中文字表处理系统.ppt

第三章 Word2000中文字表处理系统,内蒙古科技大学工程训练中心刘永花,学习目标,掌握Word的基本概念及用法。熟练掌握文档的创建、打开、保存和打印等操作。熟练掌握文档的基本编辑和图文混排等基本操作。掌握编辑和格式设置等操作。了解图形的绘制和编辑等操作。,学习内容,3.1 Word 2000环境3.2 Word 2000基本操作3.3 Word 2000排版3.4 Word 2000表格制作3.5 Word 2000图文混排3.6 Word 2000邮件合并3.7 Word 2000公式编辑3.8 Word 2000长论文排版3.9 Word 2000其他功能本章小结,3.1 Word 2000 概述,Word 2000是Microsoft公司套装办公软件office 2000中的文字处理软件。主要特征是所见即所得、易学易用，它具有丰富的文字处理功能，可以将图、文、表格混排。通过使用Word 2000，用户可以很方便地处理日常工作中的各类文档。,3.1.1 Word 2000环境3.1.2 基本术语,3.1.1 Word 2000环境,1.Word 2000视图方式“视图”是指显示文档的方式，Word 2000有普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图四种视图。对于不同的操作需求采用不同的视图。视图之间的切换可以使用【视图】菜单中的命令，或者是使用水平滚动条左端的视图切换按钮。2帮助功能的使用 如果遇到问题，可以通过Office助手、“帮助”菜单来查找相应的帮助主题。,3.1.2 基本术语,在使用Word2000时，经常会用到一些术语，例如标题栏、菜单栏、工具栏、工作区、图文框和状态栏等。1Word2000窗口组成,2工作区 在Word2000窗口的工作区中可以打开文档，并对它进行文本输入、编辑或排版等。Word2000打开多个文档时，每个文档都会打开一个独立窗口并在任务栏上显示。3插入点 工作区有一个闪烁着的黑色竖条“I”（或称光标），称为插入点。,3.2 Word2000基本操作,3.2.1 Word的启动与退出3.2.2 创建新文档3.2.3 文档打开方法3.2.4 文本输入3.2.5 文本编辑3.2.6 文档的保存3.2.7 文档的权限保护,3.2.1 Word的启动与退出,1Word 2000的启动 启动方法有如下几种:（1）依次单击任务栏上的“开始”按钮【程序】菜单【Microsoft Word】命令，启动文字处理软件。（2）双击Windows桌面上的Word2000快捷方式图标，是启动Word2000的快捷方法。（3）双击Word2000文档文件可直接关联打开文字处理软件。,2Word 2000的退出 退出方法有如下几种：(1)单击【文件】菜单【退出】命令。(2)单击标题栏右端的Word 2000窗口“关闭”按钮。(3)双击标题栏左端Word 2000窗口的“控制菜单”图标。(4)按快捷键【Alt+F4】。,3.2.1 Word的启动与退出,3.2.2 创建新文档,创建Word 2000文档的方法很简单，当Word 2000启动后会自动打开一个新的空文档并命名为“文档1”。,除了自动创建新文档的办法以外，另外创建一个或多个新文档时，可以用如下几种方法创建。单击常用工具栏中的“新建空白文档”按钮（基于默认模板）。单击【文件】菜单【新建】命令。单击【文件】菜单直接按【N】键“确定”。快捷键【Ctrl+N】。,3.2.3 文档打开方法,1.打开文档 常用下列三种常用的方法打开一个或多个已存在的Word文档：(1)依次单击【文件】菜单【打开】命令。(2)单击常用工具栏中的“打开”按钮。(3)直接按快捷键【Ctrl+O】。,弹出“打开”对话框。选择对话框“查找范围”列表框中要打开的文档名，单击“确定”按纽。,2打开wps格式文档 Word 2000能够识别*.wps文件格式。打开具体步骤如下：依次单击【文件】菜单【打开】命令或选择工具栏中的“打开”按钮，出现“打开”对话框，选定文件夹和文件的类型为wps，单击“打开”按钮，完成该文件的打开。3最近使用过的文档 默认情况下，【文件】菜单中会保留4个最近使用过的文档名，可以在【文件】菜单中点击打开最近使用过的文档名。,3.2.3 文档打开方法,3.2.4 文本输入,1.“即点即输”在空白区域中双击“即点即输”功能允许用户在文档的任意位置单击鼠标，可在该处输 文字或插入各种对象，且会显示该处文本将使用的格式。