业务系统与SAP系统数据核对流程.ppt

计划财务部2004年11月18日,业务系统与SAP系统数据核对流程,目 录,第一部分：系统情况介绍,第二部分：数据核对流程,第三部分：报表使用的建议,第一部分 系统情况介绍,一、系统数据的现状：业务系统与财务系统独立核算，长期以来采用手工对账。新业务系统上线以来，由于报表系统的不稳定，用户限制，功能不完善，给对账工作造成困难。导致大部分机构数据没有核对一致。台账总数据核对清理工作刻不容缓。二、数据核对的意义：业务系统与SAP财务系统的数据核对，是数据真实性的要求；是年终决算工作的要求；是两个系统无缝对接的要求；是分险种核算，执行总公司全面预算管理的要求。三、数据核对的工具：财务报表系统是两个系统数据核对的工具，目前开发的报表包括：SAP接口报表、财务报表（正在使用）和财务静态数据报表（测试中）。四、本PPT的说明：此数据核对流程是按目前保费收入确认原则（按年确认），借助现有的财务报表（正式使用）进行编写。随着保费收入确认原则变更（按月）和报表系统的新增和修改完善，对账流程也将有所变更。,目 录,第一部分：系统情况介绍,第二部分：数据核对流程,第三部分：报表使用的建议,一、总体要求：分机构核对，分险种核对，每天对账，月末核对并做出对照表二、对账方法：新业务系统查询数据与报表分析系统报表数据与SAP总账系统数据三者核对三、对账内容：承保签单保费、保费收入、预收保费、预收款项、手续费支出、赔款支出（预付赔款）、应收保费、实收保费四、具体要求：按华保计函【2004】057号关于使用报表系统对账的紧急通知要求，每个机构每天核对，并及时反馈问题和建议，完善报表工具。五、报表取数来源于业务系统，为确保报表数据的准确性，日常操作必须要求：（1）在业务系统财务模块每天及时确认全部签单保费数据；（2）严格按保费收入确认规则在SAP及时进行账务处理；（3）业务系统的冲销操作会改变业务单状态及确认日期，进而动态改变月度报表数据，给对账造成困难，因此要业务系统尽量少用或不用冲销操作。,对账要求,对账内容,一、承保签单保费,二、保费收入,三、预收保费,四、预收款项,五、手续费支出,六、赔款支出,七、实收保费,八、应收保费,公式：新业务系统承保模块承保签单保费新业务系统财务模块保费未确认应收-未确认应付报表分析系统的公共清单-签单日结清单,承保签单保费（1/3),说明：1、等式建立在每天核对的基础上，在每天全额确认昨天所有签单数据，在实收确认之前，才有“承保模块承保签单数据财务模块保费未确认应收-未确认应付”2、月末核对时只能做到“业务系统承保模块的签单保费=签单日结清单的报表”3、月末核对时“签单日结清单的报表”=业务系统保费子模块未确认应收-未确认应付（提交日期在当月）+已确认应收-已确认应付（提交日期在当月）+保费子模块实收-实付（提交日期在当月）,概念：承保签单保费指业务系统承保模块所有出单的保单、批单,业务系统：收付-保费-应收应付(日期类型：提交日期，确认类型：未确认）,注意事项：1、财务提交日期与承保出单日期一致；2、批退，退保、注销的保单在收付属性应付中查询；3、在业务系统每天确认昨日出单的签单数据（应操作在业务系统所有操作之前）,承保签单保费（2/3),报表分析系统:签单日结清单(统计日期等于业务系统出单日期）,注意事项：1、统计单位与新业务系统所选机构相同；2、产品大类产品范围与新业务系统相同；3、统计日期与新业务系统承保模块的出单日期、财务收付模块的提交日期一致,承保签单保费（3/3),对账内容,一、承保签单保费,二、保费收入,三、预收保费,四、预收款项,五、手续费支出,六、赔款支出,七、实收保费,八、应收保费,公式一：核算和考核上的保费收入（保险起期在以前年度和本年度）业务系统保费子模块确认的应收-应付保费（确认日期在当月，保险起期小于等于本年最后一天）+业务系统确认的实收-实付保费（确认日期在当月，保险起期小于等于本年最后一天）报表分析系统保费收入确认清单（统计日期在当月，保险起期小于等于本年最后一天）SAP的保费收入科目当月确认数公式二：业务系统按应收应付确认按钮确认的保费收入（不考虑保险起期）业务系统保费子模块已确认应收-已确认应付（确认日期在当月）+保费子模块实收-实付（确认日期在当月）=报表系统保费收入确认清单（保险起期上下限选宽）=签单保费（及时全部确认所有签单保费数据情况下）,保费收入（1/3),注意：保费实收实付TAB页时日期类型暂无“确认日期”，这里的确认日期=该保单应收应付确认日期。