信息资源管理的理论基础.ppt

第2章 信息资源管理的理论基础,2.1 信息科学理论2.2 组织对信息技术的学习理论2.3 信息资源管理的发展模型2.4 信息生命周期理论2.5 信息生态理论2.6 信息构建理论2.7 管理学理论,计算机科学学院 李燕,2.1 信息科学理论,2.1.1 信息论1948年香农通信的数学理论；1948年维纳控制论动物和机器中的通信与控制问题；1949年香农噪声中的通信。这些著作的相继发表，标志着信息论的正式诞生。1.狭义信息论仅限于研究通信领域的信息问题。研究范围以编码理论为中心，主要研究通信过程中的信息系统模型、信息的度量、信息容量和编码理论等内容。,（1）提出通信系统一般模式,（2）狭义信息的度量如果某事物具有n种独立的可能结果（或称状态）：x1，x2，xn，每一种结果（或状态）出现的概率分别为P（x1），P（x2），P（xn），且有P（xi）=1那么，该事物所具有的不定性数量为：H（x）=P（xi）2P（xi）式中的对数以2为底，当n=2，且p1=p2=1/2时，H（x）=1比特。由此可见，一个等概率的二中择一事件具有1比特的不定性。所以，可以把一个等概率的二中择一事件所具有的信息量定为信息量的单位。任何一个事件能够分解成几个可能的二中择一事件，它的信息量就是n比特。如果式中的对数取e为底，则信息量的单位称为奈特；若对数取10为底，则信息量的单位称为哈特莱。这些不同的单位可以互换。,i=1,n,i=1,n,香农信息量公式,2.广义信息论广义信息资源的度量（1）如果将某一国家或地区的信息资源富裕度用R表示，则R=R1+R2，R1该国家或地区基本信息资源的生产能力；R2基本信息资源的发展潜力。（2）R1=(U1+U2+U3+U4)/MU1数据库的数量；U2获得专利和商标的数量；U3图书报刊的出版数量；U4视听产品的生产数量；M度量期间内被测地区的人口总数。,补充,（3）R2=S1+S2S1信息资源的储备潜力；S2信息资源的处理潜力。S1=(V1+V2+V3+V4+V5+V6)/MS2=(W1+W2+W3+W4+W5)/MV1计算机的拥有量；V2文化设施的拥有量；V3新闻设施的拥有量；V4娱乐设施的拥有量；V5邮电设施的拥有量V6通信设施的拥有量；W1识字人数；W2大中小学生在校人数；W3科研人员数；W4政府部门人数；W5咨询机构人数。,补充,控制论1.反馈机制反馈是控制论的一个基本概念。反馈是指控制系统把输入的目标信息输送出去，又把输出信息作用的结果（效果信息）返送到原输入端，并对信息的再输出产生影响，起到控制的作用，以达到预期目的。一个控制系统就是通过信息变换和反馈原理实现的。2.功能模拟和黑箱方法控制论的特点还在于它特有的功能模拟和黑箱方法。功能模拟法不求系统结构相同而只求系统的行为和功能的相似。黑箱方法是一种通过对系统外部行为的分析来研究系统内部结构的方法，如投入产出分析。掌握了输入、输出的关系，就能控制某种经济系统，使之达到目标。,系统论整体的属性大于其各组成部分的属性的简单总和。1.系统论的原则和系统方法系统论以复杂系统为主要研究对象，强调整体性原则、层次结构原则、动态性原则和综合优化原则。它还研究系统的最优组织问题，即一般意义上的从无序转变为有序的问题，认为要达到此目的，其方法之一就是吸收负熵（即信息），并使信息对系统各组成部分发生相互的作用。一个好的系统，必然是一个能够充分利用信息的系统。现代的系统方法是一种使整体与部分、综合与分析辩证统一的一种思维方法，可以指导人们正确地认知世界和有效地解决问题。,2.系统工程系统工程是一种现代组织管理技术。美国科学家霍尔把系统工程归纳为一种三维结构（时间维、逻辑维、知识维）。系统工程提出了一套分析复杂系统、寻找使系统达到最优目标的程序。它为分析系统，确定系统目标，建立模型，使系统优化等提供了有规则的步骤。,2.2 组织对信息技术的学习理论,诺兰的阶段理论1.3种主流技术的应用形式诺兰把信息技术应用分为3种主要形式。一是在大型机和小型机占主导地位的时代（又称为数据处理时代），大型机可被视为工业时代精巧机械技术的最后代表，主要应用形式是将机械的业务流程转换为计算机可处理的形式，计算机仅是简单机械劳动的替代者。