2.插入符号【插入】【符号】在“符号”选项卡中的“字体”下拉列表框中选定适当字体 选中符号“插入”。3.插入日期和时间【插入】【日期和时间】选定“自动更新”确定。,Word 具有自动换行功能，强制换行可用Enter键。中英文输入状态的切换：Ctrl+空格键 不同汉字输入方法的切换：Ctrl+Shift,4插入页码【插入】【页码】页码显示只有在页面视图和打印预览方式下才可以看到，普通视图和大纲视图下不能显示。5合并文档【插入】【文件】合并文档就是几个文档连接成一个文档，需要利用Word2000插入文件的功能。,3.2.4 文本输入,6插入脚注尾注【插入】【脚注和尾注】脚注出现在文档中每一页的底端，尾注一般位于整个文档的结尾。,3.2.4 文本输入,3.2.5 文本编辑,1编辑文本 向文档中插入新的文本、删除和修改文本的部份内容、复制和移动文本、查找与替换指定的字等等。2.文本选定（注意：先选定后操作）选定一个单词：双击该单词。选定一个句子：按住【Ctrl】键，鼠标光标单击一下所要选句子的任意处。选定一行或多行：将鼠标指针移动到该行的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，单击一下就可选定一行文本，然后向上或向下拖动鼠标。,选定一个段落：在该段落中的任意位置三击鼠标。选定整个文档：将鼠标指针移动到文档中任意正文的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后三击。选定矩形区域中的文本：将鼠标指针移动到所选区域的左上角，按住【Alt】键拖动鼠标直到区域的右下角放开鼠标。选定大块文本：单击要选定内容的起始处，同时按住【Shift】键单击选定内容的结尾处。取消选择：任何地方点一下，或按箭头。,3.2.5 文本编辑,3插入文本 插入点移到需要插入文本的位置，输入新文本就可以了。注意的是当前文档处在“插入”方式还是“改写”方式。4移动文本 选中对象剪切目标位置粘贴 5复制文本 选中对象复制目标位置粘贴 6删除文本 选中对象删除（菜单命令）选中对象“DEL”,3.2.5 文本编辑,7查找与替换 查找：查找功能能查找文本，还能查找文档中的特殊字符。替换：可以将查找到的内容用新内容替换。,3.2.5 文本编辑,重点：带格式的查找替换 操作方法：编辑“查找替换”“高级”,3.2.5 文本编辑,8撤消与恢复 在【编辑】菜单中有【撤消】和【重复】（或“恢复”）的命令，其中“”两字是随着不同的操作而改变的。如果选定撤消列表框中某次操作，那么这次操作以前的所有操作也会同时撤消掉。同样，所撤消的操作可以按“恢复”按钮重新执行。,3.2.5 文本编辑,3.2.6 文档的保存,Word2000保存文档，最为常用的是以*.DOC或*.RTF格式保存。,1文档的保存方法保存新建文档：单击常用工具栏中的“保存”按钮、或单击【文件】【保存】、直接按快捷键【Ctrl+S】，出现“另存为”对话框。保存已有的文档：【文件】【保存】，不再出现“另存为”对话框。保存多个文档：按住【Shift】键的同时单击【文件】【保存】命令。此时原“保存”命令已改变为“全部保存”命令，可以实现一次保存多个已编辑修改的文档。已有文档的另存：【文件】【另存为】，再次出现“另存为”对话框。,3.2.6 文档的保存,在“另存为”对话框中，可以设置文档将要保存的位置、文件名、文件类型。,文档的权限保护 给文档设置“打开权限密码”，使别人在不知道密码的情况下无法打开此文档；给这类文档加一个“修改权限密码”。没有修改密码的人只能以“只读”方式查看但不能对文档修改。,3.2.7 文档的权限保护,3.3 Word2000排版,3.3.1 版面设置3.3.2 字体设置3.3.3 段落设置3.3.4 项目符号和编号3.3.5 边框底纹3.3.6 格式刷的使用3.3.7 页眉页脚3.3.8 分栏3.3.9 首字下沉3.3.10 插入分页符3.3.11 背景和水印3.3.12 文档打印,3.3.1 版面设置,Word2000文档需进行文字格式的设置、段落的排版、页面设置、分栏和文档的打印等的排版，使之图文并茂、赏心悦目。操作方法：【文件】【页面设置】命令来设置纸张大小、页边距和方向等。,文本区域的宽度是指纸张的宽度减去左、右页边距。文本区域的高度是纸张的高度减去上、下页边距。,3.3.2 字体设置,Word 2000文字的格式主要是指文字的字体、字形和字号。1.