内审员培训课程之审核.ppt

南京优得企业管理咨询有限公司,内审员培训课程内部管理体系审核,主讲人：陈华通讯方式：信箱：,第一章：概述,与审核有关的术语和定义审核的特点审核的类型,一、术语和定义,1、审核 为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程注1：内部审核，有时称第一方审核，由组织自己或以组织的名义进行，用于管理评审和其他内部目的，可作为组织自我合格声明的基础。在许多情况下，尤其在小型组织内，可以由与受审核活动无责任关系的人员进行，以证实独立性。注2：外部审核包括通常所说的“第二方审核”和“第三方审核”。第二方审核由组织的相关方（如顾客）或由其他人员以相关方的名义进行。第三方审核由外部独立的审核组织进行，如那些对与GB/T19001或GB/T24001要求的符合性提供认证或注册的机构。注3：当质量管理体系和环境管理体系被一起审核时，称为“结合审核”。注4：当两个或两个以上审核组织合作，共同审核同一个受审核方时，这种情况称为“联合审核”。理解：系统性：正式的和有序的活动 正式是指：外审是按合同进行，内审是由最高管理者授权 有序是指：有组织、有计划并按规定的程序进行 独立：应保持审核的独立性和公正性 审核过程以文件化的方式加以记录,一、术语和定义,2、审核准则一组方针、程序或要求注：审核准则是用于与审核证据进行比较的依据。理解:作为判断审核证据是否符合的依据，准则又称审核的依据；准则包括标准、组织的方针及管理体系文件、相关的法律法规、合同要求、行业规范等有其他要求。不同类型或目的审核，其审核准则不尽相同,一、术语和定义,3、审核证据 与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息的。注：审核证据可以是定性的或定量的。理解：定性或定量的；审核范围内的面谈、文件审阅、记录、对活动与情况的观察、测量和试验结果或其他方法。审核证据是能够被证实的信息，不能被证实的信息是不能作为审核证据的 审核证据是与审核准则有关的信息,一、术语和定义,4、审核发现 将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。注：审核发现能表明符合或不符合审核准则，或指出改进的机会。理解：审核发现是将收集到的审核证据对照审核准则进行比较，从而得出的评价结果。“发现”是一个名词，不是动词，评价的依据是审核准则，而不是经验和看法。评价是一种符合性评价，其结果可能是符合或不符合，依据审核准则，在审核证据的基础做出的；通过评价可以发现哪些过程或活动需要改进，以提出改进的机会。审核发现是编制审核报告的基础。,一、术语和定义,5、审核结论audit conclusions 审核组考虑了审核目标和所有审核发现后得出的最终审核结果。理解：审核结论是在审核发现的基础上做出的，在考虑了审核的目的和所有的审核发现的基础上得出的综合性、综合性的结果；审核结论与审核目的有关，审核目的不同，审核结论出不同。,一、术语和定义,6、审核委托方：要求审核的组织或人员 注：审核委托方可以是受审核方，也可以是依据法律或合同有权要求审核的任何其他组织。理解：对认证机构：指某受审核方、某独立机构（公司总部）、某相关方（如顾客）对审核组：指某认证机构、某审核机构 第一方审核中：最高管理者 职责：确定审核的目的并提出审核、确定认证机构、提出审核范围、接受审核报告、必要时确定要采取的的纠正措施,一、术语和定义,7、受审核方：被审核的组织理解：对认证机构、审核机构和审核组：指被审核的组织、某独立机构下的下属公司（分公司）、某供方在第一方审核中，指被审核的部门职责：将审核的目的和范围通知有关人员、指定陪同人员、提供审核所需的资源（办公场所和设施、交通工具等）、必要时为审核员使用有关设施或证明材料提供便利、配合审核工作、根据审核报告，确定并实施纠正措施,一、术语和定义,8、审核方案 针对特定的时间段所策划，并具有特定目的一组（一次或多次）审核。注:审核方案包括策划、组织和实施审核的所有必要的活动。