二是在微机时代，微机拥有稳定的带图形用户界面的操作系统和大量的应用软件，可帮助用户在不需要专门的信息系统部门的技术支持下有效地完成大量工作。人们逐渐认识到还可以是一个动作敏捷的工作伙伴（不只是简单机械劳动的替代者）。三是在网络时代，因特网使全世界的企业和个人都能通过他们的个人计算机实现协同工作。,2.信息技术应用进化模型（1）信息技术引入阶段。以企业装备的第一批计算机为标志，应用从财务、统计部门开始。其主要特征是：企业在IT方面投资甚少，IT应用是有限的、试探性的，其主要目的是验证技术对企业的价值。（2）信息技术传播扩展阶段。曲线上升部分，反映的是企业鼓励使用新技术，IT在组织中迅速扩散，组织学习过程迅速推进。企业购买的计算机越来越多，凡能用机器处理的事物均用计算机处理，数据处理业务发展很快。另一方面，IT费用也迅速增长，且缺乏综合处理，信息难以共享，IT应用开始出现相对失控的现象。,（3）信息技术应用成本控制阶段。IT应用的传播扩展达到饱和状态，企业采取措施控制计算机应用的扩大，并推行成本-效益分析标准、集中化，使IT应用的扩散速度降低到一个可控的水平，而且越来越重视信息系统的规划工作。这一阶段将实现关键性的转变，即从计算机管理为主转向数据管理为主。（4）信息技术应用集成阶段。组织学习曲线趋于平缓，表示企业积累了足够的经验，在管理控制与应用发展之间实现了平衡。企业主要关心把信息处理纳入其管理框架之中，以支持其事务处理和决策。企业对各种应用加以综合，企业开始把过去分散的信息和技术集合成一体化系统。诺兰认为：第三、四阶段之间是一个转折点，前三个阶段是计算机时代，之后是信息时代。诺兰模型是MIS领域用得最多的模型，但也有争议。,3.模型的缺陷“诺兰模型”把系统整合（集成）和数据管理分割为前后两个阶段，似乎可以先实现信息系统的整合后再搞数据管理，但后来的大量实践表明这是行不通的。2.2.2 史密斯和梅德利模型认为信息资源管理是一个发展中的概念，它至少有两层含义：是一种新的管理哲学。是集成化的管理流程。把信息资源管理的发展过程划分为5个阶段。,米歇模型（四阶段五特征）,信息技术应用的发展,“米歇模型”可以帮助企业和开发机构把握自身当前的发展水平，了解自己的IT综合应用在现代信息系统的发展阶段中所处的位置，是研究一个企业的信息体系结构和制定变革途径的认识基础，由此就能找准这个企业建设现代信息网络的发展目标。参照“米歇模型”，可以看到一些企业在信息技术综合应用和持续发展方面的差距，并有助于找到改进的方向。,2.3 信息资源管理的发展模型,2.3.1 霍顿的信息资源管理理论他首先把信息资源分为单数概念和复数概念，前者指信息内容本身（即文档或文献中的信息），后者则包括各种信息工具、设备、设施、人员和资本投入等。霍顿提出了信息资源管理的5步法：认识本单位的信息资源与资产；估算所利用的信息资源的价值，以便准确了解信息技术和其他资源的成本；根据信息资源在问题解决或决策过程中的重要程度来确定信息资源的价格；分析、测度信息流和信息资产中的重复现象和不能满足信息需求的脱节现象；在上述工作的基础上重建信息系统，以更好地满足用户的信息需求。,强调每一个企业都必须将信息资源作为一种战略财产进行管理，将信息资源管理与企业的战略规划联系起来，在企业的每个层面上识别信息资源和获利机会，借以构筑新的竞争优势。2.3.2 马钱德和霍顿的五阶段模型马钱德和克雷斯兰的四阶段模型,2.4 信息生命周期(ILM)理论,2.4.1 信息生命周期理论的起源信息生命周期管理不是一个具体的产品，而是一个管理理念，更强调从企业级别的视角，对信息进行更有效的管理、更有价值的开发和利用的全过程。有效的项目管理必须根据生命周期来进行。2.4.2 信息生命周期理论的基本思想马钱德、霍顿信息趋势：从你的信息资源中获利因为信息是一种具有生命周期的资源，信息生命周期是信息运动的自然规律。,信息资源管理就是基于信息生命周期的一种人类管理活动，是对信息资源实施规划、指导、预算、决策、审计和评估的过程。从收集信息到使用信息的过程，是一个完整的生命周期。在使用信息的过程中，又了解到新的信息，产生了新的信息需求并进行新的信息采集，从而开始了新的生命周期。只有将上述过程中所有环节的工作都做好了，才能在用户需要信息的时候，以对用户最为有利的时间、地点和方式，顺畅流利地获取信息和使用信息。