字体,操作步骤：（1）选定要改变字体的文本（2）【格式】【字体】（3）从字体列表中选择相应的字体、字号 说明：1“磅”=1/72英寸 4号字=14磅,3.3.2 字体设置,2.字符间距操作步骤：选定要改变字符间距的文本。【格式】【字体】，出现“字体”对话框。选择“字符间距”选项卡的“间距”列表框：可选标准、加宽和紧缩。在“间距”右边的“磅值”列表框中选择具体的间距值。选择“位置”列表框：可选标准、提升和降低。在“磅值”列表框中选择具体的磅值。,3.3.2 字体设置,3.文字效果操作步骤：选中需要添加效果的文字，在出现的弹出式菜单中选择“字体”。在弹出“字体”对话框，选择“文字效果”选项卡。在“动态效果”列表框中选择合适的效果。单击“确定”按钮。,3.3.3 段落设置,主要掌握内容：1、段落缩进2、段落间距的设置3、文本“对齐方式”1、缩进：段落缩进是指每段落开头缩进几个字符（1）“段落”对话框（2）使用“格式”工具栏内的对齐按扭,使用标尺缩进正文：在标尺上移动缩进标记可改变文本的缩进量。,3.3.3 段落设置,2、段落间距和行距 段落间距是指段落与段落之间的距离。行间距是指段落 中行与行之间的距离。,3.3.3 段落设置,3、文本对齐方式两端对齐居中右对齐分散对齐左对齐,3.3.3 段落设置,3.3.4 项目符号和编号,插入项目符号的操作步骤：选定添加项目符号的段落【格式】【项目符号和编号】选定所需的项目符号(如下图)【确定】。,3.3.5 边框底纹,对文字加“边框”的操作步骤:选定要加边框和底纹的文字。【格式】【边框和底纹】，弹出“边框和底纹”对话框。设置“边框”选项卡参数。选定“应用范围”列表参数，选择为“文字”选项。在预览框中可查看结果，确认后单击“确定”按钮。,底纹和边框可以同时或单独设置加在文本或段落上。,文字加“底纹”类似上述操作。,3.3.6 格式刷的使用,操作步骤：用鼠标选定源文字段落单击工具栏“格式刷”按钮。此时鼠标指针变成一把小刷子，用刷子去刷目标文字段落。目标段落格式便与源文字段落格式变成一致。说明：多处使用同一格式，则双击格式刷；,利用格式刷可以方便、快捷地改变文字格式.,3.3.7 页眉页脚,操作方法：【视图】【页眉和页脚】，打开页眉（或页脚）编辑区和“页眉和页脚”工具栏。要创建页眉，可在“页眉”编辑窗口中键入文字或图形。单击“在页眉和页脚间切换”按钮，可切换到“页脚”编辑区并键入页脚文本。单击“关闭”按钮。,删除方法：与设置方法一样，只是将已有页眉页脚删除即可。,“在页眉和页脚间切换”按钮,3.3.8 分栏,操作步骤：选定整个文档或相应段落。【格式】【分栏】，出现“分栏”对话框。选定“预设”框中的分栏格式、分栏数，在“宽度与间距”框中设置栏宽和间距。调整页面宽度后设置栏宽和间距、“栏宽相等”复选框、“分隔线”复选框、应用范围等，随具体情况而定。,注意：在文档末尾对整篇文档分栏显示结果往往不能达到预期效果，改进的办法可在原文档结束处插入一分节符或段落标记后再分栏。,3.3.8 首字下沉,操作方法：移动插入点到要设置的段落处。【格式】【首字下沉】，出现“首字下沉”对话框。选定“位置”选项 设置字体、下沉行数和距其后面正文的距离。单击“确定”按钮。,3.3.10 插入分页符,Word2000具有自动分页的功能。当文字或图形填满一页时，Word 2000会插入一个自动分页符并开始新的一页。要在特定位置插入分页符，可插入人工分页符，单独形成一页。操作方法：【插入】【分隔符】如果要删除分页符，必须在普通视图下，此时人工分页符显示为一条带有“分页符”三个字的水平虚线。使用“剪切”或用键【Delete】删除。,1 背景和水印,背景设置操作方法：【格式】【背景】选择相应的填充效果【确定】。水印设置操作方法：【格式】【背景】【水印】在出现的“水印”对话框中输入水印文本，选定字体、尺寸、颜色和输出形式【确定】。,2 文档打印,1打印预览 单击常用工具栏中的“打印预览”按钮或【文件】【打印预览】，均可以达到打印预览的效果。2打印【文件】【打印】或按快捷键【Ctrl+P】均可以达到打印的效果。,3.4 Word2000表格的制作,Word2000提供了丰富的表格功能，由不同行列的单元格组成表格，可以在单元格中填写文字和插入图片。可以对表格进行编辑、修改，而且还提供表格与文本间的相互转换和表格格式的自动套用格式等。,3.4.1 表格的创建3.4.2 表格编辑与修饰3.4.3 数据的排序和计算3.4.4 表格文字转换,3.4.1 表格的创建,三种创建简单表格的方法：选择插入表格的位置【表格】【插入】【表格】，出现“插入表格”对话框 根据需要调整各选项【确定】。