XX中医药大学研究生档案管理办法.docx

XX中医药大学研究生档案管理办法第一章总则第一条为适应学校研究生教育工作的需要，实现研究生档案管理标准化、规范化，确保研究生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性。根据教育部（原国家教委）颁布的高等学校档案工作规范，结合我校具体情况，特制定本办法。第二条研究生档案是记述和反映研究生个人经历、德才业绩、学习和工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。第三条研究生档案由研究生院指派专人管理，负责研究生档案的接收、归档、整理、查阅、转递等相关工作。第二章档案材料范围第四条档案材料的归档范围（一）高中阶段档案：高中毕业生登记表、入党入团材料、高考报名材料、奖励材料和处分材料。（二）大学阶段档案：大学入学登记表、大学毕业生登记表、成绩单、入党、入团材料、体检表、奖励材料和处分材料。（三）工作单位档案。（四）硕士研究生阶段档案：硕士报考录取材料、研究生入学登记表、研究生毕业登记表、硕士学位申请表、硕士学籍表、硕士成绩单、论文答辩会议记录和决议书、论文评阅人审核表、答辩委员会组成人员审核表、派遣证、奖励材料和处分材料。（五）博士研究生阶段档案：博士研究生报考录取材料、专家推荐信、研究生入学登记表、研究生毕业登记表、博士学位申请表、学籍表、成绩单、论文答辩会议记录和决议书、论文评阅人审核表、答辩委员会组成人员审核表、派遣证、奖励材料和处分材料。第五条归档材料的要求：（一）归档材料含研究生人事档案和报考录取材料。（二）归档材料档案袋必须注明研究生姓名、学号、专业、年级。（三）归档材料必须填写档案明细表。（四）档案移交必须双方审核完毕之后，共同签字。（五）档案材料必须为原件，特殊情况附复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公单。第三章档案整理与管理第六条档案管理职责：（一）保管研究生档案为学校和社会积累个人档案史料。（二）收集、鉴别和整理研究生档案材料。（三）办理研究生档案查阅、借阅。（四）办理研究生档案的转递。（五）做好研究生档案的安全、保密、保护工作。第七条档案整理（一）研究生招生办公室要在招生工作中认真做好研究生招生档案的收集和整理。（二）在招生工作结束后认真做好研究生人事档案的收集和整理，并在新生入学报到后两周以内将每一名研究生的档案明细表报研究生院。（三）研究生招生办公室在新生入学报到后一个月以内将研究生招生档案及入学体检表移交给各学院。（四）研究生在学期间奖惩材料由各学院归入研究生档案。（五）研究生退学、休学、转学材料由各学院归入研究生档案。（六）研究生毕业生登记表、学位申请表和学籍表在研究生毕业时经审核盖章后由研究生院培养与学位办公室移交各学院，归入研究生档案。（七）研究生党团材料等由研究生院团委整理之后，归入研究生档案。第八条日常工作中，各学院如发现研究生入校前档案不全或完全缺失，必须联系研究生本人或研究生入学前所在单位，补齐材料，如果不能补齐，需要研究生入学前所在单位和研究生本人报交情况说明并加盖公章存入研究生档案中。第四章档案的查阅与利用第九条查阅研究生档案应填写研究生档案查阅登记表，经所在学院的党总支负责人签字、盖章，方可查阅。第十条查阅单位应派人事部门工作人员到各学院查阅档案，研究生不能查阅档案。第十一条毕业生就业单位核查档案，须持介绍信，并办理档案查阅登记手续。第十二条档案一般不得外借，如必须借出使用时，须相关人事部门说明理由，并填写研究生档案借阅登记表，方可借出。借出时间不得超过5天（含休息日），借出档案不得擅自转借他人。第五章档案的转递和暂存第十三条研究生档案由各学院通过机要局转递或派专人送取，用人单位人事部门办事人员可凭单位介绍信领取档案。第十四条转出档案材料必须完整齐全，同时将转递档案统一规定的研究生档案转递通知单装入档案袋，严密包封并加盖骑缝公章。全部档案材料必须一次性寄出。第十五条因转学的研究生的档案寄往研究生转入院校。第十六条因退学、开除学籍、出国离校或死亡的研究生档案寄往生源地教育管理部门。第十七条未按规定的时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生，其档案由各学院退回生源地招生管理部门。第六章附则第十八条本办法适用于全日制硕士研究生和博士研究生；由研究生院负责解释。第十九条本办法自公布之日起施行，由研究生院负责解。