理解：审核方案是一组（一次或多次）审核，是一组有关联的审核，包括与审核相关的所有活动（如审核的策划、组织和实施审核）审核方案的特点：特定时间段-根据不同组织的不同特点、需要来确定 特定目的-每次审核都有具体的目的 审核方案是策划的结果，策划时应考虑、组织和实施审核所必要的活动，因此，审核方案应包括与审核有关活动及这些活动的安排，可以形成文件，也可以不形成文件，一般由审核方案的管理人员来编制,一、术语和定义,9 审核计划对一次审核活动和安排的描述理解：审核计划是针对一项具体的审核 审核计划内容是有关一次具体审核的活动和安排的描述，它的详略程度与一次具体审核的范围和复杂程序有关 审核计划与方案是两个不同的概念，即使审核方案仅包括一次审核，也不能用审核方案来代替计划，或用计划来代替方案 审核计划是一个文件，一般由审核组长来编制,一、术语和定义,10 审核范围审核的内容和界限注：审核范围通常包括对实际位置、组织单元、活动和过程以及所覆盖的时期的描述。理解：是指审核的内容和界限，也就是审核所覆盖的对象。其大小于审核的目的、受审核方的规模、性质、产品、活动和过程的特点有关，通常包括实际位置、组织单元、活动和过程及所覆盖的时期 实际位置:受审核方所处的地理位置或期活动发生的场所位置，包括固定的、流动的、临时的位置 组织单元：受审核管理体系涉及到的部门、职能、岗位 活动和过程：受审核管理体系涉及到活动和过程，特别是管理体系所涉及到的与产品有关的过程或活动 所覆盖的时期受审核管理体系实施、运行的时间段,一、术语和定义,11 审核员 有能力实施审核的人员理解：审核员是应有能力进行审核的人员，强调“有能力”，这种能力要被证实，不是所有人员都能审核。对审核员的能力要进行评价。,一、术语和定义,12 审核组 实施审核的一名或多名审核员，需要时，由技术专家提供支持。注1：指定审核组中的一名审核员为审核组长。注2：审核组可包括实习审核员。理解：审核组的任务是实施审核，审核组人数最少为一人技术专家也是审核组的成员之一，在需要提供技术支持,一、术语和定义,13 技术专家 向审核组提供特定知识或技术的人员注1：特定知识或技术是指与受审核的组织、过程或活动，或语言或文化有关的知识或技术。注2：在审核组中，技术专家不作为审核员。理解：技术专家主要作用是在审核组中提供技术支持的作用，但应在审核员的指导下进行工作。技术专家是审核组成员，但不能作为审核员实施审核。技术专家提供的支持活动包括：指与受审核的组织、过程或活动，语言或文化有关的知识或技术，如提供有关专业方面的知识和技术，作为翻译提供语言方面的支持,一、术语和定义,14 能力 经证实的个人素质以及经证实的应用知识和技能的本领。理解：能力不仅体现在个人素质上，还应体现在应用知识和技能的本领上能力应得到证实，包括个人素质以及应用知识和技能的本领。审核员的能力体现在通过评价、不断参加审核来加以证实,一、术语和定义,15、质量管理体系审核 为获得质量管理体系的审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足质量管理体系的审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程,一、术语和定义,16、环境管理体系审核 客观地获取审核证据并予以评价，以判定一个组织的环境管理体系是否符合规定的环境管理体系审核准则的一个以文件支持的系统化的骓过程，包括将这一过程的结果呈报给委托方,一、术语和定义,17、职业健康安全管理体系审核 为获得职业健康安全管理体系的审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足职业健康安全管理体系的审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程,二、与审核有关的原则,GB/T19011-2003质量和（或）环境管理体系审核指南标准给出了五项审核原则：与审核有关的：2项与审核员有关的：3项,二、与审核有关的原则,与审核有关的原则：独立性：是实现审核公正性和审核结论的客观性的基础，要求实施审核活动的审核员应独立于受活动，并不带有偏见，没有利益上的冲突。基于证据的方法：是得出可信的、可重现的审核结论的合理方法，审核证据是客观存在的、可证实的。,二、与审核有关的原则,与审核员有关的原则：道德行为：职业的基础，对审核而言，“诚信、正直、保守秘密和谨慎”是审核行业的基础，也是审核员最基本的道德。公正表达：公正指公平正直、没有偏私的意思，作为审核员，公正是一个立场问题职业素养：是平时的修养，全责一个人在理论、知识、艺术、思想方面的水平，及正确的待人处事的态度上。