常用工具栏中的“插入表格”按钮创建表格。手动创建简单表格。,3.4.2 表格编辑与修饰,1选定表格（1）用鼠标选定表格选定单元格：单击选定的单元格。选定表格的行：鼠标指针移到文档窗口的选定区，当指针变成向右上角指的箭头时，单击左键就可选定所指的行。选定表格的列：鼠标指针移到表格的顶端，当鼠标指针变成选定列下指针箭头时，单击左键就可选定箭头所指的列。选定全表：单击十字形表格移动控制点可迅速选定全表。,对表格编辑与修饰方法主要有：表格的选定、调整行高和列宽、插入或删除行列和单元格、单元格的合并与拆分、表格的拆分、表格框线和底纹的设置、编辑和排版单元格中的文字等。,（2）用键盘选定单元格、行或列与用键盘选定文本的方法类似。（3）用“表格”菜单选定行、列或表格其操作方法如下：选定行：鼠标点击于所选行的任一单元格中，单击【表格】【选定】【行】命令可选定所在行。选定列：鼠标点击于所选列的任一单元格中，单击【表格】【选定】【列】命令可选定所在列。选定全表：鼠标点击于表格的任一单元格中，单击【表格】【选定】【表格】命令可选定全表。,3.4.2 表格编辑与修饰,2表格中输入文本建立空表格后，表格的单元格中输入文本，另起一段应按【Enter】键。按【Tab】键将插入点移到下一个单元格，按上、下箭头键可将插入点移到上、下的行。表格单元格中的文本像文档中其他文本一样，可以使用选定、插入、删除、剪切和复制等基本编辑技术来编辑。,3.4.2 表格编辑与修饰,3修改行高、列宽 Word 2000根据单元格中输入的内容的多少自动调整行高，也可以根据需要来修改。（1）用拖动鼠标修改表格的列宽将鼠标“I”形指针移到表格的列边界线上，当鼠标指针变成调整列宽指针时，按住鼠标左键，此时出现一条上下垂直的虚线。拖动鼠标到所需的新位置，放开左键即可。如果想看到当前的列宽数据，那么只要在拖动鼠标时按住【Alt】键，水平标尺上就会显示列宽的数据。,3.4.2 表格编辑与修饰,（2）用菜单命令改变列宽 精确调整行高和列宽的尺寸用【表格】菜单中的【表格属性】命令，设置包括行高或列宽在内的许多表格的属性。,3.4.2 表格编辑与修饰,（3）用菜单命令改变行高的方法可参考菜单命令改变列宽。选定要修改行高的一行或数行单击【表格】菜单【表格属性】命令。选择“表格属性”对话框的“行”选项卡，点击“指定行高”前的复选框，并键入行高、选定单位（否则行高默认为自动设置）。单击“确定”。,3.4.2 表格编辑与修饰,4表格、文字对齐方式 操作步骤:单击要设置文本对齐方式的单元格。在“表格和边框”工具栏上选择所需的水平对齐或垂直对齐选项，例如“中部居中”。,3.4.2 表格编辑与修饰,5插入和删除行列插入行或列的方法：（1）用工具栏按钮插入行或列 通过使用常用工具栏的插入行按钮或插入列按钮，将空行插入到选定行的上方，行数与选定行数相同，空列插入在所选定的列左边，列数与选定的列数相同。（2）用菜单命令插入行或列 用【表格】菜单中的【插入】命令插入行或列，可以将空行/列插入到行的上方或下方，将空列插入到选定列的左侧或右侧。删除行或列的方法：如果想删除表格中的某些行或列，那么只要选定要删除的行或列，单击【表格】菜单【删除】命令“行”（或“列”）命令即可。,3.4.2 表格编辑与修饰,6合并拆分单元格（1）合并单元格 选定要合并的单元格【表格】【合并单元格】（2）单元格拆分成几个小的单元格 选定这些要拆分的单元格【表格】【拆分单元格】，在“列数”框中，键入要拆分的列数，也可以单击其右端的按钮来增加或减少列数，其默认值为2，在“行数”框中键入行数，单击“确定”按钮。,3.4.2 表格编辑与修饰,7表格的拆分 要拆分一个表格，先将插入点置于拆分后成为新表格第一行的任意单元格中，单击【表格】菜单中的【拆分表格】命令，在插入点所在行的上方插入一空白段，把表格拆分成两张表格。8表格标题行的重复 选定第一页表格中的一行或多行标题行单击【表格】菜单【标题行重复】命令，Word2000会在因分页而拆开的续表中重复表格的标题行。,3.4.2 表格编辑与修饰,9表格格式设置（1）利用【表格】菜单【表格自动套用格式】命令对表格进行排版。选择预定义表格的格式、字体、边框、底纹、颜色供选择，使表格的排版变得轻松、容易，起到增强表格的效果。,3.4.2 表格编辑与修饰,（2）使用“表格和边框”工具栏可以对表格的边框线的线型、粗细和颜色、底纹颜色、单元格中文本的对齐方式等进行个性化的设置。