审核方法和技巧.ppt

第一章、审核概论和定义,GB/T190112003质量和(或)环境管理体系审核指南简介1、GB/T19011产生背景2、GB/T19011的结构和特点3、GB/T19011的作用和意义4、GB/T19011的内容简介5、GB/T19011的性质6、GB/T19011的适用范围,1.1.1审核：为获得审核证据（3.3）并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则(3.2)的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。注1：内部审核，有时称第一方审核，由组织自己或以组织的名义进行，用于管理评审和其他内部目的，可作为组织自我合格声明的基础。在许多情况下，尤其在小型组织内，可以由与受审核活动无责任关系的人员进行，以证实独立性。注2：外部审核包括通常所说的“第二方审核”和“第三方审核”。第二方审核由组织的相关方（如顾客）或由其他人员以相关方的名义进行。第三方审核由外部独立的审核组织进行，如那些对与GB/T19001或GB/T24001要求的符合性提供认证或注册的机构。注3：当质量管理体系和OHS管理体系被一起审核时，称为“结合审核”。注4：当两个或两上以上审核机构合作，共同审核同一个受审核方时，这种情况称为“联合审核”,审核特点、目的1.特点：系统性；独立性；文件化；2.审核目的：评定受审核对象满足要求或准则的程度3.审核的对象：可以是产品、过程、管理体系，管理体系可以是职业健康安全管理体系、环境管理体系、质量管理体系等。,1.1.3审核方案定义：针对特定时间段所策划、并具有特定目的的一组（一次或多次）审核（3.1）。注：审核方案包括策划、组织和实施审核所必要的所有活动。1.1.4审核计划定义：对一项审核的现场活动及安排的说明。,1.1.5审核准则定义：一组方针、程序或要求注：1.审核准则即审核依据2.审核准则可以是：GB/T28001 2001、职业健康安全管理体系文件、法律法规及其他要求3.审核准则是将审核证据用来比较的基准1.1.6审核证据定义：与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其它信息。注：审核证据可以是定性的，也可以是定量的。：1.审核证据与审核准则有关。2.能验证、可重查、可追溯。3.形式可以是记录、事实陈述或其它信息。,1.1.7审核发现定义:将收集到的审核证据（3.3）对照审核准则（3.2）进行评价的结果。注：审核发现能表明符合或不符合审核准则，或指出改进的机会。1.审核发现是一个名词，是审核证据对照审核准则比较的评价结果。依据的准则评价而不是个人意见。2.审核发现是一种符合性评价，有符合的，也有不符合的。审核发现通过评价可发现指明何处改进,1.1.8审核范围定义：审核(3.1)的内容和界限。注：范围一般包括对实际位置、组织单元、活动和过程以及所覆盖的时间的描述。1.审核范围应在受审核方职业健康安全管理体系所覆盖的范围内。2.审核范围可用场所、产品、过程、活动等来表示。1.1.9审核结论定义:审核组（3.9）考虑了审核目标和所有审核发现（3.4）后得出的审核（3.1）结果。1.审核结论是对所有的（多个）审核发现汇总分析得出的最终审核结果。2.审核结论是针对审核目标做出的。3.审核结论由审核组做出,1.1.10审核员：定义：有能力(3.14)实施审核（3.1）的人员。1.1.11审核组：定义：实施审核的一名或多名审核员（3.8），需要时，由技术专家（3.10）提供支持。1.1.12技术专家：定义：向审核组（3.9）提供特定知识或技术的人员。注1：特定知识或技术是指与受审核的组织、过程或活动，或语言或文化有关的知识或技术。注2：在审核组中，技术专家不作为审核员。