记录管理程序.docx

1.0目的确保对公司记录在使用、收集、汇总、存档、处理等阶段得到适当控制。2.0范围适用所有同公司质量管理体系相关的记录的管理。3.0权责管理部人事行政：负责所有记录的登记监管工作。4.0定义（略）5.0内容5.1记录的设计要求系统性、可操作性、可检查性、可追溯性、可见证性，栏目明确，格式标准便于填写。5.2所有记录由管理部人事行政部鳌记在记录一览表中。5.3记录存档，由各责任部门设专人负责本部门使用质量记录的存档，标识及保管。A.存档形式：可视需要采用纸、硬盘、软盘等。B.记录要提供相宜的环境保存，注意防火、防潮、防损、防遗失。C.保存期：如合同或有关法规有规定的按规定执行，其它记录由管理部人事行政根据其重要性分级确定保存期并登录记录一览表。5.4对于已作废不用的空白记录表格应及时回收、销毁，保证实际使用为最新版的记录形式，对于微小的空白记录表格修改可以在修改处签名的方式继续使用。5.5填写记录的要求A.内容完整，记录表格中无缺项、漏项等。B.填表人对记录的真实性和准确性负责，填写规范、及时、字体整洁，避免涂改，如有涂改应盖上涂改入校改章或签字确认。5.6非本单位人员或在合同中规定，顾客或其代表及其他外部人员要求查阅记录时，需经保管部门负责人批准。5.7各部门每季度针对保管的记录进行整理将超过保存期限又无保留必要性的予以销毁。6.0参考文件（略）7.0附件7.1记录一览表QP0201-A/0