,三、审核的特点,质量、环境和职业健康管理体系审核已形成了一套完整而成熟的国际通行做法，特别是管理体系第三方审核已成为一个高度专业化和职业化的活动，有一套正规的程序和做法，其特点主要有，被审核的管理体系必须是正规的；审核是一个正式的活动；审核必须具有客观性、独立性和系统性审核是一个抽样的过程,三、审核的特点,1、被审核的管理体系必须是正规的：ISO9001、ISO14001和OHSMS18001强调管理体系必须文件化文件化的管理体系才能规范运作、才具有比较和评价的可能文件化的管理体系是审核对象的必要条件,三、审核的特点,2、管理体系审核必须是一个正式的活动：管理者或委托方的授权和批准，或由合同或法律法规的要求审核有规范的程序和方法审核工作必须经过培训且经资格认可的人员进行,审核必须形成书面的文件,四、审核的特点,3、审核必须具有客观性、独立性和系统性,客观性指：以充公确凿的客观证据为基础、公正客观地评价审核对象，不能带有主观或偏见给出审核结论,独立性指：审核员要与被审核的领域无直接责任关系,系统性指：审核员要按规定的程序全面地审核和评价与审核对象有关的各项活动和结果,四、审核的特点,4、审核是一个抽样的过程 由于时间和人员的限制，管理体系审核通常在较短时间内完成的，只能采取抽样的方法 审核的方法主要有：查阅文件和记录、提问和交谈、现场观察和测试等方法，但采用这些方法均是一个抽样的过程 作为抽样调查，有一定的局限和风险 在审核过程中要尽量抽具有代表性的样本，使审核结论客观公正。,五、审核的类型,1、管理体系审核的分类：,内部审核,外部审核,第一方审核,管理体系审核,第二方审核,第三方审核,五、审核的类型,2、第一方审核：也叫内部审核，用于内部目的，由组织自己或以组织的名义进行，可作为组织自我合格声名的基础。理解：1、目 的：保障管理体系正常运行和持续改进 为第二方或第三方审核做准备 建立一种管理手段，重点推动内部改进 2、组织者：最高管理者3、执行者：组织的成员或其他人员以组织的名义4、作 用：组织建立一种自我检查和完善的系统活动，为有效的管理评审、纠正和预防措施提供信息,五、审核的类型,2、第二方审核 一个组织为选择和评价合适的利益合作方，在合同签订前或依据合同要求，由该组织的人员或由其他人员以组织的名义对合作方进行的审核。理解：1、目 的：选择合适的合作伙伴 证实合作方持续满足规定要求 促进合作方改进管理体系 2、组织者：组织3、执行者：组织的成员或其他人员以组织的名义4、作 用：为组织提供信任的证据,五、审核的类型,3、第三方审核（认证审核）是由独立于受审核方且不受其经济利益制约的第三方机构依据特定的审核准则，按规定的程序和方法对受审核方进行的审核。理解：1、目 的：向外界展示组织的管理体系是符合要求的 实施、保持和改进组织的管理体系 满足相关方的要求 2、组织者：最高管理者及国家认可的认证机构3、执行者：国家注册审核员4、作 用：为受审核方提供符合性的客观证明和书面保证,五、审核的类型,三类审核的区别,第二篇：管理体系审核实施程序,管理体系认证审核一般包括以下几个阶段:(1)审核的启动(2)审核的策划和准备(3)现场审核活动的实施(4)纠正措施后的跟踪(5)批准注册和证后的监督管理作为组织内部的管理体系审核(第一方审核)主要有上述程序的第(2)、(3)、(4)部份,第一节：审核的启动,提出申请：申请认证的组织在了解认证机构的认证程序及相关要求后，按认证机构的要求填写认证申请书，并提供有关资料。有关资料包括：组织机构图、平面布置图、工艺或业务流程图、营业执照复印件、管理手册、程序文件、与认证组织相关的法律法规和其他要求清单、与认证组织相关的其他的适用的背景资料（如公演危险品清单等）,受理申请：认证机构在收到申请和有关资料后，应对申请方进行申请评审（合同评审），以确定是否可以收理认证申请。评审包括：第一，对申请方提供的资料进行初步评审，以确定申请方是否具备申请认证的条件；第二，认证机构对承担认证项目的能力进行评审，判断认证机构被认可的业务范围是否包含了申请方的业务领域，分析是否有能力满足认证审核项目的要求 认证机构确认申请可以接受后，与申请方签订认证合同,第一节：审核的启动,初步接触：认证机构与审核方进行建立联系渠道，要求提供文件和记录，并就审核的初步安排达成一致意见,第一节：审核的启动,第二节：审核的策划和准备,制定审核方案确定审核范围组成审核组编制审核计划编制审核文件,1、制定审核方案,组织应在每年的年初整体计划全年的审核工作，考虑到外审的时间、自身的生产状况和质量、环境、职业健康安全管理的需要，制定年度审核方案年度审核方案可采用滚动审核和集中审核两种形式。