（3）设置表格在页面中的对齐方式和文字是否环绕表格。（4）进行诸如字体、字号、字形、颜色和左、中、右对齐方式等可以用文档文本排版的方法对表格中文字设置。,3.4.2 表格编辑与修饰,10表格的边框底纹（1）用格式工具栏给文本添加下划线、边框和底纹。操作步骤：选定要设置格式的文本格式工具栏中的“下划线”、“字符边框”和“字符底纹”按钮即可。（2）用【格式】菜单“边框和底纹”命令。,3.4.2 表格编辑与修饰,3.4.3 数据的排序和计算,1排序【例】以对学生考试成绩表排序为例介绍具体排序操作。如果要按数学成绩进行递减排序，当两个学生的数学成绩相同时，再按英语成绩递减排序。,Word2000提供了对表格数据进行排序的功能，利用这个功能可以对表格中的数据进行依据列和数字、笔划和拼音类别进行排序，关键字最多可以有三项，排序方向可分别设为递增、递减。,操作步骤：选择表格【表格】【排序】，出现“排序”对话框，选择“排序依据”列表框中选定相关项及“递减”单选框，然后依据”列表框中选定“英语”项，“类型”列表框中选定“数字”，选择“递减”单选框 单击“有标题行”单选框 单击“确定”按钮。,3.4.3 数据的排序和计算,2公式计算 对表格数据求和、求差、求平均值等，具体操作步骤如下：选定存放计算数据的单元格。单击【表格】菜单【公式】命令，出现“公式”对话框。公式框中修改为“=SUM（ABOVE）”，公式名也可以在“粘贴函数”列表框中选定。在“数字格式”中选定“0.00”格式，表示保留到小数点后两位。单击“确定”按钮，得计算结果。,3.4.3 数据的排序和计算,3.4.4 表格文字转换,1表格转换成文字 选定行或表格，【表格】【转换】【表格转换成文字】，出现“文字分隔符”对话框，选定作为替代列边框分隔符的所需字符，单击“确定”按纽。2文字转换成表格 选中要转换成表格的文字。【表格】【转换】【文字转换 成表格】，出现“将文字转换成表格”对话框。选择“文字分隔位置”可选项，并填入 需要列数。单击“确定”按钮。,使用【表格】中的【转换】子菜单，把“文字”与“表格”互相转换。,3.5 Word2000图文混排,图文混排可以实现在文档中插入由其他软件制作的图片，也可以直接用Word2000提供的绘图工具绘制图形，图片的插入和图片格式的设置、图形的绘制和文本框的应用使一篇文章达到图文并茂。在Word2000文档中插入图形必须要切换到页面视图。,3.5.1 插入图片3.5.2 绘制图形3.5.3 文本框3.5.4 多窗口编辑,3.5.1 插入图片,1插入图片、剪贴画选定要插入剪贴画或图片的位置。单击【插入】【图片】【剪贴画】。出现“插入剪贴画”对话框，选择“图片”选项卡。选择图片“类别”后选定图片，在选定的图片右侧边弹出工具栏。单击工具栏中的“插入剪辑”按钮。完成图片插入。,2图片格式设置 对图片进行格式应选定图片，图片周围出现8个黑色（或空心）的小方块，打开“图片”工具栏。,利用图片工具栏可以完成以下操作：（1）改变图片的大小和位置（2）图片的裁剪（3）文字的环绕（4）给图片添加边框（5）图片的复制和删除（6）重设图片,3.5.1 插入图片,3.5.2 绘制图形,Word2000的绘图功能设计制作精美的图形能体会其绘图工具的易用性和强大性。1工具栏使用 单击【视图】菜单【工具栏】命令选择“绘图”按钮，在状态栏上方出现一条绘图工具栏。2自选图形绘制 使用“绘图”工具栏中相应的按钮可以组合出复杂的图形。,3.5.2 绘制图形,3图形中添加文字 选择要添加文字的图形，右击弹出式菜单菜单中的“编辑文字”命令，此时插入点会自动移到图形内部。在插入点之后键入文字即可。4图形的颜色、线条、三维效果 利用绘图工具栏中的“剪贴画”、“填充色”、“线条颜色”、“字体颜色”、“线型”、“箭头式样”、“阴影”和“三维效果”等按钮，可以在封闭图形中填充颜色，给图形的线条设置线型和颜色，给图形对象添加阴影或产生立体效果。,3.5.2 绘制图形,5图形的叠放 当两个或多个图形对象重叠在一起时，利用“叠放次序”命令可以确定图形与文字之间的叠放次序关系。图形可以覆盖文字，也可以在文字下面。可以调整各图形之间的叠放次序，最新绘制的图形总是覆盖其他的图形。6图形的组合 利用Word2000提供的图形组合可以将许多简单图形组合成一整体复杂的图形对象，以便于图形的移动、变形和旋转等操作。,3.5.3 文本框,文本框作为一个独立的对象，框中的文字和图片可随文本框移动，用文本框文档编排更为方便。