1.1.13能力：定义：经证实的个人素质以及经证实的应用知识和技能的本领。,管理体系审核的类型：1.按审核委托组织分：a）第一方审核b）第二方审核c)第三方审核2.按认证审核方案阶段分(第三方认证审核)：a）第一阶段审核、第二阶段审核b）监督审核c）复评3.特殊情况下：a）结合审核b）联合审核,二、审核原则和审核方案审核原则 审核原则使审核为管理提供可靠有效的工具和改进论点是提高充分审核结论的提，是审核员独立工作时在相似的情况下得出相似结论的前提。与审核员有关的三项原则a）道德行为：职业的基础、诚信、正直、保守机密和谨慎。b）公正表达：真实、准确地报告的义务，审核发现、审核结论和审核报告真实、准确地反映审核活动。c）敬业：在审核中勤奋并具有判断力，珍视审核任务的重要性，委托方的信任，并具备必要的能力。与审核有关的二项原则a）独立性：审核的公正性和审核结论的客观性的基础。b）基于证据的方法：在一个系统的审核过程中，基于客观证据，保密可靠的和可重现的审核结论。,审核方案管理流程图,审核方案授权,审核方案的制定-目标/范围-职责-资源-程序,实施审核方案-安排审核日程-评价审核员-选择审核组-指导审核活动-保持记录,审核方案的监视和评审监视和评审识别纠正和预防措施的要求识别改进的机会,审核员能力的评价,审核活动,改进审核方案,A,C,D,P,2审核方案管理1.审核方案管理内容：a）审核方案的目标确定b）审核方案内容的确定c）确定审核方案职责、资源和程序d）审核方案的实施e）审核方案的记录f）审核方案的监视和评审2.审核方案的示例：a）覆盖组织职业健康安全管理体系的年度一系列内部审核计划。b）相关方对组织的在6个月内进行的第二方审核。c）认证机构在合同规定的时间周期内，进行的职业健康安全管理体系认识注册初审、以及监督审核。审核方案包括为实施方案中的审核进行的策划，提供资源和制定程序。,审核方案和审核计划的对比,审核方案的建立阶段几个过程之间作用关系的说明 确定审核方案的目的 规定实施审核的目的，明确审核的目标和方向。确定审核方案的内容 明确为了实现审核方案的目的所需要的审核及需要开展的活动 确定审核方案的职责 规定建立、实施、监视、评审和改进审核方案以及提供资源所需各项活动的职责。确定审核方案的资源 确定实施审核方案中所确定的活动，需要的资源及如何提供资源。确定审核方案的程序 为确保审核方案中规定的活动得到实施、监视其业绩和有效性规定程序和方法，必要时，包括准则要求,审核阶段的活动v审核启动文件评审现场审核准备现场审核的实施审核报告的编制、批准和分发完成审核审核后续活动的实施,第三方审核活动流程图,审核启动1.定审核组长2.确定目标、范围、准则3.确定审核可行性4.选择审核组5.与受审方建立初步接触,文件评审评审相关管理体系文件，包括记录，确定其与审核准则的充分性。,现场审核准备1.编制审核计划2.分配审核组成员的工作3.准备工作文件,现场审核的实施1.第一阶段审核与.第二阶段审核2举行首次会议3.在审核中进行沟通4.收集并验证信息5.形成审核发现6.准备审核结论7.举行末次会议,审核报告的编制、批准和分发1.编制审核报告2.批准和分发审核报告,完成审核,审核后续活动的实施,审核组长职责：1.文件初审2.资源策划（审核人员、时间、计划安排）3.确定审核可行性，4.编制审核计划，分配审核任务5.指导审核员编制检查表6.主持审核过程中会议，沟通与协调7.进行审核过程控制8.编制、提交审核报告9.组织不符合项纠正措施跟踪,确定审核目的、审核准则和审核范围1.确定审核目的:在审核方案的总目标内，确定一次具体的目标2.确定审核准则：a）由审核委托方和审核组长共同确定b）审核时用来评价审核证据的依据c）一般可包括方针、程序、标准、法律法规、管理体系要求，合同要求。d）常用的审核准则：-认证标准-方针、职业健康安全目标-职手册、程序文件、作业指导书-管理方案-适用的法律、法规和其他要求，-合同要求、相关方要求,3.