文书的处理剖析.ppt

第四章 文书的处理 156,第一节 文书处理程序第二节 发文处理第三节 收文处理,本章学习目标,1、掌握发文处理的环节；2、掌握收文处理的环节；3、能够独立进行收发文的处理。,第一节 文书处理程序,第一节 文书处理程序的概念,文书处理程序是指文件在机关内部运转处理过程中所经过的一系列环节。这些环节前后衔接、环环紧扣、排列有序，形成一个有序的整体，构成一个文书运转与处理的科学流程。文书处理程序由收文处理程序、发文处理程序、文件日常管理三个部分构成。,二、文书处理程序的特点 156,（一）确定性 1、文书处理程序的各个环节是相对独立且有确定的；2、各个环节的排列顺序是相对稳定的，不得任意删减环节和任意颠倒前后环节；3、实际工作中可以对某些环节进行合并办理，但不得省略。,（二）连续性 1、文书处理的各个环节是紧密衔接、前后连贯的一个统一整体；2、运用文书处理程序时不得颠倒顺序或随意增删环节；3、不同类型、不同大小的机关在具体运用时可以有一定的灵活性。,（三）规范性 1、文书处理的每一个环节都有特定的要求和规范；2、规范性是文书处理的质量要求；3、规范性是文书处理工作所追求的最终目标。4、规范性体现在文书工作的内容、工作方向、工作方式等方面。,注办,调研,缮印,复核,登记,三、文书处理程序图 157,第二节 收文处理程序,P163-170,一、收文处理程序的类型,收文可分为阅知性公文(以下简称阅件)和批办性公文(以下简称办件)两大类。收文办理主要程序包括:签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办（P163）（各机关对办理环节的概括、流程不一致。还应注意研究公文办理体制机制等问题，以有利于分工协作，提升效率）2012党政机关公文处理工作条例：签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复,（一）签收,签收是对收到的公文进行审核，检查清点。1、外收发工作。对邮递员、通讯员送来的信件进行审核，按封皮作检查：1）查文件实际件数与回执清单或发文登记数是否一致；2）查来文是否属于本机关收文；3）查是否为急件、密件，急件随到随转，密件转机要室；4）查封口是否完好，如有拆动，需当场声明。经上述审核无误，方能签名验收。,签收是对收到的公文进行审核，检查清点。2、内收发工作。对外收发送来的文件进行启封审核。内收发启封的权限为：整个机关名义收；领导同志收；负责同志收的文件。启封后的工作：检查正件、附件及文件页码是否齐全，有无短少，如附有汇票、收据等，应及时送财务部门。收文审核后，内收发加盖收文章进行收文登记。,签收注意两点：一是要清点信封或文件包数量，检查密封是否完好，核对信件实际件数、信封编号与签收单上的记载是否相符。二是要逐份清点核对所收文件的编号、份数与签收单上的记载是否相符。核对无误后，要签名或盖收文章收件。,（二）登记,登记是文秘部门对收到的文件按一定的形式进行逐项登记的环节。收文登记由单位内收发承担。1、登记的作用 1）是收文处理工作的基础和重要程序；2）便于对收文的控制与管理，便于对收文查找及检查收文的承办情况；3）便于对收文的催办和统计；4）有效防止收文的紊乱、积压和丢失；5）有利于提高工作效率和保证归档文件的齐全完整。,公文登记的内容主要包括：编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。要详细记载收文的经办过程，便于工作中查询。登记不是一次完成。边办边登。多环节登记。,登记的项目（可选择）,登记应注意的事项,1）收文登记时党内文件和行政收文要分开登记；2）收文数量多的单位可以分类登记；（详见后）3）收文较少的单位统一登记，不分类别。4）收文登记的范围。除事务性的通知、便函、请柬外，所有来文均属于收文登记的范围。（详见后）机关领导人的亲启件由收件人决定是否登记保存。,需要登记的收文：,1、上级机关或上级主管部门发来的指示性、指导性、需办理和参阅性的文件。2、下级机关报送来的请示性、报告性、建议性或批评性的文件。3、其他单位发来的商洽性或需要答复的来函。4、上级机关召开会议印发的会议性材料。5、带有密级的文件、刊物和资料等。,不需要登记的文件：,1、事务性通知（征订报刊、书籍的通知等）；与本单位无关的人事任免通知和启用印章通知。