以后版本将加上这个日期类型。,业务系统：路径：收付-保费-应收应付；日期类型：提交日期；确认类型：已确认；收付属性：应收-应付,注意事项：要求按天对签单保费及时全部确认,保费收入（2/3),报表分析系统：保费收入确认清单（保险起期小于等于本年最后一天）,保费收入（3/3),对账内容,一、承保签单保费,二、保费收入,三、预收保费,四、预收款项,五、手续费支出,六、赔款支出,七、实收保费,八、应收保费,公式：业务系统确认的以后年度的实收-实付保费报表分析系统实收保费确认清单（保险起期选次年第一天）SAP的预收保费科目（由于目前SAP系统的预收保费没有区分是预收的款项和预收以后年度的保费，所以业务系统的预收保费与SAP不能完全对得上）,概念：指保单是以后年度起保，出纳收到该保单的保费，称为预收保费。金额等于保单上的单面保费金额，是核算保单的科目。,预收保费（1/3),举例：预收保费和预收款项区别举例：如一笔保单保险起期是2006年2月，单面保费为1000元，出纳收到该保单的客户1002元款项，则预收款项为1002元，预收保费为1000元。,新业务系统：业务系统确认的以后年度的实收-实付保费，日期类型选实收/实付日期,注意：将检索出的清单导出，并按保险起期排序，保险起期以后年度的数据为预收保费,预收保费（2/3),报表分析系统：实收保费确认清单（注意：保险起期选次年第一天）,预收保费（3/3),对账内容,一、承保签单保费,二、保费收入,三、预收保费,四、预收款项,五、手续费支出,六、赔款支出,七、实收保费,八、应收保费,说明：目前SAP系统的预收保费没有区分是预收的款项和预收以后年度的保费，会计科目“预收保费-预收”核算预收的款项和预收以后年度的保费两项。建议各机构对预收保费科目进行清理，分清哪些是预收的款项，哪些是预收以后年度的保费，在适度的时候增加预收保费的下级科目分开核算这两项数据。,预收款项（1/2),概念：保单未出，先收到被保险人提前交纳的款项金额等于交纳款项的金额，是核算款项的科目。,新业务系统 路径：收付保费预收 标识：选“预收”标识,预收款项（2/2),注意：该TAB页检索出来的只是款项的信息。不是保单的信息。,对账内容,一、承保签单保费,二、保费收入,三、预收保费,四、预收款项,五、手续费支出,六、赔款支出,七、实收保费,八、应收保费,公式：业务系统确认的手续费支出（实付-实收）=报表分析系统手续费支出清单=SAP系统的手续费支出科目,手续费支出(1/3),新业务系统：路径:收付-手续费支出-实收实付 确认类型:实付-实收 日期类型:实收日期,手续费支出（2/3),报表分析系统：手续费支出清单(统计日期：与业务系统付款时间一致）,手续费支出(3/3),对账内容,一、承保签单保费,二、保费收入,三、预收保费,四、预收款项,五、手续费支出,六、赔款支出,七、实收保费,八、应收保费,三、预付赔款 公式：业务系统确认的结案标识为预付赔款=SAP系统预付赔款科目,赔款支出（1/3),二、赔款（不含预付）支出 公式：业务系统确认的结案标识为已结案的赔款支出=报表分析系统实付赔款（剔除预付赔款）=SAP系统赔款支出科目,一、赔款（含预付）支出 公式：业务系统确认的实付赔款支出（包括预付和结案的赔款）=报表 分析系统实付赔款=SAP系统赔款支出+预付赔款科目,注意：可以分应付（给客户的）赔款和查勘费分开来核对,业务系统：路径：收付-赔款-实付实收 日期类型：赔付起期（即赔付日 期指出纳对赔案做付款确认的日期）确认类型：实付-实收。