确定审核范围 审核范围描述了审核的内容和界限，例如：组织的实际位置，组织单元，受审核的活动和过程以及审核所覆盖的时期。1）确定审核范围的实质：a）界定受审核方职业健康安全管理体系承诺实施的责任范围b）确定审核组对受审核方职业健康安全管理体系所覆盖的产品、场所、组织单元、活动及过程进行审核的范围。2）确定审核范围的重要性：a）进行审核的基础b）认证证书和宣传材料的重要内容c）评价和选择供方的主要依据,4 审核员的职责1.审核员应配合、支持审核组长工作，按计划、独立完成审核任务。a）审查文件，收集相关信息结合受审核区域特征。b）按分工进行现场审核，收集审核证据并对照审核准则，形成审核发现，为此应做好现场审核的记录，应记录符合的与不符合的记录。c）如有不合格的审核发现，向组长汇报并在组内沟通，编写不合格报告，并请受审核方确认d）参加审核组内对审核发现和体系有效性的评价分析，参与讨论审核结论，参加首末次会议及与受审核方的沟通2.在审核组长指示下，做好对受审核方纠正措施的跟踪、验证工作。,5 陪同人员和观察员的职责1）陪同人员的作用是联络向导和见证，可随同审核组，但不是审核组的成员，不应影响或干扰审核的实施。2）由受审核方指派，并根据审核组长的要求行动。3）陪同人员的职责：a）为访谈建立联系并安排（落实）时间b）对特定的访问做出安排（对场所、组织）c）确保审核组了解和遵守受审核场所的安全规则、安全程序d）代表受审核方对审核进行见证e）在审核员收集信息过程中提供澄清和协助。4）观察员一般是来自CNAB、CNAT、审核委托方、其它相关方的人员，仅对审核进行观察。,审核计划的内容1）审核目的。2）审核准则及任何引用文件。3）审核范围。4）现场审核活动进行的日期和地点。5）现场审核活动的安排（包括会议与沟通的时间安排）6）审核组成员、陪同人员的作用和职责。7）对审核的关键领域的资源分配。8）此次审核的受审核方代表。9）审核报告主要内容、格式及结构，分发日期、对象等。,审核方式1 按要素过程审核：优点：目标明确，易于标准及体系文件对照；缺点：重复往返多，效率低，在部门较多的情况下，各部门会全程等候。2 按部门审核：优点：效率高，减少一个部门的往返次数。缺点：要素过程的接口易遗漏，应加强审核小组间的沟通3 顺向追踪：优点：系统性强、可观察接口、信息量大。缺点：可能费时4 逆向追溯优点：针对性强，有利于发现问题缺点：问题复杂时不易清理，信息量小，对审核员能力要求高，应慎用,审核任务分配1 审核组长应将审核的过程、职能、场所、区域（或活动）分配给审核组每个成员，使每位成员了解自己的具体任务，组长应做好任务分配的协商沟通工作。2 应考虑的危险源：a）独立性和专业能力要求，以及确保审核整体有效性的综合问题。3 根据实际情况进行调整，以确保审核任务实现。4 审核员领到审核任务后，就应针对手册、程序等文件，编制各自的检查表。,审核工作文件包括用于审核过程记录和指导的（参考文件：a）检查清单和抽样方案（检查表）b）会议签到表格c）审核记录表格d）不符合报告表格e）会议记录表格f）审核报告表格g）指导审核员工作的文件（如：审核程序、审核专业指导作业文件、抽样规则等）h）其它相关文件（如：法律法规、相关标准、检测方法等）,检查表的作用 检查表也称检查清单，是审核员自用的审核提纲和备忘录，应在审核准备时编制。1）保持审核目标的清晰和明确。2）保持审核内容的周密和完整。3）保持审核节奏和连续性。4）减少审核员的偏见和随意性。,检查表的性质1）审核员自用的工作文件2）不需向受审核方展示，也不需受审核方确认。3）由审核员在规定的表格上编写4）体现审核思路、方式和方法,检查表的内容和应用1)检查表的内容a)审核项目 查什么？即列出审核要点，确保审核覆盖面的完整。b)审核方法 怎么查？