1插入文本框（）【插入】【文本框】，鼠标指针移到所选定的文本中且指针形状变成“”字箭头形时，拖动鼠标可以设定文本框的位置、大小。（2）单击“绘图”工具栏上的“文本框”按钮，在文档中需要插入文本框的位置单击鼠标或进行拖动。,2改变文本框的位置、大小 图片周围出现八个控制点，沿鼠标指针所指方向拖动控制点，可改变其大小、位置。3文本框格式设置 选定要设置的文本框【格式】菜单【文本框】命令，出现“设置文本框格式”对话框，依次设置“颜色和线条”标签和“填充”选项组的“颜色”列表框选定颜色及其“线型”列表框中选定边线线型，单击“确定”按钮。,3.5.3 文本框,3.5.4 多窗口编辑,1窗口拆分操作方法：（1）【窗口】【拆分】（2）使用鼠标拆分2多窗口重排和编辑操作方法：【窗口】【全部重排】,3.6 Word 2000 邮件合并,处理大量日常报表和信件，主要内容基本相同，只是数据有变化，为了减少重复工作、提高效率，可以使用Word的邮件合并功能。,3.6.1 邮件合并操作基础,邮件合并是在两个电子文档之间进行的，一个是“主文档”，一个是“数据源”。“主文档”是报表或信件中公有的文字和图形内容；“数据源”是那些变化的信息，可以是如Word、Excel、Access等以表格形式存储的资料。在“数据源”中一行(又叫一条记录)为一个完整的信息，一列对应一个信息类别即数据域（如姓名、地址等）。第一行为域名记录。在“数据源”文档中只允许包含一个表格，合并文档时可以使用表格的全部或者部分数据域。,3.8.1 主文档 示例,3.8.1 数据源 示例,数据域,3.6.2 邮件合并操作方法,批量制作如上图所示的，成绩通知单。1创建主文档通知.doc,2在Word、Excel、Access中创建数据源文件或打开已有的数据源文件 数据源文件成绩库.doc,3.6.2 邮件合并操作方法,3执行“视图工具栏邮件合并”菜单命令，打开“邮件合并”工具栏。,4单击第一个“设置文档类型”按钮，打开“主文档类型”对话框，选择文档类型，本例选择“目录”。,3.6.2 邮件合并操作方法,5单击“打开数据源”按钮，在打开的“选取数据源”对话框中，选择数据源文件，如“成绩库.doc”文件。此操作之后，“邮件合并”工具栏上其它按钮呈现可用状态。,6将插入点置于主文档中需要插入变化内容的位置处，单击“插入域”按钮，打开如图3.126所示“插入合并域”对话框，选择域名字，单击“插入”。反复此步操作，将“姓名”“准考证号”“笔试”“机试”“总成绩”插入到主文档中需要的位置。,3.6.2 邮件合并操作方法,7根据需要，选择单击工具栏上“合并到新文档”、“合并到打印机”、“合并到电子邮件”、“合并到传真”某个按钮，可以选择邮件合并的输出方式。,3.7 Word 2000 公式编辑,科技文章中经常要编辑和排版许多较复杂的公式，公式编辑器是Word 2003提供给用户贴心的帮手。利用它，可以轻松组装各种公式。,3.7.1 插入公式3.7.2 编辑和排版公式3.7.3 公式中的文字处理,3.7.1 插入公式,插入公式操作方法：单击要插入公式的位置，执行“插入对象”，打开如图3.131所示“对象”对话框，在“新建”选项卡中单击“对象类型”框中的“Microsoft公式3.0”项。,3.7.1 插入公式,单击“确定”按钮，菜单栏将变为了公式编辑器的菜单，同时显示“公式”工具栏。,在“公式”工具栏上选择合适的样板或框架，然后利用键盘（可使用方向键、Tab键、Home键、End键或Shift Tab键）或鼠标移动光标，键入变量、数字或其他符号，逐步完成公式的创建。,公式完成后在文档空白位置单击，公式将转变为图片形式，并回到文档编辑状态。,3.7.2 编辑与排版公式,1编辑公式双击该公式，打开“公式编辑器”窗口，可以对公式中的元素进行添加、删除，也可以改变公式中元素的间距，如同对文本操作一样。修改完毕后，单击“公式编辑器”窗口外的任何一点，返回文档。,2排版公式双击公式，在“公式编辑器”窗口，执行“尺寸定义”选项，打开如图所示“尺寸”对话框。,在“尺寸”对话框中，“标准”框内的值为正常字符指定大小，“下标”框以及其它“符号”框、“次符号”框内的值分别为下标、符号、次符号等指定大小。,3.7.2 编辑与排版公式,注意：输入过程中，特殊符号由符号工具栏输入，数学样板由模板工具板输入。遇到下标字符，要先选择“下标”选项，然后将插入点移到另一插入槽内；若遇到正常字符，应先选择“尺寸”菜单中的“标准”选项，再输入相应符号。