2、日常事务性公文（介绍信、请柬、感谢信、回执单、便函、启事等）。3、无保密要求的内部刊物、资料（工作简报、情况交流、业务通讯、会议简报等）。4、公开发布的公文和私人信件等。,收文登记的形式,收文登记的形式。收文登记的形式有薄册式、联单式和卡片式三种。1）薄册式登记。是用装订成册的登记簿进行登记。薄册式登记一般采用大流水号顺序登记，易于保存。小单位收文登记簿一年一册；大单位采用分类登记簿登记。P164,2）联单式登记。是同时填写两联或两联以上登记单的登记形式。以四联单形式为多。第一联贴在收文前面，随收文运转；第二联由内收发保存，按顺序装订后作为总收文登记簿；第三联作为催办凭据；第四联送交档案员，等待文件办理完毕后整理登记。P165,3）卡片式登记。是采用单份卡片进行收文登记的形式。卡片式登记的优点是可以多人同时进行收文登记；能够编制多种检索工具。卡片式登记的缺点是易于抽乱和丢失。P166,收文登记的方法,1、按照来文是否需要保密分类：可分为普通文件和保密文件。保密文件必须单独设立一个登记账簿。2、按来文机关级别分类：上级、下级、其他（平级与不相隶属）。3、按来文处理要求分类：可分为参阅性公文、承办性公文。一般机关单位收文都是结合使用几种分类方法进行分类，即在某类下面继续分类。如先按来文机关级别分类，然后在每个级别下按照是参阅还是承办分类。,（三）初 审(审核)166,按2012条例要求，初审主要包括4个方面，经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。（可以在退文时附退文单注明退文原因，或者将退文原因电话告知来文单位。）1.是否应当由本机关办理。2.是否符合行文规则。常见问题有：请示中一文多事，报告中夹带请示事项，将下级机关的请示事项原文转报上级机关，党委、政府办公厅(室)之外的业务部门擅自向下级党委、政府发布指令性公文。,3、文种、格式是否符合要求 常见问题有：该用“请示”的用了“报告”；主送、抄送机关标注不规范；上行文未标注“签发人”；主附件分离，附件不全；缺页、错页、中间有空白页；印制歪斜，等等。,4.涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。常见问题有：未经协商就报文；已协商未达成一致意见且没有说明情况就报文；多个机关联合行文未会签完毕就报文等。初审合格的公文，进入承办程序。,（四）承办（拟办-批办-承办）,2012条例规定：1、阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送；2、批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；3、需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门；4、紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。,承办阅件。阅件应合理确定分送范围并分送。在分送范围的确定上，以充分满足工作需要、发挥文件最大效用、符合保密要求为原则。承办办件。办件应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。转办适用于党委、政府办公厅(室)根据有关规定有明确的授权，或请示事项明确在业务部门职权范围内的情况。,按收文单位是否回复来文单位。承办可分为：,1、贯彻落实收文 传达、贯彻、执行文件；制发执行性文件（根据上级文件精神，结合本机关实际，提出贯彻落实文件的措施、步骤、方法，制发新的文件，印发本机关内部机构或下级机关贯彻执行）；按照文件办理事务；转发上级或同级文件，批转下级单位的报告、通报等重要文件；复制收文转往下级单位。2、收文办复 对下级单位报送来的请求性和需要批准的文件办理答复；对上级机关部署工作的文件，以报告形式办复；对其他机关的商洽性、协办性、询问性来函，以复函形式办复；对不太重要的问题，可以采用电话、面谈等方式答复。,承办要求,承办要填写收文批办单，在“处理结果”栏如实、简要填写处理结果，并签署承办人姓名和日期。承办收文时制发的文件，包括下发的贯彻落实收文的文件的复文，应当填写文件标题、文件字号、发文时间；采用电话、面谈形式答复来文单位，要填写答复的时间、方式、简要内容和对方姓名；传达文件，要填写传达文件的时间、地点、传达人姓名、传达范围等。