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企业公文写作规范培训,一、通知,通知简介 通知是各级党政机关、人民团体、企事业单位在公务活动中最常用的一种公文，适用范围广泛。通知适用于上级批转下级的公文，转发上级和不相隶属单位公文，发布文件、规定；传达要求下级办理和需要有关单位周知或执行的事项；任免人员；召开会议等。,1.通知的特点,运用的广泛性使用频率高种类多时效性强,2.通知的种类,规定性通知布置性通知告知性通知经转性通知（印发、发布、转发、批转等）任免通知会议通知,3.通知的写法,标题主送机关正文 通知缘由：背景、根据、目的、意义 通知事项：因通知的类别不同而写法各 异 执行要求：也可不提要求,通知的写作注意事项,通知一般要求一文一事，行文简单、清楚通知为下行文，不能对上级发通知。但允许主送平级单位和互不隶属的机关或单位。通知往往具有较强的时效性，注意发文效率问题。,4.通知例文,中国烟草总公司职工技术培训中心关于举办高级物流师国家职业资格培训班的通知行业各直属单位，中国烟草机械集团有限责任公司，中国烟草国际有限公司，中国烟草实业发展中心：为推行国家职业资格证书制度，提高烟草行业物流管理人员的专业技能水平，根据国家局、总公司2008年度国内培训计划的安排，定于2008年11月在郑州举办高级物流师国家职业资格试点培训班。现将有关事项通知如下：一、培训对象 二、培训内容与形式 三、培训时间与地点 四、培训费用 五、其他事项 二八年九月九日,关于转发市统计局关于辖区内高新技术企业上报技能型人才状况统计表的通知,各分公司：现将市统计局关于辖区内高新技术企业上报技能型人才状况统计表的通知转发给你们，请认真学习文件精神，按规定要求，实事求是地填写各项内容。分公司报表务必在8月10日前上报总公司总经办。附件：市统计局关于辖区内高新技术企业上报技能型人才状况统计表的通知 市天德力创有限公司（公章）二0一0年六月十二月,有限公司人事任免通知,公司各部门、各分公司：公司研究决定：一、任命梁超伟同志为总公司战略发展部部长，同时免去梁超伟同志A省分公司总经理职务；二、任命刘能同志为公司A省分公司总经理职务，主持全面经营工作。特此通知。有限公司（公章）二0二0年十二月二日,二、会议纪要,办法规定：适用于记载、传达会议情况和议定事项。条例规定：用于记载会议主要精神和议定事项。,1.会议纪要的特点,纪实性概括性指导性,正文 前言：会议的基本情况 主体：会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等。结尾：简短，强调意义、提出希望和号召等，有的将参会人员放在结尾。,2.会议纪要的写法,标题 会议名称+文种：物理学会X射线专业委员会第三届学术交流会会议纪要 事由+文种：关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要成文日期：一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。,3.会议纪要的发布,会议纪要一般不向其他机关、单位发送，只发向本机关领导人、直属部门和下级机关、单位。发文范围在抄送栏内以“发”、“送”等字样后面加冒号标明。会议纪要向上级机关呈报，应以报告的形式向上报送。,4.会议纪要的例文,浙江欣捷建设有限公司2009年第一次管理座谈会会议纪要 时 间：2009年2月22日 地 点：主持人：出 席：、本次会议讨论了总公司对口部门与各分公司工作衔接、工作流程、公司内部管理等事宜，总结了企业内部管理存在的不足，确定了财务报表统一、相关证书借用、贯标小组组建、档案管理、分公司专业人才招聘等事宜，现将会议议定事项纪要如下：一、会议听取了。二、会议指出，。三、会议对解决现阶段的问题作了明确。1.2.浙江欣捷建设有限公司 2008年2月22日,三、工作总结,企业工作总结实际上是企业对于一定期间内某一项工作或企业全局工作进行的回顾、检查、分析和研究，从中总结经验教训，以指导今后工作的书面材料。