,日期类型的说明：实收实付TAB页的转实收实付日期：指会计对赔案做应收应付的日期;应收应付TAB页的赔付起期与提交日期一样都是赔款通过日期.,赔款支出（2/3),报表分析系统：实付赔款(统计日期：与业务系统付款时间一致）,赔款支出（3/3),注意：此报表数据包括预付赔款数据,对账内容,一、承保签单保费,二、保费收入,三、预收保费,四、预收款项,五、手续费支出,六、赔款支出,七、实收保费,八、应收保费,实收保费（1/3),公式一：财务核算和考核上实收保费（保险起期在以前年度和本年度）业务系统确认的实收保费-实付保费=报表分析系统实收保费确认清单（保险起期在以前年度和本年度）=SAP系统应收保费贷方科目公式二：业务系统确认的实收保费（不考虑保险起期）业务系统确认的实收保费-实付保费=报表分析系统实收保费确认清单=SAP系统应收保费贷方科目+预收保费（预收以后年度保费）贷方科目,新业务系统：路径:收付-保费-实收实付（日期类型:实收/付日期 收付属性:实收-实付）,实收保费（2/3),注意：将检索到的数据导出EXCLE，按保险起期排序，以后年度起保的为预收保费,保表分析系统：实收保费确认清单（通过保险起期的输入可以实现不同实收保费的查询）,实收保费（3/3),对账内容,一、承保签单保费,二、保费收入,三、预收保费,四、预收款项,五、手续费支出,六、赔款支出,七、实收保费,八、应收保费,应收保费(1/3),公式一：报表核算和考核上的应收保费（保险起期在以前年度和本年度）业务系统确认的应收保费-应付保费（确认类型为确认）（保险起期为以前年度和本年度保费）=报表分析系统应收保费确认清单（保险起期为以前年度和本年度保费）=SAP系统应收保费科目业务系统对数参考：公式二：业务系统确认的应收保费（不考虑保险起期）业务系统确认的应收保费-应付保费（确认类型为确认）=报表分析系统应收保费确认清单=SAP系统应收保费科目+出单未生效且未交费的保单保费 公式三：所有出单未收到保单保费的统称为应收保费 业务系统确认的应收保费-应付保费（确认类型为未确认+确认）=报表分析系统签结清单-实收保费确认清单=SAP系统应收保费科目+出单未生效且未交费的保单保费,注意：当期确认的保费收入-当期确认的实收保费当期确认的应收保费,应收保费(2/3),新业务系统：路径：收付-保费-应收应付 确认类型：未确认+确认;日期类型：提交日期+确认日期,应收保费(3/3),报表分析系统：应收保费确认清单（通过保险起期的输入实现不同应收保费的查询）,注意：只有业务系统确认的应收该报表才能统计进来,补充说明,一、在业务系统查询出来的数据有1000条的限制。二、业务系统和报表系统用的是不同的两个后台服务器,两者数据存在的从业务系统服务器导到报表系统服务器的时间差。三、随着报表分析系统新报表工具的开发，上述对账方法可根据实际进行修改完善。四、上述报表都是动态数据，（动态数据就是取某一业务单的最终状态）应此数据是会变的，要求在月末关账及时取报表数据。目前联想正在开发静态数据的相应报表。五、业务系统的冲销操作、取消操作等反向操作会动态改变月度报表数据，给对账造成困难，因此要业务系统尽量少用或不用这些操作。如业务系统有这些操作时，要结合冲销处理业务单明细表来对账；取消操作最好要有手工台账。,目 录,第一部分：系统情况介绍,第二部分：数据核对流程,第三部分：报表使用的建议,第三部分：报表使用的建议,报表系统数据的准确性和报表系统的功能完善，需要更加符合实际的操作与人性的开发，希望财务同仁多使用报表工具，并在使用过程中参与到报表系统的测试与开发上来，群策群力，创造性的改造这个系统。,报表工具是极其重要的会计辅助工具，它的准确性和完善性将极大影响今后会计核算质量及工作效率,谢谢大家！,