包括抽样方案设计，确定找谁查，采取什么审核方法2)检查表应用a)按检查表审核，不随意偏离；b)若发现审核范围有改变，可不局限于原范围。如遇到不合格线索，而原表中无此内容，可以追加,抽样方案1)明确总体从中随机抽样 抽样 审核 评价审核准则总体 样本 审核证据 审核发现a)样本要有一定数量（如：从近半年的运行记录中抽取3-12个样本）b)分层抽样（典型性）c)样本要均衡（代表性）2)独立抽样,编制检查表的依据1)认证标准2)管理体系文件3)适用的法律，法规和其他要求4)审核计划,编制检查表的基本思路1)本要素有哪些主要活动？输入、输出是什么2)本要素由哪几个部门负责？参与部门有那些活动？3)组织对本要素都做了哪些规定？4)从哪些方面能反映出要素的有效性？,编制检查表应注意的问题1）不能将标准中的肯定句原封不动变为疑问句。2）不能只列审核项目，忽视审核方法和抽样方案的设计。3）不能仅按标准要求来编制检查表，应结合管理体系的特点4）应用检查表的风险：当关键过程未能识别，或样本没有代表性时会影响审核结果的正确性,收集信息的方法a）面谈：与员工、管理者及其它人面谈和提问；b）对受审核方过程活动的观察，周围工作条件职业健康安全的观察；c）查阅。即：问、听、查、看、记,审核的方法和技巧1 面谈的方法和技巧：面谈是获取审核证据的重要手段之一，应在条件许可并适合于被面谈的人方式进行a)应考虑面谈选择对象的层次和职能，以便收集来自审核范围内实施活动和任务的信息。b)应在被面谈人正常工作时间和正常工作地点（可行时）进行。c)在面谈的全过程中注意气氛，努力使被面谈的人放松。d)面谈开始前应解释面谈和做记录的原因。,e)面谈可以先请被面谈人介绍自己的工作开始。f)尽量避免提出带有倾向性、诱导性答案的问题g)应当与对方总结和评审面谈的结果。h)应当感谢被面谈人的参与和合作。,2查阅的方法和技巧1）评审相关文件，查阅规定各项活动的文件、特种作业人员、特种设备、危险场所规定和各级人员培训教育、检查制度等。2）记录信息，查阅受审核方证实实施上述管理要求的证据，表明活动的状态和结果的记录例如：物资出入库记录，紧急预案演习记录，运行记录、监视，测量结果等,3）有关数据汇总和分析，绩效、目标实现评价4）抽样方案的信息，抽样控制程序和测量过程信息5）其它方面的报告，如相关方反馈及来自外部和员工信息，执法、立法机构，社会调查机构信息6）计算机数据和网络信息7）评价，包括：a）管理体系文件的符合性、充分性、适宜性及其管理b）管理体系记录的客观性、完整性、可追溯性及其管理,3观察的方法和技巧：与过程控制有关信息的充分性、准确性、完整性、必要时是否有作业文件指导，过程控制准则是否明确、正确。4现场审核记录的要求：1）时间、地点2）人员：被访问、调查的人员及见证人3）见到的事实 应记录与审核目标、准则、范围、计划相关的符合与不符合的记录。现场审核记录应能为管理体系评价提供充分的信息，应保持审核记录的清晰完整、准确。,形成审核发现1.对照审核准则评价审核证据形成审核发现，应汇总与审核准则符合的情况，用以表明对审核范围涉及的场所职能和过程进行了审核。2.审核发现应表明与审核准则的符合或不符合，应记录每个符合的以及不符合的审核发现和支持证据。3.当审核目的有规定时，审核发现能够识别改进机会。4.审核组应根据需要在审核的适当阶段共同评审审核发现。5.审核组应当与受审核方一起评审不符合 以确认审核证据的准确性，并使受审核方理解不符合。6.审核组应努力解决对审核证据和（或）审核发现有分歧的问题，并记录没有解决的问题。,不符合报告1.核心内容：a)不符合事实描述 b)判定不符合的理由 c)不符合审核准则的条款 d)严重程度2.不符合事实的描述3.不符合条款的判定4.不符合分级方式:a)严重不符合项(系统性失效、区域性失效、造成的后果严重)。b)一般不符合项(偶发、孤立、后果不严重，易于纠正)。,审核结论 1.