信息的增值不只限于创作阶段，其生命周期中几乎每个阶段都可能使信息增值。信息生命周期管理的目的在于帮助企业在信息生命周期的各个阶段以最低的成本获得最大的价值。,2.4.3 信息生命周期理论的价值、局限性和应用扩展ILM不是一个具体的产品，而是一个管理理念，更强调从企业级别的视角，对信息进行更有效的管理、更有价值的开发和利用的全过程。信息生命周期管理作为一种信息管理模型，认为信息有一个从产生、保护、读取、更改、迁移、存档、回收的周期、再次激活以及退出的生命周期，对信息进行贯穿其整个生命的管理需要相应的策略和技术实现手段。信息生命周期管理的目的在于帮助企业在信息生命周期的各个阶段以最低的成本获得最大的价值。局限性：主要关注微观信息学的组织机构方面，并或多或少地依赖于微观经济学的技术方面，忽视了宏观经济学的文化方面。,ILM的实施方法,信息生命周期管理最初由StorageTek首先提出来的，经过EMC的发展和宣传，进入市场化阶段指日可待。然而应当认识到，信息生命周期管理作为一项企业信息化战略，不可能一蹴而就，而是一项相对长期的工作。当代的企业或多或少都已经有自己的信息系统，信息生命周期管理不可避免地要利用和继承企业所拥有的技术和体系结构。EMC公司的三阶段论EMC公司建议客户分三个阶段实施信息生命周期管理：第一步，实施自动网络存储，优化存储基础设施。各机构应消除直连存储，逐步将存储完全网络化，然后实现存储环境自动化。以便经济有效地融合和控制存储资源，保证业务连续性。,补充,第二步，提高服务等级，优化信息管理。服务等级阶段的任务是：在存储网络中建立服务等级层次，然后部署初始信息管理工具，按照企业要求的变化，将信息转移到相应的服务等级层次中。利用这些工具，许多机构都能够按照相关法规的要求，优化其信息管理资源。前两个阶段是最后实现价值的基础，一般情况下，需要若干年时间才能实现信息生命周期管理的自动化。在这种集成式环境中，客户将能够在整个混合IT基础设施中贯彻企业战略精神，并在适当的时候从一个控制台为一定的服务等级提供相应的应用。第三步，实施集成式生命周期管理环境。借助信息生命周期管理，企业不但能经常自动制定决策，保证按照预定的业务准则和战略，以便在适当的时候，为适当的应用提供适当的信息，还能按照信息价值变化的敏感性实时地进行调整。这三个阶段使IT人员能够利用各项新技能和新方法了解自身的信息需求，并随着实际经验的积累提高自动化水平。,2.5 信息生态理论,信息生态是一个由人、行为、价值和技术在一定的环境下构成的系统。在信息生态中，其核心并非技术，而是技术所服务的人类。信息生态学是应用生态学理论来管理信息的一种新思维。信息生态学家构筑一个更好的信息环境，可以调动的不仅是结构设计和IT，而且还有信息战略、政治因素、行为因素、支持性工作人员和作业流程等。信息生态学就是以人为中心的信息管理。其基本点是把人放回到信息环境的中心位置，而把技术推到它适当的位置即外围。,2.5.1 信息生态学的模型和主要特征1.信息生态学模型,2.信息生态学的主要特征（1）各种类型信息的集成。多种信息类型通过新的技术和需求得以集成，包括机读和非机读的，结构化和非结构化的，文本和非文本的信息。不是引导用户去关注某种信息，而是把能得到的所有信息综合起来利用。（2）认识信息生态（环境）的发展演变。要认识到信息的生态环境也在不断变化，所以，企业的信息系统应当具有弹性，能适应外部环境的变化。（3）强调对现有信息环境的观察和描述。任何大型组织内部的信息环境都是高度复杂的。谁拥有什么信息，提供各种技术的资源是什么，人们如何把信息和知识运用于工作流程中，组织的意愿和信息管理目标是什么等，都应当加以观察和描述。,（4）焦点是人和信息行为。就是要改变人们利用信息的方式和方法，建立支持性的信息文化。这是信息生态学的关键点。2.5.2 信息生态理论的意义信息生态学理论对信息资源管理的指导意义是多方面的。第一，它强调系统与外界的信息交换。第二，它强调系统中各个组成部分的关系和相互影响。第三，它强调系统的进化思想。,2.5.3 创建一种良好的信息生态环境以Web为环境，运用信息生态学理论实现信息资源和其他资源在更高水平上的集成，使许多不同的要素构成一个互连式的Web。