目的：保证内审查工作的实施有计划地进行；便于管理、监督和管理内审工作内容：审核的目的、范围、审核准则、审核组情况、主要审核的活动安排要求：在一个审核周期内，要覆盖全部部门或过程，并突出关健部门和过程年度方案应形成文件，在执行过程中可按规定进行调整,1、制定审核方案,滚动审核方案：滚动审核是每月对一个或几个部门（标准要素或条款）进行审核，逐月开展，每年或每年要覆盖所有部门或标准要素（条款）。特点：审核的持续时间长审核及审核后的纠正措施及其跟踪陆续展开重要的部门和过程、出现问题较多或薄弱环节出可多安排审核每次审核的时间短，抽调人员方便，给部门的生产带来影响小,1、制定审核方案,集中审核方案：指在一个相对集中的时间内，对全部部门和过程进行的审核特点：审核具有连续性、系统性，能综合地分析体系的状况可以节省大量的时间和人力资源审核后的纠正措施及其跟踪在限定的时间内完成,1、审核方案,特殊情况下，应当安排追加审核，追加审核也应编制方案，并得到批准：a)法律、法规要求发生重大变更；b)相关方的要求；c)发生重大质量事故、重大的顾客或相关方的投诉；d)产品、设备、环保技术或装备、生产运行场所发生重大改变。,（年度）审核方案的策划,（年度）审核方案策划考虑的因素可包括：组织的关注重点和各时期的工作重点部门、分支组织或多现场、临时现场等活动和过程的重要阶段产品（包括各类产品）实现的不同阶段上期内审和纠正措施情况法律法规要求，如结合质量安全、环境大检查其他，如实施认证前，接受或实施第二方审核（年度）审核方案策划的输出目标、职责、程序、年度多次审核的滚动计划对每次审核的目的、审核准则、范围等要求,XXXX建设集团有限公司2002年度审核方案一、目的和范围：1、确定本公司管理体系符合要求的程度，评价有效性并识别改进的需要2、评价主要供方、分包方的质量管理和安全管理符合要求的程度，识别和督促改进有效性3、在10月前完成对本公司管理体系覆盖范围（见管理体系手册）内的全部内容，将审核结果提交管理评审，以确定是否可以在11月接受管理体系的认证审核。,（年度）审核方案的示例,（年度）审核方案的示例,二、职责1、审核方案由总经理批准，管理者代表负责领导审核方案的实施，批准每次审核计划，以及确定改进的需求和组织改进活动，并向总经理报告。2、体系办公室负责每次审核活动的组织，监视审核方案的实施，以及收集审核方案的记录并及时向管理者代表报告。3、内审员根据分配的任务实施审核并报告每次审核的结果4、各部门、分公司和项目部配合审核。,（年度）审核方案的示例,三、程序和记录 每次审核按内部审核程序执行四、年度审核方案的安排 1、内审员提高培训 1）时间：2002.2 2)内容:一体化审核的检查表编制 2、公司总部各部门审核 1）时间：2002.3 2）范围：公司管理手册所规定的职责范围 3）目的：检查体系运行后各项要求的落实情况，识别改进的需要 4）审核准则：GB/T19001、GB/T24001、OHSAS18001以及公司A版管理手册和相应程序文件、有关程序文件、有关法规。3、公司各分公司审核（所属项目部按规定抽样）1）时间：一分公司2002.4，二分公司2002.5，安装分公司2002.6,（年度）审核方案的示例,2）范围：公司管理手册所规定的职责范围及相应现场3）目的：检查体系运行后各项要求的落实情况，识别改进的需要4）审核准则：GB/T19001、GB/T24001、OHSAS18001，以及公司A版管理手册和相应程序文件、有关法规4、计划部、供应部及主要供方、分包方的审核 1）时间：2002.8 2）目的和范围：检查对供方或分包方评价及其质量和安全的控制，是否满足相关要求，识别改进的需要 3）审核准则：GB/19001、OHSAS18001，以及公司A版管理手册和相应程序文件相关要求,（年度）审核方案的示例,5、公司管理体系的完整审核 1）时间：2002.10 2）目的：确定本公司管理体系符合要求的程度，评价有效性，以做好管理体系认证审核的准备 3）范围：管理手册所确定的全部范围 4）审核准则：GB/T19001、GB/T24001、OHSAS18001，以及公司A版管理手册和相应程序文件、有关法规。6、管理体系认证的外部审核：时间2002.11,2、确定审核范围,审核范围是确定受审核方承诺和实施的责任范围，它有助于明确审核的内容和界限。