一方面可以梳理成就，总结经验，同时鼓舞士气、增强信心另一方面可以对工作中已经存在或潜在的问题指明改进方向,1、工作总结写作格式,工作总结分类按时间分：可分为月度、季度、半年度、年度工作总结（阶段性工作总结）。按组织分：可分为个人、部门、企业（团体、公司）工作总结。按工作内容分：项目完工、整体工程竣工、阶段性任务、学习结束（结业）、商业性活动结束工作总结等。,2、工作总结写作格式,工作总结的书写格式（可分三个部分写）第1部分：在某一特定时期内完成的工作任务，取得了哪些方面的工作业绩。第2部分：在取得这些业绩的同时还存在哪些不足，还有哪些改善的空间（抓住主要影响因素）。第3部分：提出下一年度（下一货季）的工作计划（包括管理改善计划）。,3、工作总结写作内容与要求,第一部分：写所取得的业绩简明扼要切入主题，写上一年度或上货季实施前的企业经营环境和背景。在实施计划中对人、机、料、法、环、测以及各种资源是否具备？组织环境是否适宜？遇到什么阻力和困难？需要（得到）什么样的支持和帮助？是怎样克服这些困难和问题的？,在计划实施后，通过部门（个人、团队）的不懈努力最终达成的业绩。这个业绩与企业（公司）预定的目标（完工工程项目、产值、产量、产品品种数量、新产品开发数量、开发市场新客户、成本改善、节能降耗、管理改善等指标）进行（采用数据、图表）对比和分析。要求数据来源真实，有可比性（这些数据是定量的可以测量的）。,第二部分：写存在问题通过与预定目标或计划比较分析（运用二八定律原理），寻找差距，是否有改善和挖潜的空间。从所有存在的问题中找出最关键的一两个问题，在下一个年度或货季重点改善。,第三部分：写下年度工作计划根据公司下年度经营目标计划进行展开和分解，编写本部门下年度工作计划。这个工作计划应包括：要完成公司下一年度的经营指标需要有哪些措施作保障。这个工作计划应包括管理改善计划：如产品质量改善、挖潜降耗、如何提高生产效率、现场管理改善等。,总要求：写工作总结或作计划或数据对比分析时最适宜以图表的形式表述，这样能使阅读者感觉直观清晰、一目了然。,四、会议记录,会议记录是一种如实记录会议的组织情况和会议内容的机关常用事务文书。这种文体在党政机关和企事业单位的大小会议场合得到了广泛运用。会议记录一般用于比较重要或正式的会议。会议记录要求真实、全面地反映会议的本来面貌，一般包括标题、主体、结尾三部分。,三、会议记录的重点（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（3）权威人士或代表人物的言论；（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；（5）会议已议决的或议而未决的事项；（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。,公司办公会议记录时间：一九年月日时地点：公司办公楼五楼大会议室出席人：缺席人：主持人：公司总经理记录人：办公室主任刘讨论议题：主持人发言：(略)与会者发言：散会 主持人：(签名)记录人：(签名)年月日,五、请示,（一）请示的含义和特点 1.请示的含义 请示适用于向上级机关请求指示和批准。属上行文，只用于下级向上级请示工作。请示应当遵循的原则：凡属机关、部门职权范围内的，并且有既定方针、政策可依循的，本机关、本部门可以解决的问题或事项，应自行处理，不必请示；本机关、本部门无权、无力、无法解决或处理的，几必须请示。实际工作中，请示的适用范围大致有4种情况：一是因职权范围所限不能解决的问题或上级明确规定经请示批准才能办理的事项；二是因特殊情况不能执行上级的统一规定和安排，需要作变通处理的；三是因方针政策的规定或依据不明确，本机关、本单位没有把握处理的新情况、新问题；四是本机关、本单位无力解决或难以解决而又亟需解决的问题和事项。,2.请示的特点（1）请示必须是下级向上级行文。其他如平行机关、不相隶属机关之间的行文都不能用请示。（2）请示必须是自己职权范围内无法解决或无法处理的事项，行文机关既不要请示与自己职权无关的事，也不要请示本应自己处理并有条件、有可能处理的事；前者超越职权范围，会给工作带来混乱，后者则属于把矛盾上交。