存储量极大，一般采用光盘为存储介质，其特点是，采用先进的光盘技术，解决大容量信息存储，采用高分辨图文扫描输入机、显示器和（彩色）激光打印机，获取高质量的图像再现能力，适应图像、资料、缩微胶片等多介质的输入。,4)语音工作站 语音工作站具有语音信息的输入、处理、传输和输出功能，适用于同时传送声音和数据信息的场合，目前，由代码转换到对汉语语音的输出方面已达到较完善的程度。语音工作站一般由多功能数字电话、语音卡、键盘和显示器等组成。,5)CAD工作站 CAD工作站可以进行机械设计、建筑设计、电路设计和软件设计等。因此，研究部门和OAS大量采用CAD工作站进行产品的辅助设计与研究，它已成为设计和研究人员必不可少的工具，它的关键技术是各种功能的计算机辅助设计软件。CAD工作站一般由高性能的CPU、大容量的存储器、高分辨率的大尺寸彩色图形显示器、绘图仪、图形打印机组成。,6)多功能工作站 多功能工作站是一种能处理多元化信息的综合处理工作站。它主要综合了文字处理工作站、资料管理工作站、办公事务处理工作站的种种功能。从而使办公人员可以在同一设备上进行各种办公业务处理，既便利工作又可提高效率。由于这类工作站可以综合处理多项任务，信息处理技术的覆盖面宽，因此，对主机性能和硬软件资源要求比较高。多功能工作站的主机必须配用高档微机或微型机化的小型机，大容量光盘存储设备，高分辨彩色显示器，高分辨影像输入器，文字处理和文档管理设备，光笔输入设备，光学字符识别设备，激光打印机等大量先进设备，还应具备数据库管理系统。,(3)网络 对于OAS而言。局域网应是选择中重点考虑的对象。但是，当它需要与远地的工作站或局域网连接时，就必须使用广域网。将要降低OAS的成本，也可利用本单位现有的程控交换机将单位内的计算机连接起来进行通信。,目前，国内中小型规模的OAS一般都是在计算机局域网或中小型机系统环境上建立的。局域网具有投资小、见效快、软件维护方便等特点，而且各工作站脱离网后还具有独立处理数据的能力。它能将分布在各办公室的工作站连接起来，符合办公室分布处理的特点。当需要更高的资源共享时，可将超级小型机接入网中。便可使分布在各办公室的工作站共享超级小型机上的软硬件资源。,中、小型计算机分时系统具有功能强，技术较成熟和丰富的资源。且由于其本身就是多任务多用户的集中式数据处理系统，有成熟的通信功能，因此，能很好地完成集中式的数据处理任务。但因中、小型机的终端本身无处理能力，一旦脱机便不能处理任何事情。因此，主机除了要承担数据处理任务外，还得承担通信任务，当终端数目多时，主机的负担很重，而且一旦主机有故障，整个系统将瘫痪。虽然可通过增加通信控制器来减轻主机的通信负担以及配置主机的备份，但将大大增加系统的成本。,3复印机和传真机 复印机和传真机是各类办公室中使用最广的一种办公自动化设备。复印机能方便、高速、廉价、高质量地得到各种文件、图像和资料的复制品，而且复制的效果清晰、复制品页面可放大缩小，保真度好。传真机能准确地、原样地将办公室中图像文字等信息直接进行远距离地传送。,4其他办公设备,（1）光学式字符阅读器 人类进入信息时代，资料文献迅速增加，对已经存在于纸上的资料文献，用字符输入设备录入，速度慢且宜出错。即使采用声音输入设备也受到限制，至于签名、印章或图形，更难用符号输入设备或语言输入设备解决，因此光学字符识别得到了迅速发展，有条形码、光标识别、OCR等。,条形码由一连串黑白相间的条子组成，白条代表编码0，黑代表编码1，09这10个数字均用7条黑白条子表示。条形码可以唯一标明货物的生产厂、品种或价格。广泛用于计算机化的超级市场。相关设备是条形码扫描器和微机。条形码系统已应用在图书资料流通管理、书籍定价、库存管理、医院病历管理等。,另外，汉字印刷体识别也是广泛应用的技术，识别器扫描并读出打印或印刷的汉字，将它们转换成文本信息，直接输入到文字处理系统或数据处理系统中。手写体汉字识别技术发展也很快，现主要应用于银行处理支票和信用卡。,(2)语音输入识别设备 语音输入包括录音和语音识别。录音设备已广泛应用在会议记录、下达指示、生成录音报告及录音资料等。但未解决人与计算机交谈的问题，即使计算机和人一样能“听”，使人和计算机之间能够通过声音进行“对话”，这是一种全新的输入方式。从符号输入设备到语音识别设备的发展，是人机对话的新飞跃。