收文办理完毕，要向本部门负责人或批办的领导人汇报承办情况，然后将收文退回给文秘部门，并将收文的处理结果登记在“收文登记簿”上。,承办包括办文和办事两个方面的内容 168-169,1、办事。办事是具体落实文件中要求办理执行的相关事项。承办要注意以下几点：1）明确承办人、承办事项、承办期限；2）领会领导批办意见，如实按领导意图落实文件；3）涉及若干部门，主办部门与协办部门要协调一致，相互协商。,2、办文。办文是针对收文的拟稿回复，即办理复文。复文是收文处理的一个环节，又是发文处理的起始阶段。复文要注意的几点要求：1）领会拟办和批办意见，据此复文；2）研究文件内容，属于自己承办的要及时回复；3）批办意见要求本部门牵头与其它部门联合复文的，会签后，再报领导审批；4）内容涉及以前的收文或其它材料，要查找有关文件作为复文的参考。,承办的注意事项,1、对承办性收文，在文件前面附上“收文批办单”后分送，供拟办、批办和承办使用。收文批办单应附在文件前面，随文件一起运转，收文处理完毕后，和文件一起归档保存。对传阅的承办文件，还应附上“文件传阅单”然后传阅，供领导人签字、批示使用。2、对较长的收文，秘书应撰写提要或摘要，附在文件前面，然后分送领导人参阅。,（五）传阅,传阅是安排多人阅看同一份文件。秘书部门根据领导人的批示或授权，按照一定的程序将公文送至有关领导或部门阅知。文件分为阅件和办件，对于阅件要安排相关人员阅读。传阅的方式由接力式和轮辐式两种，以轮辐式为佳。要随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延传。对于一些重要和紧急的公文，可以采用开会的形式集体研究文件承办的问题，取代收文的传阅。,轮辐式传阅法,以公文传阅工作人员为中心点，以阅读审批公文的领导人为外圈，由中心点开始送给第一个人阅看，第一个人看毕退回中心点，再由中心点传给第二个人看，依次下推，每传阅一人都经过中心点。公文走过的路线，呈车辐条状，因而得名。这种方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行踪，避免中途积压和传递断线，还可以合理调整阅文人的次序。,传阅（运转、送批、送阅）,按顺序传批 适用于只有一份文件且需多人阅批的公文传阅。(1)正传。按阅批人排序由前往后依次传阅，一般多用于阅知类公文。(2)倒传。按阅批人排序由后往前依次传阅，一般多用于请示类公文。,专传 对于保密要求特别严格的公文，可以采用专传的方式，即指定专人负责将公文在规定时间内送机关有关负责人阅批完毕。,传阅工作中的注意事项：一要随时掌握公文传阅去向和进度。二要控制公文传阅周期（时间）。三要严格公文传阅范围。四要减轻机关负责人阅文负担（先摘编）。五要确保传阅安全保密。六要适时将已传阅完毕的文件收回归档。,（六）催办 169,催办是指对文件办理进行催促、检查，防止文件处理的漏办和延误。催办是为了提高办文效率。催办由文秘部门负责：紧急公文，跟踪催办；重要公文，重点催办；一般公文，定期催办。催办可以采用电话催办、信函催办、专程面催等方式。区分情况适时催办，跟踪催办，重点催办，定期催办。,（七）答复（注办）169,办件办理完毕后，应将办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。书面答复 1.制发答复公文。2.印送批件：将机关负责人在办件上的批示复印或抄清后交来文单位和相关单位。3.发办文通知。口头答复：电话答复 面谈答复,中办发201214号条例在公文办理中强调：,第二十六条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。,第三节 发文处理程序,P158-162,发文处理要求的变化 参考158-159,发文处理是公文形成的重要阶段，原来：草拟审核签发复核缮印用印发文登记分发 草拟包括交拟和起草两个步骤。交拟是领导或文秘部门负责人向拟稿人交待撰拟任务的过程。现在：发文办理主要程序包括复核、登记、印制和核发。,公文拟制,中办发201214号党政机关公文处理工作条例 第二十五条 发文办理主要程序是：,（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。,一、复核,文稿在送领导签发以前，对文稿的内容、体式等方面进行全面的检查审定。