内控合规管理信息系统制度管理模块.ppt

内控合规管理信息系统制度管理模块,制度管理模块主要内容,制度管理模块概述,外 规 管 理,内 规 管 理,制度录入流程及要求,四,一,二,三,一、制度管理模块概述,一、制度管理模块概述,（一）制度管理模块背景介绍（二）制度管理模块特点（三）制度管理模块功能,一、制度管理模块概述,（一）制度管理模块背景介绍 1、根据违规点管理需要，对制度条文进行分拆，按条与违规点进行对应，是整个内控合规管理系统的基础。2、适应内控及合规管理需要，建立内容全面、完整的规范性文件管理库，实现有效的检索、查询、下载功能。,一、制度管理模块概述,（二）制度管理模块特点：,对录入系统的内部规章和外部法规全部分拆为成条文形式，并分别与相关违规点对应。,内规涉及所有具有规范性要求的文件，不限于规章制度管理基本规范所规定的规章制度。,为便于业务人员学习、使用，不仅可以对内部规章和外部法规进行查询，而且可以根据需要下载使用。,整体内容 按条分拆,内部规章 范围更广,查询下载 功能更多,一、制度管理模块概述,（三）制度管理模块功能 前期开发的“合规手册”子功能归入二期“流程管理”模块。,外规管理,内规管理,制度管理,二、外规管理,二、外 规 管 理,（一）外规基本信息维护（二）外规基本信息查询（三）外规外部数据导入,（一）外规基本信息维护,1、功能描述：用于新增录入外部法规，或对已录入的外部法规进行修改、删除、条文维护或附件管理等。2、用户角色：总行外规制度管理员。3、外规基本信息维护页面,（二）外规基本信息查询,1、功能描述：利用已设置的“全文关键字”、“外规名称”、“外规类别”等条件分别或组合查询，并可下载使用。2、用户角色：所有用户。3、支持模糊查询。4、外规基本信息查询页面。,（二）外规基本信息查询,5、外规基本信息查询操作。（1）按设置的条件进行查询。（2）查看所查询规章内容。同一页面展示。制度查看页面。提示：外部导入的外规不能在“附件查看”中显示附件文档。,（三）外规外部数据导入,1、功能描述：利用协议单位提供的文件、资料，采用批量导入的方式对外规信息进行维护和更新。2、用户角色：总行外规制度管理员。3、外规外部数据导入页面。将协议单位提供的文件上传到对应位置，点击保存即可。,三、内规管理,三、内规管理,（一）内规基本信息维护（二）内规基本信息查询,（一）内规基本信息维护,1、功能描述：用于新增录入内部规章制度，或对已录入的内部规章制度进行修改、删除、条文维护或附件管理等。2、用户角色：内规制度管理员设在二级分行及以上机构。其中：总行、一级分行、二级分行内规制度管理员分别负责维护本级行发布的规章制度，上级行负责监督辖内下级行制度维护情况，并具有维护下级行制度的权限。,（一）内规基本信息维护,3、内规录入时限要求。内规制度管理员应在收到内规信息的3日内，将其录入系统；对违规点等其他模块急需录入的信息应做到随时响应，并确保即使录入。5、内规基本信息维护页面。,（一）内规基本信息维护,内规基本信息维护功能,1、新增,2、修改,4、条文维护,5、附件管理,3、删除,内规基本信息维护功能,1、新增,新增功能是内规信息的手工全新添加，同时上传其所相关的所有附件。页面如图,1、新增操作重点提示,（1）制度名称（必输项）：规范录入制度全称（2）发文文号（必输项）：按照正式发文编号录入（半角输入）。如“农银规章201137号”。（3）发布机构（必输项）:在下拉菜单（树形参照）中勾选相应机构。其中总行发布的制度统一勾选为“中国农业银行”。,1、新增操作重点提示,（4）效力层级：根据规章制度管理基本规范规定，按照制度效力层级依次划分为“基本制度与政策类”、“管理办法与规定类”、“操作规程与实施细则类”；此外另增“其他”类，如通知、意见、会议纪要等可统一放入这一类。（5）保存：录入、上传文件完成后，最后点击“保存”按钮，新增内规录入完成。,2、修改,修改功能是对已录入内规基本信息进行修改或对状态进行变更。页面如图录入操作同“新增”,删除功能是对已录入内规的全部内容，包括：基本信息、制度正文、附件等进行完全、不可恢复的删除。页面如图可以勾选一个或多个需要删除的制度。,3、删除,4、条文维护,条文维护功能是调整、修正或清空拆分后的条文，采取手工方式进行维护。页面如图。,4、条文维护操作重点提示,（1）新增 新增页面如图。