这种基于Web的信息生态环境有4层含义：（1）从企业外部为企业的新生、成长、发展或再生、转化到衰亡的全过程提供多目的多层次的信息，这是一种广泛融合的生态化的信息服务。（2）从企业内部为企业提供生产经营全流程物流、生产流、信息流、资金流、人才流、客户流等全过程的电子化、智能化、标准化的管理和商务解决方案。（3）反映企业产品生命周期全过程的变动状况和发展情况。（4）基于Web生态环境提供的信息和服务可以帮助企业减少资源消耗、降低成本，具有生态保护的特点。,2.6 信息构建(IA)理论,2.6.1 信息构建的定义最广义的解释是指使信息资源与信息需求相匹配的工具集合。在美国2000年IA研讨会文件中还是提出了一个总结性的定义：“信息构建是关于如何组织信息以帮助人们有效地实现其信息需求的一门艺术和科学。它是一个包括调查、分析、设计和实施的应用领域，涉及信息系统的组织、浏览、标识和检索机制，其目的是帮助人们更成功地找到和管理信息。另外系统可用性（usability）和用户体验（user experience）也是信息空间构建要考虑的重要内容。从性质上分析，IA是一种面向广义的信息（不单指网络信息），具有跨学科属性，非常强调信息与用户双向沟通性和用户体验的一种理论和方法。,2.6.2 信息构建研究和应用的目的引入IA思想的理由之一是：使信息具有更好的可访问性和可获得性。信息广泛散布于整个组织中，来源多种多样，在各种场合被使用，而且以各种各样的介质和格式存储着。员工往往要用很多时间去寻找和获得本已存在于组织中某处的信息。研究信息构建，就是要实现对网络信息资源的有效控制，实现网络信息空间的有序化。IA是从跨学科角度来研究信息的有效结构化和信息体系的有效描述方式，目的是使信息易于理解，能够被访问，在信息和用户之间建立起直观高效的互通，并使用户获得良好的体验。好的IA对有效的信息流程是必须的。IA可以而且应该改变人的信息行为和文化。,2.6.3 信息构建理论的内涵IA作为一种理论，其核心内容可以概括为以下5个方面：（1）1个空间：信息空间。在IA中，信息空间（information space）是指某一领域的信息设施总体，小到某一台计算机上的硬盘驱动器，大到整个因特网。构成信息空间的是各种要素（内容、语境、工具、用户）和关系的网络，它们组成了一个信息生态圈。（2）2种基本设计方法：“自顶向下”和“自下而上”的设计方法。自顶向下构建方法基于内容语境和用户需求的理解，然后依次完成下列工作：确定网站的范围，蓝图设计，再具体考虑内容区的分组和标识系统设计问题。自下而上构建方法则基于对内容和所用工具的理解，然后依次完成下列工作：创建内容板块，建造数据库（包括标引、内容分组等）。,（3）3个基本阶段：用户分析和目标规划、设计建模、实施及测试。用户分析和目标规划阶段的主要任务是分析目标用户群的特性和需求，以确定系统的目标和范围。设计建模阶段的主要任务是将系统的收录内容、信息组织和管理的想法整合并展示出来。最后对系统原型进行可用性测试以发现问题。,（4）4种系统：内容组织系统、标识系统、导航系统、检索系统。这是构成一个信息空间的4个基本的显性要素。其中：组织系统将所有无序的信息组织起来并建立联系。信息构建师应致力于开发最具逻辑性的组织系统，使用户可以快速找到自己所需内容。导航系统为用户在信息空间中快速定位提供语境信息，回答用户以下3个问题：我在哪里，我曾经去过哪里，我可以去哪里。标识系统的关键是如何标识导航链接，并清晰地表示其含义以便用户理解，它直接影响着组织系统和导航系统的效果。检索系统为用户在信息空间中查找信息提供直接帮助。,（5）5个强调：强调使信息可理解、强调体系结构、强调可用性、强调用户体验、强调科学与艺术的结合。,2.7 管理学理论,2.7.1 古典管理理论和近代管理理论中的信息要素1.古典管理理论2.泰罗的“科学管理”理论3.法约尔的组织管理理论4.马克斯韦伯的行政组织理论2.7.2 现代管理理论对信息问题的阐述1.社会系统学派2.决策理论学派3.系统管理学派4.经验主义学派,2.7.3 战略管理理论和流程再造理论1.战略管理理论2.企业流程再造理论2.7.4 全球化和知识经济时代的组织管理理论,