编辑结束后，单击文档中任何一点，返回文字编辑状态。,3.7.3 公式中的文字处理,若公式中需包括非数学短语，可按如下步骤操作：启动公式编辑器；在“公式编辑器”窗口选择“样式”菜单中的“文字”选项，在插入点位置输入文字；单击文档中任何一点，返回文档编辑状态。,3.8 Word 2000 长论文的排版,在编排一篇长文档或是一本书时，需要对许多的文字和段落进行相同的排版工作，如果只是利用字体格式编排和段落格式编排功能，不但很费时间，让人厌烦，更重要的是，很难使文档格式一直保持一致。这时，就需要使用样式来实现这些功能。,3.8.1 使用样式3.8.2 目录制作3.8.3 使用脚注和尾注3.8.4 使用题注3.8.5 文档的分节与分页3.8.6 制作不统一的页眉页脚（页码）3.8.7 修订与批注审阅工具栏,3.8.1 使用样式,所谓“样式”就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。当Word提供的内置样式有部分格式定义和需要应用的格式组合不相符，还可以修改该样式，甚至可以重新定义样式，以创建规定格式的文档。,一、样式的类型,二、创建新样式,三、使用样式,四、修改或删除样式,五、重命名样式,1字符样式和段落样式,2内置样式和自定义样式,一、样式的类型,创建字符样式,二、创建新样式,应用字符样式,三、使用样式,1使用“样式”命令来创建样式,2基于排版的文本创建样式,3应用段落样式,（1）单击“格式”菜单，在下拉菜单中选择“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格。（2）在“样式和格式”任务窗格中选择要删除的样式名。（3）单击右边的下三角按钮，在弹出菜单中选择“删除”命令。弹出提示信息对话框，Word会询问是否确认要删除，单击“是”按钮。（4）单击“关闭”按钮，完成删除操作。,四、修改或删除样式,3.8.2 目录制作,Word提供了自动创建目录的功能，使目录的制作变得非常简便，既不用费力地去手工制作目录、核对页码，也不必担心目录与正文不符。而且在文档发生了改变以后，还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。,一、利用大纲工具栏设置目录中的标记级别,二、利用自定义样式设置目录中的标记级别,三、创建目录,3.8.2 目录制作,三、创建目录,创建目录的操作步骤是：把光标定位到要插入目录的位置，一般是创建在该文档的开头或者结尾。执行“插入引用索引和目录”菜单命令，并在弹出的“索引和目录”对话框选择“目录”选项卡，打开如图所示的“索引和目录”对话框。,3.8.3 使用脚注和尾注,脚注和尾注是对文档中的文本提供解释、批注以及相关的参考资料的补充说明。通常，脚注用于对文档内容进行注释说明，尾注用于说明引用的文献；脚注一般位于页面的底部，尾注一般位于文档的末尾。,一、插入脚注和尾注,二、编辑脚注和尾注,三、删除脚注和尾注,提示：脚注和尾注互换,将插入点置于要添加脚注的位置。执行“插入引用脚注和尾注”菜单命令，打开如图所示的“脚注和尾注”对话框。,3.8.4 使用题注,题注就是给图片、表格、图表、公式等项目添加的名称和编号。例如，在本书的图片中，就在图片下面输入了图编号。这可以方便读者的查找和阅读。它最大的一个优点是能够根据对象在文档中的位置自动编号，而且可以据此编制文档的图表目录。,一、手动添加题注,二、自动添加题注,三、修改题注,选定要添加题注的图片。执行“插入引用题注”菜单命令，打开如图所示的“题注”对话框。,3.8.5 文档的分节与分页,在建立新文档时，Word将整篇文档认为是一节，用户可以对整篇文档设置特定的页面风格。但实际应用中，很多时候整篇文档的不同部分需要页面风格有所差别，比如一篇文档，有封面，、目录、主要内容以及编后语几部分组成，各个部分均有其独特的页面风格，此时为了便于对文档进行格式化，可以将文档分割成任意数量的节，然后用户就可以根据需要分别为每节设置不同的格式。,一、分节符的类型,二、插入分节符,三、插入分页符,将插入点定位到新节的开始位置。执行“插入分隔符”命令，打开如图所示“分隔符”对话框。,在进行段落设置时，根据需要勾选相应选项：孤行控制：防止Word在页面顶端单独打印段落末行或在页面底端单独打印段落首行。段中不分页：防止在段落中出现分页符，即设置所选的段落不分页。