审核结论可表达的意图：a）管理体系与审核准则符合的程度 b）体系的有效实施和保持和改进 c）管理评审过程确保管理体系持续适宜性充分性和有效性的能力 2.审核结论可导致：a）有关改进的建议（第一方审核）b）建立业务关系（第二方审核）c）认证或注册（第三方审核）d）未来的审核活动（复查审核、监督审核）3.第三认证审核的结论：a）推荐通过认证 b）暂缓推荐通过认证 c）不推荐通过认证,末次会议1.目的：a）向受审核方报告审核发现及审核结论b）使受审核方在规定时间内完成纠正措施2.参加者：审核组成员、受审核单位人员3议程（略）如果审核目的有规定，应提出改进建议，应强调改进建议没有约束性。,审核报告的主要内容a）审核目的、范围、准则b）现场审核日期和地点c）审核组的基本情况d）审核发现，管理体系评价、审核综述应包括对管理体系过程（体系实施过程、管理职责过程、资源管理过程、测量分析和改进过程）的有效性进行阐述，体系评价做出文件是否符合标准要求实施是否符合体系规定，管理体系运行是否有效的评价结果。e）审核计划、f）有关的说明，如：未解决问题、批准、分发、后续活动等g）做出审核结论,审核报告的分发 经管理者代表审批后，发放到相关单位或人员。,纠正措施的跟踪纠正措施跟踪验证的目的a.促使受审核方认真分析原因，找出不符合的根源，防止类似事件再次发生，进一步完善，创造良好的体系运行条件。b.使受审核单位按照纠正措施计划进行有效的纠正，为过去出现的问题划上句号，为审核结论提供依据。c.通过纠正措施实施情况跟踪，促使受审核单位完善管理体系的内部运行机制。,纠正措施跟踪的原则：所有在审核中发现的不符合项，必须由受审核单位采取纠正措施，审核组或安排的专人进行跟踪验证。b.根据不符合项的性质或程度，可采用不同的纠正措施跟踪验证方式：现场跟踪/审核、资料验证或监督审核时再予以复查。,c.纠正措施完成期限严重不符合项一般在3个月内完成，审核员在此时间内予以确定。一般不符合项一般在1个月内完成纠正措施验证。某些程度轻微的一般不符合项，在现场审核期间由受审核方立即纠正的，审核员要及时进行纠正措施跟踪验证。,审核双方在纠正措施跟踪上的责任 1.审核人员的责任：a.确定不符合项；b.提出纠正措施要求和实施完成期限；c.进行纠正措施的跟踪验证。2.受审核单位的责任：a.确认不符合项；b.分析不符合项的原因；c.制定和实施纠正措施；d.检查完成纠正措施情况，做好记录；e.及时向审核组提交不符合项报告原件及纠正措施完成情况证明材料。,纠正措施的验证纠正措施的验证1.原因分析方面 是否确切找到问题的根源？2.措施制定方面 是否针对原因？是否与程度相适应？是否举一反三？3.实施及效果方面 是否按期完成？是否有效？,审核员管理的通用要求审核员能力要求审核员个人素质：a）有道德-公正、可靠、忠诚、诚实和谨慎；b）思想开明-愿意考虑不同意见或观点；c）善于交往-能灵活地与人交往；d）善于观察-能经常和主动地认识周围活动e）感知力-能本能地理解和熟悉；f）适应力强-能适应不同情况；g）坚韧不拔-对实现目标坚持不懈；h）明断-根据逻辑推理和分析及时得出结论；I)自立-在同其他人共同工作时能独立实施行动和发挥作用,审核员通用的知识和技能 a）审核原则、程序和技术：使审核员恰当的应用并保证审核的一致性和系统性。b）管理体系和引用文件，使审核员能理解审核范围并运用审核准则。c）组织状况：使审核员能理解组织的运作情况。d）适用的法律、法规和有关领域其他要求-使审核员理解并在适用于受审核方的这些要求内开展工作。,审核员应当具有的专业知识和技能 a）管理方法和技术：使审核员能检查管理体系并形成适当的审核发现和结论。b）科学和技术：使审核员能理解人类活动和管理体系的基本关系。c）运作的技术：使审核员能理解受审核方的活动、产品、服务和运作与管理体系的相互作用。,祝大家：学习进步 工作愉快,