会议纪要制度的重要性与记录要点.ppt

目 录,一,三,四,五,会议纪要的定义及记录形式分类,会议纪要的重要性,会议纪要的记录要点,会议注意事项,会议纪要的主要运用范围,六,二,会议纪要的组成要素及特点,交流环节,七,一、会议纪要的定义及记录形式分类,什么是会议纪要？,会议纪要是记载和表达会议主要精神和议定事项的文稿。是对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行的具有纪实性和指导性的文件。,一、会议纪要的定义及记录形式分类,白板书写记录,电脑录入打印,其它形式记录,记录形式分类：,白板书写优点：方便、直观、易改修、效率高,二、会议纪要的组成要素及特点,标题：用概括性的语言，写明会议的主旨。,会议纪要的组成要素,会议时间：注明会议的具体时间。,会议说明：对会议召开的背景、会议目的及主要议题进行一个简要说明。,正文部分：它是纪要的主体部分，是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。,结尾部分：对会议内容进行一个总结、得出总结性的结论。,参会人员的签名,二、会议纪要的组成要素及特点,概括性：会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见，又可兼顾个别同志有价值的看法。,纪实性：会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。,条理性：会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。,会议纪要的特点,及时性：会议纪要内容要及时进行分发并传达执行。,三、会议纪要的重要性,会而必议 议而必决 决而必行 行而必果,参会者共同努力的结晶忠实的反应会议讨论内容的决定,下一步工作的指导或今后处理问题的依据（具有“对事不对人”的效应，避免因人员的更换而出现工作重复）,存档备查资料具有一定的法律效应（保护作用）,向领导或其它部门呈现我们工作的材料,四、会议纪要的记录要点,1.要从会议的客观实际出发，从会议的具体内容出发，抓中心，抓要点。抓中心就是抓住会议中心思想、中心问题、中心工作；所谓要点，就是会议主要内容。,会议纪要的记录要点,2.会议纪要是以整个会议的名义表述的，因此，必须概括会议的共同决定，反映会议的全貌。凡没有形成一致意见的问题，则需要分别论述并写明分歧之所在。,四、会议纪要的记录要点,3.属于介绍性文字，笔者可以灵活自由叙述，但属于引用性文字，必须忠实于发言原意，不能篡改，也不可强加于人。,会议纪要的记录要点,4.会议结论必须清晰明确，要将会议结论引导向本次开会的目的，针对会议讨论事项，特别是问题点相关，必须明确各项的担当及实施时间/期限等。（较多记录事项时，可采附件方式补充）,五、会议纪要的主要应用范围,基本应用,拓展应用,1.代表公司与外单位的交谈记录；（如：项目预验收会议纪要等）,2.公司内高阶交流决策事项；（如：办公会议纪要）,3.部门间的交流纪要；（如：车型试装启动会的分工纪要等）,双方或多方就达成的共识，共同签定的记录。（如：仕样的检讨记录及会办意见、问题点对策商讨制订等）,六、会议注意事项,是代表个人参会？还是代表小组参会？还是代表部门参会？还是代表公司参会？,1.立场认知,会议主题的了解相关事项的确认及团体意见的收集,2.会前准备,3.决策请示,针对会议上的决策，若超出自己权限或与自己代表团体的关系重大难以决策时，应进行请示或注明会后某时间点回复。,六、会议注意事项,开会时需时刻铭记本次召会（或参会）的目的，并在开会过程中进行引导，以将会议结论更好的引导向开会目的。,4.结论引导,注明签字者代表的单位尽可能在会议结束时就签字，不要采用会后补签方式，重要附件的签字也不要忘；建议立会人员的签名与会议纪要的内容签在一起（不要单独一张签名表），方便日后会议纪要执行时的使用及避免不必要的争议。,5.签字环节,七、交流环节,交流环节,