这就是声音识别和回答，到目前为止，语音识别和回答的技术仍然处于初级阶段。尽管人们尚不能与计算机直接对话，但计算机系统却能有限地识别人的声音，并做出回答。,语音识别是用计算机来识别人说话的内容，把字、词、短语和句子转换成相应文本信息。国内研制的一种汉语语音识别系统，首先进行词汇训练，即由计算机对说话人的词汇进行分析和编码，然后，系统对说话人所说的语音进行编码，并与以前训练所得的词汇表中的参数进行比较，从而识别说话人所输入的词汇，识别速度基本实时。国内研制的另一种具有句法功能的语音识别系统已初步投入市场。该系统将语音识别和声音转换结合起来，形成一套较为完整的汉语语音输入系统。对特定人的汉语单字节第一次识别的正确率为87，有3个候选音的正确识别率为97.6，识别速度实时。该系统采用自然语音处理、自学习、音节流自动介词技术，使系统能模拟人的记忆能力，在使用中逐渐自动扩充和优化，不断提高正确率。,谈到语音识别，就不可避免地要涉及到语音合成的问题。所谓语音合成，就是系统将文本信息合成语音信息。以语音的方式输出，使计算机具有“讲话”的能力。语音合成系统已应用在查号台自动报话，火车站、飞机场、百货公司、银行出纳终端等自动广播系统，自动售书、售票，电梯、汽车、家用电器产品操作指南与报警系统，工厂生产线指示、水坝放水报警系统、公寓大楼指南和安全所需的室内监测系统。,(3)扫描仪 扫描仪是一种图像输入设备，可将彩色、灰度及黑白图象输入计算机。,(4)轻印刷系统 在办公室中不用铅字排版就能高质量、高速度地印刷办公用的各种办公文件和报表等的小型印刷系统。有两种印刷方式：直接由激光打印机打印后复印；存储在软盘上的版面数据送入植字机制板，再印刷装订成册。,四、如何构造办公自动化系统,在规划自动化办公室的时候，如果重在提高办公人员地足够能力及发挥人地主动性，应侧重以环境与人为系统地基础；如果重在把办公系统的效率提高到理想状态，那它的发展趋势应该重在办公室自动化。在实施中应当二者兼顾。然而，目前的OA规划大部分是以后者为中心，适当考虑前者。因为后者有明确的评价标准，引进OA设备可以促进各单项事务的合理化，使事务环境面貌一新，并且在实现后能够进行定量评估。因此这一部分所说的OAS也是指的技术体系方面的问题。,1规划OAS由硬件和软件构成。由于在OA方面的技术发展非常迅速，所以在购置OAS之前需要进行大量的分析和比较。一定要记住一个关键原则，就是要为各个办公室选择最需要的设备，而不要盲目追新。另一方面，要为长远的计划考虑，不能只顾眼前。因此，在这里不能不提的是，选择办公技术之时，最好能兼顾以下几方面的问题：,(1)机构的目标和购买力 具体说就是该机构到底希望从办公室自动化系统方面获得哪些好处，是希望降低自身的开销还是向客户提供更多的服务，该机构准备花多少钱来完成这些目标等等。以上这些能够使您决定购买设备的档次和性能。,(2)机构总的信息需求量 即调查机构内各行政事务的性质对哪种设备最需要。如对打字、排版、复印或通信等方面是否有需求，具体的需求量有多大等等。,(3)调查确定在办公室内采用什么样的输入、输出、复制、邮寄和通信方法，以及怎样改进这些方法。,(4)人员配备 即分析处理事务信息所必需的时间、人员、技能和费用提出的要求。人员与设备是否配合，有助于降低费用，提高效率。,(5)可用的实际办公空间 要调查物理空间的大小，是否有足够的电源等等。,(6)储存要求 调查信息需要在系统中存在的时间长短，以及在系统外保存的时效等等。,(7)访问时间的要求 如果要求立即提供信息，则考虑使用联机系统，否则就不必购买如此昂贵的系统。,2购置硬件设备,在确定了本机构的设备要求以后，就可以着手与硬件销售商联系了。由于预算经费的限制，自然要把注意力首先放在价格上。例如，要充分了解每一种设备在不同地点的价格，而不能仅仅看其报价单上的内容，要问清系统的服务、培训是单独另计费用还是包括在整个价格中。当然，要弄明白机器硬件的外部特性和功能是否满足你的需求，以及是否有过于富余的性能等等。,除了价格以外，对销售商的考查也必不可少。购买者应该通过其他客户或正面了解销售方提供的设备的可靠性，以及维修人员的能力。向销售方询问对新设备提供的培训类型和范围，培训的时间越长，项目越多则越可能令人满意。