a、审核范围的重要性：是审核准备和实施的依据是向相关方证明体系符合性的重要依据是认证证书和宣传材料的重要内容,2、确定审核范围,b、确定审核范围需要考虑的因素：组织所涉及到的活动、产品或服务的类型和性质与活动、产品或服务的场所信场所的分布状况和地理位置受审核方的组织机构的设置及管理权限所覆盖的范围有关活动、产品或服务所需的法律法规要求、标准和其他的文件环境因素及影响的独立性和关联性职业健康安全风险及其独立性和关联性受审核方的特殊要求（有否排除在审核范围的场所、地点等）,2、确定审核范围,c、审核范围的确定 审核范围涉及到受审核方在确定的管理控制下的场所内从事的活动和产品组织的管理权限组织的活动领域组织的产品范围组织的现场区域,3、组成审核组,组织审核组是审核策划和准备的主要工作之一，其中最关健的是审核组长的确定根据审核的目的、范围、部门等确定审核组长和审核员，组成审核小组。为保持审核工作的客观公正性，在分配审核任务时，审核员应与受审核部门无直接责任关系 具备单个管理体系的内审员，只能承担单个管理体系的审核工作。尽量培训复合型审核员，可同时承担整合管理体系内审工作。配备熟悉专业、环保、安全知识的内审员，去承担审核以下条款：QMS中7.3、7.6、8.3等EMS/OHSMS中、等,3、组成审核组,审核员：是指有能力实施审核的的人员。审核员有内审和外审员之分。从事内部审核的审核员是具备内审员资格的人员，经过相应培训，具备一定的素质和工作能力。职责：服从审核组长的领导、接受审核组长分配的任务、协助组长完成审核任务、编写准备工作文件、充分收集与分析审核证据、编写不符合报告、保管好与审核有关的文件和资料、协助编写审核报告、进行不符合项的纠正及跟踪验证。资格：资格条件主要包括六个方面教育、培训、工作经历、个人素质、审核经历和语言。,3、组成审核组,审核组长审核组长应具备审核员的资格，同时应具有较强的组织能力、丰富的管理经验、熟悉标准和相应的法律法规要求、具有较强的审核经验和技巧职责：制定审核计划、进行审核组任务分配、协调工作文件的准备、指导编制检查表、组织实施和控制审核工作、确定不符合项、组织编制和提交审核报告、组织对不符合顶的验证工作,4、制定审核计划,审核计划:在审核方案的指导下，每次审核应编制该次审核的详细审核计划。其作用：指导审核员开展现场审核的依据使受审核部门了解审核的目的、范围以及日程，以便协调安排审核计划内容：审核的目的和范围、审核准则、审核组成员、审核日程、审核的日期和地点、审核内容,注：1、认证审核中一般还包括：保密要求、审核的语言、陪同人员的作用说明、差旅安排等2、认证审核中还涉及到审核工作量的问题，在计算审核工作日时，应综合考虑以下因素：a)企业的类型、b)企业的规模、c)现场的数量等,4、制定审核计划,编制注意事项：审核计划中应安排对领导层的审核审核计划的具体内容应于受审核方的规模、复杂程度、承担的职责相适应在编制计划时，对审核的分工应注意把具备专业能力的审核员按排在运行和测量等过程的审核上，以保证审核的有效进行应按照年度审核方案，编制每次审核计划按过程思想展开审核按部门审核时，应确定重要职能不遗漏、配合职能有选择。EMS/OHSMS审核主线是：,审核方案与审核计划比较,5、编制审核工作文件,审核工作文件主要指审核员在现场审核中所使用的审核检查表和审核记录、不符合报告、审核报告及首末次会议签到表等。不符合报告、审核报告及首末次会议签到表等审核工作文件一般都已编制并形成了统一的格式。编制审核工作文件主要是审核员根据受审核方的文件和其他信息资料编制检查表。检查表是审核前需要准备的一个重要的工作文件。为了提高工作有效性和效率，审核员一般根据分工资金积累现场审核用的检查表。其内容的多少取决于受审核部门的工作范围、职责、抽样方案、及审核要求和方法本节着重介绍检查表的编制,a)、检查表的作用：使审核工作保持明确的审核目标确保审核工作的系统和有效性确保审核的节奏和连续性作为重要的审核记录,5、编制审核工作文件,b)、检查表的主要内容：检查表的主要内容一般包括以下内容：受审核部门、审核时间、审核员 审核的依据 审核项目-主要解决“查什么”的问题 审核方法主要解决“怎么查”的问题，包括审核的思路和具体方法，是检查表的主体和精华 审核记录实现审核中的发现记录,5、编制审核工作文件,c)检查表的编制方法 检查表的编制既是审核员的一项基本功，也是一个技术性较强的工作 准备工作：阅读受审核方的体系文件 受审核部门所从事的活动 体系文件对该部门的要求 了解该部门可能存在的环境因素和危险源 查阅有关的法律法规和（或）标准对有关活动的要求（包括环境因素和职业健康安全管理）,5、编制审核工作文件,c)、检查表的编制方法以过程为编制依据过程检查表主要按标准的条款或要素编制检查表，其关健是选择部门，分清主次。