（3）请示要求上级必须明确表态或者批复。请示是有针对性的上行文，上级机关对下级机关呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的答复。请示一般以批复的形式或上级领导批示的方式将处理意见或结果答复原请示机关。不需上级机关“批复”的，办公部门应将领导同志的处理意见转送请示机关。,（二）请示的分类 请示大体有三种：请求指示、请求解决、请求批准。1.请求指示 此类请示为就某一问题或事项请求上级机关指示该怎么办或询问政策、精神。多是下级机关、部门执行政策时有不明白之处或遇到困难、问题需要变通处理，却又不清楚政策界限、不知该怎么处理或执行，请求上级给予明确的指示意见。如：关于商业企业增值税有关问题的请示。,2.请求解决 下级机关遇到自身人力、财力、物力无法解决的困难或问题时，请求上级机关给予帮助解决的。如：关于西丰县计量测试所改造维修办公楼所需资金的请示 3.请求批准 本机关、本部门关于某一问题或事项已有处理意见，但因职权所限必须请求上级机关批准、同意。这类请示，主要是呈请上级认定或批准，与前两类请示有明显区别。如：关于购买车辆的请示（铁市质监201037号）。,（三）请示的写法 请示一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。1.标题。请示的标题由发文机关名称、事由和文种构成。首先，标题应做到一题一事，指事具体。“一文一事”是请示行文的规则，因此，标题中应该避免以“和”、“及”连及两事或多事的错误；同时，标题应指事具体，即要明确请示的具体内容，不能笼统含糊。其次，请示的标题应用词准确、表意完整。一份请示到底是请求指示、请求解决还请求批准，标题中应该反映出来，让上级机关一看标题就能明了请示内容。,最后，请示标题应该避免出现“双请”情况，即在一个标题中出现两次“请”字，如关于请求（申请）解决扩建教学楼经费的请示，前边的“请求”应该去掉，写成关于解决扩建教学楼经费的请示请示文种本身包含了请求、申请等含义。2.主送机关。原则上一份请示的主送机关只能是一个，这是由文种的性质和用途决定的。如果主送机关有两个或多个，由于没有明确的牵头部门，就容易贻误工作。或上级机关互相推诿不及时答复甚至不复，或因上级机关各有答复，出现分歧而无法执行。因此应杜绝请示的多头主送现象。对主送机关以外的有关上级机关可用“抄送”处理。,3.正文。主要包括请示缘由、请示事项和结语等项内容。（1）请示缘由。即正文的开头部分，需要明确“为什么请示”的问题。一般需要简要陈述情况，写明请示的原因和理由。正文的缘由部分，是上级机关作出答复的重要根据，因此，这部分在写法中要求情况真实、理由充分；同时，缘由部分也是提出请示事项的依据和立足点，如情况不真实，理由不充分，所请示事项就难以立得住，也由此降低了解决问题的可能性。尤其是请求解决的请示，缘由部分要尽量写得详尽些。缘由部分写完，一般用“现就有关问题请示如下”过渡。,（2）请示事项。请示事项是正文的主体和核心部门。每个请示只能是一个事项，而且要写得具体、明确。这部分主要写请示的具体内容。请求指示的，事项部分要明确提出问题和要求。请求解决的，正文主体部分则应明确提出需要上级支持、帮助或解决的具体事项，同时还应充分考虑到解决的必要性和可能性，解决的要求应提得合理、适度。请求批准的，主体部分应提供本机关、部门的具体意见、措施、方案，要避免以决断的口吻行文，对本机关的意见、措施、方案等均应表述为“拟”怎么办，而不能表述为“决定”怎么办。,（3）请示结语。常另起占行。惯用的请示用语有“请予审批”、“请予批准”、“当否，请批复”等。但不能使用“以上请示如无不妥，请批转执行”或“当否，请批转”之类的呈转性用语。4、落款。请示的落款为请示单位名称和成文日期，请示单位名称一般为加盖请示单位公章。成文日期为汉字的年、月、日。请示还应该在附注处标明联系人和联系电话，以便于上级机关与请示机关及时沟通。,（四）请示写作的注意事项 1.要严格遵守行文规则。请示公文具有固定的行文规则，必须严格遵守。