与下段同页：防止在选中段落与后面一段间插入分页符，即设置所选段落与下一段落同页。段前分页：在选中段落前插入分页符。,3.8.5 文档的分节与分页（续）,3.8.6 制作不统一的页眉页脚（页码）,页眉和页脚通常用于显示文档的附加信息，例如页码、日期、作者名称、单位名称、徽标或章节名称等。其中，页眉位于页面顶部，而页脚位于页面底部。,一、创建每页都相同的页眉和页脚,二、为部分文档创建不同的页眉或页脚 一篇文档必须分成若干节才能为文档各部分创建不同的页眉和页脚。,三、在首页上创建不同的页眉或页脚,四、为奇偶页创建不同的页眉或页脚,执行“视图页眉和页脚”菜单命令，将打开页眉和页脚工具栏，同时页眉页脚区域呈编辑状态，正文不可编辑，关闭页眉页脚后，正文重新可以编辑。,3.8.7 修订与批注审阅工具栏,为了使文档中所做的更改更直接，可以使用修订标记显示在那里对文本进行了添加、删除、移动或格式设置。对不同的用户所做的更改，采用不同的颜色进行标记。当在修订标记上停留时，屏幕上会显示一个用户姓名、修订日期和修订时间的小提示。为了便于归档，也可以打印带有标记的文档。,一、使用批注,二、删除批注,三、使用修订,四、开启修订功能,批注功能在使用方式上与便签条相似。可以通过在气球提示框或在审阅窗格中进行批注。批注只能在屏幕上显示，除非选择别的方式，否则它不能作为文档的一部分被打印出来。当审阅批注时，可以选择删除或将它们包含在文档中。还可以将批注录音，并插入文档中。当使用批注时，注意以下内容：通过选择“插入”|“批注”命令，或单击“审阅”工具栏中的 按钮，插入批注。使用或按钮移动到修订或批注的适当位置。要接受批注，可单击所选批注，然后单击“审阅”工具栏中的 按钮。,2023/6/10,一、使用批注,要删除批注，可单击所选批注，然后单击审阅工具栏中的 按钮。要在窗格中看到所有的批注或修订，可以使用 按钮在屏幕的底部打开一个窗口，然后查看标记内容。可以将标记作为文档的一部分进行打印，或作为单独的标记列表打印。选择“文件”|“打印”命令，然后在弹出的对话框中选择“打印内容”下拉列表框中的选项。,2023/6/10,100,二、删除批注,当要别人审阅文档并进行最后修订时，可以把开启修订功能的备份文档分发给他，也可以在现有修订的文档中开启修订功能。具体标识如下：着重显示用红色下画线。删除、替换或更改格式用黑色下画线显示并且在气球提示框中显示原始文字。对每个审阅者所做的修改用不同的颜色进行标记。,2023/6/10,101,三、使用修订,要开启修订功能，可以使用下列方法之一：选择“工具”|“修订”命令。按+组合键。双击状态栏上的“修订”框。如果觉得屏幕上的气球提示框太分散用户的注意力，那么可以使用审阅窗格功能。当使用审阅窗格功能时，注意以下内容：进行更改或插入时，审阅窗格好像不存在。一旦完成修订，这些修订将会被自动插入到审阅窗格的适当位置。要删除审阅窗格中的某项内容，单击该项的标题，然后单击审阅工具栏中的（拒绝修订/删除批注）按钮。,2023/6/10,102,四、开启修订功能,3.9 Word2000其他功能,3.9.1 文件属性3.9.2 字数统计3.9.3 超链接3.9.4 制表位,文件属性是一些有助于识别文件的细节信息，用于标明文件主题或其他重要信息的说明性标题、作者姓名、主题和关键词。1文件属性的类型 文件属性有多种类型：自动更新，预先设置，自定义。2设置文件属性【文件】【属性】，可以设置当前正在处理的文件或者任意Microsoft Office或Word 2000文件的属性。在使用“自动编写摘要”功能时，系统总是自动填写关键词和备注这两个预先设置的文件属性。3查看文件属性 通过选择“Windows资源管理器”，可以查看修改其文件属性。,3.9.1 文件属性,3.9.2 字数统计,使用“工具”菜单中的“字数统计”命令时，Word 2000 在统计文档的字数和行数时将把所有文本框中的内容排除在外。选定要统计文字【工具】【字数统计】，出现统计结果。,3.9.3 超链接,所谓超链接，就是将不同应用程序、不同文档、甚至是网络中不同计算机之间的数据和信息通过一定的手段链接在一起的链接方式。在文档中，超链接通常以蓝色下划线显示，单击后就可以从当前的文档跳转到另一个文档或当前文档的其他位置，也可以跳转到Internet上的网页中。,3.9.3.1 创建超链接3.9.3.2 编辑超链接3.9.3.3 取消超链接,3.9.3.1 创建超链接,几种超链接的创建方法：1链接到原有文件 将插入点置于所需插入超