年保亭商家联谊会暨保亭商业步行街推介会.doc

2013保亭商家联谊会暨“保亭商业步行街推介会”编写日期：2013年8月7日活动策划方案目录一. 活动整体概况二. 活动准备阶段三. 活动流程细则四. 活动分工责任表五. 活动宣传布置方案六. 活动预算表一、活动整体概述(一) 活动时间：2013年8月17日(星期六)15:0020:00.(二) 活动地点：海南保亭七仙岭君澜度假酒店会议楼天籁厅(三) 人数规模：100人(四) 参会对象：旅游产品经销商、餐饮、娱乐、休闲商家、服装经营商家、珠宝商家、小商品商家等。(五) 活动目的：招商推介(六) 活动主办方：海南省保亭华唐投资有限公司(七) 活动行程纲要：客户邀请、物料准备客户接待播放宣传片陈总作报告签约仪式晚宴送别(八) 活动主题： 第一：招商推介（意向租赁）第二：认租商家签约仪式第三：商家联谊第四：保亭风情商业步行街亮相发布二、活动细化流程（一）前期准备阶段1、客户的邀约：招商部：100人。邀请已经办理在保亭商业街登记的客户、有入驻意向的客户和近期新开发的客户。本地客户约50人，全国各地客户约50人。宋为伟负责。要求：从8月8日8月16日每位驻场业务员电话量100个，实际来访客户2位，外出业务人员收集名片20张，派发请帖100份。2、营销物料的准备招商海报300份招商平面图各楼层300份手提袋300份签到本2本抽奖箱1个宣传片1个以上物料有吴总督促制作公司完成。3、后勤的准备1台44人/座的大巴车，责任人吴总。（二）活动细化流程1. 12:3014:30会场布置酒店负责水牌、台卡等安放，打灯。会议室内的包装，主要如下：X架全部分两侧展开（16个），各圆桌营销物料摆放完毕（招商海报、招商平面图、二份资料）投影仪、音响调式完毕、酒店本应提供的物品如笔和纸检查完毕。制作公司的背景墙、幕布、挂画、签到背景、认租区安装到位。宋为伟负责客户的接送，并在保亭租用两台大巴车。分工安排如下：王东明负责需要接送客户的车辆路线的设计，时间，地点统一报宋为伟处进行安排。张飞负责跟车前往接送客户。2、14:3015:00会场布置再次检查，工作人员全部到齐。检查漏项，再次确认到场嘉宾人数，各岗位工作人员到齐。包括酒店门口标识牌、欢迎牌、会场物料、桌面营销物料、设备检查等。项目宣传片通过投影屏幕不间断播放。会议厅实况 3、15:0015:30嘉宾签到礼仪小姐：酒店门口1名，会议厅门口1名，签到处2名，共4名名。签到工作人员：陈静。负责引导客户靠前排入座保亭商业步行街亮相发布会暨“2013保亭商家联谊会”备注：« 引导来宾签到及填写幸运抽奖劵，并告知嘉宾后面的奖励措施。« 领导到场，礼仪小姐为其佩戴胸花，并引导嘉宾前往第一排就坐。« 现场播放视频宣传片。« 乐队热情高涨的表演、暖场开始4、15:3015:35 嘉宾就坐完毕，会议在15:30准时开始。声浪巨浪的背景音乐开始，灯光打开，主持人登台。主持人： 5、15:3515:45 主持人登台，致开幕词。并介绍领导及嘉宾，播放项目宣传片。6、15:4516:00 主持人介绍陈锋老师及其作品。7、16:0017:00陈锋老师作保亭商业步行街分析报告会8、17:0017:10主持人总结陈锋老师的报告，同时画龙点睛式讲述保亭商业步行街的工作进展和工作成果。9、17:1017:40“保亭商业步行街”战略合作伙伴签约仪式。1) 乐队及背景音乐响起，主持人介绍领导嘉宾并将其请上台。