这些规则主要包括：一文一事、只能主送一个机关、不得越级请示、不得将请示直接主送领导同志个人等。2.严格遵循请示内容真实、理由充分的原则。内容真实，就是不能为了让上级领导批准而虚构情况或片面地讲情况、提问题；理由充分，就是请示的原因必须讲清楚，这是上级机关能否批复的依据。3.请示的语气要平实、恳切，用词准确，以事实引起上级机关的重视。,5.请示的例文,公司第三分公司关于招聘新员工的请示公司：由于本分公司业务的发展，急需增聘副经理1名，具有专科以上学历的业务员3名(其中女性2名)。副经理拟刊登广告向社会公开招聘，业务员从今年毕业生中招聘。可否，请批复。公司第三分公司 年月日,六、批复,批复是上级单位用以答复下级请示事项的公文。批复与请示是一组对应公文，先有请示后有批复批复具有以下特点：权威性。批复是上级单位的答复，是上级组织单位意志的体现，具有执行强制性。被动性。因为先有下级请示，才有上级批复。没有请示也就没有批复的产生。针对性。批复的内容要依据请示事项而定，具有针对性；主送单位也只能是被请示单位。,批复的构成要素与写作,批复由标题、主送单位或部门、正文、结语和落款等部分组成。标题 完全式批复标题的拟写为：“发文单位+批复事项+行文对象+文种”，如“公司关于同意自筹资金修建员工宿舍问题给第三分公司的批复”。经常使用的标题拟写方法是省略式，可以省略行文对象或发文单位。例如，“总公司关于同意破格提拔同志为销售经理的批复”，省略了行文对象；“关于同意破格提拔同志为销售经理的批复”，又省略了发文单位。还有一种写法为“发文单位+原请示标题+文种”，如“总公司关于破格提拔同志为销售经理的请示的批复”,主送单位或部门只能是一个，应该是上报请示事项的单位或部门。正文 批复引语。批复的开头是引述来文，引用公文应当先引标题，后写发文字号。这样可以使请示单位一开始就清楚批复的针对事项，如“你公司关于添置办公设备的请示（办发200013号）收悉。”批复事项内容。在这部分，上级应针对请示中提出的问题，给予明确具体的答复。结语 批复可以使用“此复”、“特此批复”等作为结语。批复结语可以省略。落款 落款包括发文单位、发文时间，落款处就加盖公章。,批复的写作注意事项,在拟写批复的过程中，应该重点注意以下方面：保持批复的高度针对性，不要涉及其他 事项 拟定批复，应当事先进行充分的调研，核实请示事项的真实性、准确性和必要性。批复应该太度明确，答其所问，对所有请求应该有所交代。,关于分公司申请修建公司招待宾馆的批复,饮料分公司：你公司关于修建公司招待宾馆的请示（食字2008号）业已收悉。经研究批复如下。总公司认为你们的业务招待客人总量不足，且存在严重的季节分布不均现象。此外，修建招待宾馆需要投入大量资金，分散财力、物力和主要管理人员精力，会影响主业经营，故公司不同意你们修建招待宾馆的请示。特此批复。总公司（公章）二0一0年十二月十二日,七、函,（一）函的含义和特点 1.函的含义。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函作为公文中的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上比较灵活，不仅可以在平行机关之间行文，还可以在不相隶属机关之间行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题外，还用于向有关主管部门请求批准事项和主管部门答复审批事项。没有版头、标题和发文字号的函，属便函，不列为正式公文。,2.函的特点。（1）用途的多属性。如询问或向有关主管部门请求批准，这一点与请示相似；主管部门答复有关部门请求的审批事项，与批复相似。用作答复有关部门请求的批准功能，具有指挥作用；但就与有关部门商洽工作或对某一问题的回答这一点来说，又没有指挥功能。（2）内容的单一性。函的主体内容具有单一性的特点，一份函只宜写一个事项。（3）写作使用多种语气。由于行文方向不一，功能各异，因而函没有统一的语气：商洽工作用商量语气，请求对方回答问题用询问语气，答复对方问题用肯定或否定语气，需要主管部门批准用请求语气。