档案管理工作感悟.docx

档案管理工作感悟档案管理工作一向因繁琐又难以凸显成绩被很视作费力不讨好的“边缘活”，多数人都避而远之，不愿接手。但实际上，档案管理是一个单位日常办公秩序的重要组成部分，是一项利于单位长远发展的基础性工作，一个良好档案管理秩序体现着单位全面管理能力。出于对档案工作重视程度不够，管理环节衔接不畅，具体责任人执行不力、现行管理手段不新等原因，档案正规化管理工作一直未能进入正轨，最后即便是强力推行，呈现效果也往往大打折扣，为此也造成许多单位档案缺失严重，重要工作难以追溯，责任倒查无迹可寻等问题层出不穷。自调换工作岗位来，第一项接受任务便是对办公室档案进行正规化管理，承蒙前辈细心指导，加上自己过程中思考，逐步使得办公室档案管理工作走上正轨，在发现问题-产生思考-积极践行三个心路历程中总结了些许体会，以此供大家交流批评。程编号，r程名称：号*；1.OGO发现问题：一是办件记录环节缺失。从收文环节看,收文作为首先环节，是文件接收的源头，本应准确记录收文重要信息，但从接手文件管理工作后，便发现以前档案工作无任何文件收发记录，收文后直接由处领导口头转交主办人员承办，缺少过程记录一方面易使部分收文漏呈；另一方面对于转交主办人员文件极易造成丢失且领导无法掌握文件办理进展。从文件呈批环节看，出于每天事务繁杂，人少事多，主办助理员接收办件后极易造成应办件忘记及时处理，工作进度滞后，文件资料丢失等问题也时常发生，等到真正造成后果，上级进行责任倒查办理人员却因空口无凭追责难度极大。从办结归档环节看，由于文件全过程管理无任何痕迹，一些助理员出于习惯原因办结文件后直接归档保密室，有的则是自留手中。作为处室文件管理者，全然不知文件最终去处，等日后再度查阅相关文件极为困难且过程耗时较多，不利于工作开展。产生思考：如何解决上述问题成为作为档案管理责任人的我面临首要问题。求助档案管理专业人员及办公室前辈成为一条捷径，同时翻阅相关地方上成熟经验作为补充,结合工作遇到实际问题，我开始条分缕析地分析档案管理全过程，整个文件流转程序是怎样的？办公室文件办件过程中收文-呈批-发文-归档四个环节都需要注意哪些细节,每个环节如何做到无死角留痕，如何确保文件办理过程中文件位置及进度追踪，办结后如何有序归档，利于查找？积极实践：谋定而后动，想好怎么干后，接下来就是具体实践环节。主要做了以下几个工作。一是注重办件留痕。从接手文件时便认真细致做好登统计工作，自制文件收发统计表格，要素主要包含文件名称、收文文件号、收文日期，发文单位、处收文号、文件办理人、文件来源等。二是及时呈领导阅处。将打印好收文列表呈领导阅签处置意见，后转主办助理员签收承办，这样既保留处领导审签意见又保留了承办人收文痕迹，以便后查。三是抓好办件过程追踪。文件办结后，一方面由主办助理员主动归还办件，统一进行登记销号；另一方面为防止因主办人员办理过程中疏忽导致部分文件未及时归档，每半月进行一次文件清理，确保所有文件办理进度、所在位置能及时掌握。四是有序展开文件归档。对档案盒进行统一编号后，按照处收文编号，依次归档备查。工欲善其事，必先利其器，有了高效率管理工具才能使得管理工作事半功倍，只有当管理思维与使用工具能跟上日趋复杂庞大的档案管理任务发展，档案管理工作才能更完善有效。立足现有条件，上述文件管理工作目前仅借助最传统办公软件excel进行，在实际管理过程中依然会有人为记录错漏问题发生，但是我相信任何问题都是发现问题从而不断修正完善的过程，接下来我将进一步探索利用小程序，计算机编程等工具方法赋能档案管理更加高效顺畅。