特点：审核有深度，易发现系统的问题，但容易造成部门重复审核以部门为编制依据部门检查表按部门的职能分配编制检查表，关健是选择选择过程，分清主次特点是审核有深度、部门不重复，但缺少深度。,5、编制审核工作文件,a.列出该过程的主管部门、主要相关部门；如，审核 第 7.2“与顾客有关的过程”销售部；生产部、采购部、财务部 b.对该需审核的过程，制定过程审核流程图；如审核第7.2条款：在销售部，查：合同登记？抽查合同 顾客要求的确定、评审情况？合同信息的正确传递？合同更改及其信息传递？履约情况、交付情况？在生产部，查：合同信息的接受？据此编制生产计划情况？下达生产任务情况？领料情况？生产任务完成情况？入库情况？在采购部，查：合同信息或生产计划的传递情况？采购计划的编制情况(质量与进货时间要求)？是否按要求实施采购？采购物资的交检、入库情况？在财务部，查：出库、发货信息的传递 交付记录？资金回笼？合同纠纷？,编制过程检查表（例）,a.列出该部门的分管过程、主相关过程、通相关过程，如：某公司销售部 7.2 与顾客有关的过程；7.5.4 顾客财产；8.2.1 顾客满意 5.2 以顾客为中心；7.3 设计和开发；7.5.1 生产和服务提供过程的控制 8.3 不合格品的控制；8.4 数据分析；4.2.3 文件控制；4.2.4 Q记录的控制；5.3 质量方针；5.5.1 职责和权限；5.5.3 内部沟通；8.5 改进 b.对各需审核的过程，制定过程审核流程图；如审核销售部 第7.2条款：合同登记？抽查合同 顾客要求评审情况？合同信息的正确传递？合同更改？履约情况？交付记录？资金回笼？合同纠纷？,编制部门检查表（例）,审核检查表,检查表示例,：,检查表示例一（续）,d)、编制检查表的要点 编制检查表主要是依据审核准则和受审核方的体系文件，列出“审核要点”和“审核方法”审核要点：根据审核依据，逐项列出要审核的内容要注意逻辑顺序审核方法：去哪查找谁查 怎么查,注：编制检查表的四项原则：查什么、去哪查、找谁查、怎么查,5、编制审核工作文件,e)、编制检查表的注意事项审核员在编制检查表前，应掌握组织各部门质量职能分配情况；以部门审核为主时，检查表应列出该部门的主要过程和活动的审核内容和审核方法；在以过程或活动审核为主时，检查表应说明到哪个部门查，如何查；对产品实现过程的审核最好按过程或活动的顺序进行；在按过程审核时，鼓励按照“目标策划实现测量和监视改进”的过程方法编制检查清单；编制检查表，应依据管理标准、管理体系文件及法律法规等审核准则，不能以审核员的观点或主观要求为依据。2000版标准对文件的要求和形式比较灵活，因此在现场审核时判断受审核方是否需要编制文件，应由审核员根据被审核部门或活动、过程的特点来决定；,5、编制审核工作文件,受审核区域的主要职能审核不能遗漏，并按照突出管理职能、照顾相关职能；先主要职能、后一般职能；先重点项目、后一般项目的原则编制检查表；，并选出有代表性的样本；所抽样本应具有代表性，要保证随机抽样；在 决定抽样方案时，首先考虑审核区域的“面”，再考虑“面”中的关键点及足够数量，使从抽样结果中能得出比较全面、正确和客观的结论；随机抽样是指：根据样本数量的大小，决定抽样数；保证从各种样本中均衡抽样；独立抽样，不能由受审核方选择；应选择受审部门典型、关键的过程问题，并可根据平时掌握的情况，有针对性地选择审核项目和客观证据；检查内容应可操作。为使检查可操作，应明确审核的具体地点、对象、数量及调查取证的方法；并应重视与组织内不同层次和职能的人员面谈，尤其是那些重点考虑的活动或任务的执行人员。,5、编制审核工作文件,检查表内容应包括标准的通用条款在该审核区域的执行情况。如管理职责的落实、文件控制、纠正预防措施、质量记录的控制均是涉及各个部门的过程(要求)，不应遗漏；检查表的重点应是对产品质量、环境与职业健康安全有重要影响的过程和活动，特别要注意过程间相互作用的接口及职能部门的接口；审核组长应对检查表进行审核，以保证审核的系统性、一致性和完整性 在现场审核时，可根据实际情况对审核内容和方法进行调整和补充 检查表是审核员的工作文件，不应交给受审核方，应妥善保管 应灵活地运用检查表，不应逐条照本宣科，变成生硬的问答式审核 ISO9001、ISO14000、GB/T28000的认证审核应按第一阶段和第二阶段分别编制,5、编制审核工作文件,第三节：审核实施,文件审核现场审核：首次会议审核实施不符合项的确定和不符合报告管理体系的总体评价末次会议审核报告,质量、环境管理体系和职业健康安全管理体系的认证审核一般分成两个阶段，第一阶段审核是判定组织是否具备进行第二阶段审核的条件，并为第二阶段做准备。