2) 领导嘉宾就坐完毕，礼仪小姐递呈入驻意向书。3) 华唐公司领导与商家签约仪式4) 互相交换签名，签约完成，礼仪小姐高举签约入驻意向书巡展。5) 领导及嘉宾合影华唐公司领导10、17:4018:00保亭商业步行街认租开始。11、18:00晚宴晚会开始12、18:00乐队开场曲演奏13、18:10主持人致欢迎词宣布晚会、晚宴开始请出海南保亭华唐投资管理有限公司董事长 陈国安 先生上台祝酒宣读祝酒词：陈国安董事长14、18:15宣读认租客户名单首次公布。酒店工作人员开始上餐，业务人员开始攻单，（备注：酒店人员在没有接到蒋勇上餐的指令之前，圆桌上只能有每人一瓶纯净水，等到可以上餐时，酒店工作人员马上准备餐具，开始上餐，客户在欣赏音乐及洽谈时也不会留意到上餐具的整个过程）插曲节目表演开始，15、18:30请出招商总监抽出三等奖6名“奖品电磁炉”。16、19:00请出陈锋老师抽出二等奖4名“奖品微波炉”。17、19:30请出董事长陈国安先生，抽出一等奖1名，奖品三星手机 一部”。18、20:00宣告2013年保亭商家联谊会圆满结束：致谢！晚宴基本结束，领导合影、准备返回公司。陈静负责物料的清点，并报蒋勇处备案，宋为伟负责组织客户的欢送。吴总负责其他物料的清点与结账。四、责任分工明细表序号部门姓名主要工作内容1总经办陈锋做项目报告，整个活动总指挥3宋为伟重要商家及公司领导的主要接待人。招商部客户邀约责任人并组织招商部做好会场接待及攻单。4招商部梁鸿江做好招商部营销物料的准备及上车，指导业务员人员成交。5王东明保亭需要接送的客户路线设计（时间、地点统一规划）客户接待，并完成客户邀请。6 欧阳雪茄保亭需要接送的客户路线设计（时间、地点统一规划）客户接待，并完成客户邀请。7 李文8张震天9马深成10陈静营销物料检查、客户签名登记、各项签约文件、协议的备齐、11策划部蒋勇全程带领2佳丽。配备专业录像、摄像师两名陈总VCR12于俊彦所有会议物料的设计：会议背景板，签到台，桁架，X展架，手提袋，平面图的设计。13华唐公司吴总负责董事长的出席，在15:00前准时到场，准备1台无线POS机刷卡及2名财务人员，督促广告制作公司安装现场的舞台背景、搭台、打架等的工作一位律师的到场物料的采购 五、活动宣传布置方案六、活动预案表 保亭商业步行街推介会序号项目/名称规格材质/工艺描述单位数量单价金额（元）备注一现场物料制作2平面图桁架3.2*2.2米高精喷绘桁架搭建，上下各11CM白板个1200020003背景墙5.2*2.2米（酒店提供具体尺寸）高精喷绘桁架搭建，上下各12CM白板个1200020005胸花玫瑰红花朵10101006签字笔普通支103308台卡A4数码输出“认租区 ”“签到区”“律师区”“VIP”6张张1066010水牌65*48酒店负责上画，制作公司负责高精印刷块250100二演艺人员1主持人华唐公司可以邀请主任主持人担任人1300030005礼仪小姐专业礼仪带服装人43001200（2场活动，推荐会及宴会）三餐费及会议1餐费10人/桌桌10桌备2桌800元/桌8000由吴总负责采购及对接费用事项。2会议室费场13000元/场30005红酒每座1瓶红酒瓶10瓶40元/瓶400元6纯净水平均每人2瓶瓶3001元/瓶300元四交通差旅费1大巴44人/车旅游大巴，印公司LOGO台280016005餐旅费重要领导嘉宾的酒店入驻（约5位，300元/人，1500元）费用总合计：23240元