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当进行复核。这是发文程序中的一个重要环节。审核工作由文秘部门负责人或资深秘书负责。审核主要是把好三关：行文关、文字关、政策关。,主要包括：审核处理程序、附件材料、文件格式等。1、审批、签发手续是否完备；2、附件材料是否齐全；3、格式是否统一、规范。复核无误，应编发文字号，确定印制份数，注明时限和秘级，准备缮印；复核有误，应按程序退回复审。,关于确定文件份发出方式：在“复核”中考虑，在“核发”中体现,邮递（普通邮寄、特快专递、机要通信）电信（电报、电话、传真、计算机网络）专人传递、机要交通方式、报纸登载。在准确、可靠、及时的要求下，结合实际，尽可能选择支出费用较低的传递方式。,批注印制文件的总份数和文件发出方式,复核人员将批注语写在发文稿纸的上白边处，并签署姓名和日期。如：“打印XX份，挂号邮寄。王XX，2015年3月5日。”,缮印（根据定稿制作文件正本的过程）160-161,1、必须忠实定稿，不得随意改动原稿的文字、标点、格式、段落，并保护好定稿；2、版面设计要美观大方；用纸、格式、印刷要符合规定；要防止出现多页、缺页、倒页问题；3、注意缮印过程中的保密工作，秘密文书应有专人负责并在指定缮印地点印制，并对印制的底版、校样等进行严格管理，防止失密或泄密。4、建立缮印程序中的登记制度。,校对 参考122-123校对符号及其用法,校对是缮印中的一个环节。是指以签发的定稿为底本，对缮印的校样进行格式和文字核对校正工作。校对时应注意的问题：1、初校与复校相结合；2、以定稿为依据；3、要校改的文字要牵出版芯；4、校对后要全面复查，复查无误后，在发文稿纸的校对栏中填写校对人姓名，然后付印。,用印（盖章）,用印是指在需要用印的文件上加盖发文单位印章的程序。用印是公文生效的标志。单位印章由文秘部门指定的专人负责，并建立一定的用印制度。单位要建立用印登记制度，在用印前填写用印登记簿上相关栏目和内容。,用印注意事项,1、用印须经有关负责人批准，并由掌管单位印章的专人经手进行；2、用印文件的制发机关必须与印面一致，文件内容与定稿一致；3、用印时位置准确，印文要端正清晰；4、根据发文印数核实用印的份数，不得盖空白印；5、送印刷厂印制的文件，如需套机关印章，应派专人送取；6、通过报刊发布文件，签发稿上应加盖印章。,二、登记 161-162,基本要求：复核后的公文，应在发文登记本或计算机系统中认真详细记载发文登记的内容，包括发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、主送单位、成文日期、分送范围、印发日期、印制份数等。用印后，分发前,1、登记的作用：便于对发文管理、统计和核查。2、发文登记形式为薄本式登记簿，一般每年一册。每一个单位一般有三种发文登记簿。内收发的发文登记簿、内收发对外收发的送文登记簿和外收发的发文登记簿。其中外收发的发文登记簿中的登记项目与收文登记簿基本相似，可以使用与收文登记簿同样格式的登记簿。,一般（内收发对外收发）送文登记簿 161,三.印制,(一)确保质量。公文印制必须以经过机关负责人签发的定稿为依据。(二)确保时效。尤其是对于标注特急或要求限时发出的公文，要严格按照时限印制完毕，不得延误。(三)确保安全保密。涉密公文应当在具有国家秘密载体印制资质的单位或机关内部非经营性印刷厂、文印中心印制。,四、核发 参考P162,公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。(一)认真检查成品文件质量。(二)准确及时分发成品文件。,核发环节 1、分发环节由文秘部门的内收发承担，主要工作内容是书写封面、装入文件、封口和发送。2、分发前要清点份数、检查公章、有无缺页倒页现象；根据主送、抄送机关分别装封，如有需要还要加盖密级、急件印戳，核对无误后，将封口封缄。3、分装时急件、密件、普通件要分别装封；封面书写要工整、规范；份数准确；封口要严实。,发送时的注意事项,公文发送方式有：普通邮寄、机要投递、专人递送等，但不得托人代送。1、邮递应准备回执，机要递送和专人递送要有交接手续，履行签字手续。2、会议发送的公文应向会议所在单位发送“会议文件目录”或“会议文件通知单”，以确保收文完整准确。