第一阶段审核的目的主要是了解受审核方的管理体系、确定第二阶段审核的可行性和审核重点第一阶段审核的内容和程序包括：文件审核、制定审核计划、现场审核、审核报告等，审核的实施主要包括文件审核和现场审核。内审的实施主要是现场审核,审核实施,文件审核,1、目的审查组织的管理体系文件是否符合标准、相关法律法规和其他的要求，从而确定是否具备进行现场审核通过体系文件了解受审核方的管理体系情况，以便为后续审核作准备2、要求审查文件的符合性：是否符合标准、法律法规的全部要求审查文件的系统性：是否包括组织的体系涉及到的全部管理活动的控制要求和标准要求的应形成程序的文件，不要求一一对应审核文件的有效性：文件是否现行有效、符合文件控制要求审核文件中的名词术语是否符合标准要求,文件审核,3、内容审核从文件的内容和格式两方面进行：内容文件有符合性、系统性和协调性格式文件的有效性和统一性手册审核：是否包括组织的方针、方针中是否包括相应的承诺是否阐明了管理体系各个职能和层次的组织机构与职责是否清楚地描述了管理体系文件，包括其层次、结构及相互关系条款或要素描述是否覆盖了标准的要求重点每一要素或条款与其对应的程序是否给出了索引路线是否提供了重要的环境因素和不可接受的危险源清单、重要法律法规清单、目标、管理方案等重要信息和体系运行结果的路径方针、目标、管理方案、运行、监测、纠正的预防措施等有逻辑关系的条款或要素之间的接口关系是否清楚是否描述了文件的管理要求,文件审核,程序文件审查：标准中要求建立并保持的程序，是否满足有逻辑关系的程序之间的接口是否描述清楚每一程序是否阐明：目的和范围、程序运行的职责、程序和方法、需引用的其他文件等与其他的文件是否协调运行控制、应急程序如有可能是否提出了明确的标准,格式审查：文件是否为有效版本文件是否经过审批文件是否按规定的方式进行控制文件的发布、版本变更情况文件是否经过修改、有否修改标识文件的格式是否统一,文件审核,注意事项：文件的审核一般限定对手册和程序的审查文件审查结束后，不意味着解决了全部问题，在现场审核仍需对文件的符合性和操作性进行审核文件审查包括对作业对指导书的审查在监督审核和再认证前也应进行在审查文件的同时，应收集适用该组织的法律法规的最新版本,现场审核,现场审核的流程,首次会议,审核实施,不符合项的确定,不符合报告,管理体系的总体评价,末次会议,审核报告,首次会议,首次会议是实施现场审核的开端，是审核组全体人员与受审核方及有关人员共同参加的会议。首次会议由审核组长主持，介绍审核具体内容和方法，并协调和澄清有关问题。参加首次的人员要有签到记录。其作用：传达并落实审核计划简单介绍审核的方法和程序建立审核组和受审核的联系提出并落实审核有关的要求澄清并协调有关审核问题,首次会议,内容：会议开始人员介绍申明审核的目的传达审核计划强调审核的原则阐明澄清有关的问题落实后勤安排会议结束,外审的首次会议的主要内容：与会者签到、人员介绍、受审核方领导简单致词、申明此次审核的目的、范围、准则和计划，并由双方确认、审核方法和程序介绍、审核结论的报告方法、审核计划的确认、确定联系、陪同人员和审核组办公条件、强调审核的公正和客观性、保密承诺、明确限制条件、澄清疑问、会议结束,首次会议,要求：会议由审核组长主持应准时开始和结束，一半不超过半小时，会议应始终围绕主题，简明扼要，建立一个良好审核风格和氛围与会人员应该签到，参加首次会议的人员一般包括审核组全体人员、高层管理者、受审核部门负责人或其代表及主要工作人员审核的目的、范围和计划一般不在会作更改，但较小计划变化是可以的强调在审核所安排日程（时间段）中，被审核部门负责人应在场规模较小、时间较段或常规性内审可不召开首次会议,在外部审核中，还应明确陪同人员，陪同人员的作用是：为审核组提供支持、可仪表受审核方见证审核活动、确保审核员知道有关安全、保安等方面的要求,现场审核,首次会议结束后，进入现场审核阶段现场审核就是使用抽样检查的方法寻找客观证据的过程现场审核应计划进行，具体的审核内容应按准备好的检查表进行现场审核的方法是总体上进行审核的方式，一般有如下四种：按部门审核 按条款审核 顺向审核 逆向审核,现场审核,现场审核的原则：坚持以“客观证据”为依据的原则 是最基本、主要的原则。