销售商的信誉也是一个可供参考的方面，另外，明确销售商对设备安装提供怎样的帮助。,最后，要全面了解系统或设备的硬件、外部特性、功能、操作的方便性，选件和外围设备，提供的软件以及所需要的介质和电源。还有，是否具有扩充能力等。,3选择软件 在构造OA的过程中，软件评价比硬件评价更重要，选择软件要考虑的因素包括，操作系统的兼容性、对设备存储量和配置的要求、用户友好性、以及价格等，但最重要的还是它是否能胜任将要完成的任务。,4OA实现的阶段 由于OAS内容丰富，实施技术复杂，支持设备投资大，针对我国的国情，再借鉴国外的发展经验，可以分如下阶段进行：,第一阶段，可采用单机设备，如微机、复印机、传真机、专用交换机、传真设备、激光照排设备等，完成单项办公业务的自动化。这是在办公室自动化程度很低的情况下的第一步战略。,第二阶段，可采用部分综合设备，如电话电视会议系统、语音远程会议系统、声音邮件系统等，实现关键部分业务自动化，如语音处理、电子文件等。,第三阶段，随着计算机网络技术、通信技术、多媒体技术、图像图形处理技术的发展，采用系统综合设备，如计算机局域网、远程网、图像处理专用系统、智慧语音传真、秘书系统、多功能多媒体工作站、综合业务数字网等，使OA上升到一个新的阶段。,5、OA软件 OA软件在整个系统中所占地位是极其重要的。OA软件包括系统软件以及在此之上实现OAS全部的功能软件。,(1)OA软件层次 OA软件的体系是层次结构，分为系统软件和应用软件。系统软件层包括操作系统、编译系统等。应用软件层包括公用文撑软件、应用软件等。,目前微机上流行的操作系统有MSDOS，Windows 3.x，Windows 95，Macintosh OS，OS2，UNIX等等。一些中、小型机也都分别有自己的操作系统，如AS/400上的OS/400操作系统，VAX机上的VMS操作系统等等。在网络环境下，有Netware 3.x4.x，Windows NT等网络操作系统，这些都是应用的基础，应用程序要通过操作系统与各种硬设备打交道。,OAS的效能最终体现在所有应用软件的效能上。应用软件数量及质量在很大程度上决定了OA的使用价值。应用软件在OAS中起着重要的作用，所以应把应用软件的开发放在OA的核心地位。,公用支撑软件是OA应用中通用的工具型软件，包括数据库管理系统、文字处理软件、表格处理软件、图形及图像处理软件等。,(2)OA应用软件,1)办公事务处理软件 它是整个OAS的基础层，担负着各种办公信息的收集、加工、存储和事务性处理，为管理控制层和决策层提供基础信息。,办公事务分为定型、不定型两种。大量的不定型事务是文件报告、办公印刷、通信联系等，可直接使用公用支撑软件去解决。定型事务有公文管理软件、文档管理软件、日程计划软件、会议管理软件、信访处理软件、情报资料检索软件等。,2)管理信息系统软件 它是建立在办公事务处理层之上，是信息的全面综合应用。其主要功能是管理该部门信息活动的全过程，对信息进行归纳、综合和整理，并发出管理控制指令。由于规模大，结构复杂，因此需要强有力的数据库系统支持。,3)决策支持应用软件 决策支持系统是OA的高层应用软件。它为中高层管理人员提供决策支持。它以最优化的管理和最高的社会经济效益为目标，以智能化方式提供专家知识、经验咨询和决策模型多种方案解答。,(3)OA软件的获得 除了可以购买一些为非特定办公事务开发的软件(如文字处理、电子报表、通用财务软件等)之外，还可以有针对性地开发一套适合本单位或部门具体业务情况的应用软件。如果技术力量充足，可由本单位自行设计开发，否则可邀请其它单位的计算机人员协助开发。但无论是谁来开发，都必须严格按照软件工程所规定的软件开发规范来进行，要做到：,1)文档化 即建立健全软件研制、维护、使用所必需的文档。,2)阶段化 要求软件生产严格按总体规划、需求分析、设计、实现、测试、使用维护等阶段进行。开发过程中各阶段要有明确的任务，并产生一定规格文档交付下一阶段，从而构成工程化研制软件的框架。,3)规范化 为开发人员和管理人员提供指导和约束。,4)纪律化 全体开发人员统一步调。有组织、有计划地进行，是软件开发成功的关键。使用软件开发规范可获得以下方面的好处：,使开发更科学、更有成效。,便于开发过程的控制和管理。,便于软件开发和维护人员之间的协作交流。,有利于提高软件开发过程的能见度。,