3、发文封装后，要及时将定稿和存本归档。如是复文还须进行“注办”。,第四节 文书的管理,79-83,公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的职能活动。公文管理贯穿于公文处理工作全过程，是公文处理工作的重要保障。,一、公文管理的作用,一是有利于确保国家秘密安全。二是有利于充分发挥公文效用。三是为公文运转提供保障。,二、公文管理基本要求,1.统一管理 统一管理要求公文由文秘部门或者专人管理。主要表现在收文发文归口管理、统一公文处理制度规范、统一公文运转程序、统一审核用印、统一整理归档、统一清退销毁等方面。2.安全保密 条例规定，设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。3.有效利用 4.完善制度,三、公文密级管理,2012条例规定：“公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。,1.绝密级国家秘密载体应当在符合国家保密标准的设施、设备中保存，并指定专人管理；2.未经原定密机关、单位或者其上级机关批准，不得复制和摘抄；3.收发、传递和外出携带，应当指定人员负责，并采取必要的安全措施；4.对接触、知悉人员要作出文字记载，禁止携带参加涉外活动或出境。,四、公文印发传达管理,印发传达：公文发给组织，不发给个人。公文的印发传达范围应严格按照发布层次和有关规定执行。确定知悉范围有2个基本原则：一是工作需要原则。二是涉密最小化原则。,公开发布：,1.公开发布权限。公文的公开发布实际上是变更公文的印发传达范围，必须经发文机关批准。不能将公文不涉密作为公文可随意公开的依据，凡没有标注可公开发布的，公开时必须请示。2.涉密公文公开发布前应当履行解密程序。解密的不一定公开，但公开的一定是已经解密的。3.公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。4.经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。,五、翻印复制汇编管理,复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。复制、汇编的公文视同原件管理。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者发文机关的上级机关批准。翻印件应当注明翻印机关的名称、日期。,六、公文撤销和废止管理,2012条例规定：“公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效”。,七、公文清退销毁管理,1.清退 清退是指文秘部门按照有关规定和要求，定期和不定期地对办理完毕的公文特别是涉密公文，进行清点、核对、收缴，退归原发文机关或由其指定的单位。下级机关报送的涉密公文，一般不予退回，由上级机关销毁或暂存备查。有重大错情的公文一经发现即由主管机关立即全部收回，下级机关不得以任何理由不退、少退或故意拖延留存。,2.销毁 条例规定：“不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文”。,销毁范围：凡无留存价值的公文材料均属销毁范围。销毁要求：销毁公文时，应履行清点、登记手续，经本机关、单位主管负责人批准后，送交专门的涉密载体销毁机构销毁。销毁公文时应由2人或多人监销，直至公文被完全毁灭。,机关、单位自行销毁的，应严格执行国家有关保密规定和标准，确保涉密信息无法还原。禁止将待销公文当作废品出售。,八、公文移交管理,条例规定：“机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退”。清理移交范围不只是“红头文件”，而是应将个人使用和管理的涉密载体和各种公文资料全部清理并退还原工作单位。涉密人员离岗、离职对知悉的国家秘密仍然负有保密义务，除做好清退移交外，还要签订离岗保密承诺书，遵守脱密期管理规定。,九、发文立户管理,新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。发文立户总的原则是：严格控制，以属地管理为主，按照机构隶属关系和干部管理权限决定。审批程序：一是提出申请。二是办公室审批。监督检查。,