没有客观证据面获得的信息、客观证据不足或未经验证，不不能作为不合格判定的依据。客观证据必须以事实为依据为基础，且可陈述、可验证，同时必须是有效的。坚持标准与实际核对的原则 审核员应在审核准则与审核证据比较核对后才能得出合格与否的判定。凡标准未与实际核对的项目，都不能判定为合格或不合格。所谓实际，应包括有没有、做没做、做得怎样依次递进坚持独立和公正的原则 应排除其他干扰因素，包括来自受审核方的、审核员的感情等因素，坚持审核总协定的独立性和公正性坚持“三要三不要”的原则 要客观证据，不要凭感情、凭感觉、凭印象用事；要追溯到实际做怎样，不要停留在文件或嘴巴上下一致；要按“审核计划进行”，不要“不查出问题非好汉”。,现场审核,客观证据收集的方法：与受审核方人员的面谈；查阅文件和记录；现场观察和核对(对活动和周围的工作与条件的观察)；对实际活动及结果的验证；数据的汇总、分析、图表和业绩指标；来自其他方面的报告，如：顾客反馈、外部报告和中间商的评价；相关抽样方案的水平和确保对抽样和测量过程实施质量控制的程序对收集的客观证据应注意以下问题：要适用而不是越多越好客观证据必须是有效的（所提供的记录和文件应经法定批准或签字，应是实际使用、执行的结果，应是管理体系运行期间的，应是反映实际情况）应注意核查客观证据之间的相关性和一致性应注意核查证据的真实性应注意收集确定审核目标是否能实现的客观证据（只有经验证的客观证据才能作为审核证据）,现场审核,调查取证的方法读 阅读体系文件问 注意提问的技巧：开放式、封闭式、澄清式谈 与不同层次、职能人员座谈听 注意倾听回答要点看 观看实际操作、人员资格查 查阅有关记录、数据、报告、文件等记 记录有关证据,审核方法与技巧,善于提问注意倾听仔细观察做好记录善于追踪验证控制审核计划和活动善于分析审核结果,自上而下和自下而上的正向审核和逆向审核按部门按要素,访 谈优 点,获得平衡的观点得到真实的回答积累资料提高兴趣引发思考确定被接见者的知识和理解程度有助结论,提问方式(1),提问语言避免提带有侵犯性的问题不要胁迫被接见的人不要让对方感到他做了错事不可挑战受审方用以下的引导词提问什么,哪个,为什么,什么时候,什么地方,什么人,怎么样,WHAT,WHICH,WHY,WHEN,WHERE,WHO,HOW,提问方式(2),提问的类型：我相信你按照铲车的操作程序工作，不是吗？引导问题你有铲车的操作程序吗？封闭问题你能给我解释你操作铲车的程序吗？扩展问题,提问方式(3),提问对象：提问与责任相一致的问题行政主管应问及与方针、管理机构相关的问题操作员应问及其工作场所的问题：设备，程序,不符合项的确定和不符合报告,审核组收集到客观证据后，要对全部证据进行评审，以确定受审核方的管理体系符合审核准则的方面对于不符合审核准则的证据要进行认真的分析，以确定体系中存在的问题这两个方面均要在审核报告中进行充分的描述，以对体系的实施效果作出评价,不符合项的确定和不符合报告,不符合：定义：不符合是指未满足规定的要求。类型：文件的规定不符合标准：文件没有达到标准或法律法规的要求运行实施不符合文件规定：体系的实施未按文件规定执行效果不符合规定的目标：体系运行的结果没达到计划的目标体系运行不符合法规要求：体系运行未达到法律法规和其他的要求,不符合项的确定和不符合报告,不符合的确定原则必须以客观事实为基础。客观事实不能掺杂任何个人的主观考虑、也不能掺杂“推理”、“假想”或“想当然”成分，客观证据包括：在文件、记录审阅以及现场观察中发现的客观事实 现场审核中受审核人员对审核员所提问题的回答，也是客观证据必须以审核准则为依据 判定不符合项时，不能以审核员的个人观点、任何意见，必须以审核准则为依据，审核员开出的不符合项必须在审核准则在找到所不符合的条款。分析不符合的原因，找出体系缺陷 审核是管理体系审核，目的是判定管理体系是否符合标准的要求，所以审核员不能仅满足发现个别的不符合项，还应对产生这些现象进行分析和跟踪，找出体系上存在有问题。,不符合项的确定和不符合报告,审核组内部应相互沟通 管理体系中发现的问题，不是个别现象，是有一定的联系。通过沟通来相互印证，有助于作出正确的判定。与受审核方共同确认所发现的不符合事实 现场审核的时间短，所发现的事实可能是一个侧面，所以在判定前与受审核方共同确认，并听取对不符合项判定的意见，有利于弄清产生的原因和纠正。,不符合项的确定和不符合报告,不符合项性质的判定不符合项的性质分成两类：,严重不符合项一般不符合项,分类的依据：,不符合情节的严重程序不符合