兄弟节点。新增条款为已选中条款（节点）同级的，点击“兄弟节点”新增一条。如：选中“第一章”新增“第二章”子节点。新增条款（节点）为已选中条款下级的，点击“子节点”新增一条。如：选中“第一章”新增“第一条”。,4、条文维护操作重点提示,（2）修改 页面如图。选中需要修改的条款，点击“修改”按钮。修改完成后点击“保存”按钮，修改完成。,4、条文维护操作重点提示,（3）移动 页面如图。勾选需要移动的条款，选择“上移”或“下移”按钮。,4、条文维护操作重点提示,（4）删除 页面如图。勾选需删除条款（节点），点击“删除”按钮，将删除所选择条款（节点，包括其子节点）内容。,4、条文维护操作重点提示,（5）条文状态 页面如图。制度拆分完成后，选择“条文拆分完成”，然后点击“维护确定”按钮，内规状态变为“分条完成”。制度拆分未完成的，选择“条文维护中”，然后点击“维护确定”按钮，内规状态变为“分条修改中”。,4、条文维护操作重点提示,（6）条文清空 页面如图。删除全部已拆分条文，重新进行手工录入。制度状态为“条文拆分完成”的，不能进行“条文清空”操作，只能将状态修改为“条文维护中”后方可操作。,5、附件管理,附件管理功能用于下载、删除或上传内规附件。页面如图。,5、附件管理操作重点提示,（1）“上传”：可以通过上传功能添加缺漏的附件。（2）“下载”：可以通过“下载”功能将选中的附件保存到指定文件夹。（3）“删除”：可以通过删除功能将勾选的附件做删除处理。（4）已上传的内规正文无法在“附件管理”中删除，只能使用“内规基本信息维护”中的删除功能，删除内规的全部信息、内容后重新上传。,（二）内规基本信息查询,1、功能描述：利用已设置的“全文关键字”、“内规名称”、“内规类别”等条件分别或组合查询，并可下载使用。2、用户角色：所有用户。3、支持模糊查询。,（二）内规基本信息查询,4、内规基本信息查询页面。5、内规基本信息查询操作。（1）按设置的条件进行查询。（2）查看所查询规章内容。同一页面展示。制度查看页面。（3）附件查看。根据需要下载或打开所需附件。,四、规章制度录入流程及要求,三、规章制度录入流程及要求,（一）录入流程,规章制度录入流程,转换、建立文档,录入信息、上传文档,校对、修正拆分条文,检查、完善上传附件,第一步,第二步,第三步,第四步,三、规章制度录入流程及要求,（二）录入要求 1、第一步：转换、建立文档（1）内规录入范围是具有规范性要求的文件，包括：各类规章制度、通知、意见、指引、方案、会议纪要等等。涉密文件在保密期内不录入系统。（2）内规文件需分解为：“制度正文”、“发文通知”、“附件”、“起草（修订）说明”等部分。,三、规章制度录入流程及要求,（3）各部分需分别单独建立文档，并以实际文件名称对所建立的文档规范命名。（4）内规正文需转换为WORD或WPS格式。示例,三、规章制度录入流程及要求,2、第二步：录入信息、上传文档（1）利用“内规基本信息维护”中“新增”功能录入制度基本信息，并上传制度正文和其他附件。（2）制度正文首先上传，系统对上传的制度正文将按规则自动拆分。,三、规章制度录入流程及要求,（3）发文通知、制度附件、起草（修订）说明等作为附件按顺序逐个上传。（4）多个制度由一个通知文件发布的，发文通知应作为每个制度的附件分别上传。（5）只有“通知”而没有规范性要求作为附件的，将“通知”作为制度正文上传并进行拆分。,三、规章制度录入流程及要求,3、第三步：校对、修正分拆条文（1）利用“条文维护”功能校对系统自动拆分的条文是否存在问题。（2）对拆分不成功或错误的的条文进行修正。（文件内容有表格及图片性形式的，将无法在拆分后的文件库显示）,三、规章制度录入流程及要求,（3）拆分规则：以编、章、节、条等形式存在的，拆分的最小单位为条；以“一”、“（一）”等形式存在的，拆分的最小单位为“（一）”。（拆分后的条款内容过长的，制度管理员可视情况采取手工方式向下分拆一级，但要确保拆分的条款内容相对完整。）,三、规章制度录入流程及要求,（4）修改状态、点击保存 校对或修正拆分条款无误后，勾选“条文拆分完成”并点击维护确定按钮。,三、规章制度录入流程及要求,4、第四步：检查、完善上传附件。（1）利用“内规基本信息维护”中“附件管理”功能，检查所上传附件是否完整，正确。（2）对存在问题的附件进行补正。,谢 谢,