,（二）函的分类 正因为函具有多属性的特点，所以它成为公文中最轻便、快捷的一个文种。实际工作中这一文种的使用频率特别高，常见的主要有以下几种类型：1.商洽函。用于平行或不相隶属机关之间商量和接洽工作，如商调工作人员、联系参观学习、商请提供帮助和支援等。这是实际工作中最常用的一类函。2.询问函。用于平行或不相隶属机关之间询问事宜或征求意见。3.告知函。用于主动告知对方某一情况或事项。这是不一定需要对方答复的一类函，目的只在于让对方知悉情况及了解发文机关的意图和要求。这类函的作用及功能与通知相同。4.请批函。用于向有关业务主管部门请求批准。这类函的作用、功能与请示相近，区别在于：“函”是请示“有关主管部门”，“请示”是请示“上级机关”。请批函不具备请求指示的功能。5.复函。用于回复对方的询问函、请批函和商洽函，即对对方询问的事项、请求批准事项及商洽事项作出答复。,、函的写法 函一般由标题、主送机关、正文、落款等四部分组成。1.标题。分为去函（询问函、商洽函、告知函、请批函）和复函两种标题。去函的标题由发文机关名称、事由和文种构成，如辽宁省人民政府关于与国家安全生产监督管理总局共建辽宁工程技术大学的函。复函的标题由发文机关名称、事由和文种构成，标题最后的文种为“复函”。2.主送机关。即受文单位，写明全称或者是标准简称，后面加冒号。,3.正文。这是函的主体部分。主要包括缘由、事项和结语三项内容。（1）缘由。概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关问题函复如下：”或“现就有关问题提出如下建议”等过渡语转入下文。（2）事项。函的事项部分内容单一，一函一事。无论是相互商洽工作、询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。有的公函，事项涉及的内容比较多，也可以分条列明。（3）结语。一般根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“请予函告”、“特此函复”等。有的函可以不用结束语。4.落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上机关单位的名称，一般使用机关全称或标准简称，并加盖公章；成文时间用汉字写明年、月、日。,、函的写作注意事项 1.函的写作应注意与相关文种的区别，特别是要区分开与请示的区别。实际工作中，请批函与请示相互错用的现象比较严重。一些部门或单位总以为请求批准时使用“函”显得随便，发文单位觉得不足以表示谦恭，会影响问题的解决；而受文单位似乎也嫌对方没有敬意，小看了受文机关。这样，本该以请批函行文的，去有意用成了请示。另外，错用函与请示，也是分辨不清到底该用什么文种的原因。因此，有必要明确，必须按行文规则，根据各自的用途和功能，正确使用请批函与请示。2.函的写作。还要注意行文简洁明确，用语把握分寸。特别是平行机关之间的行文，一定要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维，谨小慎微。至于复函，要注意行文的针对性和答复的明确性。3.函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。不少单位在处理函件时，误以为它的时效性不强，于是就缓办，有的甚至不办，这样势必会给工作造成损失。所以，函虽然不像“命令”、“通知”等文种那样具有权威性，但它是公务活动中不可或缺的文种，我们应该像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务活动的正常进行。,.函的例文,关于商谈品牌电脑价格的复函厂业务部：贵厂3月23日关于品牌电脑报价的函（号）收到，情况已悉。与同类产品相比，贵厂所报价格偏高。如果贵厂能在所报价格上再优惠10个百分点，我方则会愉快地接受贵方价格。希望近日收到贵方回复。一旦得到贵方确认的价格，我方将立即向贵厂发出正式订单。合作愉快。公司(公章)2003年3月26日,八、工作简报,